15 Chi phí thuế TNDN hiện
2.1.2 Quy định của Công ty về nhập khẩu xăng dầu
2.1.2.1Lựa chọn nhà cung cấp
a.Chào hàng cạnh tranh
Đối với mặt hàng dầu, Công ty đã lựa chọn phƣơng thức chào hàng cạnh tranh, cụ thể nhƣ sau:
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu gửi thƣ mời thầu cho các đối tác khác nhau. Trong thƣ mời thầu quy định rõ số lƣợng, chất lƣợng, thời gian dỡ hàng, phƣơng thức thanh toán, thời gian chào thầu và hiệu lực của thƣ chào thầu. Các đối tác nhận đƣợc thƣ mời thầu và gửi thƣ chào thầu cho Công ty vào ngày giờ quy định. Căn cứ vào các thƣ chào thầu này, phòng nhập khẩu làm báo cáo lựa chọn ra một nhà cung cấp có giá bán thấp nhất để trình Giám đốc duyệt, sau đó gửi thƣ chấp nhận cho bên bán đó và thƣơng thảo các điều khoản cụ thể của hợp đồng rồi đi đến ký kết hợp đồng nhập khẩu. Việc đàm phán giá và điều kiện hợp đồng đƣợc gửi qua fax, những thoả thuận qua điện thoại sau đó phải có xác nhận bằng văn bản/fax. Ƣu điểm của phƣơng pháp này: Công ty căn cứ vào kết quả chào hàng của các đối tác nƣớc ngồi, tìm ra đối tác có giá cạnh tranh nhất, đồng thời tham khảo giá các đối tác khác đăng ký ở cùng thời điểm và chủ động thƣơng thảo thời gian giao hàng, phƣơng thức thanh toán…
b.Đàm phán và ký kết hợp đồng dài hạn
Việc đàm phán giá cả và đàm phán hợp đồng do Giám đốc chủ trì, với sự tham gia của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Phƣơng thức này là trực tiếp đàm phán, Công ty có thể cử đồn đi đàm phán tại nƣớc ngoài hoặc mời đối tác sang đàm phán. Năm 2005 và 2006, đối với mặt hàng xăng A90 và A92 về Tp.Hồ Chí Minh, Cơng ty ký hợp đồng xăng dài hạn 6 tháng/lần với công ty PTT Thái Lan, công ty Daewoo Hàn Quốc, công ty Success Singapore. Đối với mặt hàng xăng về cảng Đà Nẵng và Hải Phịng, cơng ty ký hợp đồng dài hạn trong cả năm với Công ty Hồng Kông.
Ƣu điểm của phƣơng pháp này:
- Trƣớc hết, xét về mặt địa lý Thái Lan là một nƣớc gần với Tp.Hồ Chí Minh nhất, sau đó là Singapore. Trung Quốc là một nƣớc gần Hải Phòng và Đà Nẵng. Việc lựa
chọn bạn hàng ở vị trí gần với các kho cảng của Công ty tại 3 khu vực hết sức thuận lợi cho cƣớc phí vận tải. Vì vậy, Cơng ty ln ký đƣợc hợp đồng xăng về 3 cảng với giá rẻ hơn so với đa số các đầu mối nhập khẩu xăng trong cả nƣớc.
- Thứ hai, công ty Sinopec Hồng Kông và công ty PTT Thái Lan là hai bạn hàng truyền thống của Công ty. Họ là những cơng ty xăng dầu lớn trong khu vực, có nhà máy lọc dầu, đảm bảo nguồn hàng ổn định cho Công ty trong hai năm qua. Với phƣơng pháp ký hợp đồng dài hạn, Công ty tránh đƣợc các rủi ro về biến động giá cả trong những thời điểm giá quốc tế biến động, đảm bảo nguồn hàng ổn định có xuất xứ rõ ràng và chất lƣợng tốt.
