2.2 Thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tạ
2.2.1 Kế toán bán hàng và giá vốn hàng bán
a) Các phương thức bán hàng tại công ty
Để đáp ứng u cầu kinh doanh của Cơng ty trong tình hình mới, góp phần đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa, Cơng ty đã áp dụng các hình thức bán hàng và thanh toán linh hoạt đơn giản, phù hợp. Xuất phát từ phạm vi hoạt động và đặc điểm sản phẩm chính của Cơng ty là các loại ấn phẩm sách báo, tạp chí, tem nhãn, bao bì, danh bạ điện thoại, danh bạ bưu cục thuộc ngành bưu chính viễn thơng; các loại thẻ viễn thông, thẻ thông minh. Người mua đến hoặc gọi điện cho phòng kinh doanh yêu cầu đặt hàng. Tại phịng kinh doanh sẽ tính giá bán, làm giấy báo giá chuyển cho ban giám đốc duyệt và sau đó sẽ gửi lại cho bên đặt hàng. Nếu bên mua chấp nhận giá, hai bên sẽ kí kết hợp đồng kinh tế. Căn cứ số lượng, chủng loại, các yêu cầu trong hợp đồng đã được kí kết. Cơng ty tiến hành sản xuất và chuyển giao cho người mua theo điều khoản đã kí kết đến địa điểm ghi trong hợp đồng theo yêu cầu.
Hiện nay, Cơng ty đang áp dụng các hình thức bán hàng chủ yếu là: Bán hàng trực tiếp qua kho hoặc không qua kho.
Các phương thức bán hàng trực tiếp bao gồm:
- Bán hàng thu tiền ngay;
- Bán hàng được người mua chấp nhận thanh tốn ngay (khơng có lãi trả chậm);
- Bán hàng trả chậm, trả góp có lãi;
Hàng gửi bán: Hàng được tiêu thụ thông qua các trung tâm kinh doanh vật tư Bưu điện, chi nhánh Hà Nội, chi nhánh miền Trung, chi nhánh miền Nam.
ngồi ngành vì vậy sản phẩm của doanh nghiệp sau khi được sản xuất sẽ được lưu kho và căn cứ vào thời gian giao hàng doanh nghiệp sẽ vận chuyển đến tận tay khách hàng.
Khách hàng sẽ báo về phịng kinh doanh của Cơng ty để ký hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, phịng kinh doanh sẽ viết phiếu xuất và Cơng ty tiến hành xuất kho giao trực tiếp cho người mua căn cứ vào hợp đồng đã ký kết. Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hóa đơn GTGT được lập tại Cơng ty. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: liên 1 lưu ở gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 gửi cho phịng kế tốn để làm căn cứ hạch toán.
b) Chứng từ kế toán
Các chứng từ kế tốn sử dụng: Phiếu thu; Giấy báo có; Phiếu xuất kho; Hóa đơn GTGT, Biên bản giao nhận.
Khi khách hàng chấp nhận thanh tốn thì họ có thể nộp tiền mặt tại phịng kế tốn hoặc thanh toán qua ngân hàng, ngân hàng gửi fax đến cơng ty, kế tốn tiền mặt viết phiếu thu. Khi giai đoạn trên được hoàn tất, căn cứ vào các điều khoản đã được ký kết trong hợp đồng kinh doanh, phòng kinh doanh viết phiếu xuất kho. Kế tốn tiêu thụ lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT xác nhận số lượng, tiền hàng, tiền thuế, tổng tiền thanh toán của hàng xuất kho, kế tốn lưu lại một liên cịn 1 liên khách hàng đưa tới kho để làm thủ tục nhập hàng, 1 liên lưu ở phòng kinh doanh. Lúc này khi kiểm tra hóa đơn, thủ kho xuất hàng cho khách hàng, giữ lại 1 liên để ghi sổ kho. Đồng thời thủ kho lập biên bản giao nhận hàng hóa. Sau đó khách hàng có nhu cầu cơng ty sẽ vận chuyển đến cho khách hàng. Khách hàng giữ 1 liên (liên đỏ), khách hàng ký nhận vào liên còn lại và gửi liên 3 cùng sổ kê khai thuế GTGT được khấu trừ lại cho thủ kho, thủ kho gửi đến phịng kế tốn để ghi sổ kế tốn.
