B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
1.2. Một số vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu
1.2.4. Kiểm kê nguyên vật liệu
Trong việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp thường xuyên kiểm kê nguyên vật liệu để xác định lượng tồn kho thực tế của từng danh điểm vật tư. Đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán, xác định số thừa, thiếu và có những biện pháp xử lý kịp thời.
Tùy từng điều kiện và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần hoặc kiểm kê chọn mẫu, thời hạn kiểm kê có thể định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc bất thường theo công tác quản lý.
* Khi kiểm kê phát hiện thừa nguyên vật liệu: - Khi chưa xác định được ngun nhân kế tốn ghi:
Nợ TK 152
Có TK 3381
- Khi xác định được nguyên nhân dẫn đến hàng thừa, căn cứ vào quyết định xử lý của Ban giám đốc để tiến hành định khoản theo từng trường hợp như sau: + Hàng thừa do nhà cung cấp giao thừa, quyết định trả hàng thừa cho nhà cung cấp kế tốn ghi:
Nợ TK 3381 Có TK 152
+ Hàng thừa do nhà cung cấp giao thừa, quyết định mua hết số hàng giao thừa. Căn cứ hóa đơn nhà cung cấp bổ sung, ghi:
Nợ TK 3381 Nợ TK 1331
Có TK 331
- Khơng xác định được nguyên nhân thừa, căn cứ vào quyết định xử lý của Ban giám đốc của cơng ty, kế tốn ghi tăng vào thu nhập khác:
Nợ TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý Có TK 771: Thu nhập khác
* Khi kiểm kê phát hiện thiếu nguyên vật liệu: - Khi chưa xác định được nguyên nhân kế toán ghi:
Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý Có Tk 152: Nguyên vật liệu
- Khi xác định được nguyên nhân, dựa vào quyết định xử lý để định khoản theo từng trường hợp:
+ Hàng thiếu do bên giao thiếu hàng, yêu cầu bên bán giao thêm số hàng còn thiếu, khi nhập hàng, dựa vào chứng từ bên bán giao hàng thêm, kế toán ghi:
Nợ TK 152
+ Nếu hàng thiếu do lỗi cá nhân quản lý hàng, quy trách nhiệm cá nhân bồi thường thiệt hại (trừ lương hoặc bồi thường bằng tiền) kế toán ghi:
Nợ TK 1388, TK 1111 (nếu thu bằng tiền mặt), TK 334 (nếu trừ lương) Có TK 1381
- Nếu khơng tìm ra nguyên nhân thiếu, kế toán dựa vào quyết định xử lý của Ban giám đốc để hạch tốn vào chi phí khác:
Nợ TK 811: Chi phí khác Có TK 1381