- Hỡnh thức sổ kế toỏn ỏp dụng: Nhật ký chứng từ (phụ lục 10) Phƣơng phỏp kế toỏn tài sản cố định:
2.2.4. Thủ tục nhập, xuất kho nguyờnvật liệu 1 Thủ tục nhập kho nguyờn vật liệu
Phũng kinh doanh là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tƣ, cú nhiệm vụ mở sổ theo dừi tỡnh hỡnh thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Phũng căn cứ vào tỡnh hỡnh thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyờn vật liệu và trực tiếp mua vật tƣ theo kế hoạch cung cấp. Phũng kinh doanh sẽ ký kết hợp đồng với bờn bỏn vật tƣ. Khi nhận đƣợc hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho của bờn bỏn hoặc giấy bỏo nhập hàng do ngƣời bỏn gửi đến, phũng kinh doanh tiến hành kiểm tra đối chiếu với cỏc bản hợp đồng. Khi hàng đƣợc chuyển đến cụng ty, cỏn bộ tiếp liệu phũng kinh doanh kết hợp với thủ kho tiến hành đỏnh giỏ kiểm tra về mặt số lƣợng, chất lƣợng quy cỏch vật tƣ, rồi lập biờn bản kiểm nghiệm vật tƣ. Nếu vật tƣ đạt yờu cầu thỡ tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trờn cở sở hoỏ đơn, giấy bỏo nhận hàng và biờn bản kiểm nghiệm phũng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu, phũng kinh doanh cũng lập biờn bản kiểm nhận và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập.
Phiếu nhập kho vật tƣ đƣợc lập thành 3 liờn : - 1 liờn lƣu tại phũng kinh doanh
- 1 liờn giao cho ngƣời nhập hàng để làm thủ tục thanh toỏn - 1 liờn giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho
Định kỳ phiếu nhập vật tƣ đƣợc chuyển lờn phũng kế toỏn để ghi sổ và lƣu.
Đối vật liệu thuờ ngoài gia cụng chế biến, phũng kinh doanh căn cứ vào giấy giao hàng của bờn nhận gia cụng chế biến để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cũng đƣợc lập thành 3 liờn và giao cho cỏc đối tƣợng nhƣ trờn.
Trƣờng hợp nhập kho vật liệu do sử dụng khụng hết hoặc phế liệu thu hồi, phũng kinh doanh lập phiếu nhập kho thành 2 liờn (1 liờn giao cho phũng kinh doanh, 1 liờn giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho).
Nhƣ vậy thủ tục nhập kho nguyờn vật liệu gồm cỏc chứng từ: - Hoỏ đơn GTGT (phụ lục 11)
- Phiếu nhập kho (phụ lục 12,13) - Thẻ kho (phụ lục 14)
Dƣới đõy là cỏc chứng từ của thủ tục nhập kho theo vớ dụ sau: cụng ty mua 197.166 kg bụng TQ cấp I với đơn giỏ: 18.700 đồng tƣơng đƣơng với 1,34 USD/ kg của cụng ty ITOCHU HONGKONG. Khi đú cụng ty nhận đƣợc hoỏ đơn GTGT của cụng ty ITOCHU HONGKONG (phụ lục 11)
Tại kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất tồn kho theo từng danh điểm vật liệu. Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải đƣợc theo dừi trờn một thẻ kho riờng để tiện cho việc ghi chộp, kiểm tra đối chiếu. Trờn cơ sở cỏc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tớnh hợp lý chớnh xỏc của cỏc chứng từ, rồi tiến hành ghi số thực nhập thực xuất lờn thẻ kho. Do vậy, thẻ kho sẽ đƣợc dựng làm căn cứ để đối chiếu số liệu thực tế của kế toỏn chi tiết tại phũng kế toỏn.
Tại phũng kế toỏn:
Sau khi nhận đƣợc cỏc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lờn, kế toỏn tiến hành kiểm tra tớnh chớnh xỏc hợp lý của cỏc chứng từ. Sau đú, nếu thấy đạt yờu cầu kế toỏn nhận và ký xỏc nhận vào phỉếu giao nhận chứng từ. Kế toỏn vật liệu sẽ phõn loại chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lờn theo từng loại vật liệu (nếu là chứng từ nhập) hoặc phõn loại theo đối tƣợng sử dụng (nếu là chứng từ xuất). Tiếp theo, kế toỏn tiến hành nhập số liệu vào mỏy vi tớnh để lờn bảng kờ chi tiết nhập vật tƣ cho từng kho.
Thành tiền = Số lƣợng Đơn giỏ
Từ cỏc bảng kờ nhập chi tiết vật tƣ ở cỏc kho trờn, kế toỏn tổng hợp số liệu theo tài khoản để lập “Bảng tổng hợp nhập vật tƣ” ,Tƣơng tự, “Bảng tổng hợp xuất vật tƣ” - cũng đƣợc lờn bằng cỏch dựa vào cỏc bảng kờ chi tớết xuất vật tƣ.
Để theo dừi chi tiết quỏ trỡnh nhập vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dừi thanh toỏn từng ngƣời bỏn, cụng ty sử dụng Sổ chi tiết số 2-Thanh toỏn với ngƣời bỏn. Đối với khỏch hàng thƣờng xuyờn, kế toỏn mở cho mỗi ngƣời từ một đến hai tờ sổ. Hàng ngày, khi cú nghiệp vụ mua vật liệu, kế toỏn căn cứ vào
chứng từ, phiếu nhập ghi chộp vào sổ. Cuối thỏng sổ chi tiết sẽ đƣợc tớnh toỏn cho từng ngƣời bỏn.
Kết cấu sổ chi tiết số 2, cơ sở số liệu và cỏch ghi: - Cột số dƣ đầu thỏng: Số dƣ cuối thỏng trƣớc chuyển sang.
- Căn cứ vào chứng từ nhập, kế toỏn ghi số liệu, ngày thỏng nhập, chứng từ, nội dung kế toỏn phỏt sinh, giỏ thực tế qui đổi ra VNĐ ( nếu mua bằng ngoại tệ).
- Căn cứ vào chứng từ thanh toỏn để ghi vào cột Nợ hay Cú của TK 331 và đối ứng với cỏc TK cú liờn quan.
- Số dƣ cuối thỏng = Số dƣ đầu thỏng (Dƣ cú) cộng (+) cột Cú trừ (-) cột Nợ. Cuối mỗi thỏng, sau khi hoàn thành việc ghi Sổ chi tiết số 2, kế toỏn lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5. Mỗi dũng trờn Nhật ký chứng từ số 5 đƣợc ghi chi tiết cho một ngƣời bỏn. Sau khi lờn hết cỏc nhà cung cấp, kế toỏn xỏc định tổng số phỏt sinh bờn Nợ của TK 331,Cú TK 331, tớnh ra số dƣ cuối thỏng. Số liệu ghi trờn Nhật ký chứng từ số 5 vẫn cú thể đối chiếu với bảng tổng hợp nhập để lờn Bảng kờ số 3.
Kết cấu của Nhật ký chứng từ số 5:
- Tờn đơn vị bỏn hàng: Tờn khỏch hàng cú quan hệ thanh toỏn với cụng ty.
- Số dƣ đầu thỏng = Số dƣ cuối thỏng trƣớc của TK 331 (chi tiết theo từng ngƣời bỏn). - Phần ghi Cú TK 331- Nợ cỏc TK khỏc: Ghi chi tiết số tiền phải thanh toỏn cho từng đơn vị bỏn tớnh theo giỏ mua.
- Phần theo dừi thanh toỏn : Ghi số tiền đó thanh toỏn cho từng đơn vị bỏn hàng. - Cột số dƣ cuối thỏng: Ghi số dƣ cuối thỏng của TK 331(chi tiết cho từng đơn vị bỏn).
Việc ghi chộp nhƣ trờn cho phộp cụng ty tổng hợp tỡnh hỡnh thanh toỏn cụng nợ với nhà cung cấp, nắm bắt thụng tin từng nhà cung cấp một cỏch nhanh nhất và đảm bảo tuõn thủ chế độ kế toỏn.