Tầm quan trọng của công tác phân quyền, uỷ quyền
Nhà lãnh đạo tài tình thường biết xây dựng lực lượng bằng cách trao quyền cho những người khác. Nhà lãnh đạo càng chia sẻ quyền lực cho nhiều người thì sức mạnh của họ càng tăng lên. Cơ chế của quá trình này rất đơn giản: khi nhà lãnh đạo trao quyền cho người khác, tức là người khác sẽ phụ thuộc vào nhà lãnh đạo để có quyền lực. Việc chia sẻ quyền lực cũng làm tăng hậu phương cho nhà lãnh đạo vì nó tạo ra cảm giác công bằng. Mọi người nhận thấy nhà lãnh đạo này công bằng và không giành mọi vinh quang cho cá nhân. Sự công bằng chuyển thành một dạng uy tín và tạo ra sự hòa hợp. Cả hai đều là những yếu tố hình thành nên quyền lực. Bằng cách chia sẻ quyền lực, nhà lãnh đạo sẽ có nhiều thời gian để làm những việc khác, giúp họ linh hoạt hơn trong công việc.
Điểm lại công tác phân quyền, uỷ quyền trong thời gian qua:
Phân quyền được hiểu như bản phân công nhiệm vụ, việc này được NVPC thể hiện
Người lãnh đạo cao nhất gợi ý Cấp dưới đưa ra các ý tưởng Họp phản biện các ý tưởng Lựa chọn ý tưởng phù hợp nhất
rất rõ trong
- Phân công nhiệm vụ của các thành viên Hội đồng quản trị. - Phân công nhiệm vụ trong Ban Tổng giám đốc.
Bộ máy điều hành công ty gồm một Tổng giám đốc và một phó Tổng giám đốc, một trưởng ban kiểm soát, một phó ban kiểm soát và tám trưởng phòng. Qui mô nhỏ và lĩnh vực hoạt động tương đối tập trung, nên mô hình tổ chức mới của công ty khá gọn nhẹ. Dưới Ban giám đốc (gồm Tổng giám đốc và một phó tổng giám đốc) thì có tám trưởng phòng mỗi người đại diện cho một lĩnh vực hoạt động chuyên môn có đặc thù riêng. Vì vậy để đảm bảo hiệu quả điều hành sản xuất kinh doanh, việc phân quyền, uỷ quyền trong công tác lãnh đạo là rất quan trọng.
Trên thực tế, công ty NVPC đã áp dụng việc phân quyền khá triệt để được thể hiện như sau:
- Phân công nhiệm vụ giữa Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, trưởng ban kiểm soát, phó ban kiểm soát theo nguyên tắc phân quyền theo công việc và thế mạnh của từng người. Tổng giám đốc ngoài việc phụ trách chung theo trách nhiệm pháp lý còn trực tiếp phụ trách phòng Xuất khẩu. Phó tổng giám đốc ngoài việc phụ trách chung theo trách nhiệm pháp lý còn trực tiếp phụ trách phòng kinh doanh trong nước. Trưởng ban kiểm soát là một chuyên gia tài chính chuyên kiểm soát các vấn đề liên quan đến tài chính được phân công phụ trách phòng Tài chính và phòng Mua hàng. Phó ban kiểm soát là một chuyên gia công nghệ chuyên kiểm soát các vấn đề liên quan đến công nghệ và kỹ thuật được phân công phụ trách khối sản xuất gồm các phòng Sản xuất, Kỹ thuật – Chất lượng và Bảo dưỡng.
- Tám trưởng phòng mỗi người phụ trách một lĩnh vực chuyên môn khác nhau và có quyền quyết định trong phạm vi trách nhiệm được phân công. Tổng giám đốc là người điều hoà các nguồn lực trong công ty hỗ trợ cho phó tổng giám đốc, ban kiểm soát và các trưởng phòng hoàn thành nhiệm vụ, trực tiếp điều hành các vấn đề tài chính, kế hoạch, tổ chức, marketing, đối ngoại và chiến lược phát triển.
- Người được phân quyền có quyền quyết định trong phạm vi được phân công, có lịch công tác vào cuối tuần trước và hội ý báo cáo công việc cho Tổng giám đốc vào
đầu tuần sau.
- Việc uỷ quyền được thực hiện theo vụ việc cụ thể hoặc khi Tổng giám đốc đi công tác nước ngoài hoặc không có mặt tại công ty và được thể hiện bằng văn bản, thường được áp dụng đối với một số công việc sau:
+ Ủy quyền trong việc ký kết các hợp đồng mua vật tư hàng hóa thông thường phục vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Ủy quyền trong việc thương thảo ký kết các hợp đồng với các đối tác trong việc hợp tác kinh doanh hay bán sản phẩm của công ty.
+ Uỷ quyền trong xây dựng cơ bản, điều hành dự án.
