I Chi phí xây lắp 56.375.530.80
3.2. Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý dự án tại Công ty Minh Anh
Tuy những năm gần đây cơng ty đã có sự đầu tư quan tâm rất nhiều tới cơng tác quản lý dự án, song vẫn cịn những tồn tại và khó khăn phải khắc phục để công tác này thực sự mang lại hiệu quả cho dự án. Sau đây là một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý dự án tại công ty.
3.2.1. Nâng cao hiệu quả của cơng tác lập kế hoạch, giảm tính thụ động của cán bộ thực hiện dự án với các kế hoạch của dự án
Như đã trình bày ở trên, cơng tác lập kế hoạch của dự án là một khâu then chốt của dự án tuy nhiên công tác này chưa đi sát với thực tế. Các công tác lập kế hoạch cần đi đôi với công tác nghiên cứu thị trường, không phải nghiên cứu thị trường xong khơng sử dụng cho cơng tác lập kế hoạch. Vì chỉ có lập kế hoạch phù hợp với thị trường, thi cơng theo đó thì các sản phẩm của cơng ty mới có tính khả thi nâng cao hiệu quả của dự án.
Cùng với đó cơng tác nghiên cứu thị trường được thực hiện trước khi dự án lập kế hoạch cần chính xác và khách quan. Chỉ có nghiên cứu thị trường, nhu cầu của khách hàng chính xác thì dự án mới có thể thực hiện theo những nhu cầu đó, như thế mới mang lại hiệu quả của dự án.
Không nên để các kế hoạch chỉ là những suy nghĩ chủ quan của các nhà tư vấn, cơng ty cần có một hội đồng thẩm định các kế hoạch, hiệu quả của các kế hoạch, ngay cả khi các kế hoạch đó được cơng ty th bên thứ ba làm, thì cũng cần sát sao các kế hoạch đó, sao cho các kế hoạch ln phù hợp với yêu cầu của cơng ty, mang tính khách quan chứ khơng chủ quan duy ý chí.
Cần có những định hướng và biện pháp thực hiện khi các dự án là dự án nhà nước. Công tác lập kế hoạch công ty phải làm theo một chuẩn mực với những thông số đã quyết định. Công ty cần linh hoạt hơn trong các dự án của nhà nước. Một thực tế là các kế hoạch thực hiện của công ty chưa đáp ứng những yêu cầu của nhà nước giao, khi mà công ty thực hiện các dự án đa phần rập khuôn theo những quy định của nhà nước, nhưng thị trường lại thay đổi liên tục và nếu cứ thực hiện mọi thứ rập khuôn theo các quy định đó thì bất cập sẽ rất nhiều. Vì vậy trong cơng tác lập kế hoạch cho dự án đối với các dự án của nhà nước thì cần có sự kinh hoạt trong phạm vi những quy định đó.
Giảm thiểu những tác động của các yếu tố thị trường tới các kế hoạch của dự án. Bằng cách thực hiện nghiên cứu thị trường, dự đoán các thay đổi của thị trường trong thời gian sắp tới, những biến động ảnh hưởng tới dự án. Dự trù những thay đổi đó ngay cả trong các kế hoạch được lập. Để đảm bảo tính phù hợp hơn nữa của các kế hoạch khi thực hiện trong thực tế.
Cần giảm thiểu tính thụ động của cán bộ thực hiện dự án đối với các kế hoạch được lập. Đối với các dự án nhà nước hay một số dự án mà công ty thuê các đơn vị khác lập kế hoạch thì cán bộ thực hiện và quản lý dự án của cơng ty thường chỉ có các kế hoạch khi chúng đã lập xong, và thực thi chúng đôi khi chưa hiểu hết các yêu cầu của chủ đầu tư và ý đồ của người lập kế hoạch. Vì vậy cơng ty cần cho các cán bộ tiếp cận với các kế hoạch của dự án sớm hoặc có thể tham gia là một phần nhân sự lập kế hoạch, hiểu được những khâu, các bước, các yêu cầu của dự án, những mục tiêu của dự án, tham gia vào các bước lập kế hoạch giúp cán bộ quản lý hiểu về dự án hơn và thực hiện các bước quản lý tốt hơn.
