2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận
- Hội đồng quản trị : Phê duyệt mọi quyết định quan trọng liên quan đến công ty như: chiến lược kinh doanh, huy động vốn, mở rộng quy mô, …
- Giám đốc: Trực tiếp quản lý công ty, thay mặt hội đồng quản trị quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động, tổ chức kinh doanh của cơng ty.
- Phịng Kinh doanh – Bán hàng chịu trách nhiệm về nguồn cung cấp hàng hóa đầu vào và tình hình tiêu thụ hàng hóa đầu ra của cơng ty. Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch, phương án kinh doanh, đề xuất các biện pháp thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời, chịu trách nhiệm trong việc chăm sóc khách hàng, thực hiện bảo hành, xử lý các vấn đề kỹ thuật của hàng hóa.
Hội đồng quản trị Giám đốc Phịng Kế tốn Phịng Kinh doanh-Bán hàng
- Phịng kế tốn có nhiệm vụ thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích một cách có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. Tổng hợp, phân tích các thơng tin tài chính – kế tốn, lập báo cáo kế tốn (báo cáo tài chính, báo cáo quản trị) để phục vụ cho việc ra quyết định của ban giám đốc, và thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Cơng tác kế tốn của cơng ty tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý của công ty là quy mô nhỏ, hoạt động tập trung trên địa bàn thành phố Móng Cái, tỉnh Quảng Ninh. Theo hình thức này, tồn bộ cơng tác kế tốn tại công ty được thực hiện tập trung tại một phịng kế tốn duy nhất ở công ty.
SƠ ĐỒ 2. 9: CƠ CẤU BỘ MÁY KẾ TỐN CỦA CƠNG TY
- Kế toán trưởng: Chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn trong cơng ty theo đúng chính sách, chế độ hiện hành. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, việc ghi sổ, từ đó nhập dữ liệu tổng hợp, lập báo cáo tài chính. Là người chịu trách nhiệm về vấn đề tài chính của cơng ty, tham mưu cho giám đốc trong công tác tổ chức hệ thống kế toán, cũng như trong việc ra quyết định về tài chính, đồng thời
Kế tốn trưởng
cịn có trách nhiệm đơn đốc theo dõi hoạt động của các kế toán viên. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về số lượng và chất lượng báo cáo tài chính.
- Kế tốn bán hàng có nhiệm vụ làm báo giá, cập nhật giá cả, hàng hóa mới. Quản lý sổ sách, chứng từ liên quan đến bán hàng của công ty. Nhập số liệu bán hàng, tổng hợp số liệu bán hàng. Hàng ngày, thực hiện đối chiếu với thủ quỹ về số lượng tiền mặt xuất, nhập, tồn cuối ngày.
- Kế tốn kho có nhiệm vụ hàng ngày ghi chép, lập chứng từ nhập, xuất hàng hóa. Kiểm tra cách sắp xếp hàng hóa trong kho, đối chiếu với số liệu nhập xuất với kế tốn tổng hợp. Tính giá vốn xuất kho, giá trị nhập kho. Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Lập báo cáo tồn, nhập, xuất hàng hóa. Hàng ngày, đối chiếu với thủ kho về lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn hàng ngày.
- Kế tốn cơng nợ có nhiệm vụ nhận hợp đồng bán hàng, mua hàng, kiểm tra nội dung, điều khoản trong hợp đồng, thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới nếu có. Kiểm tra, đốc thúc cơng nợ với khách hàng và nhà cung cấp, kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp theo chứng từ cơng nợ liên quan, hạn thanh tốn, số tiền đã quá hạn để báo cho bộ phận kinh doanh và ban giám đốc đốc thúc nợ. Theo dõi tình hình nợ, thanh tốn của nhà cung cấp và khách hàng. Định kỳ xác nhận công nợ với các nhà cung cấp và khách hàng. Định kỳ lập báo cáo công nợ liên quan.
- Thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày và cuối tháng cùng với kế toán bán hàng, đối chiếu, kiểm kê tồn quỹ để lập báo cáo kiểm quỹ.
2.1.3.2. Các chính sách, chế độ kế tốn áp dụng tại Cơng ty
- Chế độ kế toán áp dụng: Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 14/09/2006
- Phần mềm sử dụng: Phần mềm kế toán Misa SME.NET 2010 - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ)
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ - Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận HTK: Theo trị giá gốc
+ Nguyên tắc tính giá trị HTK xuất kho: Theo phương pháp nhập trước xuất trước + Nguyên tắc hạch toán HTK: phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp kế toán TSCĐ
+ Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại + Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng
2.1.3.3. Đặc điểm phần mềm Misa SME.NET 2010 được sử dụng tại công ty
Tất cả các cơng việc của các phần hành kế tốn được cơng ty thực hiện trên phần mềm kế toán Misa SME.NET 2010. Phần mềm kế toán Misa bao gồm các phần hành kế tốn là cổ đơng, ngân sách, quỹ, ngân hàng, mua hàng, bán hàng, kho, TSCĐ, tiền lương, giá thành, thuế, hợp đồng, tổng hợp.
Tại cơng ty Hồng Pơn, kế tốn khơng sử dụng hết tất cả các phần hành mà phần mềm có, kế tốn chỉ sử dụng một số phần hàng cơ bản chủ yếu như: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, TSCĐ, Tiền lương, Thuế, Tổng hợp.
Mỗi một kỳ, kế toán sẽ tạo một dữ liệu kế tốn riêng cho kỳ đó. Ví dụ năm 2014 kế toán viên sẽ lựa chọn Dữ liệu kế toán là “CTHoangPon2014”, nhập tên người dùng và mật khẩu để đăng nhập hệ thống dữ liệu.