+ Ủy quyền trong việc ký chi tiền trả lương, thưởng và các khoản chi trả, thanh toán khác phục vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
- Việc phân quyền, uỷ quyền tại NVPC được thực hiện theo nguyên tắc: + Chịu trách nhiệm trong phạm vi được giao.
+ Có quyền đề xuất và yêu cầu nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ.
NVPC đề cao và tập trung vào chất lượng công việc hoàn thành. Lãnh đạo công ty chỉ quản công việc đến cấp trưởng phòng ban với nội dụng rõ ràng, cụ thể và có thời gian thực hiện, còn lại trưởng phòng có quyền giao việc cụ thể cho nhân viên dưới quyền. Cách quản việc này tạo cơ hội tự chủ cho cấp dưới, không can thiệp vào giải pháp của người được giao việc. Biện pháp này giúp mỗi cán bộ, nhân viên của công ty có thể chủ động lựa chọn một giải pháp hoàn thành công việc phù hợp nhất với năng lực của mình.
Trước tháng 6/2010, mặc dù việc phân quyền của công ty đã tương đối triệt để, nhưng các cộng sự chưa sử dụng hết quyền, vẫn còn tư tưởng “xin ý kiến” nên trong một số trường hợp hiệu quả còn chưa cao. Nguyên nhân một phần do năng lực cán bộ, một phần do nguồn lực thực hiện, một phần khác do tâm lý “ỷ lại” vào các Phó giám đốc khu vực của một số trưởng phòng.
Để phù hợp với chức năng nhiệm vụ trong tình hình mới cũng như để tăng hiệu quả trong công tác lãnh đạo, công ty đã tiến hành tái cơ cấu bộ máy tổ chức hoạt động
từ giữa năm 2010 theo sơ đồ ở Hình 2.2. Hoạt động điều hành gồm 6 phòng: Sản xuất, Kỹ thuật – Chất lượng, Bảo dưỡng, Vật tư – Vận tải, Kinh doanh trong nước và Xuất khẩu. Hoạt động quản lý gồm 2 phòng: Tài chính, Hành chính tổng hợp và nhân sự.
Mô hình mới đang được triển khai thực hiện, theo đó việc phân quyền, uỷ quyền của Tổng giám đốc cho phó Tổng giám đốc và các trưởng phòng, ban được triển khai rất triệt để, có đủ nhân lực và vật lực để thực hiện các lĩnh vực được phân công. Trong các phòng ban, mỗi người đều có bản mô tả công việc chi tiết rõ ràng. Mỗi phòng, ban đều có quy chế và điều lệ quy định rõ về quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm cụ thể. Dưới sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc, các phòng, ban đang vận hành ăn khớp và hiệu quả.
Kết quả khảo sát:
Để có thêm dữ liệu tham khảo đánh giá công tác lãnh đạo của NVPC trên tiêu chí “Phân quyền, uỷ quyền”, tác giả đã tiến hành lấy ý kiến của bộ máy lãnh đạo qua phiếu khảo sát.
Có 10 câu hỏi khảo sát liên quan đến phong cách lãnh đạo, phân quyền và uỷ quyền, có bốn lựa chọn (1) thường xuyên, (2) thỉnh thoảng, (3) hiếm khi, (4) không bao giờ. Có hai nhóm câu hỏi để xác định phong cách lãnh đạo, nhóm các câu hỏi 1, 2, 3, 7, 8, nếu chọn phương án 1 hoặc 2 là phong cách lãnh đạo theo định hướng con người; nhóm các câu hỏi 4, 5, 6, 9, 10, nếu lựa chọn phương án 1 hoặc 2 là phong cách lãnh đạo theo định hướng công việc. Phong cách lãnh đạo theo định hướng con người có xu hướng phân quyền và uỷ quyền cao cho cấp dưới. Phong cách lãnh đạo theo định hướng công việc thiên về quyền lực của lãnh đạo, mức độ phân quyền và uỷ quyền cho nhân viên hạn chế hơn (Nguồn Richard L. Daft trong “Lãnh đạo, Lý luận và thực tiễn, 1999, trang 116 – 117).
Kết quả khảo sát được thể hiện trong biểu đồ Hình 2-5.
Kết quả 70% câu trả lời phản ánh lãnh đạo có xu hướng phân quyền, uỷ quyền cho cấp dưới, 30% theo xu hướng thiên về quyền lực.
Đánh giá:
Công tác phân quyền, uỷ quyền được thực hiện tương đối hiệu quả ở NVPC. Lãnh đạo tin tưởng giao việc theo khả năng và sở trường của cấp dưới, các công sự giúp việc được truyền đạt và chia sẻ công việc, được trao trách nhiệm và tạo điều kiện để thực hiện. Đây là điều kiện để phát triển năng lực cho cấp dưới quyền và đào tạo cán bộ nguồn rất hiệu quả. Tuy còn một số hạn chế về cán bộ và nguồn lực, nhưng đã tạo sự tin tưởng, gắn bó, mang lại hiệu quả cao trong công tác lãnh đạo của NVPC.