+ Phần “Đối tượng” nhập mã “CTY-LONGNHU”, ô bên cạnh tự động hiện tên “Cơng ty TNHH Long Nhu” vì cơng ty TNHH Long Nhu là khách hàng quen của cơng ty nên đã có tên trong danh sách mã hóa khách hàng nên khi nhập mã mã hóa ban đầu, phần mềm sẽ tự động hiện lên tên khách hàng tương ứng.
+ Phần “Địa chỉ”, “Mã số thuế” tự động cập nhật theo thông tin cập nhật ban đầu. + Phần “Ngày chứng từ” nhập “19/12/2014”
+ Phần “Số chứng từ” nhập “BH01632”
+ Phần “Loại hóa đơn” nhập “Hóa đơn GTGT” + Phần “Hình thức hóa đơn” nhập “Hóa đơn đặt in” + Phần “Ngày hóa đơn” nhập “19/12/2014”
+ Các phần: “Mẫu số hóa đơn”, “Ký hiệu HĐ”, “Số hóa đơn”, “Báo giá”, “Đơn đặt hàng”, “Nhân viên bán hàng” kế tốn để trống, khơng nhập
+ Phần “Loại tiền” chọn “VND”
+ Phần “Hạn thanh tốn” cơng ty nhập “31/12/2014” + Phần “Hàng tiền”:
- Cột “Mã hàng” nhập “TV-LG-32LB530A”, “TL-SANYO-5K”, mỗi mã hàng nhập trên một dòng, các dòng liên tục nhau
- Cột “Diễn giải” sẽ tự động hiện ra thơng tin hàng hóa theo mã đã chọn
- Cột “Kho” tự động hiện ra theo thông tin cập nhật ban đầu của hàng hóa. Ở đây, mã hàng “” thuộc kho 156 nên phần “Kho” tự động hiện ra kho là 156
- Cột “TK Nợ” tự động hiện ra là “131” - Cột “TK Có” tự động hiện ra là “5111”
- Cột “ĐVT” tự động cập nhật theo thông tin ban đầu của mã hàng, ở đây đơn vị tính của các sản phẩm đều là “chiếc”
- Cột “Số lượng” nhập số lượng bán tương ứng với từng mã hàng
- Cột “Đơn giá” tự động hiện ra đơn giá cập nhật cho danh mục hàng hóa ban đầu - Cột “Thành tiền” tự động hiện ra giá trị bằng “Số lượng” nhân với “Đơn giá” tương ứng
+ Phần “Thuế, giá vốn”
- Cột “Mã hàng” tự động nhảy mã theo phần hạch toán “Hàng tiền” - Cột “Diễn giải thuế” tự động hiện ra “Thuế giá trị gia tăng”
- Cột “Tiền thuế GTGT” tự động hiện ra giá trị theo công thức: Tiền thuế GTGT = Thành tiền (ở trang 1 – Hàng tiền) * % thuế GTGT (ở trang 2 – Thuế, giá vốn) - Cột “TK thuế GTGT” tự động nhảy “33311” – Thuế GTGT đầu ra
- Cột “TK kho” tự động nhảy “156” - Cột “TK giá vốn” tự động nhảy “632”
- Cột “Đơn giá vốn” tự động nhảy ra đơn giá vốn cập nhật ban đầu cho mã hàng tương ứng.
- Cột “Tiền vốn” tự động tính theo cơng thức: Tiền vốn = Số lượng * Đơn giá vốn Sau khi nhập hoàn tất dữ liệu vào phần mềm, kế toán chọn “Cất”, phần mềm Misa sẽ tự động lưu dữ liệu và cập nhật dữ liệu vào các sổ liên quan: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 5111, Sổ cái TK 131, Sổ chi tiết TK 33311.
Ngày 25/12/2014 công ty TNHH Long Nhu chuyển khoản 49.800.000 VNĐ vào tài khoản của công ty tại Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam (VIB) để thanh tốn tiền hàng ngày 19/12/2014.
Mặc dù cơng ty Long Nhu thanh tốn trước hạn, nhưng cơng ty Hồng Pơn khơng tính chiết khấu thanh tốn mà chỉ hạch toán giảm Nợ phải thu khách hàng. Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 11212 (chi tiết Ngân hàng VIB): 49.800.000 đồng Có TK 131: 49.800.000 đồng
Cơng ty khơng mở tài khoản chi tiết công nợ phải thu cho từng khách hàng mà hạch tốn chung vào TK 131, cơng ty theo dõi công nợ theo Mã khách hàng trên phần mềm
Căn cứ vào Giấy báo Có số 0215 nhận được từ Ngân hàng VIB, kế tốn cơng nợ thực hiện nhập dữ liệu vào phần mềm
Từ màn hình làm việc vào phần hành “Bán hàng”, chọn “Thu tiền khách hàng”