3.2.2. Tăng cường quản lý tài chính dự án
Tài chính của dự án là một yếu tố quan trọng trong khi thực hiện dự án. Để đảm bảo tính hiệu quả của cơng tác tài chính thì cần thực hiện kế hoạch tài chính phù hợp, khơng chồng chéo các khâu với nhau, thực hiện nghiệm thu thanh quyết toán các hạng mục cơng trình kịp thời.
thời thanh tốn và cung ứng vốn kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện những công việc tiếp theo. Thực hiện công tác nghiệm thu các hạng mục của dự án phải được thực hiện một cách kịp thời và có bài bản, để đảm bảo công tác nghiệm thu không tốn nhiều thời gian và chi phí cũng như khơng ảnh hưởng tới tiến độ và chi phí của dự án. Nghiệm thu cơng trình hạng mục của dự án có quy trình và các tiêu chuẩn để thực hiện nghiệm thu theo các tiêu chuẩn đó. Việc nghiệm thu cần có sự tham gia của chủ đầu tư các cơ quan có thẩm quyền và các khách hàng cũng như nhà tài trợ, đối với các hạng mục có ảnh hưởng tới dự án, cịn với các hạng mục nhỏ hơn khơng ảnh hưởng nhiều tới dự án thì việc nghiệm thu được thực hiện bởi các thành viên trong ban quản lý và các phịng ban có liên quan.
Bên cạnh đó là cần điều tra thực tế và giám sát thi cơng chặt chẽ để đảm bảo tài chính của dự án được thực hiện theo các chuẩn mực và quy định đối với từng dự án riêng. Khi điều tra thực tế được thực hiện tốt thì các kế hoạch sẽ sát với thực tế hơn, Tài chính của dự án dự trù cũng phù hợp khơng có sự sai khác nhiều với thực tế. Cùng với đó việc giám sát thực hiện cơng trình một cách chặt chẽ đảm bảo q trình thi cơng dự án các chi phí khơng vượt q nhiều những yêu cầu cho phép.
Thêm vào đó cơng ty cần có hướng xử lý các ảnh hưởng bên ngồi thị trường đối với tài chính của dự án như giá xây dựng tăng trong thời gian thực hiện dự án so với thời gian lập kế hoạch. Nâng cao công tác quản lý giá xây dựng tốt sẽ giúp cơng ty có được lợi thế trong công tác đấu thầu các dự án cho công ty, cũng như việc điều chỉnh giá một cách nhanh chóng và kịp thời khi có sự thay đổi làm ảnh hưởng tới chi phí của các dự án đang thực hiện. Nếu công tác quản lý giá xây dựng cơng ty có thể làm tốt thì việc thực hiện các dự án sẽ dễ dàng hơn, các thay đổi của dự án sẽ được xử lý nhanh hơn. Bên cạnh đó là những thay đổi của nhà nước về các quy định liên quan tới tài chính của dự án như những quyết định về chi phí quản lý, giá xây dựng, chi phí xây dựng có những thay đổi liên quan tới dự án thì phải xử lý kịp thời. Tất cả các yếu tố bên ngoài tác động tới dự án nếu được xử lý kịp thời và đúng cách cũng sẽ không ảnh hưởng nhiều tới dự án. Vì vậy, cơng ty cần tập trung điều tiết và có phản
ứng nhanh cũng như các phương pháp dự phịng đối với các tác động bên ngồi thay đổi ảnh hưởng tới dự án
Thêm nữa một nguyên nhân ảnh hưởng tới quản lý tài chính dự án làm cho cơng tác quản lý tài chính của dự án khơng mang lại hiệu quả và có sự chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch của dự án đó là sự bị động của cán bộ quản lý và công ty trong các dự án nhà nước. Các dự án nhà nước thường được các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước thực hiện nghiệm thu cũng như giám sát các cơng trình. Tuy nhiên, do sự chậm trễ của các cơ quan nhà nước này mà chi phí của dự án cũng tăng nên nhiều khi các hạng mục phải chờ để nghiệm thu và tiến hành các công việc tiếp theo. Vì vậy cơng ty cần có hướng giải quyết với các dự án của nhà nước thực hiện phân tách công việc ngay từ đầu khi thực hiện dự án, thêm các công việc nhỏ không ảnh hưởng tới dự án vào các thời gian dự trữ của các công việc lớn trong khi chờ các quyết định nghiệm thu và các nhận xét đánh giá giám sát cơng trình. Việc thực hiện như thế không những làm thời gian tiến độ của dự án được rút ngắn mà các chi phí của dự án cũng có khả năng giảm thiểu khi dự án bị đình trệ trong thời gian ngắn thì các chi phí máy móc nhân cơng cơng ty vẫn phải thanh tốn trong khi đó dự án lại khơng thực hiện được.
3.2.3. Đầu tư tăng chất lượng nguồn nhân lực cho công tác quản lý dự án
Nguồn nhân lực đóng vai trị quyết định tới chất lượng của cơng tác quản lý dự án. Vì vậy cơng ty cần có hướng tuyển dụng nhân sự cho ban quản lý dự án không chỉ đạt yêu cầu về số lượng mà cả các yêu cầu về chất lượng để công tác quản lý các dự án không chồng chéo lên nhau, khi cùng một người thực hiện nhiều dự án.
Cơng ty nên có những lớp học và các chương trình đào tạo liên kết với các đơn vị đào tạo như viện kinh tế học hay các trường đại học cũng như các trung tâm quản lý dự án mở các lớp nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ thực hiện cơng tác quản lý dự án để họ có thể cập nhật các chính sách, quy định của nhà nước, các hình thức quản lý mới hiệu quả hơn, kinh nghiệm quản lý của các đơn vị cơ sở khác để áp dụng cho quản lý dự án của công ty đạt hiệu quả
Đối với các dự án có quy mơ lớn và các yêu cầu về kỹ thuật cao thì cần thuê thêm các chuyên gia tư vấn hay các công ty tư vấn giám sát cơng trình, tư vấn quản lý, tư vấn thực hiện dự án, tư vấn nghiệm thu công trình. Điều này mang lại hiệu quả cho cơng tác quản lý nhiều hơn khi các dự án nằm ngoài tầm khả năng ban quản lý của công ty. Tuy nhiên cũng cần cân nhắc và lựa chọn các nhà tư vấn có uy tín, phù hợp với các yêu cầu của từng dự án để công tác quản lý dự án hiệu quả hơn.
Cơng ty cần có chính sách thu hút nguồn nhân lực thực hiện công tác quản lý dự án, cũng như những hình thức thưởng và phạt đối với những cán bộ hồn thành tốt cơng tác quản lý dự án và những cán bộ khơng hồn thành nhiệm vụ của mình. Điều này sẽ khuyến khích các cán bộ quản lý thực hiện tốt cơng việc của mình, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý.
Thêm một điều nữa về nguồn nhân lực trong cơng tác quản lý dự án. Vì đặc thù của công tác quản lý dự án diễn ra trong cả q trình dự án với các cơng đoạn liên quan tới nhau, vì vậy nhân sự thực hiện dự án cần đáp ứng các nhu cầu của cơng trình như tính phức tạp của dự án, chịu được áp lực của cơng việc, có khả năng đáp ứng về thời gian đối với các dự án, có kinh nghiệm trong cơng tác xây dựng các dự án, quản lý dự án, có kiến thức kỹ thuật chuyên ngành liên quan tới dự án. Tất cả các yêu cầu trên đối với nhân sự của ban quản lý dự án sẽ giúp cho công tác quản lý dự án thực hiện tốt hơn có bài bản và mang lại hiệu quả cho dự án.
3.2.4. Nâng cao hiệu quả của công tác đấu thầu.
Đối với công tác đấu thầu để mang lại hiệu quả tốt cho các dự án, cần có một cơ chế đấu thầu, các quy trình đấu thầu rõ ràng, quy chuẩn cho các dự án. Công ty nên lập các kế hoạch cho công tác đấu thầu chọn nhà thầu thực hiện thi cơng các hạng mục cơng trình trong dự án. Cơng tác đấu thầu được lựa chọn khi các hạng mục của dự án chuẩn bị thực hiện, lên danh sách các nhà thầu thường được công ty thực hiện nghiên cứu trước khi hạng mục thực hiện.
Cơng ty cần có phịng ban chun thực hiện các công tác đấu thầu cho các dự án, tập trung vào dự án, nhân sự ban quản lý dự án và các phòng dự án
hoạch đấu thầu, nghiên cứu giá mời thầu, hay xem xét chấm điểm lựa chọn các nhà thầu, các công tác liên quan tới hoạt động đấu thầu phải được thực hiện đầy đủ và theo trình tự.
Cần cập nhật đầy đủ và kịp thời các quy định của nhà nước liên quan tới đấu thầu xây dựng dự án. Để hồn thiện cơng tác đấu thầu và quy trình đấu thầu. Các hướng dẫn mở thầu, lựa chọn nhà thầu, thông báo nhà thầu trúng tuyển. Đặc biệt đối với dự án nhà nước thì cơng tác đấu thầu càng phải chặt chẽ hơn bởi được thực hiện dưới sự giám sát của các cơ quan chức năng có thẩm quyền đối với dự án. Vì vậy các thơng tư nghị định của chính phủ, bộ xây dựng hay bộ kế hoạch đầu tư về đấu thầu cần được cán bộ của công ty nghiên cứu và áp dụng cho công tác đấu thầu của công ty.
Giảm thiểu các dự án, hạng mục cơng trình thực hiện theo hình thức chỉ định thầu. Vì phương thức thực hiện này tuy giảm thiểu chi phí cho công ty nhưng mang lại những rủi ro cho các hạng mục cơng trình dự án khi nhà thầu khơng đáp ứng được nhu cầu đề ra. Cùng với đó là thực hiện các phương thức đấu thầu như cạnh tranh, hay chào hàng cạnh tranh điều này giúp công ty lựa chọn được các nhà thầu phù hợp hơn cho hạng mục của mình và cũng mang tính khách quan hơn.
Xây dựng chuẩn mực trong công tác chấm điểm và đánh giá nhà thầu tham gia dự thầu. Khi chấm thầu các tiêu chí chấm thầu phải được cơng khai cho các nhà thầu, công bố nhà thầu trúng thầu. Công tác chấm thầu phải công bằng cho tất cả các nhà thầu, thực hiện một cách kĩ lưỡng, tạo điều kiện tìm ra được những nhà thầu phù hợp hơn với dự án. Quản lý đấu thầu của dự án là phải thực hiện liên tục và dưới sự giám sát của Ban giám đốc. Khi tìm được các nhà thầu phù hợp cơng ty cần kí kết hợp đồng với các điều khoản ràng buộc. Yêu cầu nhà thầu lập biện pháp thi công, tiến độ thi công tổng thể và chi tiết cho từng công việc mà nhà thầu làm. Sau đó nhà thầu phải trình ban quản lý và Ban giám đốc duyệt biện pháp và tiến độ thi cơng thi mới được thực hiện. Quy trình này sẽ giúp cơng ty kiểm sốt cơng trình dễ dàng và chính xác hơn.
3.2.5. Nâng cao hiệu quả giám sát, kiểm sốt thi cơng cơng trình.
Cơng trình khi được thi cơng tức là các kế hoạch trên giấy tờ đã được đưa vào thực tế để thực hiện. Những yêu cầu về chất lượng, chi phí cơng trình có được thi cơng thực hiện như các kế hoạch của dự án yêu cầu hay chưa? Để đạt được điều này công ty cần thực hiện tốt khâu giám sát, kiểm sốt thi cơng cơng trình.
Để thực hiện tốt kiểm sốt thi cơng cơng trình cơng ty phải có sự phân cấp nhiệm vụ rõ rệt cho cácn bộ trong ban quản lý cũng như nhân sự của các phịng ban khác. Các cơng việc như quản lý hồ sơ pháp lý, thực hiện thi công, nghiệm thu cơng trình, thanh quyết tốn vốn… tất cả các cơng tác này cơng ty phải phân cấp rõ ràng, nhiệm vụ cho các phịng ban và nhân sự của các phịng ban đó, để khơng có sự chồng chéo hay khơng hiểu nhau trong công tác giám sát.
Công tác giám sát chất lượng của công ty phải đảm bảo các yêu cầu sau: giám sát vật tư theo yêu cầu thiết kế của dự án, xem xét kĩ lưỡng các công việc