Thủ tục nhập,xuất nguyên vật liệu

B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Confitech số 3

2.2.2. Thủ tục nhập,xuất nguyên vật liệu

2.2.2.1. Thủ tục nhập nguyên vật liệu

Tại công ty, toàn bộ nguyên vật liệu mua về sẽ được xuất thẳng tới cơng trình.

Quy trình nhập kho NVL của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.5. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Confitech Số 3 Công Ty Cổ Phần Confitech Số 3

Bước 1: Người giao hàng đề nghị giao hàng nhập kho.

Bước 2: Đại diện bên bán hàng và Thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng Nghiêp vụ nhập kho Người giao hàng Kế toán vật tư Đại diện, Thủ kho Kế toán vật tư Bảo quản, lưu trữ Phiếu giao hàng Lập phiếu nhập xuất thẳng Kiểm nhận hàng Ghi sổ Thủ kho, người nhận hàng, người giao hàng Ký phiếu nhập xuất thẳng

Bước 3: Kế toán vật tư tiến hành lập phiếu nhập xuất thẳng theo hóa đơn mua hàng (hóa đơn giá trị gia tăng)

Bước 4: Người nhận hàng, người giao hàng, thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Bước 5: Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư ghi sổ.

Bước 6: Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập kho

Một số nghiệp vụ nhập kho phát sinh của cơng ty :

Ví dụ 3: Căn cứ theo hợp đồng nguyên tắc giữa công ty Cổ phần Confitech Số 3 và công ty TNHH Tư vấn – Đầu tư và Thương mại Ngọc Khánh ký từ ngày 28/02/2019 về việc công ty cổ phần Confitech số 3 mua 105.280 viên gạch của công ty Tư vấn- Đầu tư và Thương mại Ngọc Khánh, từ ngày 28/03/2019 đến ngày 31/03/2019, công ty Tư vấn- Đầu tư và Thương mại Ngọc Khánh giao hàng làm 9 lần cho công ty cổ phần Confitech số 3.

Ngày 31/03/2019 công ty Tư vấn – Đầu tư và Thương mại Ngọc Khánh xuất hóa đơn giá trị gia tăng số 000075, số lượng: 105.280 viên, theo giá mua chưa thuế giá trị gia tăng ( thuế suất 10%) là: 955đồng/ viên và biên bản đối chiếu số lượng. Cơng ty chưa thanh tốn tiền hàng.

+ Hợp đồng nguyên tắc (Phụ lục 1a)

+ Hóa đơn GTGT số 0000757 (Phụ lục 1b) + Phiếu giao vật tư (Phụ lục 1c)

+ Phiếu nhập xuất thẳng (Phụ lục 1d)

+ Giấy báo nợ (Phụ lục 1d)

- Trình tự luân chuyển:

Sau khi kí hợp đồng nguyên tắc ngày 28/2/2019 (phụ lục 1a), từ ngày 01/03 đến ngày 26/3 công ty TNHH Đầu tư – Xây dựng và Thương mại Ngọc Khánh đã giao hàng 9 lần hết toàn bộ số hàng cho thủ kho tại cơng trình 158 Nguyễn Sơn. Thủ kho Trương Bá Tiến tiến hành kiểm nhận số hàng đã nhận. Ngày 31 tháng 3 sau khi nhận hóa đơn giá trị gia tăng theo số 000757 (phụ lục 1b) từ công ty TNHH Đầu tư – Xây dựng và Thương mại Ngọc Khánh, kế toán vật tư tiến hành lập phiếu nhập xuất thẳng, phiếu nhập xuất thẳng được lập thành 2 liên. Sau đó bộ phận kho chuyển phiếu nhập xuất thẳng cho người giao hàng,

người nhận hàng, thủ kho ký chuyển đến bộ phận kế toán vật tư để ghi sổ kế toán. Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu chứng từ (thời gian lưu trữ mười năm).

Ví dụ 4: Ngày 27/4/2019 công ty mua vật liệu của Cơng ty cổ phần Thiết Giang theo hóa đơn số 0000141 nguyên vật liệu bao gồm:

Đinh 5cm: số lượng 200kg, đơn giá 16.200 đồng

Lưới chắn bụi HDPE: số lượng 342,6kg, đơn giá 58.000 đồng Cáp lụa D8: số lượng 150m, đơn giá 8.500 đồng

Khóa cáp D10: số lượng 126 cái, đơn giá 3.500 đồng Lưới B40: số lượng 515,5kg, đơn giá 17.900 đồng Dây thép1 ly: số lượng 2000kg, đơn giá 16.200 đồng Que hàn 3.2 ly: số lượng 200kg, đơn giá 19.200 đồng

Tổng giá mua chưa thuế 70.294.250 đồng, cơng ty đã thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng.

