- Chuẩn bị mặt bằng
2.3.3. Quản lý phạm
Phạm vi dự án thể hiện mối quan hệ ràng buộc bởi 3 yếu tố: thời gian, chất lượng và nguồn lực của dự án. Sự tương tác giữa các yếu tố này giúp chúng ta tìm ra phạm vi cho mỗi dự án, và thực hiện dự án tốt trong các phạm vi đó.
Các bước quản lý phạm vi dự án ở công ty bao gồm 5 bước sau: Lập kế hoạch phạm vi, duyệt phạm vi, kiểm tra giám sát thay đổi phạm vi, quản lý thay đổi phạm vi, các phương hướng quản lý thay đổi.
- Lập kế hoạch phạm vi: kế hoạch phạm vi của dự án xác định các mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho dự án, địa điểm, thời gian thực hiện dự án,
ranh giới của lô đất và các công việc cần thực hiện của dự án. Việc xác định kế hoạch phạm vi là bước đầu cho dự án đi vào thực hiện, khi đã có sự kết hợp một cách hồn chỉnh các mối quan hệ giữa thời gian các yếu tố: thời gian, chất lượng và nguồn lực thì dự án mới có thể thực hiện một cách có hiệu quả.
- Các mục tiêu của dự án: cần xác định mục tiêu của dự án để thực hiện dự án của mình, đáp ứng các mục tiêu đó. Thơng thường mục tiêu chung của dự án nhà ở đó là xây dựng các dự án, những khu nhà ở, khu văn phòng, các nhà dịch vụ chức năng phục vụ cho cuộc sống và chỗ ở cho khách hàng. Góp phần nâng cao chất lượng cho các khu đơ thị, đóng góp vào quỹ nhà đất cho tỉnh thành mà công ty xây dựng, đáp ứng nhiều hơn nữa nhu cầu về chỗ ở cho khách hàng với các cơng trình mới đầy đủ cơ sở hạ tầng đáp.
Mục tiêu riêng của từng dự án: mỗi dự án nhà lại có một mục tiêu riêng. Ví dụ dự án giành cho người dân tái định cư, dự án xây chung cư nhà ở thấp tầng và văn phòng cho thuê, dự án MA1, MA2. MA5, MA6, MA7; dự án xây dựng nhà ở cho cán bộ công nhân viên, nhà ở cho người có thu nhập thấp. Mục tiêu cụ thể của các dự án thường bao gồm các mục tiêu cụ thể về kiến trúc, nội ngoại thất, việc thi cơng các cơng trình, đảm bảo thiết kế cơng trình, đảm bảo tiến độ thời gian cũng như chi phí cơng trình. Các thơng số kĩ thuật, quy hoạch chi tiết, hồ sơ thiết kế phê duyệt cơng trình, tiến độ dự án, chất lượng dự án, và các nguồn lực thực hiện dự án để đảm bảo tiến độ và thực hiện nó với các yêu cầu kỹ thuật cũng như chất lượng dự án. Mục tiêu tiện ích và phù hợp với nhu cầu của khách hàng ln là những mục tiêu hàng đầu của các cơng trình dự án nhà; hình thức kết cấu đẹp, tiện lợi, hiện đại, bền vững, đảm bảo nhu cầu của khách hàng. Về phía cơng ty thì mục tiêu của dự án là tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, nâng cao năng lực kinh doanh của công ty, tạo doanh thu, lợi nhuận cho công ty.
- Phạm vi của dự án được xác định trên cơ sở mối quan hệ của 3 yếu tố thời gian, chất lượng và nguồn lực: để đảm bảo chất lượng của dự án, nếu thời gian q ngắn thì cũng khơng thể thực hiện đúng như yêu cầu của dự án,
và nguồn lực cũng phải được đầu tư theo kế hoạch của dự án. Thường một yếu tố thay đổi làm cho một hoặc cả hai yếu tố cịn lại thay đổi. Vì vậy quản lý thay đổi phạm vi cần thực hiện các công việc là: khi một yếu tố trong 3 yếu tố đó thay đổi phải điều chỉnh các yếu tố khác sao cho vẫn đảm bảo chất lượng của dự án trong khoảng đã lên theo kế hoạch, bởi vì chất lượng của dự án khơng thể thấp hơn mức mà dự án đã định và cố gắng giữ cho chất lượng dự án ln trong một khoảng an tồn nhất định; thứ hai đó là khi khơng có sự thay đổi nào của các yếu tố, thì quản lý phạm vi của dự án, công ty cần thực hiện sao cho yếu tố chất lượng ln đảm bảo trong khi đó các yếu tố về thời gian và nguồn lực được rút ngắn, hoặc với các yếu tố thời gian và nguồn lực có sẵn thì quản lý sao cho chất lượng cơng trình là lớn nhất.
