V. KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
5.5. Kiểm soát đồ dùng, vật dụng và hàng tồn kho
5.5.1. Kiểm soát đồ dùng, vật dụng
Để đảm bảo đồ dùng, vật dụng được sử dụng một cách hiệu quả, hợp lý, khơng bị thất thốt, lãng phí thì phương pháp kiểm sốt đồ dùng, vật dụng đóng vai trị quan trọng. Cụ thể:
• Lắp camera giám sát ở khu vực cần thiết: Kho chứa, lối ra vào, quầy thu ngân, quầy pha chế
• Vệ sinh các đồ dùng, vật dụng cẩn thận, sạch sẽ sau mỗi ca làm việc
• Thiết lập nguyên tắc, quy tắc sử dụng trang thiết bị, đồ dùng của nhà hàng và trách nhiệm cụ thể của nhân viên
• Nếu trong quá trình làm việc, nhân viên gây ra hỏng hóc các đồ dùng, tuỳ vào mức độ sẽ phải đền bù giá trị đồ dùng cho nhà hàng
• Lập danh mục các nguyên liệu, đồ dùng, vật dụng của nhà hàng • Thực hiện kiểm kê, nhập xuất thường xun, chính xác
• Thiết lập định mức tiêu dùng của các nguyên liệu theo cơng thức của các món ăn trong menu của nhà hàng
47 Ví dụ cơng thức để chế biến “món nem chay rán 3 cái”
• Tương tự đối với các món ăn khác trong menu
=> So sánh với lượng tồn kho thực tế và định mức được thiết lập, nếu sự chênh lệch quá lớn, vượt mức cho phép, sẽ phải tìm ra nguyên nhân và cách xử lý kịp thời để tránh lãng phí, thất thốt ngun liệu.
48
5.5.2. Kiểm sốt hàng tồn kho
• Mọi mặt hàng được nhập vào/ xuất ra đều được ghi chép, nhập lại trong phần mềm bán hàng
• Sử dụng hệ thống First - in, first - out ( FIFO) để đảm bảo độ tươi ngon và ngăn ngừa chất thải
• Thực hiện kiểm kê hàng ngày cho các mặt hàng có chi phí cao và mức độ sử dụng cao, đó là các thực phẩm tươi sống với phần mềm quản lý để đảm bảo độ chính xác, khơng có sai lệch giữa thực tế và sổ sách
• Kiểm kê hàng ngày để biết được tình trạng tồn kho của nguyên vật liệu từng ngày, phân loại mặt hàng nào cịn hay hết, ngun liệu gì cần nhập bổ sung, số lượng như thế nào. Để có kế hoạch tiêu huỷ, mua mới cho phù hợp, tránh gây lãng phí
• THường xun kiểm tra hạn sử dụng của hàng hoá để biết hàng nào sắp hết hạn để bổ sung mặt hàng mới
• Đánh dấu mã nguyên liệu, hàng hoá rõ ràng, sắp xếp một cách hợp lý, khoa học • Đặt thứ tự ưu tiên sử dụng
• Thay đổi và giao trách nhiệm hàng tồn kho mỗi tuần cho 1 nhân viên khác nhau, các nhân viên đều được đào tạo rõ ràng, bài bản về việc kiểm kê kho
• Tính tốn, nhập hàng đúng mức với số lượng vừa đủ, tránh bổ sung một lượng lớn nguyên liệu vào kho khi hàng vốn đã đầy. Tính số lượng hàng nhập vào dựa trên số lượng hàng tối thiểu và tối đa cần có trong kho trong 1 tháng
Ví dụ cách tính tốn như sau ( Đối với các ngun liệu là thực phẩm khô) Mộc nhĩ: 1 ngày sử dụng khoảng 3kg mộc nhĩ.
( 60g/ món, trung bình 1 ngày được 50 món có thành phần mộc nhĩ). Thời gian đợi hàng là 3 ngày, tần suất gọi hàng là 15 ngày
Lượng tối thiểu = 3 x 3 = 9 kg
Lượng tối đa nên có trong kho = ( 3 x15) + 9 = 54 kg
Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên. Khi mà trong kho chỉ còn 9 kg mộc nhĩ, cần gọi thêm hàng, mỗi lần gọi là 54 kg mộc nhĩ
• Cách theo dõi và quản lý các chỉ số này: Đánh dấu mã nguyên liệu, hàng hoá rõ ràng. Nhập chính xác mã, số lượng đã xuất/ nhập kho. Từ đó có thể dễ dàng theo dõi, kiểm sốt trên hệ thống. Ngồi ra, để quản lý tốt các chỉ số này, cần dựa vào chỉ số bán hàng của tháng trước hoặc cùng kỳ năm trước để cân nhắc, tính tốn nhập số lượng hàng phù hợp để đảm bảo hoạt động kinh doanh và không bị ứ động vốn do tồn kho
49