HÌNH 2. 3 MÀN HÌNH HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CỦA CƠNG TY
HÌNH 2. 4 MÀN HÌNH DANH MỤC KHÁCH HÀNG CỦA CƠNG TY
Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn trong máy tính. Cuối năm, kế toán thực hiện
các thao tác kết chuyển, khóa sổ kế tốn, in sổ, báo cáo và đối chiếu với các sổ liên quan trong phần mềm.
* Đặc điểm phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010
+ Phần mềm kế toán MISA SME.NET là giải pháp kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa với ưu điểm dễ sử dụng, được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến và đặc biệt là dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp của cơng ty phần mềm kế tốn Misa.
+ Các tính năng chính của phần mềm kế tốn MISA sme.net 2010
Mua hàng: Tạo lập và quản lý các đơn mua hàng gửi nhà cung cấp. Theo dõi công nợ chi tiết đến từng nhà cung cấp, từng hóa đơn
Bán hàng: Quản lý hóa đơn chặt chẽ. Theo dõi cơng nợ theo tuổi nợ, hóa đơn. Tự động bù trừ cơng nợ
Quản lý kho:Tính giá trị hàng tồn kho theo nhiều phương pháp. Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý vật tư lắp ráp, tháo dỡ. Cho phép điều chỉnh hàng tồn kho, chuyển kho nội bộ
Quản lý quỹ: Cho phép hạch toán nhiều loại tiền. Tự động kết chuyển chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
Ngân hàng: Sẵn sàng cho thương mại điện tử. Chức năng đối chiếu với ngân hàng giúp theo dõi sai lệch giữa sổ kế toán và ngân hàng.
TSCĐ: Quản lý TSCĐ linh hoạt. Phản ánh chính xác tình hình tăng giảm, đánh giá lại tài sản
Thuế: Tự động in bảng kê, tờ khai thuế GTGT hàng tháng. Theo dõi số thuế GTGT được hoàn lại, miễn giảm. Cho phép xuất dữ liệu ra phần mềm thuế của Tổng cục thuế
Tiền lương: Tự động tính lương, thuế thu nhập, bảo hiểm. Tự động phân bổ chi phí lương
Giá thành: Tính giá thành theo nhiều giai đoạn. Lập báo cáo giá thành sản phẩm và báo cáo phân tích các yếu tố chi phí
Hợp đồng: Quản lý chi tiết đến từng hợp đồng của khách hàng. Theo dõi chi tiết tình hình thanh tốn theo từng hợp đồng
Tổng hợp: Tự động kết chuyển lãi cuối kỳ, xác định lãi lỗ của kỳ kinh doanh và lập báo cáo tài chính. Khóa sổ cuối kỳ
+ Ưu điểm của phần mềm kế toán Misa sme.net 2010
Giao diện thân thiện dễ sử dụng, cho phép cập nhật dữ liệu linh hoạt. Hệ thống báo cáo đa dạng đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý của đơn vị
Phần mềm cho phép tạo nhiều cơ sở dữ liệu, tức là mỗi đơn vị được thao tác trên nhiều cơ sở dữ liệu độc lập
Tính chính xác: số liệu tính tốn trong Misa rất chính xác, ít xảy ra các sai sót bất thường, giúp kế toán yên tâm hơn.
+ Nhược điểm của phần mềm kế tốn Misa sme.net 2010
Địi hỏi cấu hình máy tính phải tương đối cao, nếu khơng chương trình sẽ chạy khá chậm.
So với các phiên bản mới như Misa.sme.net 2012, Misa.sme.net 2015, tốc độ xử lý dữ liệu của Misa sme.net 2010 chậm hơn 3 lần.
2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Cơng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hồng Pơn
2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.1.1. Quy trình bán hàng của cơng ty
Khi khách hàng đến mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ tiếp đón khách, tư vấn cho khách hàng lựa chọn sản phẩm ưng ý nhất, sau đó thỏa thuận với khách hàng về mẫu mã, chất lượng, số lượng, giá cả, … của mặt hàng khách hàng muốn mua. Khi hai bên thống nhất được ý kiến, nhân viên bán hàng lập phiếu bán hàng chuyển cho kế toán bán hàng để lập hóa đơn và đưa khách hàng lên kho làm thủ tục xuất hàng cho khách. Hàng hóa được giao cho khách hàng cùng Hóa đơn GTGT, Phiếu bán hàng kiêm Phiếu bảo hành. Khách hàng sẽ thanh toán ngay hoặc trả sau dựa theo sự thỏa thuận của hai bên. Khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, kế toán bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT để nhập liệu vào phần mềm.
2.2.1.2. Các phương thức bán hàng của công ty
Tại cơng ty có cả hai hình thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ. Tất cả đều là bán hàng trực tiếp qua kho của cơng ty, khơng có gửi bán hàng.
