2.2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG
2.2.2.2. Tình hình quản lý hàng tồn kho
Đối với các doanh nghiệp vai trò của hàng tồn kho là hết sức quan trọng việc đảm bảo tính ổn định cho hoạt động của doanh nghiệp. Vì hàng tồn kho cung ứng đầu vào cho q trình sản xuất đó chính là NVL đầu vào, mặt khác
hàng tồn kho cịn được dự trữ trong sản phẩm, hàng hoá chờ tiêu thụ đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Công tác quản lý hàng tồn kho:
- Các loại linh kiện phục vụ cho việc lắp ráp ôtô được Công ty đặt mua theo tháng. Dựa vào số ơtơ có kế hoạch sản xuất của tháng tiếp theo, trong mỗi tháng Công ty sẽ tiến hành đặt mua các loại linh kiện theo bộ tương ứng với số xe có kế hoạch lắp ráp.
+ Đối với những linh kiện phụ như lốp, nhíp, sắt, thép, tơn, sắt XY, thùng ô tô, các loại thùng nhiên liệu, …Công ty sẽ đặt mua của các nhà cung cấp trong nước (đảm bảo tỷ lệ nội địa hoá là hơn 30%).
+ Đối với những loại linh kiện chính như máy, ben thuỷ lực, cabin, hộp số, cần phanh tay… Công ty phải nhập khẩu từ Trung Quốc theo hợp đồng nhập khẩu, nhà cung cấp sẽ giao hàng tại cửa khẩu Móng Cái hoặc tại Cảng Hải Phịng sau đó Cơng ty tiến hành vận chuyển về kho.
- Về công tác bảo quản NVL được bảo quản trong kho và được giao cho thủ kho có trách nhiệm quản lý, bảo quản. Với số lượng, chủng loại các linh kiện lắp ráp là rất lớn nên việc quản lý được Cơng ty chú trọng do đó khơng để xẩy ra hao hụt, mất mát. Tuy nhiên vì mua dự trữ theo ước tính trong kỳ nên khơng tránh khỏi việc thừa thiếu cục bộ NVL dự trữ cho sản xuất.
- Tình hình thu hồi sản phẩm những sản phẩm sau khi kiểm định nếu không đảm bảo được tiêu chuẩn chất lượng sẽ được khôi phục và sửa chữa lại. - Quản lý thành phẩm tồn kho: thành phẩm tồn kho là những chiếc xe ôtô tải được lắp ráp hoàn thành và nhập kho chờ tiêu thụ, một đơn vị thành phẩm có giá trị lớn và khơng cần tới phương tiện vận chuyển dành riêng vì vậy việc tiêu thụ sản phẩm được công ty tiến hành ngay tại kho thành phẩm.
Căn cứ vào số liệu của Cơng ty ta có:
Tại thời điểm 31/12/2008 hàng tồn kho chiếm tới 98,61% trong tổng TSLĐ. So với thời điểm đầu năm thì hàng tồn kho tăng 63.602.942.520 đồng
với tỷ lệ là 75,27%. Để đánh giá tình hình quản lý hàng tồn kho của Công ty ta đi vào xem xét các khoản mục của hàng tồn kho qua Bảng 05: Tình hình biến
động hàng tồn kho của Công ty năm 2008.
Thành phẩm tồn kho: Tại thời điểm cuối năm đây là khoản chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng giá trị hàng tồn kho (chiếm tới 55,18%), so với đầu năm thì giá trị thành phẩm tồn kho tăng 74.807.836.876 đồng, với tỷ lệ tăng 1.080,96%. Thành phẩm tồn kho tăng mạnh là nguyên nhân chính khiến vốn lưu động của Cơng ty tăng nên trong năm vừa qua. Lý do của sự gia tăng này là vì:
Trong năm vừa qua Cơng ty đã lắp đặt và đi vào khai thác thêm 2 dây truyền lắp ráp ôtô tải hiện đại với tổng số tiền đầu tư là hơn 14 tỷ đồng, đã nâng công suất lắp ráp của nhà máy từ 170 chiếc/tháng lên 250 chiếc/tháng. Tuy nhiên số lượng xe tiêu thụ của năm 2008 lại giảm so với năm 2007 từ 2.120 chiếc xuống còn 2.104 chiếc do vậy số lượng xe tồn kho tăng mạnh.
