- Chuẩn bị mặt bằng
2.3.5. Quản lý chi phí
Chi phí của dự án được lập và quản lý dựa vào các căn cứ quy định của nhà nước sau: Căn cứ vào nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính phủ về quản lý đầu tư xây dựng cơng trình, nghị định 112/2006/NĐ-CP của Chính phủ về việc sửa đổi bổ sung một số điều NĐ 16/2005/NĐ-CP, nghị định 99/2007/NĐ-CP ngày 13/06/2007 của Chính phủ về quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng cơng trình, quyết định 15/2008/QĐ-BXD về việc Ban hành Định mức chi phí quy hoạch xây dựng, nghị định số 112/2009/NĐ-CP ngày 22/2/2009 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng cơng trình
áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân liên quan đến việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng cơng trình tại các dự án sử dụng 30% vốn nhà nước trở lên, thông tư số 05/2007/TT-BXD ngày 25/07/2007 của bộ xây dựng hướng dẫn việc lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng cơng trình, văn bản số 1751/BXD-VP ngày 14/08/2007 của Bộ xây dựng về việc công bố định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn xây dựng cơng trình, nghị định 209/2004/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý chất lượng cơng trình xây dựng, quyết định 33/2004/QĐ-BTC ngày 12/04/2004 của Bộ tài chính về việc ban hành quy tắc, biểu phí bảo hiểm, xây dựng, lắp đặt.
- Phương pháp tính chi phí và các loại chi phí của dự án nhà ở
Xác định, tính tốn chi phí dự tốn của việc được thực hiện; tính tốn chi phí thực của cơng việc đã thực hiện; tính tốn các biến động chi phí: Chưa sử dụng hết chi phí hoặc vượt quá chi phí đề ra; tính tốn hiệu suất chi phí: hiệu quả của dự án trên một đồng chi phí, cũng như việc sử dụng chi phí đã hiệu quả hay chưa; xác định những khoản dự phịng mà dự án cần sử dụng khi có những thay đổi, cần sử dụng bao nhiêu chi phí dự phịng để đảm bảo tiến độ dự án.
Tổng mức đầu tư được lập bao gồm các chi phí sau: chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phịng (Nghị định 112/2009/NĐ-CP của chính phủ) trong đó mỗi loại chi phí có một quy định thành phần các loại chi phí nhỏ hơn bên trong, cũng như phần trăm so với chi phí xây dựng của dự án
Chi phí xây dựng: gồm chi phí xây dựng cơng trình, hạng mục cơng trình; chi phí phá dỡ cơng trình; chi phí san lấp mặt bằng xây dựng; chi phí xây dựng cơng trình tạm cơng trình phụ trợ phục vụ cho thi công dự án; nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi cơng dự án.
- Quy trình vay vốn của cơng ty tại các ngân hàng: Việc vay vốn sẽ do phịng Tài chính kế tốn làm việc với bên ngân hàng. Dựa vào các kế hoạch sản xuất kinh doanh mà phịng kế hoạch cung cấp, dự tốn ngân sách của các
cơng trình trong năm, tiến độ giải ngân của các cơng trình mà phịng Tài chính kế tốn sẽ lên kế hoạch xin hạn mức ngân hàng trong năm cũng như tiến độ giải ngân cụ thể từng tháng. Phịng tài chính kế tốn dựa vào nhu cầu vốn của công ty trong năm, nguồn vốn chủ sở hữu mà cơng ty có thể cung cấp được và các nguồn tài trợ từ các quỹ đầu tư cũng như tổ chức tín dụng khác. Đưa ra lượng vốn nhu cầu cần vay đối với ngân hàng để có kế hoạch vay vốn kịp thời.
- Phương pháp điều chỉnh chi phí, giảm thiểu hố chi phí của dự án: tuy chi phí của dự án, các giai đoạn, các hạng mục đã được xác định rõ trong bảng dự tốn cơng trình, nhưng người thực hiện dự án có thể có cách giảm thiểu chi phí của từng cơng việc cũng như của dự án mà vẫn đảm bảo chất lượng cơng trình. Điều này thực hiện được là do kinh nghiệm của những người thực hiện dự án và được sự đồng ý của chủ đầu tư. Khi các cơng việc khác làm chi phí của dự án lớn hơn kế hoạch. Chủ đầu tư cho phép một số cơng việc trong dự án có thể được thực hiện theo cách khác mà vẫn đảm bảo chất lượng. Chi phí của dự án khi đó có thể khơng thay đổi cũng có thể sẽ được giảm thiểu, hoặc tăng lên nhưng không quá nhiều.
- Quản lý sự thay đổi, điều chỉnh, kiểm sốt chi phí của các dự án: Việc quản lý chi phí dự án được cơng ty thực hiện từ giai đoạn chuẩn bị dự án cho tới khi kết thúc dự án đưa cơng trình vào khai thác, sử dụng. Quản lý chi phí nhằm mục đích đảm bảo chi phí của dự án theo đúng như kế hoạch đã đề ra mà vẫn đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng của cơng trình.
Ban quản lý dự án trước tiên lập kế hoạch nhu cầu vốn của dự án, các giai đoạn và từng công việc. Nêu rõ nhu cầu vốn, phương thức huy động vốn, và kế hoạch giải ngân nguồn vốn đó để trình Ban giám đốc duyệt. Sau đó tiến hành quản lý chi phí trên những dự tốn đã lập và được duyệt.
Nhiệm vụ quản lý chi phí được phân cơng có các bộ phận như sau:
+ Bộ phận hạch toán kế toán ( của ban quản lý dự án) có nhiệm vụ như sau: định kì báo cáo về kế hoạch thực hiện tiến độ cấp vốn để cơng ty có kế hoạch cấp phát, huy động vốn cho vay nhằm sử dụng nguồn vốn có hiệu quả
nhất; kiểm tra khối lượng, đơn giá, định mức phát sinh ngoài phần đã được duyệt trong báo cáo bổ sung Hội đồng quản trị công ty xem xét phê duyệt trước khi thi cơng một hạng mục nào đó; hàng q, tập hợp chi phí thực hiện dự án, so sánh với phịng Tài chính kế tốn để làm cơ sở quyết định các công việc, hạng mục tiếp theo.
+ Phịng Tài chính kế tốn có nhiệm vụ: lưu trữ quản lý hồ sơ, tài liệu chứng từ của dự án, các văn bản của Nhà nước cũng như địa phương ban hành liên quan đến chi phí đầu tư xây dựng dự án. Bao gồm các hồ sơ, tài liệu như: hồ sơ thiết kế, dự tốn cơng trình, tổng dự tốn xây dựng cơng trình, hồ sơ về quản lý chi phí dự án, về vốn đầu tư dự án, báo cáo quyết toán khi dự án hồn thành, hồ sơ nghiệm thu thanh tốn, quyết tốn theo hợp đồng đã kí…
Nội dung cuối cùng và khơng kém phần quan trọng của quản lý chi phí dự án đó là quyết tốn vốn đầu tư xây dựng cơng trình. Việc quyết tốn được thực hiện ngay sau khi dự án hồn thành các cơng việc xây dựng và được đưa vào sử dụng. Đây là công việc vô cùng quan trọng khi dự án kết thúc.
Tại dự án Khu nhà ở Q Cao, Hải Dương
Lập dự tốn chi phí đầu tư
Bảng 2.4: Tổng dự tốn cơng trình nhà 11 tầng NOCT
Đơn vị tính: đồng
STT Hạng mục Trước thuế Thuế Sau thuế