- Giám sát và quản lý sự thay đổi phạm vi của các dự án: phạm vi cơng trình ln có sự thay đổi trong giai đoạn thực hiện so với kế hoạch đề ra. Vì vậy việc quản lý phạm vi là sao cho những thay đổi phạm vi trong quá trình thực hiện dự án khơng ảnh hưởng q nhiều tới dự án. Khi có sự thay đổi trong phạm vi của dự án, ban quản lý dự án cần xử lý các thay đổi này bằng cách xử lý mối quan hệ giữa 3 yếu tố đã nêu trên. Hiện nay, nhiều công ty đã sử dụng các phần mền để quản lý phạm vi của dự án, công ty và ban quản lý dự án cũng đã sử dụng phần mền Microsoft Project để tiến hành quản lý phạm vi của các dự án của mình.
Khi đi vào cụ thể với mỗi dự án ban quản lý dự án sẽ có những cơng việc và cách quản lý riêng cho từng dự án. Quản lý phạm vi của dự án đối với mỗi dự án cũng khác nhau, xong nó đều đi theo một quy trình như sau: lập kế hoạch phạm vi; xác định phạm vi; kiểm tra, giám sát phạm vi; quản lý thay đổi phạm vi
Lập kế hoạch phạm vi
Xác định phạm vi, xem xét và trình duyệt phạm vi
Kiểm tra, giám sát phạm vi
Quản lý thay đổi phạm vi
Phòng Kế hoạch
Đại diện ban Giám đốc
Cán bộ giám sát và kiểm tra
Trưởng ban QLDA, trưởng phòng Kế hoạch
Sơ đồ 2.2 : Quy trình quản lý phạm vi
Các cơng việc cần thực hiện Phòng ban thực hiện
( Nguồn: phịng hành chính)
- Giám sát thay đổi phạm vi: ban quản lý dự án phối hợp với các phòng ban chức năng trong công ty tiến hành giám sát những thay đổi trong phạm vi của dự án so với kế hoạch đã đề ra ban đầu, tuân theo những thiết kế đưa ra ban đầu để hoàn thành tốt dự án theo kế hoạch, những thay đổi không được chấp thuận không được đưa vào quá trình thực hiện dự án. Trong trường hợp có những thay đổi thì ban quản lý dự án cũng như các phịng ban có chức năng cần có báo cáo cho Hội đồng quản trị và ban giám đốc xem xét, khi những thay đổi đó được Hội đồng quản trị phê duyệt thì mới được thực hiện. Khi xem xét những thay đổi, Hội đồng quản trị luôn xem xét những ảnh hưởng của các thay đổi đó tới dự án một cách kỹ lưỡng, cũng như phân tích của các phịng ban về ảnh hưởng của sự thay đổi đó tới dự án tới thời gian, nguồn lực và chất lượng của dự án.
Tại dự án Khu nhà ở Quý Cao, Hải Dương
+ Đặc điểm vị trí của khu đất: khu đất dự kiến có diện tích 3290 m2 chủ yếu là đất canh tác. Phía Tây khu đất có một số nhà dân xây dựng ven đường giao thông cần di chuyển giải phóng mặt bằng tuy nhiên quy mơ nhỏ
+ Hiện trạng khu đất sử dụng: nghiên cứu cho thấy khu vực nghiên cứu là khu đất ruộng canh tác và ao hồ địa hình khơng đồng đều
Khu đất ruộng có cao độ Hmax = 5,4m; Hmin = 4,8m Khu ao hồ có cao độ Hmax = 5,4m; Hmin = 3,9m Các khu lân cận vẫn có cao độ trung bình 5,6m Cốt cao độ đường đi Quý Cao là 6,5m
+ Hiện trạng hạ tầng giao thông: Khu vực nghiên cứu là đất trống và ruộng canh tác nên chưa có hệ thống đường nội bộ. Phía Tây khu vực là tuyến đường chạy dọc theo bờ phía Đơng sơng Mè. Tuyến đường này đấu nối với quốc lộ 381 tại Tứ Kỳ với chiều rộng mặt bằng đường 4 – 5 m. Mặt đường nhựa xuống cấp.
+ Hiện trạng cấp điện: Các hộ tiêu thụ điện tại thị trấn Tứ Kỳ đang được lấy nguồn cấp từ đường dây trục 6KV 2AC – 120mm2 đi trên đường 32 thông qua các đường dây nhánh 6KV, đường dây 0,4KV cấp điện bơm nước ở phía Bắc ơ đất
+ Hiện trạng cấp và thốt nước: Khu vực này hiện chưa có hệ thống cung cấp nước sạch của tỉnh. Hầu hết các hộ dân và các cơ quan đơn vị tại địa bàn hiện tại được cấp nước từ trạm cấp nước của cơng ty Xn Hồ ăn uống sinh hoạt và sản xuất
Vì vậy dự án chỉ cần giải toả mặt bằng dự án, xây dựng hệ thống giao thơng cũng như hệ thống điện và cấp thốt nước. Tiếp đó cơng ty phải thực hiện xây dựng phần thô, hàng rào, hạ tầng nội bộ lơ đất, hồn thiện và thực hiện kinh doanh sản phẩm