CHƢƠNG 5 : KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN
5.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN
Trong quá trình hoạt động, bất cứ một đơn vị nào cũng phát sinh những mối quan hệ thanh toán, đơn vị HCSN cũng vậy. Đó là mối quan hệ thanh toán giữa đơn vị với Nhà nƣớc, với đơn vị, tổ chức, cá nhân khác trong và ngoài đơn vị về quan hệ mua bán, cung cấp dịch vụ, vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá, và quan hệ thanh toán giữa đơn vị cấp trên, cấp dƣới với cán bộ, công nhân viên và các đối tƣợng khác. Mối quan hệ này bao gồm:
Các khoản phải thu - Các khoản phải thu; - Tạm ứng;
- Cho vay;
Các khoản phải trả - Các khoản phải trả;
- Các khoản phải nộp theo lƣơng; - Các khoản phải nộp Nhà nƣớc; - Phải trả công chức, viên chức; - Phải trả các đối tƣợng khác; Các khoản thanh tốn có tính
đặc thù
- Tạm ứng kinh phí;
- Kinh phí đã quyết tốn chuyển năm sau; - Kinh phí cấp cho cấp dƣới;
- Thanh toán nội bộ;
5.2. KẾ TOÁN THANH TOÁN VỐN, KINH PHÍ VÀ CÁC KHOẢN THANH TỐN NỘI BỘ GIỮA CÁC ĐƠN VỊ DỰ TOÁN
5.2.1. Kế tốn kinh phí cấp cho cấp dƣới a) Nội dung
Kinh phí cấp cho cấp dƣới chỉ có ở đơn vị dự tốn cấp 1 và cấp 2 để theo dõi các khoản kinh phí cấp trực tiếp cho các đơn vị trực thuộc do các đơn vị này không đƣợc phân bổ dự tốn. Kinh phí cấp cho cấp dƣới phải quyết toán mỗi năm.
60
- Bên nợ: Số kinh phí đã cấp, đã chuyển cho cấp dƣới. - Bên có:
+ Thu hồi số kinh phí thừa khơng sử dụng hết do đơn vị cấp dƣới nộp lên. + Kết chuyển số kinh phí đã cấp cho cấp dƣới để ghi giảm nguồn kinh phí.
- Tài khoản này khơng có SDCK
Lưu ý: TK này chỉ sử dụng ở đơn vị cấp trên
c) Phƣơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1. Khi đơn vị cấp trên cấp cho cấp dƣới bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, TSCĐ :
Nợ TK 341 – Kinh phí cấp cho cấp dƣới. Có TK 111, 112, 152, 153, 155, 211
2. Cấp trên rút dự toán chi hoạt động, chi dự án, chi theo đơn đặt hàng của NN để cấp cho cấp dƣới:
Nợ TK 341– Kinh phí cấp cho cấp dƣới. Có TK 461, 462, 465
Và ghi đơn : Có TK 008 hoặc Có TK 009
3. Khi nhận đƣợc tiền đơn vị cấp dƣới nộp lên về số kinh phí thừa, kế tốn đơn vị cấp trên ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 341 – Kinh phí cấp cho cấp dƣới.
4. Cuối kỳ, kết chuyển kinh phí đã cấp cho cấp dƣới, ghi giảm nguồn kinh phí bản than đơn vị:
Nợ TK 441, 461, 462, 465
Có TK 341 – Kinh phí cấp cho cấp dƣới.
5.1.2. Kế toán các khoản phải thu, phải trả nội bộ a. Nội dung a. Nội dung
Thanh toán nội bộ là các khoản thanh toán vãng lai giữa các đơn vị HCSN với nhau thuộc về quan hệ thu hộ, chi hộ, khơng thuộc quan hệ cấp phát kinh phí.
