2.1 Đặc điểm chung của công ty
2.1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo mơ hình nửa tập trung, nửa phân tán
Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ báo sổ Chức năng, nhiệm vụ:
- Kế toán trưởng
+ Tham mưu giúp Ban giám đốc tổ chức và chỉ đạo cơng tác tài chính kế tốn của cơng ty.
+ Tổ chức bộ máy kế toán của công ty phù hợp với khả năng thực tế của từng người nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả cơng tác kế tốn, đáp ứng kế hoạch sản xuất kinh doanh đã đề ra.
+ Tổ chức việc lập kế hoạch về tài chính tín dụng, kế hoạch về vốn, chỉ tiêu tiền mặt nhằm phục vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Phối hợp cùng các phòng ban liên quan lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch sửa chữa, mua sắm
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ Kế toán NVL Kế toán chuyên quản Kế toán thanh toán Kế toán thuế Thủ quỹ Kế toán ở các Nhà máy, Trung tâm, Chi nhánh
TSCĐ; Kế hoạch đầu tư, kế hoạch quý, năm; Xây dựng các định mức về chi phí tiền lương…
+ Định kỳ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho ban lãnh đạo công ty. Cuối kỳ báo cáo kết hợp phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị và lập kế hoạch sản xuất kỳ sau.
+ Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc cơng ty về cơng tác kế tốn tài chính của công ty cũng như số liệu trên các Báo cáo tài chính.
- Kế tốn tổng hợp
+ Tập hợp số liệu của các kế toán viên khác, khoá sổ để lập báo cáo quyết toán.
+ Báo cáo kế toán trưởng kịp thời về xử lý các số liệu kế toán hàng tháng trước khi khố sổ lên Báo cáo tài chính.
+ Cuối kỳ lập một số báo cáo như sau: Bảng cân đối kế tốn; Báo cáo phân tích một số chỉ tiêu tài chính; Thuyết minh báo cáo tài chính…
+ Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về thời gian nộp báo cáo, chất lượng báo cáo. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ trước khi trình ký.
- Kế tốn tài sản cố định
+ Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng của TSCĐ trong cơng ty cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát việc thường xuyên giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ của cơng ty.
+Tính tốn và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ quy định.
+ Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, giám sát việc sửa chữa TSCĐ về chi phí và kết quả của cơng việc sửa chữa.
+ Tính tốn phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng, trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng (giảm) nguyên giá TSCĐ cũng như tình hình nhượng bán, thanh lý TSCĐ.
- Kế tốn ngun vật liệu
+ Theo dõi tình hình vật liệu của cơng ty.
+ Hàng ngày cập nhật phiếu xuất kho, nhập kho vào máy.
+ Lên báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn vật tư cho kế toán trưởng. + Đối chiếu số liệu với các bộ phận khác.
+ Các báo cáo phải lập như: Báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu; Bảng giá nguyên vật liệu xuất kho…
- Kế toán chuyên quản
+ Theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hố, cơng tác nhập hàng, xuất kho hàng hoá thành phẩm và hàng hố tồn kho của cơng ty.
+ Cập nhật hoá đơn bán hàng; chứng từ phát sinh tại đơn vị và chuyển cho kế tốn tổng hợp.
+ Theo dõi tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình quản lý.
- Kế tốn thanh tốn
+ Đảm nhiệm cơng tác liên quan đến tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng. + Kết hợp cùng các bộ phận kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ được sử dụng.
+ Các báo cáo phải nộp: Báo cáo tồn quỹ tiền mặt; Báo cáo tiền gửi ngân hàng (có xác nhận số dư của ngân hàng) và chốt số liệu báo cáo.
+ Theo dõi tình hình cơng nợ của cơng ty và báo cáo công nợ cho kế toán trưởng.
- Kế toán thuế
+ Lập các báo cáo tổng hợp kê khai thuế GTGT hàng tháng theo mẫu quy định.
+ Lập bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào theo mẫu quy định.
+ Thực hiện lập các báo cáo liên quan các nghĩa vụ về thuế đối với Nhà nước.
- Thủ quỹ
+ Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi được Ban giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt làm thủ tục thu, chi tiền mặt cho khách hàng.
+ Ký các thủ tục vay và nhận tiền mặt vào công ty. + Phát tiền lương hàng tháng đến từng người lao động.
+ Cuối kỳ nhận chứng từ kế tốn để đóng và lưu trữ chứng từ theo quy định của Nhà nước.