c) Kế tốn thành phẩm, hàng hóa
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập xuất thành phẩm, hàng hóa, thủ kho ghi sổ kho theo dõi về số lượng. Tại phịng kế tốn, khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển lên, tiến hành ghi sổ, định khoản. Tùy theo tính chất từng nghiệp vụ mà kế tốn vào phiếu nhập hàng hóa hoặc xuất hàng hóa trên máy tiến hành định khoản. Máy sẽ vào các sổ liên quan như sổ chi tiết tài khoản, bảng kê thuế GTGT. Thành phẩm sản xuất hồn thành nhập kho, hàng hóa mua về nhập kho hay xuất bán đều được ghi chép, phản ánh trên cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Việc quản lý hàng hóa, thành phẩm của cơng ty được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để theo dõi tình hình biến động của từng loại thành phẩm, kế toán sử dụng sổ chi tiết tài khoản 155, cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết, kế toán tổng hợp tiến hành lên báo cáo bán hàng và lập sổ cái.
Các chứng từ kế tốn về thành phẩm, hàng hóa mà cơng ty sử dụng: Phiếu nhập kho (01 – VT); Phiếu xuất kho (02 – VT); Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (03 – VT); Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ (04 – VT); Biên bản kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa (05 – VT); Bảng kê mua hàng (06 – VT); Hóa đơn giá trị gia tăng.
d) Kế toán giá vốn hàng bán
Kế toán giá vốn hàng bán sử dụng các tài khoản: 155 – Thành phẩm
156 – Hàng hóa
157 – Hàng gửi đi bán 632 – Giá vốn hàng bán
Đơn giá thực tế bình quân =
Giá thành thực tế thành phầm tồn kho đầu kỳ +
Giá thành thực tế thành phẩm nhập kho trong kỳ
Số lượng thành phẩm tồn kho đầu kỳ +
Số lượng thành phẩm nhập kho trong kỳ
Giá thành thực tế thành phẩm xuất kho trong kỳ
=
Số lượng thành phẩm xuất kho trong kỳ* Đơn giá thực tế bình quân
Xác định trị giá vốn hàng xuất bán:
Tại công ty, do đặc điểm tổ chức sản xuất và yêu cầu của công tác quản lý nên giá thành của sản phẩm nhập kho được xác định theo tháng. Do vậy đến cuối tháng, khi đã tính giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm, kế tốn mới tính được trị giá vốn của thành phẩm xuất kho để bán thơng qua đơn giá bình qn cả kỳ dự trữ của từng loại sản phẩm.
Ví dụ:
Từ bảng tính giá thành sản phẩm tháng 11/2013 và bảng nhập xuất tồn kho thành phẩm tháng 11/2013, ta có số liệu sau:
Đơn giá bình qn 1 bộ hóa đơn VT01 (2 liên)
=
32.854.900 + 139.940.000
165.100 + 699.700
= 199,8
Trị giá hóa đơn VT01 (2 liên) xuất kho tron tháng
= 771.860*199,8 = 154.217.628
Số lượng (bộ) Đơn giá đơn vị Giá trị Tồn đầu tháng 165.100 199 32.854.900 Nhập trong tháng 699.700 200 139.940.000 Xuất trong tháng 771.860
Khi đó, cuối tháng phần mềm kế tốn sẽ tự động tính đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ như sau:
Để phản ánh giá vốn hàng xuất bán, công ty sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán, mở chi tiết cho từng loại sản phẩm.
Trình tự kế tốn:
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng để phản ánh doanh thu, khi đó sẽ để trống ơ tính giá vốn. Cuối tháng khi tính được đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ của thành phẩm đó, máy sẽ tự động cập nhật số liệu giá vốn đó.