- Trình tự luân chuyển:

Sau khi nhận đơn báo giá và xác nhận đặt hàng của công ty Cổ phần Thiết Giang vào ngày 01/04/2019 (phụ lục 2a), từ ngày19/04 đến ngày 26/04 công ty Cổ phần Thiết Giang đã giao hàng 4 lần hết toàn bộ số hàng cho thủ kho tại cơng trình CT3. Thủ kho Nguyễn Thế Thạo tiến hành kiểm nhận số hàng đã nhận. Ngày 27 tháng 04 sau khi nhận hóa đơn giá trị gia tăng theo số 0000141 từ công ty Cổ phần Thiết Giang, kế toán vật tư tiến hành lập phiếu nhập xuất thẳng, phiếu nhập xuất thẳng được lập thành 2 liên. Sau đó bộ phận kho chuyển phiếu nhập xuất thẳng cho người giao hàng, người nhận hàng, thủ kho ký và chuyển đến bộ phận kế toán vật tư để ghi sổ kế toán. Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu chứng từ (thời gian lưu trữ mười năm).

Chứng từ sử dụng:

+ Báo giá và xác nhận đặt hàng (phụ lục 2a) + Hóa đơn GTGT số 0000141 (phụ lục 2b) + Biên bản giao nhận (phụ lục 2c)

+ Phiếu nhập xuất thẳng (phụ lục 2e) + Giấy báo nợ (phụ lục 2f)

Ví dụ 5: Căn cứ theo phiếu báo giá giữa công ty Cổ phần Confitech Số 3

và công ty TNHH Tư vấn – Đầu tư và Thương mại Ngọc Khánh ký từ ngày 01/04/2019 đến ngày 27/04/2019, công ty Cổ phần Confitech Số 3 mua gạch đặc theo hóa đơn 0000773

Ngày 27/04/2019 Công ty nhập kho gạch đặc của công ty Tư vấn – Đầu tư và Thương mại Ngọc Khánh theo hóa đơn giá trị gia tăng số 0000773, số lượng: 28.000 viên, theo giá mua chưa thuế giá trị gia tăng ( thuế suất 10%) là: 1.127 đồng/ viên. Cơng ty đã thanh tốn tiền hàng bằng tiền gửi ngân hàng.

- Trình tự luân chuyển:

Sau khi nhận đơn báo giá và xác nhận đặt hàng của công ty TNHH Tư vấn – Đầu tư và Thương mại Ngọc Khánh vào ngày 01/04/2019 (phụ lục 3a), từ ngày 04/04 đến ngày 27/04 công ty TNHH Tư vấn – Đầu tư và Thương mại Ngọc Khánh đã giao hết tồn bộ số hàng cho thủ kho tại cơng trình 158-Nguyễn Sơn. Thủ kho Trương Bá Tiến tiến hành kiểm nhận số hàng đã nhận. Ngày 27 tháng 04 sau khi nhận hóa đơn giá trị gia tăng theo số 0000773 từ công ty TNHH Tư vấn – Đầu tư và Thương mại Ngọc Khánh, kế toán vật tư tiến hành lập phiếu nhập xuất thẳng, phiếu nhập xuất thẳng được lập thành 2 liên. Sau đó bộ phận kho chuyển phiếu nhập xuất thẳng cho người giao hàng, người nhận hàng, thủ kho ký và chuyển đến bộ phận kế toán vật tư để ghi sổ kế toán. Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu chứng từ (thời gian lưu trữ mười năm).

Chứng từ sử dụng:

+ Báo giá và xác nhận đặt hàng (phụ lục 3a) + Hóa đơn GTGT số 0000773 phụ lục 3b) + Phiếu giao nhận (phụ lục 3c)

+ Biên bản đối chiếu khối lượng (phụ lục 3d) + Phiếu nhập xuất thẳng (phụ lục 3e)

2.2.2.2. Thủ tục xuất nguyên vật liệu

Quy trình xuất kho NVL của cơng ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.6. Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Confitech số 3

Bước 1: Người, bộ phận có nhu cầu về vật tư thông báo yêu cầu xuất vật tư. Bước 2: Kế tốn vật tư căn cứ vào thơng báo u cầu xuất vật tư tiến hành lập phiếu xuất kho.

Bước 3: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sau đó ký vào phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư.

Bước 4: Khi nhận phiếu xuất kho, chuyển cho người nhận hàng, người giao hàng ký vào chứng từ rồi ghi sổ kế tốn.