Trên thị trường giá cả nguyên vật liệu trong năm 2008 tăng mạnh đặc biệt là những tháng đầu năm đã làm cho giá thành của sản phẩm sản xuất ra tăng lên. Tính trung bình 6 tháng đầu năm 2008 so với cùng kỳ của năm 2007 thì giá cả của các linh kiện chính nhập khẩu từ Trung Quốc như Động cơ Diesel dùng cho ôtô tải tăng 120%, Hộp số dùng cho xe tải tăng 68%, Cần phanh tay tăng 100%, Kính cánh cửa ơtơ tải tăng 60%. Cịn các linh kiện mua vào từ thị trường trong nước như ác quy N100ĐN tăng 77%, lốp ôtô tăng 21%, săm ôtô tăng 40%. Bên cạnh đó việc nhập khẩu các linh kiện phải thanh toán bằng USD nên giá cả của NVL đầu vào tăng một phần cũng là do tỷ giá hối đoái giữa USD và VNĐ tăng trong năm 2008.
Vấn đề được đặt ra là lượng hàng tồn kho tăng mạnh như vậy sẽ ảnh hưởng nhiều mặt đến công tác quản lý vốn lưu động của Công ty như:
+ Chi phí lưu kho và chi phí bảo quản thành phẩm sẽ tăng lên rất nhiều. + Nguy cơ về ứ đọng vốn sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của Công ty.
Xu hướng giá cả NVL tăng thì việc Cơng ty sản xuất thêm một lượng hàng với giá rẻ hơn sẽ giúp Công ty tăng được phần nào lợi nhuận. Tuy nhiên, hạn chế của vấn đề này là làm cho Cơng ty thiếu đi tính linh hoạt trong sử dụng nguồn vốn của mình vì một phần lớn đã bị ứ đọng lại ở khâu dự trữ thành phẩm. Cần xem xét các đơn đặt hàng chưa quá gấp gáp và Cơng ty phải phân tích tình hình nhu cầu của thị trường, khả năng cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh để lập ra kế hoạch sản xuất hợp lý, mang lại hiệu quả cao tránh việc vốn bị ứu đọng quá nhiều.
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: Là những thành phẩm, sản phẩm dở dang đang trong quá trình lắp ráp ở Công ty TNHH ôtô Hoa Mai. Tỷ trọng chi phí sản xuất khơng cao vào đầu năm tỷ trọng này là 3,7%. Cuối năm khơng có sản phẩm dở dang vì vào thời điểm cuối năm 2008 sau khi số xe đã lắp ráp hoàn thành đưa vào nhập kho, số lượng hàng tồn kho chờ tiêu thụ cịn nhiều nên Cơng ty đã tạm ngừng sản xuất vào thời điểm cuối năm 2008. Như vậy việc hàng tồn kho bị ứ đọng quá nhiều đã gây ra những ảnh hưởng xấu đến tính liên tục trong hoạt động của Cơng ty.
Ngun vật liệu tồn kho: Nguyên vật liệu tồn kho chiếm tỷ trọng 44,81% trong tổng giá trị hàng tồn kho của Công ty, so với đầu năm NVL đã giảm 6.670.079.765 đồng với tỷ lệ giảm là 9,13%. Việc quy mô sản xuất được mở rộng, cơng suất hoạt động tăng lên, thêm vào đó Công ty sẽ tiếp tục lắp ráp lô hàng mới vào thời điểm đầu năm 2009 khi đó nhu cầu NVL để phục vụ cho chu kỳ sản xuất tiếp theo tăng lên. Nhưng vì khoản tiền và tương đương tiền giảm và vay ngắn hạn của Công ty đang ở mức cao nên vào thời điểm này Công ty đã không thể chủ động trong việc mua thêm nguyên vật liệu đầu vào. Hoạt động trong lĩnh vực lắp ráp ôtô các loại phụ tùng, thiết bị tồn kho phải luôn bảo đảm phục vụ kịp thời cho hoạt động, việc hàng tồn kho giảm có thế ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động của Công ty.
Nhằm đánh giá một cách cụ thể hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho của Công ty, ta đi nghiên cứu một số chỉ tiêu trong Bảng 06: Tốc độ luân
chuyển hàng tồn kho của Công ty năm 2008.
Cả chỉ tiêu giá vốn hàng bán và hàng tồn kho đều tăng nhưng tốc độ tăng của hàng tồn kho lớn hơn tốc độ tăng của giá vốn hàng bán nên vòng quay của hàng tồn kho giảm đi từ 4,4 vòng vào năm 2007 xuống còn 3,08 vòng vào năm 2008, tương ứng là kỳ luân chuyển hàng tồn kho tăng từ 82 ngày của năm 2007 lên 117 ngày của năm 2008. Do hàng tồn kho tăng một tỷ lệ lớn trong khi việc tiêu thụ sản phẩm gặp khó khăn đã làm cho tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho chậm lại, hiệu quả sử dụng vốn lưu động cũng giảm đi.