Trong phần mềm kế toán cơng ty đã mặc định sẵn cơng thức tính trị giá vốn hàng xuất bán là theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Khi đến cuối
ượng trên hố đơn bán hàng, máy sẽ tính được giá vốn của từng thành phẩm đồng thời tự động điền vào cột giá vốn. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng đã có giá vốn, máy tự động vào các sổ chi tiết, sổ cái TK 632.
Biểu số 1: Sổ cái tài khoản 632
Sổ cái tài khoản 632
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/11/2013 đến ngày 30/11/2013 TK 632 Giá vốn hàng bán Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số ngày Nợ Có
Số dư đầu năm 0
… … … … … … … … … … … … 12/11 0064 534 12/11/ 2013
Xuất hóa đơn VT01 cho viễn thông Bến Tre 155 33.392.57 4 … … … … … … 30/11 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 107.607.3 49.939 Cộng số phát sinh tháng 107.607.3 49.939 107.607.3 49.939 Số dư cuối tháng 0
Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang… Ngày mở sổ: Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Mẫu số S02c1 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006 của Bộ trưởng BTC)
Công ty CP DVVT & IN BƯU ĐIỆN 564 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, HN
Biểu số 2: Sổ chi tiết thành phẩm
Sổ chi tiết thành phẩm
Đơn vị: Công ty cổ phần Dịch vụ viễn thông và in bưu điện
Địa chỉ: 564 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT THÀNH PHẨM (trích) Tài khoản: 155 Ngày 30 tháng 11 năm 2013
Tên quy cách hàng hóa: Hóa đơn VT01 Tên kho: Kho thành phẩm Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số ngày Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 01/11 Tồn đầu kì 199 165.100 32.854.900 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 254 07/11 Nhập kho thành phẩm 154 200 262.388 52.477.600 255 12/11 Xuất kho bán cho khách hàng 632 167.130 33.392.574 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 699.700 139.940.000 771.860 154.217.628 92.940 18.577.272 30/11 Tồn cuối kì 92.940 18.577.272
Sổ này có ...trang, được đánh số từ trang...đến trang... Ngày mở sổ:
Biểu số 3: Phiếu xuất khoPhiếu xuất kho: Phiếu xuất kho:
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 12 tháng 11 năm 2013 Số: XK13_04/090
Nợ 6324
Có 155 Họ tên người nhận hàng: Viễn thông Bến Tre.
Địa chỉ (Bộ phận): số 1 đường Cách Mạng Tháng Tám, Phường 3, TP Bến Tre, Tỉnh Bến Tre.
Lý do xuất kho: Xuất bán
Xuất tại kho: Kho thành phẩm Địa điểm: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành
tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Hóa đơn dịch vụ viễn thông VT01 VT01 Bộ 167.130 199,8 33.392.5 74 Cộng 33.392.5 74 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba mươi ba triệu ba trăm chín mươi hai nghìn lăm trăm bảy mươi tư đồng Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày…tháng…năm Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách KT (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) Phụ trách PKD (Ký, họ tên)
Công ty CP DVVT&IN BƯU ĐIỆN
564 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày Mẫu số: 02 – VT 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảmtrừ doanh thu trừ doanh thu
a) Kế tốn doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng của cơng ty không bao gồm thuế giá trị gia tăng. Các chứng từ kế tốn sử dụng:
- Hóa đơn GTGT (Mẫu 01 – GTKT – 3LL)
- Bảng thanh tốn đại lý, kí gửi (Mẫu 01 – BH)
- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệm thu, giấy báo có của ngân hàng,…)
Để phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
512 – Doanh thu nội bộ
3387 – Doanh thu chưa thực hiện
Ngồi ra cịn có các tài khoản khác như: 131 – Phải thu của khách hàng
33313 – Thuế GTGT đầu ra
Doanh thu bán hàng là toàn bộ giá trị hàng bán ra trong kì, khơng bao gồm thuế GTGT.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, Công ty mở các TK cấp 2 phù hợp:
- 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
- 5112 – Doanh thu bán thành phẩm
- 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
Ví dụ:
Theo hóa đơn số 0064536 ngày 12/11/2013, Công ty cp Dịch vụ viễn thông và in bưu điện xuất kho bán cho Viễn thơng Bến Tre hóa đơn dịch vụ viễn thơng VT01 số lượng 167.130 bộ với tổng số tiền thanh toán là 39.710.088 (trong đó doanh thu chưa có thuế GTGT là 36.100.080, thuế GTGT là 3.610.008), khách hàng đã chấp nhận thanh tốn.
