PHẦN 3 CÁC PHƢƠNG THỨC THANH TOÁN QUỐC TẾ
4.2. Kiểm tra một số chứng từ thông dụng
4.2.1. Hối phiếu
Là chứng từ dùng để yêu cầu thanh toán của Bên bán đối với Bên mua
Bảng kê thông tin cần kiểm tra: • Hối phiếu phải ghi số L/C đúng. • Ký bởi người ký phát hối phiếu.
• Tên của người ký phát hối phiếu tương ứng với tên Bên thụ hưởng. • Ký phát địi tiền đúng người thanh tốn hối phiếu.
• Số tiền bằng chữ và bằng số phải khớp nhau. • Thời hạn theo đúng thời hạn quy định trong L/C.
• Bên nhận tiền phải được chỉ định hoặc được phát hành “thừa lệnh”. • Phải được ký hậu, nếu u cầu.
• Khơng hạnchế vệc ký hậu.
• Bao gồm những điều khoản cần thiết như quy định trong L/C. • Số tiền trên hối phiếu không được quá số dư của L/C.
• Số tiền trên hóa đơn và hối phiếu phải khớp nhau.
• Khơng sử dụng “miễn truy địi” trừ khi được quy định trong L/C.
4.2.2. Hóa đơn thƣơng mại
Là hóa đơn chi tiết do Bên bán phát hành cho Bên mua bao gồm mơ tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, phương thức thanh toán và các quy định thơng tin khác.
Bao gồm: Hóa đơn thương mại, hóa đơn hải quan, hóa đơn thuế, hóa đơn cuối cùng, hóa đơn lãnh sự, và các hóa đơn tương tự.
Khơng bao gồm: hóa đơn tạm thời, hóa đơn chiếu lệ, hoặc các hóa đơn tương tự, trừ khi được ủy quyền trong tín dụng.
98
Là một “hóa đơn” đủ để thỏa mãn được u cầu tín dụng của một “hóa đơn thương mại”.
Mơ tả hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện và các vấn đề chung khác liên quan đến hóa đơn
Mơ tả là phải phù hợp với tín dụng, chứ khơng phải chỉ là hình ảnh phản ánh.
Hóa đơn phải phản ánh được số lượng giao hàng thực tế, tuy nhiên có thể chấp nhận được mơ tả tín dụng đầy đủ (nếu thêm vào số lượng hàng hóa thực tế đã giao).
Hóa đơn phải thể hiện được giá trị hàng hóa giao. Đơn giá, nếu có, và loại tiền tệ sử dụng trên hóa đơn phải là loại tiền tệ sử dụng trong tín dụng.
Hóa đơn phải chỉ rõ bất kỳ số tiền được giảm giá, khấu trừ như yêu cầu. Hóa đơn có thể thể hiện sự khấu trừ do đã thanh toán tiền ứng trước, giảm giá, v…v mà khơng được quy định trong tín dụng.
Các điều khoản và/ hoặc nguồn xuất nhập khẩu phải được thể hiện trên hóa đơn. Phí và chi phí phải bao gồm theo như quy định của điều khoản xuất nhập khẩu.
Mơ tả hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện và các vấn đề chung khác liên quan đến hóa đơn.
Hóa đơn khơng cần ký hoặc ghi ngày.
Số lượng, trọng lượng, kích thước trên hóa đơn phải phù hợp với các chứng từ khác.
Giao hàng quá số lượng quy định hoặc hàng thêm mà không được ghi trong tín dụng sẽ khơng được chấp nhận, mặc dù là hàng hóa khơng phải trả tiền
Mơ tả hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện và các vấn đề chung khác liên quan đến hóa đơn.
Dùng sai 5% (+/-) đối với hàng hóa là có thể chấp nhận được trừ khi tín dụng cấm hoặc số lượng tính bằng đơn vị bao kiện hoặc đơn vị chiếc => Tuy nhiên số tiền thanh tốn khơng thể vượt q số tiền tín dụng.
99
Dùng sai 5% (-) về số tiền hóa đơn có thể chấp nhận được thậm chí khi khơng được phép giao hàng từng phần, và ghi rõ khơng có thay đổi về đơn giá /số lượng.
Giao hàng nhiều lần phải phù hợp với quy định trong tín dụng
Bảng kê thơng tin cần kiểm tra: • Phát hành bởi Bên thụ hưởng.
• Bên yêu cầu được chỉ định là Bên lập hóa đơn trừ khi L/C có quy định khác.
• Khơng được sử dụng các loại hóa đơn chiếu lệ, tạm thời hay hóa đơn tương tự.
• Mơ tả hàng hóa trên hóa đơn phải đúng theo L/C.
• Khi khơng có các thơng tin về tình trạng của hàng hóa, điều đó có nghĩa là cần phải đặt câu hỏi về tình trạng và giá trị của hàng hóa.
• Mơ tả hàng hóa, giá và các điều khoản được nêu trong L/C phải được thể hiện trên hóa đơn.
• Các thơng tin khác trên hóa đơn: dấu hiệu, con số, thơng tin về vận chuyển, v…v phải khớp với các chứng từ khác.
• Loại tiền tệ trên hóa đơn phải giống với loại tiền quy định trong L/C.
• Giá trị của hóa đơn và hối phiếu phải khớp nhau.
• Giá trị của hóa đơn khơng q số dư thanh tốn của L/C.
• Nếu giao hàng nhiều lần bị cấm, hóa đơn phải thể hiện hàng đã giao đủ nhu quy định trong L/C.
• Nếu quy định trong L/C, hóa đơn phải được ký, chứng thực,hợp thức hóa và chứng nhận v.v.
• Các thơng tin liên quan đến giao hàng, đóng gói, cân nặng, phí vận chuyển hoặc các phí vận chuyển khác phải phù hợp với các chứng từ quy định khác.
100
4.2.3. Bảo hiểm
Là chứng từ được phát hành bởi công ty Bảo hiểm, người ký nhận trách nhiệm thanh toán hợp đồng bảo hiểm (người được bảo hiểm) hay đại lý bảo hiểm các loại rủi ro về hàng hóa bị mất hoặc hỏng trong q trình giao hàng.
Bảng kê thông tin cần kiểm tra:
• Hợp đồng, giấy chứng nhận hoặc bản khai bảo hiểm theo Hợp đồng bảo hiểm bao phải xuất trình như quy định trong L/C.
• Bộ chứng từ bảo hiểm gốc phải được xuất trình.
• Được phát hành và ký bởi công ty bảo hiểm, người ký nhận trách nhiệm thanh toán hợp đồng bảo hiểm (người được bảo hiểm) hay đại lý bảo hiểm, và người được bảo hiểm, nếu chứng từ bảo hiểm yêu cầu như vậy.
• Ngày phát hành hoặc ngày hiệu lực bảo hiểm mn nhất tính từ ngày giao hàng.
• Nghĩa vụ bảo hiểm được quy định trong L/C hay điều 28(f)(ii). • Được phát hành cùng loại tiền tệ quy định trong L/C.
• Mơ tả hàng hóa phải phù hợp với mơ tả trong L/C
• Việc bảo hiểm hàng hóa ít nhất phải từ cảng xếp hàng hoặc điểm nhận hàng để gửi đến cảng dỡ hàng hoặc cảng giao hàng.
• Bảo hiểm các rủi ro cụ thể như quy định trong L/C và các rủi ro đó được định nghĩa rõ ràng.
• Dấu hiệu và con số, v.v. phải phù hợp với dấu hiệu, con số trên chứng từ vận tải.
• Nếu người được bảo hiểm không phải là ngân hàng chỉ định, ngân hàng phát hành hay bên mua, chứng nhận bảo hiểm yêu cầu được ký hậu phù hợp.
• Tất cả các thông tin khác trên chứng từ không được mâu thuẫn với các chứng từ khác.
101
4.2.4. Vận đơn
Phương thức vận chuyển Chứng từ tương ứng và các điều khoản UCP 1. Có ít nhất hai phương thức vận
chuyển: VD: Đường biển/đường bộ
Chứng từ vận tải đa phương thức hoặc liên hợp (UCP 600, Điều 19).
2. Đường biển a) Vận đơn (UCP 600, Điều 20)
b) Biên lai đường biển (UCP600, Điều 21) c) Vận đơn theo Hợp đồng thuê tàu (UCP600, Điều 22)
3. Hàng không Chứng từ vận tải hàng không (UCP600, điều 23)
4. Đường bộ, đường sắt, đường thủy nội địa
Chứng từ vận tải đường bộ, đường sắt, đường thủy nội địa (UCP600, Điều 24)
5. Phát chuyển nhanh hay qua bưu điện
Biên lai chuyển phát, biên lai bưu điện hoặc giấy chứng nhận bưu kiện (UCP 600, Điều 25)
Chứng từ vận tải đa phương thức: là chứng từ vận tải có ít nhất hai loại phương tiện chuyên chở khác nhau.