Qua những phân tích ở trên cho thấy, tuy hàng tồn kho lớn là do yêu cầu của đặc điểm ngành nghề hoạt động Công ty và phù hợp với chiến lược mở rộng quy mô sản xuất, phát triển thị trường trong thời gian tới, nhưng kết quả kinh doanh của Công ty lại bị giảm sút một phần không nhỏ là do công tác quản lý hàng tồn kho vẫn còn những hạn chế với những nguyên nhân cụ thể đã trình bày ở trên. Sự tăng vọt của thành phẩm tồn kho cuối năm làm cho Cơng ty lâm vào tình trạng bị động về vốn cho quá trình sản xuất tiếp theo. Nếu lượng thành phẩm tồn kho trên khơng được tiêu thụ nhanh chóng thì Cơng ty sẽ khó có thể thu hồi được vốn cho chu kỳ sản xuất tiếp theo và sẽ gặp khó khăn về vốn trong năm tới.
2.2.2.3. Tình hình quản lý vốn bằng tiền và khả năng thanh tốn của Cơng ty.
Tiền mặt của Cơng ty TNHH ôtô Hoa Mai bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi thanh toán tại các ngân hàng.
- Các khoản tiền mặt tại quỹ nhằm phục vụ cho việc chi trả lương cho cán bộ cơng nhân viên, thanh tốn đột xuất khi cần thiết.
- Tiền gửi ngân hàng của Công ty là những khoản tiền khách hàng trả tiền hàng qua chuyển khoản và những khoản tiền phục vụ cho mục đích nhập khẩu NVL đầu vào.
Mức dự trữ tiền mặt hợp lý là nhân tố quan trọng nó quyết định đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Để đánh giá khả năng thanh tốn của Cơng ty trước hết ta đi xem xét về cơ cấu, sự biến động của vốn bằng tiền thông qua
Bảng 07: Cơ cấu vốn bằng tiền của Công ty năm 2008.
Tại thời điểm cuối năm vốn bằng tiền chiếm một tỷ lệ khá nhỏ trong tổng VLĐ: 0,69% so với đầu năm thì vốn bằng tiền giảm 88,03%. Vốn bằng tiền giảm là do sự biến động của tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng đều giảm trong đó:
Tiền mặt tại quỹ cuối năm là 208.983.340 đồng chiếm tỷ trọng 20,16% trong vốn bằng tiền, so với đầu năm giảm 96,58%.
Tiền gửi ngân hàng cuối năm là 827.663.303 đồng chiếm tỷ trọng 79,84% trong vốn bằng tiền, giảm 67,62% so với đầu năm.
Trong cơ cấu của vốn bằng tiền thì khoản tiền gửi ngân hàng chiếm tỷ trọng chủ yếu là do: việc tiêu thu sản phẩm của Cơng ty được thanh tốn chủ yếu là thơng qua hình thức chuyển khoản, thường chỉ có các thương vụ có giá trị hợp đồng dưới 30 triệu mới được thanh tốn bằng tiền mặt. Bên cạnh đó như đã phân tích ở trên việc nhập khẩu các linh kiện chính từ nước ngồi địi hỏi Cơng ty phải thanh tốn tiền hàng thông qua chuyển khoản tại ngân hàng theo các điều kiện trong hợp đồng mua nhập khẩu, điều này cũng giúp cho việc thanh tốn diễn ra thuận lợi, an tồn hơn.
So sánh giữa đầu năm và cuối năm thì tỷ trọng của khoản tiền mặt giảm và tiền gửi ngân hàng tăng, đây là một tính tốn hợp lý, vừa đảm bảo an tồn trong thanh tốn, vừa đem lại cho Công ty một khoản thu nhập do hưởng lãi suất tiền gửi và còn tạo được mối quan hệ tốt với các ngân hàng trong q trình hoạt động của Cơng ty.
Tuy nhiên qua những phân tích ở trên về sự biến động của vốn bằng tiền thì một điểm bất hợp lý nổi lên là trong khi doanh thu tăng thì vốn bằng tiền của Cơng ty lại giảm đi rất nhiều. Trong điều kiện hiện tại của mình khi quy mơ
kinh doanh được mở rộng thì địi hỏi phải có một lượng tiền mặt lớn để sẵn sàng đáp ứng cho các nhu cầu chi tiêu tăng lên, trên thực tế thì lượng tiền mặt khơng tăng mà cịn giảm mạnh điều này đã ảnh hưởng khơng nhỏ đến khả năng thanh toán trong ngắn hạn và hoạt động kinh doanh hàng ngày của Cơng ty.
Để có những đánh giá và nhận xét sâu sắc hơn về tính hợp lý và an toàn của việc quản lý vốn bằng tiền thì cần phải đi phân tích về khả năng thanh tốn của Công ty thông qua Bảng 08: Hệ số khả năng thanh tốn của Cơng ty
năm 2008.