+ Cuối kỳ cùng với kế toán thanh toán tiến hành kiểm kê quỹ.
Vượt qua thử thách chuyển đổi cơ chế quản lý từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung, quan liêu, bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước XHCN, cơng ty đã có sự phát triển vượt bậc. Phịng kế tốn tài chính cũng có bước phát triển, hồn thành tốt vai trị, chức năng quan trọng của mình. Sự phát triển của phịng kế tốn đã góp phần khơng nhỏ vào q trình phát triển chung của cơng ty.
Cơng ty đã có kế hoạch phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao thơng qua việc hợp tác với trường Đại học bách khoa, Công nghệ thông tin, Trường Trung cấp in Hà Nội bằng việc khuyên khích sinh viên của trường về công ty thực tập và học hỏi thực tế qua đó tuyển dụng được những lao động có trình độ, tâm huyết với nghề và gắn bó cùng phát triển của Cơng ty.
2.1.5.1 Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty
* Hiện nay, Công ty áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- Hình thức kế tốn: Căn cứ vào tổ chức bộ máy kế tốn, đặc điểm và quy mơ kinh doanh của cơng ty, cơng ty đã áp dụng hình thức sổ kế tốn là “Chứng từ ghi sổ” trên phần mềm kế toán MISA.
- Niên độ kế tốn của cơng ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01, kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Kỳ hạch toán : Hạch toán theo từng tháng.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. Đối với ngoại tệ, công ty sử dụng tỷ giá của Ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi ra đồng Việt Nam.
- Về thuế : Cơng ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Đối với tài sản cố định (TSCĐ) : Công ty áp dụng nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Đối với hàng tồn kho : Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
* Hệ thống tài khoản:
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư bổ sung. Các tài khoản được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của công ty.
Tài khoản kế tốn trong Cơng ty được xây dựng đúng với chế độ kế toán, áp dụng Quyết định 15/2006/BTC- QĐ ban hành ngày 20/3/2006.
* Hệ thống sổ kế toán:
này là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăn ký Chứng từ ghi sổ. Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, có cùng một nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm theo số thứ tự trong Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn.
Hình thức chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế tốn sau: - Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ cái;
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Sơ đồ2.3trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ:
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
: Kiểm tra, đối chiếu
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ:
lập Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ sau khi được dùng làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
* Về báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và cơng nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của công ty.
Công ty cổ phần Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện áp dụng hệ thống báo cáo theo quyết định số 15/2006 – QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Các báo cáo tài chính mà Cơng ty phải lập gồm:
- Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01-DN - Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DN - Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DN
Ngồi ra để phục vụ nhu cầu quản lý, Cơng ty còn lập các báo cáo quản trị như: Báo cáo tăng (giảm TSCĐ), Báo cáo quỹ, Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ.
2.1.5.2 Ứng dụng tin học tại công ty
Hiện nay, Công ty cổ phần Dịch vụ viễn thông & In bưu điện áp dụng kế toán máy ở tất cả các phần hành kế tốn. Phần mềm mà cơng ty áp dụng là phần mềm kế toán MISA nhằm giảm thiểu khối lượng cơng việc trong phịng kế toán. Với phần mềm này, người sử dụng chỉ cần cập nhật các chứng từ, tài liệu gốc ban đầu, các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo, chương trình kế tốn máy sẽ tự động tính tốn, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các báo cáo kế toán theo các biểu mẫu đã được nhà nước quy định, đồng thời kết xuất và cung cấp các thơng tin và các báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý và ban giám đốc cơng ty.
Nhờ áp dụng phần mềm kế tốn máy với khả năng tập hợp tự động của máy tính mà hai bộ phận kế tốn chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời giúp giảm thiểu công việc đối với kế tốn. Vì vậy các thơng tin trên sổ kế toán được ghi chép thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ một cách tự động. Với phần mềm này, kế tốn khơng nhất thiết phải đến cuối tháng mới có số liệu tổng hợp mà khi cần thì có thể xem trên máy tính và in sổ tổng hợp bất cứ lúc nào. Nhà quản lý sẽ theo dõi hoạt động của bộ phận kế tốn thường xun và ln ln có báo cáo, số liệu ngay khi cần.
Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào máy tính
Xử lý tự động theo chương trình
Sổ kế tốn tổng hợp Báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết
Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ kế tốn trên phần mềm kế tốn máy: