Kế toán nguyên vật liệu

B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Confitech số 3

2.2.3. Kế toán nguyên vật liệu

2.2.3.1. Tại cơng trình

Để thuận tiện cho cơng tác quản lý và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giữa thủ kho và kế toán áp dụng phương pháp ghi thẻ song song.

Thực hiện mơ hình kế tốn tập trung, mọi số sách công việc ghi chép đều tập trung tạo phòng kế tốn, cơng ty hạch tốn chi tiết qua các thẻ kho, phiếu xuất nhập và các sổ chi tiết.

Thẻ kho mở cho từng loại NVL theo mẫu quy định, khi phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất kho kế toán căn cứ vào chứng từ để ghi thẻ kho và sổ chi tiết.

Định kỳ thủ kho chuyển các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu lên phịng kế tốn. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại NVL và mở cho cả năm.

Thủ kho công ty sau khi nhận được các phiếu nhập, phiếu xuất kiểm tra và tiến hành nhập, xuất kho. Sau khi điền số lượng thực nhập, thực xuất vào phiếu, thủ kho vào thẻ kho số lượng nhập xuất từng lần.

2.2.3.2. Tại phịng kế tốn

Căn cứ vào các phiếu nhập, xuất nguyên vật liệu và các chứng từ kèm theo (Hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản kiểm nghiện, phiếu đề nghị xuất kho…) do thủ kho đưa lên, kế toán nhập số liệu vào máy. Đối với việc nhập kho thì số lượng đơn giá, thành tiền và các yếu tố khác đi kèm. Riêng đối với phiếu xuất kho thì chỉ nhập số lượng, giá trị đơn giá và thành tiền sẽ được kế tốn tính tốn ra số tồn kho để ghi vào thẻ kho.

Để đảm bảo chính xác số vật liệu tồn kho hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn kho với số tồn trong thẻ. Nhưng thực tế đơn vị chỉ kiểm kê mỗi quý một lần, việc kiểm tra mất nhiều công sức thời gian

a. Chứng từ sử dụng

* Chứng từ kế toán nhập nguyên vật liệu bao gồm: + Đơn đặt hàng

+ Hóa đơn GTGT + Biên bản giao hàng. + Phiếu nhập xuất thẳng

Đặc điểm của Công Ty Cổ Phần Confitech Số 3 là nhập kho nguyên vật liệu chủ yếu do nhà cung ứng mang đến. Phiếu nhập xuất thẳng do kế toán vật tư và được lập làm 2 liên:

Liên 1: Sau khi thủ kho ký, được đăng ký vào thẻ kho sau đó chuyển lên phịng kế tốn.

Liên 2: Sau khi thủ kho ký thì chuyển cho các cơng trình có nhu cầu sử dụng.

* Chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu bao gồm:

+ Phiếu nhập xuất thẳng: Cũng như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho được kế toán vật tư lập và gồm 2 liên:

Liên 1: Sau khi thủ kho ký, được đăng ký vào thẻ kho sau đó chuyển lên phịng kế tốn.

Liên 2: Sau khi thủ kho ký thì chuyển cho các cơng trình có nhu cầu sử dụng.

b.Tài khoản sử dụng

- Công ty sử dụng tài khoản 152- Nguyên vật liệu

- Nguyên vật liệu được theo dõi trên phần mềm và được mã hóa theo từng đối tượng để thuận tiện cho việc theo dõi. (Phụ lục 7)

- Bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài hoặc nhập từ các nguồn khác.

- Số dư Nợ: phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ

- Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản như: 111, 133, 331, 621,...

c. Sổ sách kế toán

Sau khi các phiếu nhập xuất thẳng được nhập vào máy tính, các giá trị này sẽ được kết xuất ra các sổ sách như: sổ chi tiết tài khoản 152-Nguyên vật liệu, bảng nhập-xuất-tồn (phụ lục 7), sổ cái tài khoản 152, sổ nhật ký chung….

Vào cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào trong tháng sau khi tiến hành khóa sổ để máy sử lý các bút tốn két chuyển cuối kỳ, số liệu trên các sổ kế toán phải đầy đủ và chính xác. Cuối tháng, kế tốn in sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo yêu cầu của ban giám đốc. Sau khi in, các sổ này phải có đầy đủ chữ ký của người lập, kế tốn trưởng, giám đốc cơng ty.

Từ các phiếu nhập xuất thẳng, hóa đơn giá trị gia tăng kế tốn nhập liệu vào máy tính theo trình tự thời gian.

d. Phương pháp hạch tốn

Tại cơng ty NVL mua về khơng nhập kho mà chuyển thẳng tới cơng trình xây dựng. Tại cơng trình xây dựng, thủ kho của cơng trình cùng ban quản lý cơng trình tiến hành kiểm nhận ngun vật liệu. Một số nguyên vật liệu để ngoài trời như cát, sỏi… Một số nguyên vật liệu để trong lán như xi măng, sắt… Mỗi lần giao hàng đều có biên nhận.

Sau khi nhà cung cấp cung cấp đủ số lượng nguyên vật liệu theo hợp đồng ký kết sẽ xuất hóa đơn. Kế tốn nhận hóa đơn và các biên bản giao nhận sẽ tiến hành hạch toán trên phần mềm. Lúc này, kế toán sẽ lập phiếu nhập xuất thẳng.

Phiếu này hạch toán trên phần mềm kế toán sẽ có định khoản nhập nguyên vật liệu, sau đó xuất cho sản xuất.

* Theo ví dụ 3, ngày 31/3/2019 và hóa đơn số 000757 có bút tốn định khoản như sau:

1. Nợ TK 1521: 100.542.400 Nợ TK 1331: 10.054.240 Có TK 331: 110.596.640 2. Nợ TK 331: 110.596.640

Có TK 1121: 110.596.640 Quy trình nhập liệu phần mềm

Kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán. Cụ thể từng bước được thể hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập phần mềm đăng nhập hiển thị (Giao diện 2.2) Bước 2: Chọn phân hệ Nhập mua hàng (Giao diện 2.4)

Giao diện 2.3: Chọn phân hệ Nhập mua hàng

Bước 3: Chọn phân hệ Phiếu nhập xuất thẳng trong phân hệ Nhập mua hàng Bước 4: Nhập dữ liệu và in phiếu nhập xuất thẳng liên quan đến ví dụ 3 như sau: Nhập và in phiếu nhập xuất thẳng liên quan đến ví dụ 3 như sau:

- Mã khách hàng vào dòng mã khách hàng (NCC248)

- Địa chỉ của khách hàng (Tổ 2, Phường Phúc Lợi, Quận Long Biên, TP Hà Nội)

- Nội dung mua hàng vào dòng diễn giải (Nhập gạch đặc T3/2019 HD0757 ngày 31/03/2019 cty Ngọc Khánh- Ng Sơn

- Tài khoản ghi có (331)

- Ngày hạch tốn (31-03-2019)

- Ngày lập phiếu nhập xuất thẳng (31-03-2019) - Quyển số (PN016)

- Số phiếu nhập (NK0079) lần lượt vào dòng tương ứng.

- Nhập tài khoản nghi nợ, số tiền phát sinh vào các cột tương ứng. - Sau đó lưu và in chứng từ (Giao diện 2.4)

Giao diện 2.4: Nhập liệu Phiếu nhập xuất thẳng theo hóa đơn 0000757, lưu và in

Sau khi nhập liệu vào phần mềm và “lưu” chứng từ, số liệu sẽ tự động vào sổ chi tiết, sổ cái và sổ nhật ký chung tài khoản 152.

Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán lưu trữ tại phịng kế tốn.

* Theo ví dụ 4, ngày 27/4/2019 và hóa đơn số 0000141 có bút tốn định khoản như sau:

1. Nợ TK 1522: 70.294.250 Nợ TK 1331: 7.029.425 Có TK 331: 77.323.675 2. Nợ TK 331: 77.323.675 Có TK 1121: 77.323.675 Quy trình nhập liệu phần mềm

Kế tốn tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán. Cụ thể từng bước được thể hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập phần mềm đăng nhập hiển thị (Giao diện 2.1) Bước 2: Chọn phân hệ Nhập mua hàng (Giao diện 2.3)

Bước 3: Chọn phân hệ Phiếu nhập xuất thẳng trong phân hệ Nhập mua hàng Bước 4: : Nhập và in phiếu nhập xuất thẳng liên quan đến ví dụ 4 như sau:

- Mã khách hàng vào dòng mã khách hàng (KTHGIANG)

- Địa chỉ của khách hàng (Số 11, Đường Luyện Kim, Nhị Khê, Thường Tín, Hà Nội)

- Nội dung mua hàng vào dòng diễn giải (Nhập vật liệu theo hóa đơn số 0141 cty cổ phần Thiết Giang)

- Tài khoản ghi có (331)

- Ngày hạch tốn (27-04-2019)

- Ngày lập phiếu nhập xuất thẳng (27-04-2019) - Quyển số (PN016)

- Số phiếu nhập (NK103) lần lượt vào dịng tương ứng

- Sau đó nhập tài khoản nghi nợ, số tiền phát sinh vào các cột tương ứng - Sau đó lưu và in chứng từ (Giao diện 2.5)

Giao diện 2.5: Nhập liệu Phiếu nhập xuất thẳng theo hóa đơn 0000141, lưu và in

Sau khi nhập liệu vào phần mềm và “lưu” chứng từ, số liệu sẽ tự động vào sổ chi tiết, sổ cái và sổ nhật ký chung tài khoản 152.

Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế tốn được kế tốn lưu trữ tại phịng kế tốn.