Vận đơn:
• Biên lai nhận hàng: Là xác nhận phát hành bởi người vận chuyển cho người giao hàng là đã nhận hàng để chở.
• Hợp đồng giao hàng: Thỏa thuận giữa người vận chuyển và người giao hàng về việc chun chở hàng hóa
• Chứng từ sở hữu: chứng thực việc sở hữu hàng hóa.
Biên lai đường biển khơng có quyền chuyển nhượng: Là chứng từ của hành trình đường biển từ cảng đến cảng và giao hàng dến Bên chỉ định.
Vận đơn theo Hợp đồng thuê tàu: Là chứng từ của giao hàng từ cảng đến cảng và ghi rõ rằng nó phù hợp với một hợp đồng thuê tàu.
102
Chứng từ vận tải hàng không: Là chứng từ phát hành bởi người vận chuyển hay đại lý của họ làm bằng chứng cho viêc người chở hàng đã nhận hàng và chỉ ra các điều kiện vận chuyển.
Chứng từ vận tải đường bộ, đường sắt và đường thủy nội địa: Là chứng từ xác nhận hàng được gửi bằng đường sắt hoặc đường bộ.
Biên lai chuyển phát, biên lai bưu điện hoặc giấy chứng nhận bưu điện: là các bằng chứng xác nhận Bưu điện hoặc dịch vụ phát chuyển nhanh đã nhận được hàng với tên và địa chỉ người nhận.
Bảng kê thơng tin cần kiểm tra:
• Xuất trình bộ chứng từ bản gốc đầy đủ.
• Khơng phải là chứng từ vận tải theo hợp đồng thuê tàu trừ khi được quy định trong thư tín dụng (L/C) .
• Đáp ứng các điều khoản về vận tải tương ứng của UCP, nếu cần thiết, chứng từ vận tải được phát hành theo chuẩn của UCP 600, Điều 14(l).
• Tên người nhận hàng được quy định trong thư tín dụng. • Nếu chứng tận tải u cầu ký hậu, cần được ký hậu theo L/C. • Ghi rõ tên người giao hàng hay đại lý của họ.
• Tên và địa chỉ, nếu có, của bên thơng báo như quy định trong L/C. • Mơ tả hàng hóa khơng được trái với mơ tả hàng hóa trong L/C. • Ký hiệu, mã số và các mô tả khác không được khác với các chứng từ khác.
• Phải chỉ rõ cước phí đã được trả hay phải thu theo quy định của L/C.
• Khơng có điều khoản chỉ ra các khuyết tật của hàng hóa (UCP600, Điều 27).
• Tất cả các điều khoản liên quan quy định trong UCP600 phải được tuân thủ.
103
4.2.5. Giấy chứng nhận xuất xứ
• Là một chứng từ độc lập, không kết hợp với bất kỳ chứng từ khác trừ khi áp dụng quy định của ISBP đoạn 41,42.
• Phải được ký, công chứng, hợp pháp hóa, chứng thực theo quy định của L/C.
• Các thông tin không được trái với các chứng từ khác.
• Nước xuất xứ phải được ghi rõ và đáp ứng được yêu cầu của tín dụng.
4.2.6. Giấy đóng gói
• Là một chứng từ độc lập, không kết hợp với bất kỳ chứng từ khác trừ khi áp dụng quy định của ISBP đoạn 41,42.
• Đáp ứng các tiêu chuẩn của L/C.
• Các thơng tin khơng được trái với các chứng từ khác.
4.2.7. Giấy kiểm định
• Cơng ty kiểm định hàng hóa (nếu có) được chỉ định trong L/C phát hành Giấy chứng nhận kiểm định
• Được ký
• Tuân thủ theo các quy định của kiểm định theo L/C
4.2.8. Kiểm tra chéo các chứng từ
Trừ khi có quy định khác trong L/C hay được phép theo UCP/ISBP, phải kiểm tra xem :
Thông tin của các bên có thống nhất khơng a. Chi tiết Bên mua và Bên bán.
b. Chi tiết về người nhận hàng.
Mơ tả hàng hóa phải nhất qn a. Mơ tả hàng hóa.
b. Tổng giá trị .
c. Số lượng và đơn giá.
104 e. Ký hiệu.
Thông tin giao hàng phải nhất quán a. Phương tiện vận tải.
b. Tên tàu/ký hiệu chuyến bay. c. Điều khoản giao hàng. d. Cảng xếp hàng và cảng đến. e. Ngày giao hàng.
105