CHƢƠNG 5 : KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN
6.1. KẾ TỐN TÌNH HÌNH TIẾP NHẬN, SỬ DỤNG VÀ QUYẾT TOÁN NGUỒN
6.1.1. Nguồn hình thành và nội dung chi
Nguồn hình thành
Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và đảm bảo các hoạt động theo chức năng của các cơ quan, đơn vị HCSN. Nguồn kinh phí hoạt động đƣợc hình thành từ:
- Ngân sách nhà nƣớc cấp/cấp trên cấp hằng năm. Bao gồm kinh phí thƣờng xuyên và kinh phí khơng thƣờng xun. Đối với cơ quan, đơn vị thực hiện quyền tự chủ tự chịu trách nhiệm về tài chính thì kinh phí giao tự chủ là kinh phí thƣờng xuyên. - Các khoản thu hội phí và các khoản đóng góp của các thành viên.
- Bổ sung từ các khoản thu phí và lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác tại đơn vị theo qui định của chế độ tài chính
- Bổ sung từ chênh lệch thu chi (lợi nhuận sau thuế) từ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Bổ sung từ các khoản khác theo chế độ tài chính. - Tiếp nhận các khoản viện trợ phi dự án
- Các khoản đƣợc biếu tặng, tài trợ của các đơn vị cá nhân trong và ngoài đơn vị
Nội dung chi
- Chi hoạt động thƣờng xuyên theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc cấp có thẩm quyền giao nhƣ: tiền lƣơng, tiền cơng, phụ cấp lƣơng, các khoản trích nộp BHBB, chi dịch vụ cơng cộng, văn phịng phẩm…
86
- Chi không thƣờng xuyên nhƣ: chi thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ, chi thực hiện chƣơng trình đào tạo bồi dƣỡng cán bộ, viên chức, thực hiện chƣơng trình mục tiêu quốc gia, đầu tƣ XDCB…
6.1.2. Nguyên tắc hạch toán
Kế toán phải mở chi tiết theo từng nguồn hình thành (ngân sách cấp, nhận viện trợ, phí và lệ phí đƣợc để lại…)
Đơn vị khơng đƣợc ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động trong các trƣờng hợp sau: - Phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN nhƣng đƣợc để lại chi nhƣng chƣa có chứng từ
ghi thu, ghi chi ngân sách.
- Tiền, hàng viện trợ phi dự án đã nhận nhƣng chƣa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách.
Chỉ đƣợc ghi tăng NKP hoạt động khi cả hai trƣờng hợp trên có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách.
Kinh phí hoạt động phải đƣợc sử dụng đúng mục đích, đúng tiêu chuẩn, định mức của nhà nƣớc và trong phạm vi dự toán đã đƣợc duyệt cho phù hợp với quy định của chế độ tài chính.
Cuối kỳ, đơn vị phải làm thủ tục quyết tốn tình hình tiếp nhận và sử dụng NKP hoạt động với cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính theo chế độ tài chính quy định. Số kinh phí sử dụng chƣa hết đƣợc xử lý theo chế độ tài chính hiện hành quy định cho từng loại hình đơn vị HCSN.
Cuối ngày 31/12 kỳ kế tốn năm, nếu số chi hoạt động chƣa đƣợc duyệt quyết tốn, thì kế tốn chuyển NKP hoạt động năm nay sang NKP hoạt động năm trƣớc (Nợ TK 4612/Có TK 4611).
Chứng từ sử dụng
- Giấy rút dự toán ngân sách - Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Giấy nộp trả kinh phí
- Thơng tri duyệt quyết toán - Lệnh chi tiền
87
Tài khoản 461 –Nguồn kinh phí hoạt động
- Số kinh phí hoạt động nộp lại ngân sách Nhà nƣớc hoặc nộp lại cấp trên.
- Kết chuyển số chi hoạt động đã đƣợc
phê duyệt quyết toán với NKP hoạt động - Kết chuyển số kinh phí hoạt động đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dƣới (đơn vị cấp trên ghi)
- Các khoản đƣợc phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động
- Số kinh phí hoạt động thực nhận của Ngân sách, của cấp trên
- Số kinh phí nhận đƣợc do viện trợ, tài trợ
- Đƣợc bổ sung từ thu phí, lệ phí & thu khác theo quy định của chế độ tài chính - Số kinh phí bổ sung từ kết quả hoạt động SXKD
Số dƣ bên C :
- Số kinh phí đƣợc cấp trƣớc cho năm sau (nếu có)
- Nguồn kinh phí hoạt động hiện cịn hoặc đã chi nhƣng chƣa đƣợc quyết toán.
TK 461 đƣợc chi tiết thành 3 tài khoản chi tiết cấp 2:
- TK 4611 – Năm trƣớc
+ TK 46111 – Nguồn kinh phí thƣờng xuyên
+ TK 46112 – Nguồn kinh phí khơng thƣờng xun - TK 4612 – Năm nay
+ TK 46121 – Nguồn kinh phí thƣờng xuyên
+ TK 46122 – Nguồn kinh phí khơng thƣờng xun - TK 4613 – Năm sau
+ TK 46131 – Nguồn kinh phí thƣờng xuyên
88
Tài khoản 661 –Chi hoạt động
- Chi hoạt động thực tế phát sinh ở đơn vị
Số dƣ bên Nợ: Các khoản chi hoạt động chƣa đƣợc duyệt quyết toán
- Các khoản đƣợc phép ghi giảm chi và
những khoản đã chi nhƣng không đƣợc duyệt.
- Kết chuyển số chi đƣợc duyệt với NKP khi báo cáo quyết toán đƣợc duyệt.
TK 661 đƣợc chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:
- TK 6611 – Năm trƣớc
+ TK 66111 – Chi thƣờng xuyên
+ TK 66112 – Chi không thƣờng xuyên - TK 6612 – Năm nay
+ TK 66121 – Chi thƣờng xuyên
+ TK 66122 – Chi không thƣờng xuyên - TK 6613 – Năm sau
+ TK 66131 – Chi thƣờng xuyên + TK 66132– Chi không thƣờng xuyên
Tài khoản 008 –Dự toán chi hoạt động
- Dự toán chi hoạt động đƣợc giao
- Số dự toán điều chỉnh trong năm (tăng ghi dƣơng +, giảm ghi âm -)
Rút dự toán chi hoạt động ra sử dụng Số nộp khơi phục dự tốn (ghi -)
Số dư bên Nợ: Dự tốn chi hoạt động
cịn lại chƣa rút
Tài khoản 008 đƣợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau:
- TK 0081 – Dự toán chi thƣờng xuyên
89
6.1.5. Phƣơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
6.1.5.1. Kế tốn nguồn kinh phí hoạt động
1. Nhận kinh phí hoạt động đƣợc ngân sách cấp trên cấp bằng tiền/hiện vật hoặc chuyển thanh toán trực tiếp cho ngƣời bán hàng, ngƣời cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211, 331…
Có TK 461 (4612): Nguồn kinh phí năm nay Nếu đƣợc cấp bằng TSCĐ đƣa ngay vào sử dụng, đồng thời ghi:
Nợ TK 661 (6612): Tăng chi hoạt động
Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
2. Khi nhận thơng báo về Dự tốn chi hoạt động đƣợc cấp, kế toán ghi: Nợ TK 008 - Dự toán chi hoạt động
Chi tiết: TK 0081 Dự toán chi thƣờng xuyên
TK 0082 Dự tốn chi khơng thƣờng xuyên.
3. Khi rút Dự toán ra sử dụng, căn cứ vào giấy rút dự tốn và các chứng từ có liên quan, ghi:
Có TK 008 - Dự tốn chi hoạt động Đồng thời ghi:
Nợ TK 111: Rút Dự toán chi hoạt động về quỹ tiền mặt
Nợ TK 152, 153, 155: Rút Dự toán chi hoạt động mua vật tƣ, hàng hóa nhập kho.
