- Chuẩn bị mặt bằng
2.3.2. Lập kế hoạch quản lý dự án
Công ty lập các kế hoạch tổng thể cho các dự án nhà ở, các kế hoạch chi tiết cho từng nội dung của dự án. Công tác lập kế hoạch sẽ do phòng dự án nhà thực hiện. Kế hoạch sau khi được lập sẽ được trình ban giám đốc xem xét và phê duyệt.
- Lập kế hoạch tổng thể cho dự án nhà ở: kế hoạch tổng thể là một kế hoạch bao quát các nội dung của dự án. Lập kế hoạch tổng thể bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
+ Đưa ra sự cần thiết và mục tiêu của dự án một cách tổng quan nhất. + Địa điểm xây dựng dự án cũng như điều kiện của khu đất, phân tích các điều kiện của khu đất, và tính phù hợp khi thực hiện dự án trên khu đất.
+ Phương hướng giải phóng mặt bằng trên điều kiện đã phân tích những đặc điểm của khu đất.
+ Hình thức đầu tư của dự án.
+ Các nguồn vốn đầu tư cho dự án, kế hoạch thu hồi vốn cũng như thanh toán các nguốn vốn huy động được.
+ Tiến độ thực hiện dự án.
Đa phần các kế hoạch tổng thể của dự án nhà của công ty được lập một cách khá tốt, phù hợp với các dự án và phát huy việc thực hiện các dự án theo đúng kế hoạch và nguồn lực đã đề ra. Từ đó tạo điều kiện cho các bộ phận khác thực hiện các kế hoạch chi tiết hơn cho dự án như: kế hoạch thời gian, chi phí, nguồn nhân lực, quản lý chất lượng dự án, quản lý kế hoạch doanh thu.
- Kế hoạch về thời gian của dự án: kế hoạch về thời gian là việc dự tính thời gian cụ thể, các mốc thời gian sau:
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc, khoảng thời gian thực hiện dự án. + Thời gian bắt đầu và kết thúc của các công việc.
+ Mối quan hệ trước – sau, cũng như thời gian hồn thành cơng việc trước để làm các công việc tiếp theo.
Kế hoạch thời gian được phịng dự án nhà lập một cách có hệ thống kĩ lưỡng và chính xác, bởi kế hoạch thời gian có ảnh hưởng lớn tới các nguồn lực cũng như chất lượng của dự án. Dựa vào kinh nghiệm về các dự án đã làm, cũng như yêu cầu về thời gian để đảm bảo chất lượng cho các cơng trình, nhân sự của phịng Dự án nhà sẽ lập kế hoạch thời gian cho dự án theo quy mô của từng dự án, chất lượng yêu cầu riêng của khách hàng hay nhà tài trợ đối với dự án đó mà lập ra một kế hoạch thời gian phù hợp cho từng dự án. Kế hoạch thời gian sẽ được thể hiện bằng sơ đồ Gantt, phân tách công việc, và tiến độ các công việc.
- Kế hoạch về quản lý chất lượng của dự án: trong quá trình chuẩn bị dự án, giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn vận hành dự án, công ty luôn phải chú trọng tới chất lượng của dự án. Đảm bảo chất lượng các cơng trình, giúp cơng ty tạo uy tín cho khách hàng và bạn hàng, tạo tính cạnh tranh tốt với các đối thủ, khẳng định vị thế của công ty trên thương trường. Việc lập kế hoạch chất lượng của dự án là đưa ra các chỉ tiêu chất lượng đối với tồn dự án, các hạng mục của cơng trình, và các cơng việc của từng dự án, qua đó khơng chỉ chủ đầu tư mà những người có liên quan tới dự án, như nhà tài trợ, khách hàng và các cơ quan có thẩm quyền biết, theo dõi và quản lý chất lượng dự án.
- Kế hoạch phân phối nguồn lực cho các dự án: từ tiến độ của dự án, ngân sách của dự án và yêu cầu chất lượng của dự án, phòng dự án sẽ lập kế hoạch phân phối nguồn lực cho dự án, nguồn nhân lực và nguồn vốn cho dự án phải được phân phối cho từng giai đoạn của dự án phù hợp với tính chất và khối lượng cơng việc của các giai đoạn đó qua đó đảm bảo tiến độ cho dự án tốt hơn.
