Tầm quan trọng của giao tiếp:
Nếu như không có sự truyền bá thường xuyên và thích hợp về những ý tưởng, nhiệm vụ và tầm nhìn bao quát thì sẽ không có những tôn giáo hoặc các trường phái tư tưởng như ngày nay. Các nhà lãnh đạo cũng như các nhà tiên tri trong Kinh Thánh đã rất thận trọng để đảm bảo rằng tất cả các tư tưởng của họ được truyền đạt một cách hùng hồn và chính xác, khiến cho ý nghĩa của chúng không bị mờ nhạt hay thay đổi.
Giao tiếp lãnh đạo là yếu tố không thể thiếu trong đánh giá hiệu quả lãnh đạo của các tổ chức, nhân tố này phụ thuộc nhiều vào môi trường giao tiếp và kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo. Môi trường giao tiếp với cấp trên, cấp dưới, với khách hàng, bạn hàng, với các đối tác quan hệ và với cả đối thủ cạnh tranh. Kỹ năng giao tiếp là khả năng ứng xử, đàm phán khi tiếp xúc trực tiếp, điện thoại và khả năng trả lời khi giao
tiếp bằng văn bản, email. Những ý tưởng tuyệt vời nhất cũng chỉ là vô dụng nếu không được đưa ra một cách thuyết phục.
Giao tiếp được thể hiện thông qua các hình thức giao tiếp cá nhân, giao tiếp theo nhóm thông qua việc truyền đạt thông tin và giao tiếp công khai. Hiểu được tầm quan trọng của giao tiếp là một việc, còn để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả lại là việc khác. Thông điệp phải được truyền đạt bằng thứ ngôn ngữ mà người nghe có thể hiểu được. Phải làm cho người nghe tin rằng họ có thể đạt được mọi mục tiêu mà chúng ta đang truyền đạt cho họ.
Công tác giao tiếp lãnh đạo ở NVPC:
Giao tiếp với đối tượng bên ngoài: với cơ quan quản lý nhà nước, lãnh đạo cấp trên, đối tác, khách hàng, cơ quan ngôn luận...
+ Giao tiếp trực tiếp: là giao tiếp trực tiếp bằng ngôn ngữ qua các cuộc tiếp xúc làm việc.
+ Giao tiếp gián tiếp: là việc truyền tải thông tin ra bên ngoài thông qua người phát ngôn của công ty, qua văn bản, thư, email.
+ Giao tiếp phi ngôn ngữ: là việc sử dụng cơ sở vật chất (văn phòng làm việc), hình ảnh, thương hiệu, phong thái làm việc, trang phục, thái độ cư xử, sự thiện chí... là hình thức giao tiếp mang lại hiệu quả cao, đặc biệt với các khách hàng bên ngoài.
Giao tiếp nội bộ: trong giao tiếp nội bộ, hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ một cách trực tiếp được sử dụng thường xuyên nhất, thông qua các cuộc họp, qua các buổi khảo sát và làm việc với các bộ phận thành viên. Các hình thức báo cáo bằng văn bản, fax, điện thoại, email đang sử dụng có hiệu quả trong việc phản hồi cho lãnh đạo về đánh giá kết quả công việc, xử lý tình huống cấp bách.
+ Giao tiếp qua họp: là hình thức giao tiếp phổ biến ở nhiều doanh nghiệp, trong đó có công ty NVPC. Tại các cuộc họp, lãnh đạo có thể truyền đạt trực tiếp bằng ngôn ngữ, cử chỉ, động tác những thông điệp quan trọng tới cấp dưới và ngược lại. Kết thúc buổi họp bao giờ cũng có kết luận và thông báo bằng văn bản về nội dụng cuộc họp, các vấn đề đã được truyền đạt, giải quyết, các vấn đề còn phải tiếp tục giải
quyết, thời gian hoàn thành và đầu mối chịu trách nhiệm chính. Đây là hình thức giao tiếp rất hiệu quả ở NVPC.