Ta thấy Cơng ty đảm bảo mức độ an tồn trong chính sách tài trợ, Hệ số khả năng thanh toán cả đầu năm và cuối năm hệ số này đều lớn hơn 1 điều đó có nghĩa là tài sản lưu động được tài trợ bằng toàn bộ nợ ngắn hạn và một phần của nguồn vốn dài hạn, toàn bộ tài sản dài hạn đã được tài trợ bằng nguồn vốn dài hạn, Công ty có khả năng đảm bảo cho các khoản nợ bằng tài sản ngắn hạn của mình. Tuy nhiên các hệ số về khả năng thanh toán nhanh và khả năng thanh toán tức thời đều giảm và ở mức thấp (Hệ số khả năng thanh tốn nhanh của Cơng ty đầu năm là 0,23 lần và cuối năm là 0,02 lần, Hệ số khả năng thanh toán tức thời vào thời điểm cuối năm chỉ đạt ở mức 0,01 lần giảm 0,18 lần so với đầu năm), lý do là vì tại thời điểm cuối năm 2008 hàng tồn kho chiếm tỷ trọng rất lớn trong vốn lưu động (đây là loại tài sản có tính thanh khoản thấp, Cơng ty khó chuyển đổi thành tiền ngay khi cần), tiền và các khoản tương đương tiền dự trữ ít. Điều này đã khiến cho Cơng ty khơng chủ động được trong việc đảm bảo khả năng thanh tốn của mình.
2.2.2.4. Tình hình quản lý các khoản phải thu của Công ty.
Trong chỉ tiêu các khoản phải thu của Cơng ty khơng có số liệu của các khoản phải thu của khách hàng và phải trả cho người bán mà chỉ có các khoản phải thu khác. Nguyên nhân là vì lo ngại về vấn đề rủi ro khơng thu hồi được nợ nên Công ty đã chủ trương không bán chịu cho khách hàng và do giữ được uy
tín và quan hệ làm ăn lâu dài mà việc mua nguyên liệu đầu vào các nhà cung cấp không yêu cầu phải đặt trước tiền hàng.
Để thấy rõ hơn về tình hình chiếm dụng vốn và đi chiếm dụng vốn ta xem xét tỷ trọng giữa các khoản nợ phải trả so với các khoản phải thu:
Tỷ lệ giữa nợ phải trả so với nợ phải thu =
Các khoản phải trả
x 100% Các khoản phải thu
Tỷ lệ đầu năm 2008 = 34.642.751.101 x 100% = 9.225,77%. 375.500.000
Vào thời điểm cuối năm 2008 Công ty khơng có các khoản phải thu chỉ có các khoản phải trả.
Như vậy số vốn Công ty đi chiếm dụng luôn lớn hơn số vốn bị chiếm dụng, điều này liệu có ln đem lại hiệu quả cao nhất?. Để trả lời cho câu hỏi trên ta làm rõ các vấn đề sau:
Khơng có các khoản phải thu đã giúp cho Cơng ty khơng phải tốn kém chi phí quản lý các khoản phải thu, chi phí để thu hồi nợ, vốn của Cơng ty không bị chiếm dụng do chưa thu được tiền hàng ngay; tránh gặp phải rủi ro khi khách hàng vỡ nợ mất khả năng thanh toán. Tuy nhiên do chu kỳ sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp không phải lúc nào cũng trùng nhau nên để đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm thì các doanh nghiệp thường cung cấp cho nhau hình thức tín dụng thương mại. Với tình hình thực tế của Cơng ty, hàng tồn kho mà đặc biệt thành phẩm tồn kho chờ tiêu thụ rất lớn. Số lượng đơn hàng cuối năm 2008 giảm đi thì việc khơng cho khách hàng chịu khơng phải lúc nào cũng là một chính sách hợp lý vì nó khơng thúc đẩy được q trình tiêu thụ sản phẩm, làm ảnh hưởng không nhỏ tới lợi thế cạnh tranh của Cơng ty.
Bên cạnh đó việc Cơng ty đi chiếm dụng nhiều mà chủ yếu là khoản người mua trả tiền và khoản phải trả người bán thì:
+ Khoản người mua trả tiền trước theo quy định của Cơng ty thì khi mua hàng khách hàng phải đặt trước tiền hàng với số tiền là 30% giá trị của đơn hàng, đây là khoản doanh nghiệp đi chiếm dụng mà khơng phải trả chi phí tuy nhiên so với đầu năm thì khoản mục này đến cuối năm 2008 đã giảm 45,22%.
+ Khoản phải trả người bán là khoản doanh nghiệp đi chiếm dụng được