Biểu số 4: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lưu
Ngày 12 tháng 11 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Dịch vụ viễn thông và in bưu điện Mã số thuế:0100687474
Địa chỉ: 564 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại:
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Viễn thông Bến tre Mã số thuế:1300141564
Địa chỉ: số 1 đường Cách Mạng Tháng Tám, TP Bến Tre, tỉnh Bến Tre STT Tên hàng hóa,
dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hóa đơn dịch vụ
viễn thông VT01
Bộ 167.130 216 36.100.080 Cộng tiền hàng 36.100.080 Thuế suất thuế GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 3.610.008
Tổng cộng tiền thanh tốn 39.710.088 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi chín triệu bảy trăm mười nghìn khơng trăm tám mươi tám đồng
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
Từ màn hình chính => Bán hàng =>Bán hàng chưa thu tiền.
Thực hiện nhập các dữ liệu cần thiết vào trang hàng tiền và trang thuế Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/13P
Hình 2.2. Bán hàng chưa thu tiền
Do Cơng ty áp dụng chế độ kế toán máy nên khi kế tốn viết hóa đơn bán hàng thì đồng thời máy cũng sẽ tự động kết chuyển vào các sổ chi tiết liên quan. Đối với phương thức bán hàng trực tiếp qua kho sẽ vào sổ chi tiết tài khoản 5111, sổ chi tiết TK 111 (nếu khách hàng thanh toán ngay), sổ chi tiết TK 112 (nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng), TK 131 (nếu khách hàng đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa thanh toán ngay),…
Biểu số 5: Sổ cái tài khoản 511
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/11/2013 đến ngày 30/11/2013
TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Số ngày Nợ Có Số dư đầu năm 0 … … … … … … … … … … … … 12/11/2013 0064536 12/11/2013 Xuất hóa đơn VT01 131 36.100.080 … … … … … … 30/11 Kết chuyển doanh thu xác định kết quả 911 112.018.735.805 Tổng số phát sinh 112.018.735.805 112.018.735.805 Số dư cuối tháng 0
Sổ này có …trang, được đánh số từ trang 01 đến trang… Ngày mở sổ: Ngày…tháng…năm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Công ty CP DVVT & IN BƯU ĐIỆN 564 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, HN
Mẫu số S02c1-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
Từ số liệu của sổ chi tiết doanh thu bán hàng, cuối tháng kế toán khai báo để máy tự động kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả.
b) Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu
Tại cơng ty, phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như : Hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại,…Kế toán sử dụng các chứng từ như : Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại ; các chứng từ sử dụng trong thanh toán như : Phiếu chi, giấy báo nợ…
Tài khoản kế toán sử dụng : 521 – Chiết khấu thương mại (được mở chi tiết 5211, 5212, 5213)
531 – Hàng bán bị trả lại 532 – Giảm giá hàng bán
Khi khách hàng trả lại hàng do lỗi của Công ty đã vi phạm các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh tế, kế toán sẽ khai báo và phản ánh vào màn hình nhập liệu tương ứng, kế tốn sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 531 – Doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 – Thuế GTGT tương ứng
Có TK 111, 112, 131… Tổng tiền thanh toán Phản ánh việc nhập kho hàng bị trả lại:
Nợ TK 155 – Thành phẩm
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Trong tháng 11/2013 không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu.