7- Trung tâm đào tạo nghề và xuất khẩu lao động: Nhiệm vụ chủ yếu là tuyển lao
2.2.2.4. Triển khai thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Xin giấy phép nhập khẩu
Đây là vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt pháp lý để tiến hành các khâu tiếp theo trong quá trình nhập khẩu. Theo nghị định 57/1998/NĐ-CP ngày 31/07/1998 các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật đều được phép xuất nhập khẩu hàng hoá theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi đã đăng ký mã số doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tại các cơ quan tỉnh, thành phố. Thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã đăng ký mã số doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu được uỷ thác xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá phù hợp với nội dung của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Hiện nay, để nhập khẩu các mặt hàng của công ty, tùy vào loại mặt hàng, công ty cần phải xin một trong số hoặc tất cả các loại giấy phép sau:
• Giấy phép nhập khẩu theo chế độ hạn ngạch thuế quan do Bộ Công thương cấp
• Giấy phép nhập khẩu tự động do Bộ Công thương cấp
• Giấy phép nhập khẩu do Bộ Quốc phòng cấp
Làm thủ tục ban đầu thanh toán quốc tế
Tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán quy định trong hợp đồng nhập khẩu, công ty liên hệ với ngân hàng để làm thủ tục ban đầu thanh toán. Hiện nay, công ty thường áp dụng hai phương thức thanh toán là thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) và thanh toán bằng điện chuyển tiền (T/T).
Các ngân hàng mà công ty mở tài khoản và thực hiện các giao dịch thanh toán là: Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội (Military Bank), Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank).
- Đối với các hợp đồng ký kết với các nhà cung cấp truyền thống và tin cậy của công ty, phương thức thanh toán được áp dụng thường là T/T vì thủ tục nhanh
gọn và tiết kiệm được các chi phí ngân hàng. Để thực hiện thanh toán bằng điện chuyển tiền, công ty đến ngân hàng thực hiện chuyển tiền trả cho người bán như sau:
• Hoàn thành lệnh chuyển tiền
• Hợp đồng nhập khẩu gốc
• Giấy phép nhập khẩu
• Đủ tiền trong tài khoản tại ngân hàng (nộp tiền và tài khoản tại ngân hàng hoặc làm khế ước nhận nợ từ ngân hàng)
- Trong trường hợp hợp đồng được ký kết với các đối tác mới, chưa tạo dựng được mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty thì phương thức thanh toán thường được áp dụng là L/C. Các công việc công ty thực hiện:
• Viết đơn xin mở L/C tại ngân hàng. Loại hình L/C công ty thường áp dụng và được quy định trong các hợp đồng ngoại thương của công ty là L/C không huỷ ngang và trả ngay.
• Ký quỹ mở L/C theo quy định. Tùy thuộc vào mối quan hệ giữa ngân hàng với công ty mà tỷ lệ ký quỹ đòi hỏi khác nhau. Công ty TNHH MTV Vật tư Công nghiệp quốc phòng có quan hệ lâu năm với Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân nên tỷ lệ ký quỹ chỉ là 10% giá trị hợp đồng.
• Cung cấp các chứng từ liên quan theo quy định như hồ sơ pháp lý của công ty, hợp đồng ngoại thương, hợp đồng uỷ thác…
Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Những hợp đồng nhập khẩu của công ty thực hiện theo hai điều kiện CIF và CFR, với điều kiện CIF- điều kiện nhập khẩu chính thì công ty không phải tiến hành thuê phương tiện vận tải, không phải mua bảo hiểm cho hàng hóa, việc này do nhà xuất khẩu đảm nhiệm. Trong hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện CFR công ty thường phải mua bảo hiểm vì phần lớn các mặt hàng máy móc thiết bị chủ yếu vận chuyển bằng đường biển, tổn thất rủi ro rất lớn, việc mua bảo hiểm là cần thiết.
Trên thị trường Việt Nam hiện có rất nhiều hãng bảo hiểm tham gia nhưng công ty quyết định chọn lựa và ký hợp đồng với công ty bảo hiểm Bảo Việt và công ty bảo hiểm Dầu khí VN PVI. Từ trước đến nay, công ty mua bảo hiểm chuyến cho những hợp đồng nhập khẩu, nên công ty bảo hiểm chỉ chịu trách nhiệm đối với tổn thất của hàng trong phạm vi một chuyến hàng, theo điều khoản từ kho đến kho, và công ty phải nộp cho công ty bảo hiểm một khoản phí bảo hiểm. Công ty thường mua bảo hiểm với điều kiện A với suất phí là 0,237%, trị giá bảo hiểm là 110% trị giá hợp đồng.
Sau khi hợp đồng bảo hiểm được ký kết, công ty sẽ liên hệ với hãng bảo hiểm khi đã có thông tin về chuyến tàu, số hiệu, cũng như giá trị nhập qua fax hoặc email.
Khi nhận được thông tin hãng bảo hiểm sẽ xác định lại thông tin, và cấp giấy chứng nhận bảo hiểm lô hàng cho công ty TNHH MTV Vật tư Công nghiệp quốc phòng, thường là 01 bản chính và 02 bản copy. Công ty sẽ kiểm tra lại, và nếu có sai lệch thì cần báo kịp thời cho công ty bảo hiểm để có những điều chỉnh nhanh chóng.
Thanh toán và nhận bộ chứng từ
Công ty TNHH MTV Vật tư Công nghiệp quốc phòng sử dụng hai hình thức thanh toán:
Thanh toán bằng L/C: Nhà xuất khẩu sau khi hoàn thành nghĩa vụ của mình
được quy định trong L/C, ngân hàng thông báo sẽ kiểm tra bộ chứng từ nếu thấy phù hợp thì ngân hàng sẽ tự động thanh toán cho nhà xuất khẩu. Ngân hàng mở L/C sẽ báo cho công ty TNHH MTV Vật tư Công nghiệp quốc phòng biết về việc chứng từ hàng hóa đã có, công ty sẽ kiểm tra chứng từ đó. Sau khi công ty kiểm tra bộ chứng từ thấy hợp lý thì ngân hàng mở L/C sẽ tự động trừ một khoản tiền trong tài khoản của công ty tại ngân hàng và chuyển số tiền này cho ngân hàng của người thụ hưởng. Bộ phận kế toán sẽ chịu trách nhiệm làm việc với ngân hàng mở L/C để đảm bảo duy trì tài khoản của công ty đủ số tiền thanh toán cho hợp đồng một số các khoản khác theo quy định của ngân hàng.
Thanh toán bằng T/T: Thời điểm thanh toán tùy thuộc thoả thuận giữa công
ty với nhà xuất khẩu. Có thể tiến hành thanh toán cho nhà xuất khẩu ngay sau khi công ty nhận được giấy báo hay bộ chứng từ, phòng XNK báo cáo và được giám đốc duyệt, công ty sẽ viết lệnh chuyển tiền gửi ngân hàng và yêu cầu ngân hàng chuyển tiền cho nhà xuất khẩu. Tùy vào từng lô hàng mà công ty phải tiến hành thanh toán bao nhiêu phầm trăm giá trị của hợp đồng.
Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Ở Việt Nam, quy trình thủ tục hải quan đã qua rất nhiều lần sửa đổi, điều chỉnh theo hướng đơn giản, gọn nhẹ và chính xác nhất. Kể từ ngày 01/01/2002 thực hiện theo Luật Hải Quan, theo đó thủ tục hải quan với hàng nhập khẩu được tiến hành qua 3 bước:
• Khai và nộp tờ khai hải quan: nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan.
• Xuất trình hàng hóa đến địa điểm quy định để kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Thực hiện các quyết định hải quan.
Bước 1: Khai và nộp tờ khai hải quan
Bộ hồ sơ công ty chuẩn bị gồm có: 02 tờ khai hải quan, 01 tờ khai giá trị, 01 bản sao hợp đồng thương mại, 01 bản chính và 01 bản sao invoice, 01 bản chính và 01 bản sao Packing list, 01 bản sao B/L, 01 lệnh giao hàng của hãng tàu, 01 giấy giới thiệu. Công việc chuẩn bị giấy tờ này đòi hỏi nhân viên chuẩn bị phải có tính cẩn thận và chính xác. Các nhân viên của công ty TNHH MTV Vật tư Công nghiệp quốc phòng có chuyên môn nghiệp vụ cao và dày dặn kinh nghiệm thực hiện các hợp đồng nhập khẩu nên bước công việc này luôn được thực hiện nhanh chóng và chính xác.
Bước 2: Xuất trình hàng hóa đến địa điểm quy định để kiểm tra
Chủ hàng sau khi nộp lệ phí hải quan, các nhân viên hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa theo quy trình đã nêu ở phần chương 1. Các mặt hàng mà công ty nhập khẩu thường thuộc luồng xanh nên miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Hàng hóa được tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ nếu đạt yêu cầu thì cơ quan hải quan tiến hành thu lệ phí hải quan, đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và
trả tờ khai cho người khai hải quan.
Bước 3: Thực hiện các quyết định của hải quan
Tiếp đó hải quan sẽ ra những quyết định như cho phép hàng được thông quan, cho hàng đi qua một cách có điều kiện… sau khi công ty tiến hành nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác. Thời gian nộp thuế nhập khẩu quy định thường là 275 ngày kể từ ngày công ty nộp thuế đăng ký tờ khai hải quan.
Giao nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu
Sau khi làm thủ tục hải quan, trưởng phòng giao nhiệm vụ cho nhân viên giao nhận của phòng mình đem tờ khai hải quan và lệnh giao hàng xuống kho bãi để làm thủ tục mang hàng ra khỏi bãi. Khi nhận container hàng hóa của công ty, nhân viên phải kiểm tra số kẹp chì, niêm phong, so sánh số container, số kẹp chì, nếu không có gì sai sót thì sẽ thuê phương tiện vận tải chở container hàng về kho của công ty sau đó thực hiện nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa đó.
Trong trường hợp khi kiểm tra phát hiện số kẹp chì thực tế không khớp với số kẹp chì trong chứng từ, nhân viên của công ty sẽ lập tức thông báo ngay cho hãng tàu và trưng cầu giám định và để nghị hải quan kiểm tra 100% lô hàng. Việc giám định sẽ có sự chứng kiến của đại diện công ty, đại diện hãng tàu, đại diện kho bãi, đại diện bảo hiểm, Hải quan, cơ quan giám định. Cơ quan giám định mà công ty thường mời là Vinacontrol, SGC…
Công việc kiểm tra kỹ hàng hóa thực sự diễn ra khi hàng về kho riêng của công ty. Lúc này nhân viên kho sẽ chịu trách nhiệm đưa hàng vào kho bảo quản hàng cẩn thận. Dù hàng hóa trong quá trình làm thủ tục hải quan có kiểm tra hàng hóa hay không, hàng hóa về đến kho vẫn phải kiểm tra kỹ lưỡng về quy cách phẩm chất, số lượng… Nếu sau khi kiểm tra nhân viên phát hiện thiếu sót thì lập tức báo lại cho phòng XNK đảm nhận nhập khẩu loại máy móc thiết bị đó, phòng NK sẽ tìm hiểu nguyên nhân, và nhanh chóng giải quyết.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Căn cứ vào kết quả giám định và các quy định trong hợp đồng, nếu có phát sinh khiếu nại, phòng XNK sẽ thực hiện nhiệm vụ khiếu nại. Công ty thường khiếu nại trong những trường hợp:
Nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, thời hạn giao hàng muộn hơn so với quy định thì công ty khiếu nại.
Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất do lỗi của người vận chuyển gây lên, thì công ty sẽ khiếu nại người vận tải và người vận tải phải chịu trách nhiệm.
Nếu hàng bị tổn thất dưới dạng các rủi ro đã được mua bảo hiểm, thì công ty sẽ khiếu nại công ty bảo hiểm.
Sau khi phát hiện các lỗi cần khiếu nại, công ty lập hồ sơ khiếu nại bao gồm:
• Bản chính đơn bảo hiểm
• Bản chính hoặc sao hóa đơn gửi hàng kèm theo tờ khai chi tiết
• Bản chính vận đơn
• Biên bản giám định
• Giấy chứng nhận tàu giao hàng
• Bản sao báo cáo hải quan
• Thư đòi bồi thường
Trong thời gian hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty, thông thường quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, rất ít khi xảy ra những tranh chấp hay khiếu nại. Sở dĩ như vậy vì công ty đã lựa chọn được những đối tác đáng tin cậy, có trách nhiệm trong các hoạt động nghiệp vụ xuất khẩu. Đồng thời công ty cũng có đội ngũ cán bộ có chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm, có khả năng linh hoạt xử lý các tình huống khó khăn để đảm bảo quá trình nhập hàng của công ty được thuận lợi.