b. Tài khoản 342 - Thanh tốn nội bộ
Bên Nợ:
+ Các khoản đã chi, trả hộ cho đơn vị khác + Số phải thu của đơn vị khác
61
+ Chuyển trả số tiền đã thu hộ
Bên Có:
+ Số tiền phải trả cho đơn vị khác + Số đã thu hộ đơn vị khác
+ Nhận tiền các đơn vị khác trả về khoản đã chi hộ
Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu ở đơn vị khác Số dư bên Có: Số tiền phải trả cho đơn vị khác
Lưu ý: TK này sử dụng ở cả đơn vị cấp trên và cấp dưới
c. Phƣơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Nghiệp vụ chi hộ
Đơn vị chi hộ Đơn vị nhờ chi hộ
- Phản ánh số tiền, nguyên vật liệu mà đơn vị chi hộ cho đơn vị khác:
Nợ TK 342–Thanh tốn nội bộ. Có TK 111, 112, 152
- Khi thu lại các khoản đã chi hộ: Nợ TK 111, 112, 152
Có TK 342
- Khi đƣợc đơn vị khác chi hộ bằng tiền, nguyên vật liệu:
Nợ TK liên quan (661, 333…) Có TK 342
- Khi trả lại các khoản đã nhờ chi hộ: Nợ TK 342
Có TK 111, 112, 152
Nghiệp vụ thu hộ
Đơn vị thu hộ Đơn vị nhờ thu hộ
- Phản ánh số tiền, nguyên vật liệu đơn vị đã thu hộ cho đơn vị khác:
Nợ TK 111, 112, 152
Có TK 342–Thanh tốn nội bộ. - Khi trả lại các khoản đã thu hộ: Nợ TK 342–Thanh toán nội bộ. Có TK 111, 112, 152
- Khi đƣợc đơn vị khác thu hộ số phải thu bằng tiền, nguyên vật liệu:
Nợ TK 342–Thanh toán nội bộ. Có TK liên quan (5111, 3111…) - Nhận lại các khoản đã nhờ thu hộ: Nợ TK 111, 112, 152
62 Nghiệp vụ đơn vị X phân phối quỹ phúc lợi cho đơn vị Y:
Đơn vị X Đơn vị Y
- Nhận quyết định phân phối quỹ cho đơn vị Y:
Nợ TK 4312 Có TK 342
- Khi phân phối quỹ cho đơn vị Y bằng tiền:
Nợ TK 342
Có TK 111, 112
- Phản ánh số phải thu của đơn vị khác về các quỹ:
Nợ TK 342 Có TK 4312
- Khi nhận đƣợc tiền phân phối quỹ từ đơn vị X:
Nợ TK 111, 112 Có TK 342
5.3. KẾ TỐN CÁC KHOẢN PHẢI THU 5.3.1. Kế tốn các khoản phải thu 5.3.1. Kế toán các khoản phải thu
Nội dung các khoản phải thu
Theo tính chất và đối tƣợng thanh toán, các khoản phải thu gồm:
- Các khoản phải thu của khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ, nhƣợng bán, thanh lý tài sản.
- Thuế GTGT đƣợc khấu trừ đối với hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ chịu thuế GTGT.
- Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý hoặc đã xử lý, bắt bồi thƣờng nhƣng chƣa thu đƣợc. - Các khoản phải thu khác.
Tài khoản 311 -Các khoản phải thu
Bên nợ:
- Số tiền phải thu của khách hàng về bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ… - Các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi theo đơn đặt hàng của nhà nƣớc khơng
đƣợc duyệt bị xuất tốn phải thu hồi.
- Số thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ phát sinh (đối với đơn vị thực hiện tính và nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thuế và các dự án viện trợ khơng hồn lại đựơc hoàn thuế GTGT).
- Giá trị thiếu hụt chờ xử lý hoặc đã xử lý theo hƣớng bắt bồi thƣờng nhƣng chƣa thu đƣợc.
63
Bên có:
- Số tiền đã thu của khách hàng. - Số tiền ứng trƣớc của khách hàng.
- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ hoặc đã đƣợc hoàn. - Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan. - Số tiền đã thu về bồi thƣờng vật chất và các khoản phải thu khác.
Số dư bên Nợ:
- Các khoản nợ còn phải thu;
- Số thuế GTGT đầu vào còn đƣợc khấu trừ và số thuế GTGT đƣợc hoàn lại nhƣng ngân sách chƣa hoàn trả;
Tài khoản này có thể có số dư bên Có, phản ánh số đã ứng trước của người mua > số phải thu.
Tài khoản 311 có các tài khoản cấp 2 gồm:
- Tài khoản 3111 “Phải thu khách hàng”
- Tài khoản 3113 “Thuế GTGT đƣợc khấu trừ” - Tài khoản 3118 “Phải thu khác”
Phƣơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Tài khoản 3111 “Phải thu khách hàng”
- Khi xuất bán sản phẩm, hàng hoá nhƣng chƣa thu đƣợc tiền: Nợ TK 3111 – Phải thu của khách hàng.