2.1.2.2Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
a.Mở thư tín dụng L/C
L/C đƣợc mở nhằm đáp ứng yêu cầu tiến độ giao hàng đă quy định trong hợp đồng. Phòng kế tốn chủ trì với sự phối hợp của phịng nhập khẩu yêu cầu đơn vị, đại lý đặt hàng chuyển đủ tiền để đảm bảo khả năng thanh tốn, nếu Cơng ty chƣa huy động đủ tiền để thanh toán khối lƣợng hàng nhập thì tiến hành vay ngân hàng. Phịng kế tốn có nhiệm vụ làm đơn xin mở L/C chuyển phịng kế hoạch tổng hợp để cân đối phù hợp kế hoạch hàng và trình Giám đốc và Kế toán trƣởng duyệt để L/C đƣợc mở theo đúng kế hoạch. Nội dung xin mở phải theo đúng nội dung các điều khoản trong hợp đồng.
b.Thanh toán tiền hàng
Cũng nhƣ các đầu mối nhập khẩu xăng dầu khác, Công ty áp dụng phƣơng thức giá cả: giá MOPS (hay còn gọi là giá Platt Singapore) + premium (cƣớc phí vận tải) xxx USD/thùng. Phƣơng thức thanh tốn trong các hợp đồng nhập khẩu của Cơng ty là thanh toán bằng thƣ tín dụng khơng huỷ ngang 30 ngày kể từ ngày nhận đƣợc vận đơn. Nếu chứng từ giao hàng không phù hợp với quy định của L/C mà ngân hàng yêu cầu xác nhận thanh tốn, phịng kinh doanh xuất nhập khẩu báo cáo Giám đốc xin chấp nhận hoặc từ chối thanh toán, việc thanh toán sẽ đƣợc phòng kinh doanh xuất nhập khẩu báo cáo tiếp xin Giám đốc duyệt khi có biên bản giám định cuối cùng của cơ quan giám định.
Đối với phƣơng thức thanh toán bằng TTR việc thanh toán tiền hàng chỉ đƣợc thực hiện khi hàng đã đƣợc cơ quan giám định chất lƣợng, xuất xứ, bảo hiểm giám định trên cơ sở kết quả giám định hoặc đơn vị đặt hàng đã xác nhận đủ và đúng hàng hoá theo chứng từ đơn hàng (B/L, Invoice, Packing list…)
c.Khiếu nại đòi bồi thường
Việc khiếu nại đòi bồi thƣờng tổn thất thuộc trách nhiệm phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu phát hiện thấy hàng bị tổn thất, thiếu hụt, mất mát, Phịng có trách nhiệm kiểm tra, đơn đốc cung cấp đầy đủ, đúng và kịp thời hồ sơ chứng từ liên quan đến vụ khiếu nại.
- Nếu hàng có chất lƣợng hoặc số lƣợng khơng phù hợp với hợp đồng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, thanh tốn nhầm lẫn…phịng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập hồ sơ khiếu nại bên bán.
- Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc sự tổn thất đó do lỗi của ngƣời vận tải gây nên thì Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập đơn khiếu nại hãng tàu vận tải.
Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về tổn thất (nhƣ biên bản giám định, COR hay CSC…), hoá đơn, vận đơn đƣờng biển…
Nếu việc khiếu nại khơng đƣợc giải quyết thoả đáng thì Cơng ty sẽ khiếu nại lên Trung tâm trọng tài Quốc tế tại Singapore (khi có thoả thuận trọng tài).
d.Giao nhận hàng
Để đảm bảo phối hợp giữa các phịng của Cơng ty và bên đối tác dƣới sự chỉ đạo thống nhất của Ban Giám đốc Cơng ty trong việc giao nhận hàng, phịng kinh doanh xuất nhập khẩu phải tuân theo những quy định sau:
Chậm nhất 5 ngày trƣớc khi tàu đến cảng, phòng nhập khẩu có trách nhiệm cung cấp đầy đủ chứng từ giao nhận hàng cho bên đối tác để làm thủ tục nhận hàng. Khi nhận đƣợc chứng từ giao hàng, phòng KDXNK phải kiểm tra lại ngay để phát hiện những thiếu sót cần phải sửa đổi, bổ sung để kịp thời hồn tất.
Phịng KDXNK có nhiệm vụ thông báo cho hệ thống đại lý và Chi nhánh ngày chính thức giao hàng.
Chậm nhất 3 ngày Chi nhánh phải gửi về Công ty biên bản, hồ sơ giao nhận hàng để các phịng của Cơng ty thực hiện các khâu tiếp theo.
Các phịng của Cơng ty phải kết hợp chặt chẽ với Chi nhánh, đại lý để thực hiện tốt việc giao nhận hàng.