Căn cứ vào thơng tin, số liệu trên Hóa đơn GTGT số 01752, kế toán bán hàng nhập dữ liệu:
+ “Phương thức thanh toán” chọn “Tiền mặt”
+ Phần “Đối tượng” nhập “KH-MUALE”, ô bên cạnh sẽ tự động hiện ra tên “Khách hàng mua lẻ” theo thông tin ban đầu cập nhật của kế toán.
+ Phần diễn giải: kế tốn khơng nhập thơng tin gì + Phần “Ngày chứng từ” nhập “31/12/2014” + Phần “Số chứng từ” nhập “BH01752”
+ Phần “Loại hóa đơn” nhập “Hóa đơn GTGT” + Phần “Hình thức hóa đơn” nhập “Hóa đơn đặt in” + Phần “Ngày hóa đơn” nhập “31/12/2014”
+ Các phần: “Mẫu số hóa đơn”, “Ký hiệu HĐ”, “Số hóa đơn”, “Báo giá”, “Đơn đặt hàng”, “Nhân viên bán hàng” kế tốn để trống, khơng nhập
+ Phần “Loại tiền” chọn “VND” + Phần “Hàng tiền”:
- Cột “Mã hàng” nhập “TV-SONY-48W600B”
- Cột “Diễn giải” sẽ tự động hiện ra thơng tin hàng hóa theo mã đã chọn “Tivi Sony 48W600B”
- Cột “Kho” tự động hiện ra theo thông tin cập nhật ban đầu của hàng hóa. Ở đây, mã hàng “TV-SONY-48W600B” thuộc kho 156 nên phần “Kho” tự động hiện ra kho là 156
- Cột “TK Nợ” tự động hiện ra là “1111” - Cột “TK Có” tự động hiện ra là “5111”
- Cột “ĐVT” tự động cập nhật theo thông tin ban đầu của mã hàng, ở đây đơn vị tính của tivi là “chiếc”
- Cột “Số lượng” nhập “1”
- Cột “Đơn giá” sẽ tự hiện ra tương ứng với mã hàng đã cập nhật danh mục hàng hóa ban đầu
- Cột “Thành tiền” tự động nhảy ra giá trị bằng “Số lượng” nhân với “Đơn giá” tương ứng
+ Phần “Thuế, giá vốn”
- Cột “Mã hàng” tự động nhảy mã theo phần hạch toán “Hàng tiền” ban đầu là “TV-SONY-48W600B”
- Cột “% thuế GTGT” nhập giá trị “10%”
- Cột “Tiền thuế GTGT” tự động hiện ra giá trị theo công thức: Tiền thuế GTGT = Thành tiền (ở trang 1 – Hàng tiền) * % thuế GTGT (ở trang 2 – Thuế, giá vốn) - Cột “TK thuế GTGT” tự động nhảy “33311” – Thuế GTGT đầu ra
- Cột “TK kho” tự động nhảy “156”
- Cột “TK giá vốn” tự động nhảy “632” (lúc này mã hàng hóa bán ra sẽ tự động liên kết với giá vốn trong kho của hàng đã bán)
- Cột “Đơn giá vốn” tự động hiện ra đơn gía vốn xuất kho là “14.118.182” do phầm mềm tự tính theo phương pháp FIFO như thiết lập ban đầu
- Cột “Tiền vốn” tự động hiện ra kết quả được tính tốn theo cơng thức tính: Tiền vốn = Số lượng * Đơn giá vốn
+ Phần cuối cùng của bảng dữ liệu sẽ tính tổng tiền hàng
- Sau khi nhập hoàn tất dữ liệu vào phần mềm, kế toán chọn “Cất”, phần mềm Misa sẽ tự động lưu dữ liệu trên.
* Các loại sổ liên quan: Sau khi nhập xong dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 5111, Sổ chi tiết TK 33311
Để xem sổ, từ màn hình làm việc chọn phần hành “Tổng hợp” chọn “Báo cáo” sau đó kích chọn vào sổ muốn xem.
Nếu muốn chỉnh sửa sổ trên giao diện “Xem báo cáo” kích chọn “Tùy chỉnh” ở góc phải phía trên màn hình để căn chỉnh như trong Word. Sau khi chỉnh sửa xong, quay ra màn hình “Xem báo cáo” kích vào biểu tượng in trên góc trái phía trên thanh cơng cụ để in báo cáo.