Nợ TK 211, 213: Rút Dự tốn chi hoạt động mua TSCĐHH, TSCĐVH. Nợ TK 331: Rút Dự toán chi hoạt động chuyển trả trực tiếp cho ngƣời bán Nợ TK 661 (6612): Rút Dự toán chi hoạt động chi trực tiếp
Có TK 461 (4612): Nguồn kinh phí năm nay Trƣờng hợp mua TSCĐ, đồng thời ghi:
Nợ TK 661 (6612): Tăng chi hoạt động
Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
4. Trƣờng hợp dự toán chi hoạt động chƣa đƣợc cấp có thẩm quyền giao, khi Kho bạc cho tạm ứng kinh phí:
- Khi nhận tạm ứng kinh phí của kho bạc: Nợ TK 661 (6612): Tăng chi hoạt động
90 - Khi đơn vị đƣợc cấp có thẩm quyền giao dự toán, ghi Nợ TK008 “Dự toán chi
hoạt động”
- Khi tiến hành thanh toán tạm ứng với kho bạc, căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán tạm ứng và giấy rút dự toán, chuyển số đã thanh tốn tạm ứng thành nguồn kinh phí hoạt động:
Nợ TK 661 (6612): Tăng chi hoạt động
Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Đồng thời ghi Có TK 008
5. Khi bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 421: Bổ sung từ chênh lệch thu, chi
Có TK 461 (4612): Nguồn kinh phí hoạt động
6. Khi bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nƣớc:
Nợ TK 4213: Chênh lệch thu chi theo ĐĐH của Nhà nƣớc Có TK 461 (4612): Nguồn kinh phí hoạt động 7. Khi bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ các khoản thu khác:
Nợ TK 5118: Thu khác
Có TK 461 (4612): Nguồn kinh phí hoạt động
8. Khi bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ các khoản phí, lệ phí đƣợc để lại:
+ Cuối kỳ, kế toán xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp NSNN nhƣng đƣợc để lại chi theo qui định và đã c chứng từ ghi thu ghi chi NSNN, ghi:
Nợ TK 5111- Phí, lệ phí
Có TK 461 (4612 – Năm nay)
+ Cuối kỳ, kế tốn xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp NSNN nhƣng đƣợc để lại chi theo qui định nhƣng chƣa c chứng từ ghi thu ghi chi NSNN, ghi:
Nợ TK 5111- Phí, lệ phí
Có TK 521- (TK 5211- Phí. lệ phí)
Sang kỳ sau, khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách, ghi: Nợ TK 521- Thu chƣa qua ngân sách (TK 5211- Phí. lệ phí)
Có TK 461 (4612 – Năm nay) 9. Thu hội phí, thu đóng góp hoặc đƣợc tài trợ:
91
Có TK 461 (4612): Nguồn kinh phí hoạt động
10. Các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án đƣợc ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động: - Khi tiếp nhận hàng viện trợ phi dự án dùng cho hoạt động HCSN (đơn vị chƣa có
chứng từ ghi thu ghi chi ngân sách), ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211…
Có TK 521 (TK 5212- Tiền, hàng viện trợ)
Trƣờng hợp nhận viện trợ bằng TSCĐ thì đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ:
Nợ TK 6612 Có TK 466
Khi đơn vị có chứng từ ghi thu ghi chi ngân sách về các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án đã tiếp nhận, kế tốn kết chuyển ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động:
Nợ TK 521 (5212 – Tiền, hàng viện trợ) Có TK 461 (4612 – Năm nay)
- Trƣờng hợp đơn vị có chứng từ ghi thu ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ phi dự án để dùng cho hoạt động HCSN, ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211, 331, 661… Có TK 461 (4612 – Năm nay)
Nếu nhận viện trợ bằng TSCĐ thì đồng thời ghi: Nợ TK 6612
Có TK 466
11. Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào số kinh phí hoạt động đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dƣới (nếu có), kế tốn đơn vị cấp trên ghi giảm kinh phí hoạt động, ghi:
Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dƣới
6.1.5.2. Kế tốn chi hoạt động
1. Xuất vật tƣ chi hoạt động:
Nợ TK 661 – Chi hoạt động.
Có TK 152, 153 – Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. 2. Xác định lƣơng và các khoản trích theo lƣơng:
Nợ TK 661 – Chi hoạt động.
Có TK 332, 334 - Lƣơng và các khoản trích theo lƣơng. 3. Trả các dịch vụ điện, điện thoại, nƣớc … tính vào chi hoạt động:
92
Nợ TK 661 – Chi hoạt động. Có TK 3311
4. Thanh toán các khoản tạm ứng đã chi cho hoạt động của đơn vị, ghi: Nợ TK 661: chi hoạt động
Có TK 312: Tạm ứng
Có TK 336: Tạm ứng kinh phí
5. Trƣờng hợp mua TCSĐ bằng kinh phí hoạt động thƣờng xuyên kế tốn phản ánh nhƣ sau: Nợ TK 211 Có TK 111, 112, 461 Đồng thời ghi: Nợ TK 661: chi hoạt động Có TK 466: Nguồn kinh phí hình thành TCSĐ 6. Trƣờng hợp sử dụng dự tốn chi hoạt động:
Rút dự toán chi hoạt động để trực tiếp chi, ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động
Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động
+ Đồng thời, ghi giảm dự tốn chi hoạt động: Có TK 008: Dự tốn chi hoạt động 7. Phân bổ chi phí trả trƣớc vào hoạt động thƣờng xuyên, ghi:
Nợ TK 661: Chi hoạt động
Có TK 643: Chi phí trả trƣớc
6.1.5.3. Kế toán quyết toán NKP hoạt động
1. Cuối năm (31/12), căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tƣ, hàng hóa tồn kho (cả số cịn sử dụng đƣợc và số khơng cịn sử dụng đƣợc) có liên quan đến số kinh phí hoạt động đƣợc ngân sách cấp trong năm, để quyết tốn tồn bộ giá trị VL-DC tồn kho vào chi hoạt độngcủa năm báo cáo, ghi:
Nợ TK 661: Chi hoạt động
Có TK 337: Kinh phí quyết tốn chuyển sang năm sau
2. Cuối kỳ kế toán năm, nếu quyết toán chƣa đƣợc duyệt, các khoản chi hoạt động chƣa đƣợc quyết tốn với NKP hoạt động thì:
+ NKP hoạt động đã sử dụng đƣợc kết chuyển từ TK “năm nay” sang “năm trƣớc”: Nợ TK 4612 – năm nay
93
+ Chi hoạt động đƣợc kết chuyển từ “năm nay” thành số “năm trƣớc”: Nợ TK 6611 – Năm trƣớc
Có TK 6612 – Năm nay
1. Năm sau, khi quyết toán chi hoạt động của năm trƣớc đƣợc duyệt, kết chuyển số chi hoạt động vào nguồn kinh phí hoạt động:
Nợ TK 4611 – Kinh phí hoạt động năm trƣớc Có TK 6611 – Chi hoạt động năm trƣớc
2. Những khoản chi sai, chi vƣợt tiêu chuẩn không đƣợc duyệt phải thu hồi: Nợ TK 3118 – Phải thu khác.
Có TK 6611 – Chi hoạt động.
3. Nếu kinh phí năm trƣớc chƣa sử dụng hết, theo quyết định của cấp có thẩm quyền phải nộp lại cho Nhà nƣớc hoặt đƣợc chuyển thành kinh phí năm nay, ghi:
Nợ TK 4611: Năm trƣớc
Có TK 111, 112, 333 (nếu phải nộp lại cho Nhà nước)
Có TK 4612: Năm nay (nếu được chuyển thành NKP năm nay)
6.1.5.4. Kế toán số tiết kiệm chi, chênh lệch thu chi hoạt động thường xuyên
Các cơ quan nhà nƣớc và đơn vị sự nghiệp có thu khi kết thúc năm, các cơ quan nhà nƣớc xác định số tiết kiệm chi và đơn vị sự nghiệp có thu xác định chênh lệch thu chi của hoạt động thƣờng xuyên. Bao gồm:
Số tiết kiệm chi /Chênh lệch thu chi hoạt động
thƣờng xuyên = Nguồn kinh phí đƣợc giao tự chủ _ Số chi thực tế Trong đó: Cơ quan nhà nƣớc: Nguồn kinh phí đƣợc giao tự chủ = Kinh phí ngân sách cấp (chủ yếu) + phí, lệ phí đƣợc để lại (không đáng kể) + Các khoản thu hợp pháp khác (không đáng kể)
Đơn vị sự nghiệp có thu:
Nguồn kinh phí đƣợc giao tự chủ = Kinh phí ngân sách cấp + Thu sự nghiệp (thu phí, lệ phí và thu từ hđ sxkd) + Các khoản thu khác
94 Nguyên tắc hạch toán
- Chỉ hạch toán vào Tài khoản 004 “Chênh lệch thu, chi hoạt động thƣờng xuyên” số chênh lệch thu và chi của hoạt động thƣờng xuyên do đơn vị tăng thu, tiết kiệm chi đối với các loại kinh phí đƣợc giao khốn chi hành chính hoặc đƣợc giao tự chủ tài chính trong các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của chế độ tài chính;
- Việc xác định và sử dụng số chênh lệch thu, chi của hoạt động thƣờng xuyên phải tuân thủ các quy định của chế độ tài chính hiện hành.
- Tài khoản 004 “Chênh lệch thu, chi hoạt động thƣờng xuyên” đƣợc mở chi tiết năm trƣớc, năm nay.
Kết cấu tài khoản 004 “Chênh lệch thu, chi hoạt động thƣờng xuyên”
Bên Nợ:
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thƣờng xuyên do tăng thu, tiết kiệm chi đơn vị tạm xác định trong năm (hàng tháng hoặc quý theo quy định của chế độ tài chính);
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thƣờng xuyên theo quyết toán đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt cao hơn số đơn vị tạm xác định trong năm;
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thƣờng xuyên theo quyết tốn đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt thấp hơn số đơn vị tạm xác định trong năm (ghi âm).
Bên Có:
- Khi trích quỹ hoặc chi trả thu nhập tăng thêm theo quy định của chế độ tài chính (tạm trích trong năm và sau khi quyết toán đƣợc duyệt theo quy định của chế độ tài chính).
Số dư bên Nợ: Phản ánh số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thƣờng xuyên