Có TK 531 – Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu đối tượng chịu thuế GTGT
theo phương pháp khấu trừ)
- Doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thƣơng mại: Nợ TK 531– Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Nợ TK 3331– Thuế GTGT phải nộp (nếu đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
Có TK 3111– Phải thu của khách hàng.
- Khi khách hàng ứng trƣớc tiền hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc. Có TK 3111– Phải thu của khách hàng.
64
Nợ TK 111, 112– Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc. Có TK 3111– Phải thu của khách hàng.
- Khi cấn trừ nợ phải thu và phải trả cùng 1 đối tƣợng khách hàng, ghi: Nợ TK 3311 – Phải trả cho nhà cung cấp.
Có TK 3111– Phải thu của khách hàng.
- Trƣờng hợp khoản nợ phải thu của khách hàng khơng địi đƣợc, phải xử lý xố sổ nếu đƣợc tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 631 – Chi hoạt động sản xuất kinh doanh. Có TK 3111– Phải thu của khách hàng.
Tài khoản 3113 “Thuế GTGT đƣợc khấu trừ”
- Đơn vị sự nghiệp có hoạt động SXKD, chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, khi mua VL-DC, hàng hóa, TSCĐ:
Nợ TK 152, 153, 155, 211, 631 (giá mua chƣa thuế) Nợ TK 3113 (thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ)
Có TK 111, 112, 331 (giá thanh toán)
- Cuối kỳ, kết chuyển thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ với thuế GTGT đầu ra phải nộp:
Nợ TK 333 (3331)
Có TK 311 (3113) - Khi nhận đƣợc tiền hoàn thuế GTGT:
Nợ TK 112
Có TK 3113
Tài khoản 3118 “Phải thu khác”
- VL-DC, sản phẩm, hàng hóa, tiền mặt tồn quỹ phát hiện thiếu khi kiểm kê, chƣa xác định nguyên nhân chờ xử lý:
Nợ TK 3118
Có 111, 152, 153, 155…
- Khi có quyết định xử lý, nếu xóa bỏ số thiệt hại: Nợ TK 5118
Có TK 3118
- Khi có quyết định xử lý, nếu thu tiền bồi thƣờng, trừ vào lƣơng: Nợ TK 111, 112
65
Có TK 3118
- Khi thu các khoản phải thu khác bằng tiền, vật tƣ, hàng hóa: Nợ TK 111, 112, 152, 155
Có TK 3118
- Khi cho mƣợn tiền, NVL, CCDC, hàng hóa có tính chất tạm thời, ghi: Nợ TK 3118
Có TK 111, 112, 152, 153, 155… - Các khoản đã chi không đƣợc duyệt phải thu hồi:
Nợ TK 3118
Có TK 661, 662…
- Định kỳ, tính và thu lãi đầu tƣ tài chính hay nhận đƣợc thơng báo số lãi từ hoạt động đầu tƣ góp vốn đƣợc chia: Nợ TK 111, 112 Nợ TK 3118 Có TK 531 5.2.2. Kế tốn các khoản tạm ứng Nội dung
Tạm ứng là khoản tiền, vât tƣ đƣợc giao cho công nhân viên mua sắm tài sản, giao dịch, cơng tác phí, thực hiện dự án, đề tài, nghiên cứu khoa học... Ngƣời nhận tạm ứng phải là cán bộ, công nhân viên và ngƣời lao động trong đơn vị. Tiền tạm ứng phải đƣợc sử dụng đúng mục đích, khơng đƣợc chuyển giao ngƣời khác. Sau khi hồn thành công việc, ngƣời nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc.
Tài khoản 312 - Tạm ứng
Bên Nợ: Các khoản tiền đã tạm ứng trong kỳ
Bên Có: - Các khoản tạm ứng đã đƣợc thanh toán
- Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lƣơng
Số dư bên Nợ: Số tiền tạm ứng chƣa thanh toán.
Phƣơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1. Xuất tiền hoặc vật tƣ tạm ứng cho viên chức, nhân viên: Nợ TK 312: Tạm ứng
Có TK 111, 152, 153…
2. Thanh tốn số chi tạm ứng trên cơ sở bảng thanh toán tạm ứng theo số thực chi do ngƣời nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ gốc.