Công ty cổ phần Xuất Nhập Khẩu Hồng Pơn
Tổ 5–Khu 2–P. Trần Phú–TP.Móng Cái, Quảng Ninh
Mẫu số: S03a-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/12/2014 đến ngày 31/12/2014 Đơn vị tính: VNĐ Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Đã ghi
sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2
Số trang trước chuyển sang 34.910.483.460 34.910.483.460
30/12/2014 PT04633 30/12/2014 Khách hàng mua lẻ x 1111 1.163.636 30/12/2014 PT04633 30/12/2014 Khách hàng mua lẻ x 33311 1.163.636 30/12/2014 PT04634 30/12/2014 Khách hàng mua lẻ x 1111 4.363.636 30/12/2014 PT04634 30/12/2014 Khách hàng mua lẻ x 5111 4.363.636 30/12/2014 PT04634 30/12/2014 Khách hàng mua lẻ x 1111 436.364 30/12/2014 PT04634 30/12/2014 Khách hàng mua lẻ x 33311 436.364 30/12/2014 PT04635 30/12/2014 Khách hàng mua lẻ x 1111 1.700.000 30/12/2014 PT04635 30/12/2014 Khách hàng mua lẻ x 5111 1.700.000 30/12/2014 PT04635 30/12/2014 Khách hàng mua lẻ x 1111 170.000 30/12/2014 PT04635 30/12/2014 Khách hàng mua lẻ x 33311 170.000 31/12/2014 PT04636 31/12/2014 Khách hàng mua lẻ x 1111 14.636.364 31/12/2014 PT04636 31/12/2014 Khách hàng mua lẻ x 5111 14.636.364 31/12/2014 PT04636 31/12/2014 Khách hàng mua lẻ x 1111 1.463.636 31/12/2014 PT04636 31/12/2014 Khách hàng mua lẻ x 33311 1.463.636
Công ty cổ phần Xuất Nhập Khẩu Hồng Pơn
Tổ 5–Khu 2–P. Trần Phú–TP.Móng Cái, Quảng Ninh
Mẫu số: S03b-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
Trích SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế tốn Nhật ký chung) Tháng 12 Năm 2014
Tài khoản: 5111 – Doanh thu bán hàng hóa Ngày,
tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu
TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Trang sổ STT dịng Nợ Có A B C D E G H 1 2
Số trang trước chuyển sang 918.350.450
30/12/2014 BH01746 30/12/2014 Máy giặt Samsung WA-
11W9 1111 5.200.000 30/12/2014 BH01747 30/12/2014 Tủ lạnh Samsung 21HMLMR1 1111 26.000.000 30/12/2014 BH01748 30/12/2014 Tủ lạnh Hitachi R- W660FG9X 1111 15.636.634 30/12/2014 BH01749 30/12/2014 Tủ lạnh Hitachi RS-37SVG 1111 11.636.364 30/12/2014 BH01750 30/12/2014 Tủ lạnh Sanyo 19FN 1111 4.363.636
30/12/2014 BH01751 30/12/2014 Lò nướng Saiko TO-28CR 1111 1.700.000
31/12/2014 BH01752 31/12/2014 Tivi Sony 48W600B 1111 14.636.364
… … … … … … … … …
Công ty cổ phần Xuất Nhập Khẩu Hồng Pơn Tổ 5–Khu 2–P. Trần Phú–TP.Móng Cái, Quảng Ninh
Mẫu số: S03b-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
Trích SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế tốn Nhật ký chung) Tháng 12 Năm 2014
Tài khoản: 3331 – Thuế Giá trị gia tăng phải nộp Ngày, tháng
ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệuTK đối ứng
Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng Trang sổ STT
dòng
Nợ Có
A B C D E G H 1 2
Số trang trước chuyển sang 91.835.045
30/12/2014 BH01746 30/12/2014 Máy giặt Samsung WA-11W9 1111 520.000 30/12/2014 BH01747 30/12/2014 Tủ lạnh Samsung 21HMLMR1 1111 2.600.000 30/12/2014 BH01748 30/12/2014 Tủ lạnh Hitachi R-W660FG9X 1111 1.563.663 30/12/2014 BH01749 30/12/2014 Tủ lạnh Hitachi RS-37SVG 1111 1.163.636
30/12/2014 BH01750 30/12/2014 Tủ lạnh Sanyo 19FN 1111 436.364
30/12/2014 BH01751 30/12/2014 Lò nướng Saiko TO-28CR 1111 170.000
31/12/2014 BH01752 31/12/2014 Tivi Sony 48W600B 1111 1.463.636
… … … … … … … … …
Công ty cổ phần Xuất Nhập Khẩu Hồng Pơn
Tổ 5–Khu 2–P. Trần Phú–TP.Móng Cái, Quảng Ninh
Trích SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tháng 12 năm 2014
Tài khoản: 33311 – Thuế GTGT đầu ra Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E G 1 2
Số trang trước chuyển
sang 91.835.045
30/12/2014 BH01746 30/12/2014 Máy giặt Samsung WA- 11W9 1111 520.000 91.887.045 30/12/2014 BH01747 30/12/2014 Tủ lạnh Samsung 21HMLMR1 1111 2.600.000 94.487.045 30/12/2014 BH01748 30/12/2014 Tủ lạnh Hitachi R- W660FG9X 1111 1.563.663 96.050.708 30/12/2014 BH01749 30/12/2014 Tủ lạnh Hitachi RS-37SVG 1111 1.163.636 97.214.344 30/12/2014 BH01750 30/12/2014 Tủ lạnh Sanyo 19FN 1111 436.364 97.650.708
30/12/2014 BH01751 30/12/2014 Lò nướng Saiko TO-28CR 1111 170.000 97.820.708
31/12/2014 BH01752 31/12/2014 Tivi Sony 48W600B 1111 1.463.636 99.284.344
… … … … … … … … …
Cộng chuyển sang trang
* Ví dụ về nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền
Ngày 19/12/2014, công ty TNHH Long Nhu mua một lô hàng gồm: + 6 Tivi LG 32LB530A: đơn giá bán chưa thuế là 4.454.545 đồng/chiếc + 8 Tủ lạnh Sanyo 5k: đơn giá bán chưa thuế là 2.318.182 đồng/chiếc.