- Bán buôn qua kho, giao hàng trực tiếp: Thông thường, khách hàng mua với số lượng lớn gửi đơn đặt hàng hoặc gọi điện đặt hàng đến cơng ty, phịng kinh doanh sẽ kiểm tra yêu cầu của khách hàng với trữ lượng hàng tồn trong kho xem còn đủ trong kho không, nếu không sẽ liên hệ nhà cung cấp để mua thêm. Nếu đáp ứng đủ thì Phịng Kinh doanh sẽ tiến hành lập hợp đồng kinh tế nếu giá trị đơn hàng lớn hơn 500 triệu. Phòng kinh doanh gửi hợp đồng và thơng báo cho bộ phận kế tốn lập chứng từ bán hàng căn cứ vào hợp đồng.
- Bán lẻ, giao hàng trực tiếp: Với các khách hàng lẻ, khối lượng mua thường ít, khi khách hàng đến cửa hàng mua hàng, nhân viên bán hàng trực tiếp tiến hành thủ tục bán hàng và thu tiền của người mua.
2.2.1.3. Các phương thức thanh tốn của cơng ty
Các phương thức thanh tốn tại cơng ty
+ Thu tiền ngay: ngay sau khi khách hàng kiểm tra hàng hóa và chấp nhận nhận hàng, khách hàng sẽ thanh tốn cho cơng ty bằng tiền mặt (là chủ yếu) hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng.
+ Thu tiền sau: Công ty sẽ giao hàng cùng hóa đơn và các chứng từ liên quan cho khách hàng, sau một thời gian nhất định theo sự thỏa thuận thống nhất giữa công ty và khách hàng, khách hàng sẽ thanh tốn cho cơng ty bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
2.2.1.4. Chính sách bán hàng của cơng ty
Để thúc đẩy việc tiêu thu hàng hóa, cơng ty ln đặt chất lượng phục vụ lên hàng đầu. Tồn thể nhân viên cơng ty được quán triệt tinh thần “khách hàng là thượng đế” do đó, khách hàng đến với cơng ty ln được tiếp đón niềm nở, tư vấn lựa chọn sản phẩm một cách nhiệt tình, chuyên nghiệp; hỗ trợ lắp đặt, hướng dẫn sử dụng sản phẩm, chăm sóc sau bán hàng cũng rất chu đáo, cẩn thận. Do đó, cơng ty ln được khách hàng đánh giá cao về chất lượng và thái độ phục vụ.
Tuy nhiên, cơng ty chưa có chính sách thanh tốn phù hợp để khuyến khích khách hàng mua hàng. Cụ thể, cơng ty khơng có chính sách chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán sớm trước hạn.
Khi khách hàng lựa chọn hàng hóa để mua, cơng ty đã tư vấn cũng như cho khách hàng kiểm tra, thử sản phẩm và ký xác nhận nhận hàng. Nếu trong thời gian bảo hành, sản phẩm có bất kỳ vấn đề gì do lỗi của nhà sản xuất, cơng ty sẽ thực hiện sửa chữa, bảo dưỡng miễn phí cho khách chứ khơng chấp nhận việc khách hàng đã nhận hàng lại mang hàng đi đổi, trả. Vì vậy ở cơng ty khơng phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu.
2.2.1.5. Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty
Tại công ty do chính sách bán hàng khơng có các khoản chiết khấu thương mại, không chấp nhận hàng mua trả lại nên không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu, do đó cơng tác kế tốn tại cơng ty khơng có phần kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
2.2.1.6. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ trong kế toán doanh thu bán hàng
* Chứng từ sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng: Phiếu bán hàng (kiêm phiếu bảo hành), Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, giấy báo Có.
* Quy trình ln chuyển chứng từ tại công ty
- Phiếu bán hàng (kiêm phiếu bảo hành): Sau khi thống nhất với khách hàng về số lượng, chủng loại hàng hóa khách hàng mua, nhân viên bán hàng lập 1 Phiếu bán hàng, sau đó chuyển cho kế tốn bán hàng làm căn cứ để lập hóa đơn giá trị gia tăng. Nhân viên kinh doanh, kế toán trưởng, thủ kho ký tên vào phiếu bán hàng và giao Phiếu bán hàng cho khách hàng.
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Hóa đơn giá trị gia tăng do kế toán bán hàng lập thành 3 liên. Sau khi lập xong hóa đơn, kế tốn bán hàng kiểm tra lại các thơng tin trên hóa đơn, đảm bảo tính chính xác rồi chuyển cho Giám đốc ký cả 3 liên, khi khách hàng nhận hàng hóa, yêu cầu khách hàng ký vào phần người mua trên hóa đơn, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 kế toán bán hàng lưu giữ để làm căn cứ ghi sổ.
