- Các tài liệu làm căn cứ pháp lý cho các nghiệp vụ phát sinh: hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động, các tài liệu về định mức lao động, tiền lương; kế
1.2.3. Kiểm soát nội bộ và khảo sát kiểm soát nội bộ về tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm tốn BCTC
trích theo lương trong kiểm tốn BCTC
1.2.3.1 Hoạt động kiểm sốt nội bộ về tiền lương và các khoản trích theo lương
Đặc thù của khoản mục tiền lương là phát sinh khá thường xuyên. KSNB về tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trị quan trọng vì nó khơng chỉ
nhằm mục đích ngăn chặn và phát hiện ra những sai phạm về nghiệp vụ, mà cịn góp phần đảm bảo việc tuân thủ pháp luật và hiệu quả kinh tế cho các hoạt động về tiền lương cũng như các khoản trích theo lương . Bởi vậy các doanh nghiệp rất chú trọng KSNB về khoản mục này.
Nội dung công việc KSNB cụ thể là khơng như nhau nhưng đều có thể khái quát ở những việc chính sau đây:
-Đơn vị xây dựng và ban hành các quy định về quản lý nói chung và KSNB nói riêng đối với các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương .
-Đơn vị tổ chức triển khai thực hiện các quy định về quản lý và kiểm sốt nói trên: Tổ chức phân cơng, bố trí nhân sự thực hiện các cơng việc liên quan đến hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý doanh nghiệp,…
Để đảm bảo độ tin cậy của các thơng tin tài chính liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương , đơn vị cần thiết kế, vận hành các quy chế và thủ tục kiểm sốt nội bộ đầy đủ và thích hợp, cụ thể đối với từng bước công việc như sau:
❖Tiếp nhận và quản lý nhân sự
Đây là bước cơng việc đầu tiên có vai trị quyết định đến các nghiệp vụ tiền lương và nhân sự. Yêu cầu về kiểm soát nội bộ đối với bước công việc này là phải xây dựng và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát các hoạt động liên quan đến khâu tuyển dụng, phê duyệt và ký hợp đồng lao động, cụ thể như sau:
Học viện Tài chính
Thứ nhất, việc tuyển dụng phải căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng nhân viên, căn cứ vào nhu cầu sử dụng nhân viên cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, khi tiến hành tuyển dụng, doanh nghiệp phải có các quyết định về tiếp nhận lao động và phải ký hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể với người lao động được tuyển. Đồng thời, doanh nghiệp phải có sự phê chuẩn về việc phân công nhiệm vụ cho người lao động được tuyển, phê duyệt mức lương, phụ cấp và lập hồ sơ cán bộ, nhân viên. Quyết định tiếp nhận và phân công lao động, về lương phải được lưu ở bộ phận quản lý nhân sự và gửi bản sao cho người lao động, bộ phận sử dụng lao động và bộ phận tính lương.
Học viện Tài chính
❖Theo dõi và ghi nhận thời gian lao động, khối lượng công việc, sản phẩm, lao vụ hoàn thành
Đây là giai đoạn tổ chức chấm cơng, lập bảng kê xác nhận khối lượng hồn thành, tính lương và các khoản khác có liên quan, trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
u cầu kiểm sốt nội bộ đối với giai đoạn này là:
Thứ nhất, đảm bảo người quản lý bộ phận phải chịu trách nhiệm về việc lập bảng chấm cơng hay phiếu báo sản phẩm hồn thành. Người trực tiếp theo dõi lao động phải có tư cách tốt, đảm bảo độ tin cậy.Các bảng chấm công, phiếu báo sản phẩm hoàn thành phải được đánh số thứ tự rõ ràng, liên tục, có đầy đủ chữ ký xác nhận của những người có liên quan, khơng được sửa chữa, tẩy xóa.
Thứ hai, nếu có điều kiên, doanh nghiệp có thể dùng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến, giờ về của từng nhân viên. Doanh nghiệp phải thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công với kết quả máy ghi giờ, đối chiếu phiếu báo sản phẩm hoàn thành với phiếu nhập kho.
Thứ ba, doanh nghiệp phải đảm bảo tách biệt giữa các chức năng theo dõi kết quả lao động với chức năng tình lương, ký bảng thanh tốn lương, chi trả lương.
Thứ tư, trường hợp doanh nghiệp có cơng nhân viên làm thêm giờ, làm đêm thì doanh nghiệp phải lập phiếu báo làm đêm, làm thêm giờ đầy đủ và có xác nhận của những người có liên quan.
❖Tính lương, lập bảng lương và ghi chép sổ sách
Đây là giai đoạn tính tốn tiền lương, các khoản trích theo lương và các khoản phải trả cho từng nhân viên và từng bộ phận trong đơn vị, lập bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương cho từng đối tượng chịu chi phí, đồng thời ghi chép các nghiệp vụ về tiền lương và các khoản trích theo lương .