+ Giao tiếp qua tiếp xúc: thông qua tiếp xúc cá nhân hay nhóm, người lãnh đạo có thể gợi ý các công việc cần triển khai và khai thác những ý tưởng từ cấp dưới. Có thể tiếp xúc ngoài giờ qua hoạt động thể thao, qua sinh hoạt văn hoá văn nghệ, các buổi giao lưu, các cuộc thăm viếng, các buổi tổ chức sinh nhật... qua hình thức này, lãnh đạo đã truyền tới cấp dưới thông điệp của sự đồng cảm, niềm tin tưởng, nắm được sự kỳ vọng của họ, tạo cho cấp dưới động lực làm việc. Có thể nói phương pháp giao tiếp này chiếm phần lớn trong giao tiếp giữa lãnh đạo và cấp dưới, mang lại hiệu quả cao.
+ Giao tiếp qua văn bản: Trong các quyết định điều hành, bao giờ nội dung cũng hàm chứa những ý chí quyết tâm, thời hạn hoàn thành và người chịu trách nhiệm; Các thông điệp này yêu cầu cấp dưới phải nỗ lực và phải phản hồi trở lại nếu không đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo. Đây là nguyên tắc làm việc rất hiệu quả được cán bộ nhân viên cảm thấy hài lòng và ủng hộ cao.
Thu thập thông tin: Hiệu quả công tác giao tiếp phụ thuộc rất nhiều vào thông điệp truyền đi. Nhưng dù có khôn khéo và cẩn thận đến đâu đi nữa thì thông điệp sẽ thiếu sự tin tưởng nếu nguồn gốc không đáng tin cậy. Để thực hiện công tác này, NVPC có một “Bản tin nhanh” được gửi qua hệ thống email của công ty, tóm lược các tin tức có liên quan đến hoạt động của công ty, được gửi đến lãnh đạo vào các buổi sáng hàng ngày; ngoài ra nguồn tin được khai thác từ chính các phòng ban, các lĩnh vực tuỳ theo yêu cầu của lãnh đạo.
Các cách thể hiện khả năng giao tiếp ở lãnh đạo NVPC:
Lắng nghe: Trong mọi cuộc tiếp xúc, lãnh đạo công ty được đánh giá cao về sự lắng nghe ý kiến, điều này rất quan trọng, giúp bộ máy lãnh đạo có được sự gần gũi, thiện cảm của cả khách hàng bên ngoài, cấp dưới và đồng nghiệp. Lắng nghe tạo cho người nói thấy được tôn trọng, đánh giá cao họ và quan tâm đến họ.
mở, chân thật luôn tạo được sự gần gũi đối với cấp dưới cũng như khách hàng.
Luôn tôn trọng mọi người: Dù là cấp nhân viên, khi tiếp xúc với cấp lãnh đạo đều được đối xử với một thái độ tôn trọng.
Nhớ tên cấp dưới và khách hàng: Tên cá nhân là một trong những âm thanh ngọt ngào nhất mà cấp dưới cũng như khách hàng muốn được nghe từ người lãnh đạo. Đây là việc làm bình thường nhưng rất quan trọng và được đánh giá có hiệu quả trong giao tiếp của lãnh đạo NVPC.
Đánh giá:
Hầu hết các lãnh đạo công ty đều rất “có duyên” khi giao tiếp. Có khả năng truyền tải cao nội dung và thông tin cần truyền đạt, có khả năng đàm phán và đàm phán thành công, hiệu quả với rất nhiều đối tác trong và ngoài nước. Đặc biệt, là sự am hiểu và nghệ thuật thuyết phục, luôn tự tin, kiên định ngay cả khi chưa được đối tác hay bạn hàng ủng hộ. Để làm được như vậy, trước hết người lãnh đạo phải có kiến thức, có thông tin, am hiểu rõ đối tác, có bản lĩnh và tự tin vào khả năng của chính mình. Tuy nhiên, còn một số hạn chế là chưa khai thác hết hiệu quả nguồn lực giao tiếp bằng mail, mặc dù nguồn lực này đã được đầu tư tốt. Khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh khi làm việc với Tổng giám đốc, Trưởng ban Giám sát và đối tác nước ngoài còn hạn chế trong đội ngũ nhân viên cũng như một số trưởng phó phòng lớn tuổi. Đây là vấn đề cần được quan tâm khắc phục trong thời gian tới.