- Phiếu thu: khi bán hàng thu tiền mặt, kế tốn bán hàng của cơng ty lập phiếu thu từ phần mềm bằng cách vào phần hành “Quỹ” chọn “Phiếu Thu”, sau đó nhập các dữ liệu cần thiết. Kế toán chỉ in duy nhất một liên phiếu thu, sau đó chuyển cho kế tốn trưởng và người nộp tiền ký, sau đó phiếu thu do kế tốn bán hàng lưu giữ.
- Giấy báo Có: Khi nhận được GBC của ngân hàng, kế toán bán hàng so sánh số tiền với sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng chi tiết cho từng ngân hàng xem có chênh lệch hay khơng, nếu khơng có sai lệch kế tốn bán hàng căn cứ vào đó để nhập dữ liệu phần hành Ngân hàng, sau đó GBC do kế tốn bán hàng lưu trữ. Nếu có chênh lệch, kế tốn bán hàng báo cáo cho kế tốn trưởng để tìm ngun nhân và xử lý chênh lệch.
2.2.1.7. Tài khoản sử dụng và trình tự kế tốn các nghiệp vụ chủ yếu tại cơng ty
* Để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng công ty sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Chi tiết TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa)
- Các TK liên quan: TK 1111, TK 1121, TK 131,TK 33311 * Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu tại công ty:
- Bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt Nợ TK 1111: Tổng tiền thanh tốn
Có TK 5111: Giá bán
Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
- Bán hàng thu tiền ngay bằng chuyển khoản qua ngân hàng Nợ TK 1121 (chi tiết ngân hàng): Tổng số tiền thanh tốn
Có TK 5111: Giá bán
Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra - Bán hàng chịu, khách hàng thanh toán sau
Nợ TK 131: Tổng số tiền thanh tốn Có TK 5111: Giá bán
- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng:
Nợ TK 1111/1121 (chi tiết ngân hàng): Tổng số tiền thanh tốn Có TK 131: Tổng số tiền thanh tốn
Công ty không mở tài khoản chi tiết cho doanh thu bán hàng, mà hạch toán chung doanh thu của tất cả mặt hàng vào TK 5111.
Công ty không mở tài khoản chi tiết công nợ cho từng khách hàng mà theo dõi công nợ theo Mã khách hàng trên phần mềm nên Nợ phải thu của tất cả khách hàng cơng ty hạch tốn chung vào TK 131.
2.2.1.8. Qui trình xử lý số liệu ở cơng ty
* Ví dụ về nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay
Ngày 31/12/2014 công ty bán 1 Tivi Sony 48W600B cho khách hàng mua lẻ, đơn giá bán 14.636.364 đồng/chiếc, tổng số tiền thanh toán 16.100.000 VNĐ (bao gồm VAT 10%), khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Kế toán định khoản nghiệp vụ trên như sau: Nợ TK 1111:16.100.000 đồng
Có TK 5111: 14.636.364 đồng Có TK 33311: 1.463.636 đồng
Công ty không mở tài khoản chi tiết doanh thu bán hàng cho Tivi Sony 48W600B, mà hạch toán chung vào TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa.
Nhân viên bán hàng căn cứ vào mặt hàng, đơn giá, số lượng khách hàng mua để lập phiếu bán hàng kiêm phiếu bảo hành.
Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Hồng Pơn
Tổ 5 – Khu 2 – P. Trần Phú – TP. Móng Cái – Quảng Ninh
PHIẾU BÁN HÀNG
(Kiêm phiếu bảo hành)
Tên khách hàng: Lê Văn Tùng
Địa chỉ: P. Trần Phú – TP. Móng Cái Mã số thuế:
Ngày: 31/12/2014 Số: BH01752 Loại tiền: VNĐ
Mã hàng Diễn giải Đơn
vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Thời hạn bảo hành TV-SONY- 48W600B Ti vi Sony 48W600B Chiếc 1 14636364 14636364 12 tháng
Tỷ lệ CK:…………………... Số tiền chiết khấu: ……………………………….. Cộng tiền hàng (Đã trừ chiết khấu) 14636364 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1463636 Tổng tiền thanh toán: 16100000
Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu một trăm nghìn đồng chẵn
ĐIỀU KIỆN BẢO HÀNH
Điều kiện bảo hành 1: Điều kiện bảo hành 2:
Nhân viên kinh doanh
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người mua hàng (Ký, họ tên)
Sau khi lập xong phiếu bán hàng, nhân viên bán hàng kiểm tra lại các thơng tin sau đó chuyển phiếu bán hàng cho kế tốn bán hàng.
Kế toán bán hàng căn cứ vào các thông tin trên Phiếu bán hàng, lập Hóa đơn GTGT thành 3 liên. Hóa đơn GTGT tại cơng ty Hồng Pơn là hóa đơn đặt in, do đó Kế tốn bán hàng chỉ cần điền các thơng tin vào hóa đơn có sẵn.
Sau đó kế tốn bán hàng kiểm tra lại các thơng tin trên hóa đơn, đảm bảo tính đúng đắn, chính xác rồi chuyển cho khách hàng ký tên, chuyển cho Giám đốc ký tên và đóng dấu.
Liên 1: Lưu tại quyển
Liên 2: Giao cho khách hàng
CƠNG TY CỔ PHẦN XNK HỒNG PƠN
ĐC: Tổ 5 Khu 2 Trần Phú, TP Móng Cái, Tỉnh Quảng Ninh ĐT: 0333.881 529 Fax: 0333.887 430
MST: 5701.052.929 STK: 0551.000.080.757
Tại ngân hàng Vietcombank – Chi nhánh Móng Cái
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu (Serial): HP/13P Số: 0001752
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (VAT INVOICE)
Liên 3: Nội bộ (Internal) Khách hàng: (Customer): Lê Văn Tùng
Đơn vị (Company):
Địa chỉ (Address): P. Trần Phú – TP. Móng Cái
Số TK (Number of account):……… Tại (in the bank):………………………….. Hình thức thanh tốn (Payment method): TM MST (Tax Code): ……………
STT (No.) Tên hàng hóa, dịch vụ (Description) Đơn vị tính (Unit) Số lượng (Quantity) Đơn giá (Unit price) Thành tiền (Amount) 01 Ti vi Sony 48W600B C 01 14636364 14636364
Cộng tiền hàng (Total selling amount): 14636364 Thuế suất (GTGT): 10% Tổng tiền thuế (VAT amount): 1463636
Tổng cộng tiền thanh toán (Total payment): 16100000 Tổng tiền viết bằng chữ (in words): Mười sáu triệu một trăm nghìn đồng chẵn
Ngày (Date) 31 tháng (month) 12 năm (year) 2014 Người mua (The buyer)
(Ký, ghi rõ họ tên) (Sign & full name)
Người bán (The seller)
(Ký, ghi rõ họ tên) (Sign & full name)
Thủ trưởng đơn vị (Director)
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Sign, stamp & full name)
Sau khi lập hóa đơn GTGT xong, kế toán bán hàng thu tiền khách hàng theo số tiền ghi trong hóa đơn, lập một liên phiếu thu cho khách hàng ký, chuyển cho kế toán trưởng ký, sau đó phiếu thu do kế tốn bán hàng lưu giữ.
Hình 2. 5: PHIẾU THU
Căn cứ vào Liên 03, Hóa đơn GTGT số 01752, kế toán bán hàng tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm. Trong phần hành Bán hàng, phần mềm Misa chia làm 2 trường hợp là Bán hàng thu tiền ngay và Bán hàng chưa thu tiền.
Do khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, nên kế toán bán hàng sẽ hạch toán trong phần Bán hàng thu tiền ngay.
Từ giao diện màn hình chính, chọn mục “Bán hàng”=> chọn “Bán hàng thu tiền ngay”
HÌNH 2. 6 MÀN HÌNH NHẬP LIỆU BÁN HÀNG THU TIỀN NGAY
Căn cứ vào thơng tin, số liệu trên Hóa đơn GTGT số 01752, kế tốn bán hàng nhập dữ liệu:
+ “Phương thức thanh toán” chọn “Tiền mặt”
+ Phần “Đối tượng” nhập “KH-MUALE”, ô bên cạnh sẽ tự động hiện ra tên “Khách hàng mua lẻ” theo thông tin ban đầu cập nhật của kế toán.
+ Phần diễn giải: kế tốn khơng nhập thơng tin gì + Phần “Ngày chứng từ” nhập “31/12/2014” + Phần “Số chứng từ” nhập “BH01752”
+ Phần “Loại hóa đơn” nhập “Hóa đơn GTGT” + Phần “Hình thức hóa đơn” nhập “Hóa đơn đặt in” + Phần “Ngày hóa đơn” nhập “31/12/2014”
+ Các phần: “Mẫu số hóa đơn”, “Ký hiệu HĐ”, “Số hóa đơn”, “Báo giá”, “Đơn đặt hàng”, “Nhân viên bán hàng” kế tốn để trống, khơng nhập
+ Phần “Loại tiền” chọn “VND” + Phần “Hàng tiền”:
- Cột “Mã hàng” nhập “TV-SONY-48W600B”
- Cột “Diễn giải” sẽ tự động hiện ra thơng tin hàng hóa theo mã đã chọn “Tivi Sony 48W600B”
- Cột “Kho” tự động hiện ra theo thông tin cập nhật ban đầu của hàng hóa. Ở đây,