+ Phân phối nguồn nhân lực cho dự án: dự tính số lao động cho dự án cũng như cho từng giai đoạn, từng công việc của dự án, chất lượng nguồn nhân lực phù hợp với từng công việc của dự án.
+ Phân phối nguồn vốn cho dự án: nguồn vốn của dự án sẽ được xác định trong phần kế hoạch chi phí của dự án, nguồn vốn cho tổng thể dự án, cũng như cho từng hạng mục cơng trình, từng cơng việc của dự án, qua đó có phương hướng thu xếp nguồn vốn trong suốt quá trình của dự án, cũng như các giai đoạn, các công việc của dự án. Dự trù các thay đổi trong nguồn vốn và hướng giải quyết các thay đổi sao cho không ảnh hưởng tới tiến độ cũng như chất lượng của dự án.
+ Máy móc thiết bị, cơng cụ thi cơng, dụng cụ phục vụ cho dự án: Nguồn lực của dự án trong đó máy móc thiết bị giữ vai trị quan trọng, đảm bảo tiến độ của dự án. Vì vậy cần có hướng th mua máy móc thiết bị phục vụ cho dự án. Phịng dự án nhà có nhiệm vụ tính tốn mức sử dụng máy móc cho dự án, từng giai đoạn của dự án, cũng như các công việc.
- Kế hoạch chi phí cho dự án nhà ở: lập kế hoạch chi phí cho dự án là một trong những cơng việc được đặt lên hàng đầu khi lập kế hoạch cho dự án. Bao gồm các cơng việc sau:
+ Tính tổng mức đầu tư của dự án.
+ Tính các chi phi cho từng hạng mục, từng giai đoạn của dự án bao gồm các chi phí sau: chi phí xây dựng, chi phí quản lý dự án, chi phí bảo hiểm cho cơng trình, chi phí thẩm tra dự án, thẩm tra các hạng mục cơng trình, chi phí kiểm sốt cơng trình dự án, chi phí lãi vay, chi phí khấu hao, chi phí tư vấn đầu tư, xây dựng, chi phí dự phịng, các chi phí khác
Việc lập kế hoạch chi phí cho dự án được thực hiện căn cứ vào các thơng tư nghị định của Chính phủ, bộ Xây dựng và các bộ ban ngành có liên quan. Các nghị định, thông tư như: nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 về quản lý dự án cơng trình; nghị định 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng cơng trình; nghị định số
03/2008/NĐ-CP ngày 7/01/2008 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng cơng trình; thơng tư số 05/200TT-BXD ngày 25/07/2007 hướng dẫn về việc lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng cơng trình; thơng tư số 12/2008/TT-BXD của Bộ xây dựng hướng dẫn lập và quản lý chi phí khảo sát xây dựng; văn bản số 1751/BXD-VP ngày 14/08/2007 công bố Định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng cơng trình; văn bản số 208/BXD-VP cơng bố Chỉ số giá xây dựng quý III, quý IV và năm 2008 và văn bản số 292/BXD-KTXD công bố Suất vốn đầu tư xây dựng cơng trình năm 2008.
Có rất nhiều yếu tố tác động làm thay đổi dự án và chi phí của dự án mà người lập dự án khơng thể lường trước được, vì vậy mỗi dự án ln có một phần chi phí dự phịng để đảm bảo dự án bị ảnh hưởng nhiều khi chi phí thay đổi với dự tính ban đầu, bảm bảo tính hiệu quả cho dự án.
- Kế hoạch doanh thu của các dự án nhà ở: phòng dự án nhà sẽ xây dựng kế hoạch doanh thu cho dự án của mình hợp lý và chi tiết cho từng năm hoạt động của dự án. Để lập kế hoạch doanh thu thì phịng dự án nhà phải xác định suất đầu tư và giá trị phân bổ chi phí cho các giai đoạn của dự án, qua đó hình thành giá thành đầu tư, thêm vào đó phần lợi nhuận ước tính, xác định được giá kinh doanh từng hạng mục cũng như doanh thu của dự án.