II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA PR
1. Đối với nhà nƣớc
2.1 Thành lập bộ phận chuyên trách về PR
PR hiện nay đang trở thành một ngành chuyên nghiệp hóa, mỗi doanh nghiệp Việt Nam nên thành lập một bộ phận chuyên trách về PR gọi là phòng PR nội bộ. Hiện nay các công ty nên chú trọng đến cơng tác PR vì thế việc thiết lập một bộ phận PR nội bộ là cần thiết và sẽ thuận lợi hơn. Điều này khơng có nghĩa là bộ phận PR nội bộ tốt hơn một nơi chuyên tư vấn PR nào đó bên ngồi hay ngược lại mà đây là hai hình thức khác nhau và một cơng ty lớn có thể sử dụng cả hai.
Có thể nói phịng PR là một bộ phận liên kết trong tổ chức. Để đại diện cho tổ chức của mình, bộ phận này phải nắm bắt các vấn đề và liên hệ chặt chẽ với các bộ phận khác trong nội bộ. Bên cạnh đó, họ có chức năng
truyền đạt thông tin, cố vấn và hoạch định chiến dịch cũng như phải xây dựng mối quan hệ với người tiêu dùng, những nhà phân phối sản phẩm cho họ và mối quan hệ khác. Khi chuyên viên PR càng nắm rõ về tổ chức, họ càng làm tốt vai trị của mình.
Quy mơ của bộ phận PR có thể lớn hay nhỏ tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, mức độ cần thiết của tổ chức về PR và tầm quan trọng mà ban lãnh đạo xác định đối với hoạt động này. Một nhà sản xuất sản phẩm tiêu dùng lớn có thể chi phí nhiều cho quảng cáo và ít hơn cho PR, trong một cơng ty trong lĩnh vục cơng nghiệp hay kỹ thuật thì ngược lại. Khơng có nhu cầu về PR ở tổ chức giống tổ chức nào. Điều quan trọng là mục tiêu giao tiếp với những nhóm cơng chúng xác định mà ban lãnh đạo đặt ra. Lực đẩy của PR phải bắt đầu từ ban lãnh đạo.
Bộ phận PR nội bộ có thể chỉ bao gồm một trưởng phòng PR và một thư ký, hay có thể có thêm các trợ lý chun mơn như nhân viên báo chí, biên tập viên tạp chí nội bộ, nhân viên thiết kế - in ấn, thợ chụp hình…Có thể tổ chức khơng tuyển dụng một chun viên PR mà để giám đốc tiếp thị, quảng cáo hay giám đốc bán hàng kiêm luôn nhiệm vụ này hoặc sử dụng dịch vụ của một công ty tư vấn.
Hoạt động PR ở từng tổ chức không giống nhau, nhưng cơng việc của một phịng PR có thể bao gồm một số hoặc tất cả các nhiệm vụ như:
- Viết và phân bố cá thơng cáo báo chí, hình ảnh và bài điểm tin cho giới báo chí, thu nhập và lưu trữ danh sách báo chí
- Tổ chức các buổi họp báo, các buổi đón tiếp và những buổi đi tham quan cơ sở vật chất của tổ chức.
- Duy trì bộ phận chuyên cung cấp thông tin cho các phương tiện truyền thông.
- Sắp xếp các buổi phỏng vấn với đài phát thanh, đài truyền hình hay giới báo chí cho lãnh đạo.
- Hướng dẫn các nhà chụp ảnh và tổ chức một thư viện hình ảnh. - Biên tập và xuất bản tạp chí nội bộ cho nhân viên, tổ chức các hình thức thơng tin nội bộ khác như chiếu phim, trình bày bằng hình ảnh hay báo tường, v.v…
- Biên tập và xuất bản tạp chí cho các đối tượng ngồi cơng ty như nhà phân phối, người sử dụng hay khách hành…
- Viết và xuất bản các tài liệu mang tính giáo dục, lịch sử cơng ty,các báo cáo thường niên, giới thiệu nhân viên mới, những áp- phích mang tính giáo dục cho các trường học…
- Tổ chức các cuộc triển lãm, trưng bày.
- Thực hiện và duy trì các hình thức thể hiện văn hoá tổ chức như logo, màu sắc, kiểu chữ, kiểu in, cách trang trí trên các phương tiện vận chuyển của công ty, đồng phục…
- Quản lý các chương trình tài trợ PR
- Tham dự các buổi họp ban lãnh đạo yêu cầu cũng như các cuộc họp với bộ phận sản xuất, tiếp thị, bán hàng và các phòng ban khác…
- Tham dự các hội nghị của những người bán hàng và phân phối sản phẩm cho công ty.
- Đại diện cho công ty tại các cuộc họp hợp tác thương mại. - Liên hệ với văn phòng tư vấn PR.
- Huấn luyện đội ngũ nhân viên PR.
- Thực hiện các cuộc thăm dò ý kiến (hay những nghiên cứu khác). - Giám sát hoạt động quảng cáo của tổ chức.
- Liên hệ với các chính trị gia hay nhân viên chính phủ.
- Thực hiện các buổi khai trương cơ sở mới - sắp xếp cho nhân vật quan trọng (VIP), khách mời và giới báo chí tới dự.
- Tổ chức các buổi tham quan cho những nhân vật quan trọng, khách nước ngoài…
- Thu nhập các bái báo hay mọi thông tin phản hồi về công ty trên các phương tiện truyền thơng.
- Phân tích những ý kiến phản hồi vá đánh giá kết quả dựa trên các mục tiêu đặt ra.
Việc thành lập một phòng PR nội bộ là cần thiết nhằm đáp ứng những yêu cầu PR đặc biệt của doanh nghiệp. Với một phòng PR riêng biệt sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn tới người tiêu dùng. Hiện nay ở Việt Nam, phần lớn các doanh nghiệp nước ngồi đều có bộ phận PR chun trách, một vài doanh nghiệp lớn của Việt Nam cũng đã có nhưng số lượng khơng nhiều. Phòng PR nội bộ với những chức năng và vai trò ưu việt của nó sẽ trợ giúp đắc lực cho doanh nghiệp trong xây dựng và quảng bá thương hiệu.