Học viện Tài chính
Thứ nhất, doanh nghiệp phải xây dựng được định mức, đơn giá lương sản phẩm, lương thời gian một cách đầy đủ, rõ ràng. Nếu có thay đổi về tiền lương, bộ phận quản lý nhân sự phải thơng báo kịp thời cho bộ phận tính lương.
Thứ hai, phải có sự kiểm tra tính chính xác của bảng chấm cơng, phiếu báo làm thêm giờ, thêm ngày, phiếu báo sản phẩm hoàn thành của người độc lập với bộ phận theo dõi kết quả lao động.
Thứ ba, doanh nghiệp phải xây dựng và thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ để kiểm tra, đối chiếu kết quả tính lương và ghi sổ kế tốn các nghiệp vụ về lương của người độc lập; đảm bảo tách biệt giữa chức năng tính lương, ghi lương và phát lương. Đặc biệt, bộ phận tình lương khơng được tự ý ghi thêm tên vào bảng chấm cơng, bảng tính lương hoặc tự ý điều chính mức lương, phụ cấp, mức thưởng cho nhân viên.
❖Thanh toán lương và các khoản khác cho nhân viên
Căn cứ vào bảng thanh tốn lương để phát lương cho nhân viên. Cơng việc này thường do thủ quỹ thực hiện.
Đối với bước công việc này, yêu cầu kiểm soát nội bộ như sau:
Thứ nhất, khi thủ quỹ nhận được phiếu chi hoặc séc chi lương kèm theo bảng thanh tốn lương, thưởng thì thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu tên và số tiền được nhận giữa phiếu chi, séc chi với danh sách trên bảng thanh toán lương, thưởng.
Thứ hai, sau khi đối chiếu xong và tiến hành chi lương cho nhân viên thì phải yêu cầu họ ký nhận vào phiếu chi hoặc séc chi, đồng thời phải đóng dấu và ký vào phiếu “Đã chi tiền”.
Thứ ba, doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm tra việc ký nhận lương trực tiếp của công nhân viên hoặc ký séc chi lương.
❖Giải quyết chế độ về lương, các khoản trích theo lương và chấm dứt hợp đồng lao động.
Trong bước công việc này, doanh nghiệp căn cứ vào quy định, chế độ và yêu cầu của người lao động để giải quyết chế độ về lương và chấm dứt hợp đồng lao động cho người lao động.
Học viện Tài chính
Yêu cầu về kiểm sốt nội bộ trong bước cơng việc này là:
Thứ nhất, các chế độ về lương và các khoản trích theo lương phải được thực hiện theo đúng quy định, chế độ hiện hành.
Thứ hai, kế tốn, phịng nhân sự và Ban Giám đốc làm thủ tục chấm dứt hợp đồng cho người lao động. Hợp đồng lao động có thể chấm dứt khi rơi vào một trong các trường hợp sau: Doanh nghiệp hoặc người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng; Hợp đồng lao động có thời hạn nay hết thời hạn mà doanh nghiệp khơng có nhu cầu hoặc người lao động khơng có nhu cầu tiếp tục làm viêc; Doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản; Người lao động chết,...
1.2.3.2 Khảo sát kiểm soát nội bộ về tiền lương và các khoản trích theo lương
➢ Mục đích khảo sát
Kiểm toán viên tiến hành khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhằm đánh giá mức độ hiệu lực, hiệu của của hệ thống đó, cụ thể:
- Đánh giá việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ về tiền lương và nhân sự trên các khía cạnh đầy đủ, phù hợp;
- Đánh giá sự hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ về tiền lương và nhân sự trên các khía cạnh hiện hữu, hiệu lực, liên tục;
- Đánh giá sự thực hiện các nguyên tắc kiểm sốt: ngun tắc phân cơng, phân nhiệm; nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền; nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Từ những khảo sát đó, kiểm tốn viên đánh giá được mức rủi ro kiểm sốt, từ đó đưa ra quyết định về phạm vi, mức độ kiểm tra cơ bản sẽ được thực hiện.
➢Nội dung khảo sát
- Thứ nhất, khảo sát việc thiết kế, xây dựng về quy chế kiểm soát nội bộ có khoa học, chặt chẽ, đầy đủ và phù hợp về kiểm sốt chi phí tiền lương hay khơng? Bao gồm: Đơn vị có ban hành các chính sách, chế độ, quy định cụ thể để quản lý, theo dõi tiền lương không? Người phê duyệt chi các khoản chi về tiền lương có đúng thẩm quyền, trách nhiệm khơng?...
Học viện Tài chính
-Thứ hai, khảo sát sự vận hành (thực hiện) các quy chế kiểm soát nội bộ đã xây dựng ở trên xem có được thực hiện nghiêm chỉnh, có hiệu lực hay khơng thơng qua sự phân công, hướng dẫn thực hiện công việc, kiểm tra thực hiện các công việc duyệt chi,…
-Thứ ba, khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động kiểm sốt nội bộ xem chúng có được thực hiện liên tục không.