Tổng số tiền thanh tốn là 49.800.000 đồng. Cơng ty Long Nhu chưa trả tiền ngay, cam kết sẽ thanh toán vào ngày 31/12/2014 bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản số 040600006151 của công ty tại Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam (VIB).
Vì cơng ty TNHH Long Nhu là khách hàng quen của công ty và giá trị lô hàng nhỏ hơn 500 triệu đồng, nên theo chính sách bán hàng của cơng ty khơng cần lập hợp đồng.
Kế tốn định khoản nghiệp vụ trên như sau: Nợ TK 131: 49.800.000 đồng
Có TK 5111: 45.272.727 đồng Có TK 33311: 4.527.273 đồng
Cơng ty Hồng Pơn theo dõi công nợ theo Mã khách hàng trên phần mềm, chứ không mở tài khoản chi tiết để theo dõi. Do đó, số tiền phải thu cơng ty Long Nhu kế toán hạch toán chung vào TK 131.
Nhân viên bán hàng căn cứ vào số lượng, chủng loại mặt hàng khách hàng mua để lập phiếu bán hàng. Sau đó chuyển cho Kế tốn bán hàng lập Hóa đơn GTGT thành 3 liên tương tự như nghiệp vụ Bán hàng thu tiền ngay đã trình bày ở trên.
Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Hồng Pơn
Tổ 5 – Khu 2 – P. Trần Phú – TP. Móng Cái – Quảng Ninh
PHIẾU BÁN HÀNG
(Kiêm phiếu bảo hành)
Tên khách hàng: C.ty TNHH Long Nhu Địa chỉ: P. Hải Hịa – TP. Móng Cái Mã số thuế: 57005640057
Ngày: 19/12/2014 Số: BH01632 Loại tiền: VNĐ
Mã hàng Diễn giải Đơn
vị
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Thời hạn bảo hành TV-LG- 32LB530A Ti vi LG 32LB530A Chiếc 6 4.454.545 26.727.271 12 tháng TL- SANYO - 5K Tủ lạnh Sanyo 5K Chiếc 8 2.318.182 18.545.456 12 tháng Tỷ lệ CK:…………………... Số tiền chiết khấu: ……………………………….. Cộng tiền hàng (Đã trừ chiết khấu) 45.272.727 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 4.527.273 Tổng tiền thanh toán: 49.800.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn chín triệu tám trăm nghìn đồng chẵn
ĐIỀU KIỆN BẢO HÀNH Nhân viên kinh doanh
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người mua hàng (Ký, họ tên)
CƠNG TY CỔ PHẦN XNK HỒNG PƠN
ĐC: Tổ 5 Khu 2 Trần Phú, TP Móng Cái, Tỉnh Quảng Ninh ĐT: 0333.881 529 Fax: 0333.887 430
MST: 5701.052.929 STK: 0551.000.080.757
Tại ngân hàng Vietcombank – Chi nhánh Móng Cái
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu (Serial): HP/13P Số: 0001632
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (VAT INVOICE)
Liên 3: Nội bộ (Internal) Khách hàng: (Customer): Công ty TNHH Long Nhu Đơn vị (Company): Công ty TNHH Long Nhu Địa chỉ (Address): P. Hải Hịa – TP. Móng Cái
Số TK (Number of account):……… Tại (in the bank):………………………….. Hình thức thanh tốn (Payment method): CK MST (Tax Code): 57005640057
STT (No.) Tên hàng hóa, dịch vụ (Description) Đơn vị tính (Unit) Số lượng (Quantity) Đơn giá (Unit price) Thành tiền (Amount) 01 Ti vi LG 32LB530A C 06 4.454.545 26.727.271 02 Tủ lạnh Sanyo 5K C 08 2.318.182 18.545.456
Cộng tiền hàng (Total selling amount): 45.272.727 Thuế suất (GTGT): 10% Tổng tiền thuế (VAT amount): 4.527.273
Tổng cộng tiền thanh toán (Total payment): 49.800.000 Tổng tiền viết bằng chữ (in words): Bốn chín triệu tám trăm nghìn đồng chẵn
Ngày (Date) 19 tháng (month) 12 năm (year) 2014
Người mua (The buyer)
(Ký, ghi rõ họ tên) (Sign & full name)
Người bán (The seller)
(Ký, ghi rõ họ tên) (Sign & full name)
Thủ trưởng đơn vị (Director)
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Sign, stamp & full name)
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 01632 kế tốn bán hàng nhập thơng tin và số liệu vào phần “Bán hàng chưa thu tiền” trong phần hành “Bán hàng”