66
Nợ TK 152, 153, 155, 631, 661, 662… Có TK 312- Tạm ứng
3. Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ hoặc trừ vào lƣơng: Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 334- Phải trả viên chức- trƣờng hợp trừ vào lƣơng Có TK 312- Tạm ứng
5.4. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ 5.4.1. Kế toán các khoản phải trả 5.4.1. Kế toán các khoản phải trả
Nội dung
Các khoản phải trả trong đơn vị HCSN thƣờng phát sinh trong các quan hệ giao dịch giữa đơn vị với ngƣời bán vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, kinh phí tạm thu, tạm giữ.
Nội dung cụ thể các khoản phải trả gồm:
- Các khoản nợ phải trả cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp hàng hóa, dịch vụ, vật tƣ…
- Các khoản nợ vay, lãi về nợ vay phải trả.
- Giá trị tài sản chƣa xác định đƣợc nguyên nhân chờ giải quyết. - Các khoản phải trả khác nhƣ: phạt bồi thƣờng vật chất.
Tài khoản 331 – Các khoản phải trả
Bên nợ:
- Các khoản đã trả cho ngƣời bán VL-DC, hàng hoá, ngƣời cung cấp dịch vụ… - Các khoản nợ vay (nợ gốc) đã thanh toán;
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.
- Các khoản đã trả khác
Bên có:
- Số tiền phải trả cho ngƣời bán ngun vật liệu, cơng cụ, dụng cụ, hàng hố, ngƣời cung cấp dịch vụ;
- Các khoản phải trả nợ vay;
- Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết; - Các khoản phải trả khác.
Số dư bên Có:
67
- Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ: phản ánh số tiền đơn vị ứng trước cho người bán > số phải trả cho các chủ nợ trong và ngồi đơn vị.
Tài khoản 331 có các tài khoản cấp 2 gồm:
- Tài khoản 3311 “Phải trả ngƣời cung cấp” - Tài khoản 3312 “Phải trả nợ vay”
- Tài khoản 3118 “Phải trả khác”
Phƣơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Tài khoản 3311 “Phải trả người cung cấp”
- Khi đơn vị mua VL-DC, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ…chƣa thanh toán, dùng cho hoạt động sự nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153, 155 – Nếu qua nhập kho. Nợ TK 211, 213 – Nếu mua TSCĐ
Nợ TK 661, 662, 635 – Nếu sử dụng ngay cho chi hoạt động, dự án, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước.
Có TK 3311 – Phải trả cho nhà cung cấp.
- Khi đơn vị mua Vl-DC, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 152, 153, 155 – Nếu nhập kho
Nợ TK 631 – Nếu dùng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nợ TK 211, 213– Nếu mua TSCĐ
Nợ TK 3113 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (nếu có) Có TK 3311– Phải trả cho nhà cung cấp.
- Cuối niên độ kế toán, xác định số nợ, đối với những đối tƣợng vừa có nợ phải thu và nợ phải trả thì tiến hành lập bảng kê thanh tốn bù trừ công nợ, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho nhà cung cấp Có TK 311 – Phải thu của khách hàng
Tài khoản 3312 “Phải trả nợ vay”
- Vay tiền nhập quỹ, hoặc vay để trả nợ, mua vật tƣ, hàng hóa, TSCĐ: Nợ TK 111, 112, 331, 152, 155, 211
Có TK 3312: Phải trả nợ vay - Khi thanh tốn nợ vay:
68
Có TK 111, 112…
Đối với các khoản vay để mua TSCĐ dùng cho hoạt động HCSN, khi trả nợ vay bằng các quỹ, đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ:
Nợ TK 431 (4314) Có TK 466
Đối với các khoản vay để mua TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD, khi trả nợ vay bằng các quỹ, ghi:
Nợ TK 431 Có TK 411 + Khi chi tiền lãi ghi:
Nợ TK 661: Chi hoạt động (Vay dùng chi sự nghiệp)
Nợ TK 631: Chi phí sản xuất, kinh doanh (Vay dùng cho SXKD) Có TK 111, 112
Tài khoản 3318 “Phải trả khác”
- Khi phát hiện tài sản thừa chờ xử lý: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 155
Có TK 3318
- Khi xác định nguyên nhân, căn cứ quyết định xử lý: Nợ TK 3318
Có TK 331, 461, 462
5.4.2. Kế toán các khoản phải nộp Nhà nƣớc