Do tính chất của vật tư nhiều , khó quản lý và mua theo dự toán và tiến độ nên vật tư mua dùng ln cho các cơng trình mà khơng lưu kho.

- Trong quá trình nhập kho NVL, trình tự xuất kho của cơng ty được rút gọn. TGĐ hoặc GĐ hoặc bộ phận có nhu cầu về vật tư thường thơng báo trực tiếp với bộ phận kế toán về số lượng, loại nguyên vật liệu cần xuất mà khơng có lệnh xuất kho hay giấy đề nghị xuất kho, toàn bộ được thực hiện bằng lời nói.

Một số nghiệp vụ xuất kho phát sinh của công ty:

Nghiệp vụ xuất kho TGĐ, GĐ công ty Thủ kho Người nhận hàng, người giao hàng Kế toán vật tư Bảo quản, lưu trữ Thông báo xuất nguyên vật liệu Xuất kho, ký phiếu Ký phiếu xuất thẳng Ghi sổ Kế toán vật tư Lập phiếu xuất thẳng

Ví dụ 6: Sau khi hồn thành việc mua gạch đặc của Cơng ty nhập kho gạch đặc của công ty Tư vấn – Đầu tư và Thương mại Ngọc Khánh ngày 31/3 , GĐ cơng ty dựa trên tình hình, thực trạng sản xuất đã yêu cầu xuất kho ngay toàn bộ số hàng cho cơng trình 158 Nguyễn Sơn với trị giá xuất kho 100.542.400 đồng.

- Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập xuất thẳng (phụ lục 1d) Trình tự luân chuyển:

Giám đốc cơng ty dựa trên tình hình, thực trạng sản xuất đã yêu cầu xuất kho 105.280 viên gạch đặc cho Cơng trình 158 Nguyễn Sơn. Kế tốn vật tư lập phiếu nhập xuất thẳng và tiến hành xuất theo yêu cầu. Thủ kho, người nhận hàng, người giao hàng ký tên vào phiếu nhập xuất thẳng. Sau khi ký tên, phiếu nhập xuất thẳng được chuyển đến bộ phận kế toán vật tư để ghi sổ kế toán. Kế toán vật tư tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ (thời gian lưu trữ mười năm).

Ví dụ 7: Ngày 27/04 giám đốc công ty thông báo đến bộ phận kế tốn xuất kho tồn bộ vật liệu mua trong ngày của công ty Cổ phần Thiết Giang cho cơng trình CT3. Trị giá xuất kho là 70.294.250 đồng.

Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập xuất thẳng (phụ lục 2e) Trình tự ln chuyển:

GĐ cơng ty dựa trên tình hình, thực trạng sản xuất đã yêu cầu xuất kho 200kg đinh 5cm, 342,6kg lưới chắn bụi HDPE, 150m cáp lụa D8, 126 cái khóa cáp D10, 515,5kg lưới B40, 2.000kg thép buộc 1 ly, 200kg que hàn 3.2 ly cho Cơng trình CT3. Kế tốn vật tư lập phiếu nhập xuất thẳng và tiến hành xuất theo yêu cầu. Thủ kho, người nhận hàng, người giao hàng ký tên vào phiếu nhập xuất thẳng. Sau kh ký tên, phiếu nhập xuất thẳng được chuyển đến bộ phận kế toán vật tư để ghi sổ kế toán.Kế toán vật tư tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ (thời gian lưu trữ mười năm).

Ví dụ 8: Ngày 27/04 Giám đốc cơng ty thơng báo đến bộ phận kế tốn xuất kho

28.000 viên gạch đặc mua trong ngày của công ty Tư vấn – Đầu tư và Thương mại Ngọc Khánh cho cơng trình 158 Nguyễn Sơn. Trị giá xuất kho 31.556.000 - Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập xuất thẳng (phụ lục 3e)

Trình tự luân chuyển:

GĐ cơng ty dựa trên tình hình, thực trạng sản xuất đã yêu cầu xuất kho 2.800 viên gạch đặc cho Cơng trình 158 Nguyễn Sơn. Kế tốn vật tư lập phiếu nhập xuất thẳng và tiến hành xuất theo yêu cầu. Thủ kho, người nhận hàng ký tên vào phiếu nhập xuất thẳng và chuyển cho thủ kho, người nhận hàng, người giao hàng ký. Sau khi ký tên, phiếu nhập xuất thẳng được chuyển đến bộ phận kế toán vật tư để ghi sổ kế toán.Kế toán vật tư tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ (thời gian lưu trữ mười năm).