➢ Phương pháp khảo sát
Để thu thập các thông tin về KSNB, KTV áp dụng phương pháp kiểm tốn tn thủ thơng qua vận dụng các thủ tục kiểm toán chủ yếu sau:
-Kiểm tra: KTV thu thập, tìm hiểu và kiểm tra các chính sách và quy định mà đơn vị áp dụng đối với hoạt động liên quan đến chi phí tiền lương như các nghị quyết về tiền lương trong đại hội cổ đông, các công văn về việc khen thương, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, các văn bản quy phạm pháp luật do nhà nước ban hành…
-Quan sát: KTV tiến hành quan sát thực tế ở đơn vị có làm đúng như quy định khơng;
-Phỏng vấn: KTV thực hiện kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp hoặc gửi bảng câu hỏi đối với những người có liên quan xem đơn vị có thực hiện đúng như quy định khơng;
-u cầu các bộ phận có liên quan tiến hành làm lại để KTV kiểm tra.
➢ Quy trình khảo sát
Cơng việc khảo sát kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp được thực hiện như sau:
▪ Khảo sát về thiết kế của hệ thống kiểm sốt nội bộ
Để tìm hiểu tính đầy đủ và phù hợp của việc thiết kế các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp các tài liệu quy định về kiểm soát nội bộ được áp dụng như: Quy chế tuyển dụng và phân công lao động; quy định về quản lý nhân sự; quy định về tiền lương, tiền thưởng; quy định về trách nhiệm và phương pháp theo dõi, xác định kết quả lao động; quy định về thanh tốn
Học viện Tài chính
và phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương; quy định về trả lương... Trên cơ sở đó, kiểm tốn viên đánh giá việc thiết kế các quy chế và thủ tục kiểm sốt nội bộ trên các khía cạnh đầy đủ và thích hợp.
▪ Khảo sát về việc vận hành hệ thống kiểm sốt nội bộ
Để tìm hiểu về sự vận hành, tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên thường áp dụng các kỹ thuật như phỏng vấn, quan sát, kiểm tra các các dấu hiệu kiểm sốt cịn lưu lại trên chứng từ.
Kỹ thuật phỏng vấn thường được kiểm toán viên sử dụng dưới dạng bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ để thu thập bằng chứng liên quan đến việc phân chia trách nhiệm giữa các chức năng quản lý nhân sự, theo dõi kết quả lao động, tính và trả lương của đơn vị có đảm bảo thường xun hay khơng; doanh nghiệp có phê chuẩn rõ ràng về mức lương, phụ cấp và các khoản khác cho công nhân viên hay không; mọi sự biến động về lương có được theo dõi, lữu trữ đầy đủ trong hồ sơ công nhân viên và thông báo kịp thời cho người lao động và bộ phận tính lương hay khơng; có thường xuyên đối chiếu kết quả giữa bảng chấm cơng với mày ghi giờ (nếu có) hay khơng, có đối chiếu số liệu giữa phiếu báo sản phẩm hoàn thành với phiếu nhập kho hay khơng...
Kỹ thuật quan sát có thể được kiểm tốn viên sử dụng như quan sát việc chấm công hoặc quan sát việc sử dụng máy ghi giờ, quan sát việc nghiệm thu sản phẩm hoàn thành, quan sát phát lương... Kỹ thuật này giúp kiểm toán viên thu thập bằng chứng về việc thức hiện các quy chế và thủ tục kiểm soát.
Kiểm toán viên thực hiện kiểm tra dấu hiệu kiểm soát lưu lại trên các tài liệu như hồ sơ nhân viên, bảng chấm cơng, thẻ tính giờ để thu thập bằng chứng về tính thường xuyên, liên lục của việc thực hiện các quy chế kiểm soát. Kiểm toán viên kiểm tra kiểm soát nội bộ đối với việc tính và phân bổ lương và các khoản phải trả bằng cách kiểm tra căn cứ và phép tính, kiểm tra chữ ký của người phê chuẩn, kiểm tra dấu hiệu kiểm sốt nội bộ trên bảng tính lương, bảng phân bổ lương; kiểm tra tính đúng đắng và nhất quán trong việc áp dụng chính sách phân bổ chi phí tiền
Học viện Tài chính
lương của doanh nghiệp.Kiểm tra việc trả lương cho nhân viên có đầy đủ, kịp thời khơng bằng cách kiểm tra ngày, tháng phát lương, chữ ký trên bằng thanh toán lương...
Từ những bằng chứng thu thập được về thiết kế và vận hành của các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên đưa ra kết luận về tính thích hợp, hiệu lực, hiệu quả của kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương, từ đí đưa ra quyết định về mức độ rủi ro kiểm soát để thiết kế các thủ tục kiểm toán cơ bản sao cho phù hợp.
Trong q trình kiểm tốn, kiểm tốn viên có thể khơng thực hiện riêng biệt các thử nghiệm về kiểm soát mà thường thực hiện kết hợp khảo sát kiểm soát trong quá trình khảo sát nghiệp vụ.