I. Nguồn vốn ngắn
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
3.2.3. Tăng cường công tác quản lý các khoản phải thu.
Tại thời điểm cuối năm 2006 và năm 2007, các khoản phải thu của công ty chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng nguồn vốn lưu động (cuối năm 2006 chiếm 53,6%, cuối năm 2007 chiếm 55,2%). Cuối năm 2008, tỷ trọng các khoản phải thu tuy có giảm nhưng xét về mặt tuyệt đối, con số này cịn ở mức khá cao. Ngun nhân là do cơng tác thu hồi nợ của cơng ty chưa thực hiện tốt, chính sách bán hàng chưa hợp lý, khơng khuyến khích khách hàng thanh tốn sớm tiền hàng (chính sách bán chịu của công ty là 30 ngày, nếu khách hàng thanh tốn tiền ngay thì được hưởng chiết khấu 0,5% tiền hàng, nếu khách hàng thanh toán sớm tiền hàng dưới 15 ngày sẽ khơng được hưởng chiết khấu). Do đó, để đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cơng ty cần phải có các biện pháp hữu hiệu nhằm hạn chế tối đa tình trạng nợ kéo dài và tránh tình trạng khơng thu hồi được vốn.
Để quản lý khoản phải thu từ khách hàng được tốt, công ty cần chú ý một số biện pháp sau:
- Công ty cần đưa ra chính sách bán hàng hợp lý, vừa khuyến khích tiêu thụ sản phẩm, vừa hạn chế việc chiếm dụng vốn của khách hàng. Ví dụ, cơng ty
có thể đưa ra chính sách bán hàng chịu là 30 ngày, nếu khách hàng thanh tốn sớm tiền hàng dưới 15 ngày thì sẽ được hưởng chiết khấu 0,5% tiền hàng. Nếu nợ phải thu của cơng ty q cao thì cơng ty đưa ra chính sách khơng bán chịu…
- Từ thực tiễn thấy được rằng, bất kỳ một khách hàng nào muốn mua sản phẩm của công ty, chỉ cần ứng một lượng tiền nhất định là có thể ký kết được hợp đồng. Chính vì vậy, có những khoản nợ q hạn mà cơng ty chưa thu hồi được. Để khắc phục tình trạng đó, trước khi ký kết hợp đồng, cơng ty cần phải phân tích khách hàng và xác định đối tượng bán chịu. Cơng ty thực hiện phân tích, đánh giá khả năng trả nợ và uy tín của khách, nhất là với những khách hàng tiềm năng. Đối với khách hàng thường xuyên thanh toán quá hạn, khả năng thanh toán thấp, nợ cũ cịn nhiều thì khơng nên tiếp tục cho nợ. Trong hợp đồng tiêu thụ cần phải có các điều khoản quy định chặt chẽ về thời gian thanh toán, phương thức thanh tốn và hình thức phạt nếu vi phạm hợp đồng. - Để đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm công ty nên xác định tỷ lệ chiết khấu thanh toán ở mức hợp lý. Việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trước hạn và thu hút thêm được khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí thu hồi nợ nhưng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Cơng ty có thể đa dạng hố các mức chiết khấu để chính sách chiết khấu thanh toán phát huy được hiệu quả. Để xác định được tỷ lệ chiết khấu hợp lý, cơng ty cần phải đặt nó trong mối quan hệ với lãi suất vay ngắn hạn hiện hành của ngân hàng. Bởi vì, khi khách hàng trả chậm, công ty sẽ phải vay ngắn hạn để đáp ứng nhu cầu cốn lưu động cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường và liên tục. Vì vậy, việc cơng ty giảm cho khách hàng một tỷ lệ nhất định tính trên tổng số tiền thanh tốn mà tỷ lệ này nhỏ hơn lãi suất vay ngắn hạn để thu được tiền hàng sớm vẫn có lợi hơn là không chiết khấu để cho khách hàng nợ tiền hàng trong thời gian dài, gây ứ đọng vốn và phát sinh thêm các khoản chi phí như chi phí lãi tiền vay, chi phí quản lý nợ, chi phí thu hồi từ đó làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Công ty có thể thiết lập một hạn mức tín dụng hợp lý. Quản lý nợ phải thu là nhằm tối đa hố lợi nhuận. Vì vậy, rất nên chấp nhận đơn xin cấp tín dụng của khách hàng nếu có cơ hội trở thành khách hàng thường xuyên và đáng tin cậy của công ty. Trong trường hợp khách hàng có uy tín thấp hoặc đáng nghi ngờ, công ty cần ấn định một hạn mức tín dụng hạn chế để tránh rủi ro.
- Cơng ty cần mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh tốn với khách hàng. Để tránh tình trạng mở rộng việc bán chịu quá mức, công ty cần xác định giới hạn bán chịu qua hệ số nợ phải thu. Công thức xác định như sau:
Hệ số nợ
phải thu =
Nợ phải thu từ khách hàng Doanh số hàng bán ra
Cơng ty có thể phân loại nợ theo thời gian như nhóm các khoản nợ dưới 15 ngày, nhóm các khoản nợ từ 15 đến 30 ngày, nhóm các khoản nợ trên 30 ngày… để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý nợ.
- Áp dụng các biện pháp thích hợp thu hồi nợ và bảo toàn vốn: Chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán. Thực hiện kịp thời các thủ tục thanh tốn, nhắc nhở, đơn đốc khách hàng thanh tốn các khoản nợ đến hạn; chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp thu hồi các khoản nợ quá hạn, cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến nợ q hạn để có biện pháp thu hồi thích hợp, có thể chia nợ q hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi phù hợp