* Theo ví dụ 5, ngày 27/4/2019 và hóa đơn số 0000773 có bút tốn định khoản như sau:

1. Nợ TK 1521: 31.556.000 Nợ TK 1331: 3.155.600 Có TK 331: 34.711.600 2. Nợ TK 331: 34.711.600 Có TK 1121: 34.711.600 Quy trình nhập liệu phần mềm

Kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán. Cụ thể từng bước được thể hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập phần mềm đăng nhập hiển thị (Giao diện 2.1) Bước 2: Chọn phân hệ Nhập mua hàng (Giao diện 2.3)

Bước 3: Chọn phân hệ Phiếu nhập xuất thẳng trong phân hệ Nhập mua hàng Bước 4: Nhập và in phiếu nhập xuất thẳng liên quan đến ví dụ 4 như sau:

- Mã khách hàng vào dòng mã khách hàng (NCC248)), địa chỉ của khách hàng tự động hiện lên kèm theo mã số thuế (Tổ 2, Phường Phúc Lợi, Quận Long Biên, TP Hà Nội),

- Nội dung mua hàng vào dịng diễn giải (Nhập gạch đặc theo hóa đơn số 0000773 ngày 27/04/2019 cty Ngọc Khánh-Ng Sơn)

- Tài khoản ghi có (331)

- Ngày hạch toán (27-04-2019)

- Ngày lập phiếu nhập xuất thẳng (27-04-2019) - Quyển số (PN016)

- Số phiếu nhập (NK104) lần lượt vào dòng tương ứng

- Sau đó lưu và in chứng từ (Giao diện 2.6)

Giao diện 2.6: Nhập liệu Phiếu nhập xuất thẳng theo hóa đơn 0000773, lưu và in

Sau khi nhập liệu vào phần mềm và “lưu” chứng từ, số liệu sẽ tự động vào sổ chi tiết, sổ cái và sổ nhật ký chung tài khoản 152.

* Theo ví dụ 6, ngày 31/3/2019 và hóa đơn số 0000757 có bút tốn định khoản như sau:

Nợ TK 621: 100.542.400

Có TK 1521: 100.542.400

Bước 1: Đăng nhập phần mềm đăng nhập hiển thị (Giao diện 2.1) Bước 2: Chọn phân hệ Nhập mua hàng (Giao diện 2.3)

Bước 3: Chọn phân hệ Phiếu nhập mua – xuất thẳng trong phân hệ Nhập mua hàng

Bước 4: Nhập và in phiếu nhập mua – xuất thẳng liên quan đến ví dụ 4 như sau: Mã khách hàng vào dòng mã khách hàng (NCC248), địa chỉ của khách hàng (Tổ 2, Phường Phúc Lợi, Quận Long Biên, TP Hà Nội), nội dung mua hàng vào

dòng diễn giải (Nhập gạch đặc T3/2019 HD0757 ngày 31/03/2019 cty Ngọc Khánh- Ng Sơn, tài khoản ghi có (331), ngày hạch tốn (31-03-2019), ngày lập phiếu nhập mua – xuất thẳng (31-03-2019), quyển số (PN016), số phiếu nhập (NK0079) lần lượt vào dịng tương ứng. Sau đó nhập tài khoản nghi nợ, số tiền phát sinh vào các cột tương ứng. Sau đó lưu và in chứng từ (Giao diện 2.4)

Sau khi nhập liệu vào phần mềm và “lưu” chứng từ, số liệu sẽ tự động vào sổ chi tiết, sổ cái và sổ nhật ký chung tài khoản 152.

Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế tốn lưu trữ tại phịng kế tốn.

* Theo ví dụ 7, ngày 27/4/2019 và hóa đơn số 0000141 có bút tốn định khoản như sau:

Nợ TK 621: 70.294.250

Có TK 1522: 70.294.250

Bước 1: Đăng nhập phần mềm đăng nhập hiển thị (Giao diện 2.1) Bước 2: Chọn phân hệ Nhập mua hàng (Giao diện 2.3)

Bước 3: Chọn phân hệ Phiếu nhập mua – xuất thẳng trong phân hệ Nhập mua hàng

Bước 4: Nhập và in phiếu nhập mua – xuất thẳng liên quan đến ví dụ 4 như sau: Mã khách hàng vào dòng mã khách hàng (KTHGIANG), địa chỉ của khách hàng (Số 11, Đường Luyện Kim, Nhị Khê, Thường Tín, Hà Nội), nội dung mua hàng vào dòng diễn giải (Nhập vật liệu theo hóa đơn số 0141 cty cổ phần Thiết Giang), tài khoản ghi có (331), ngày hạch toán (27-04-2019), ngày lập phiếu nhập mua – xuất thẳng (27-04-2019), quyển số (PN016), số phiếu nhập (NK103) lần lượt vào dịng tương ứng. Sau đó nhập tài khoản nghi nợ, số tiền phát sinh vào các cột tương ứng. Sau đó lưu và in chứng từ (Giao diện 2.5)

Sau khi nhập liệu vào phần mềm và “lưu” chứng từ, số liệu sẽ tự động vào sổ chi tiết, sổ cái và sổ nhật ký chung tài khoản 152.

* Theo ví dụ 8, ngày 27/4/2019 và hóa đơn số 0000773 có bút tốn định khoản như sau:

Nợ TK 621: 31.556.000 Có TK 1521: 31.556.000

Bước 1: Đăng nhập phần mềm đăng nhập hiển thị (Giao diện 2.1) Bước 2: Chọn phân hệ Nhập mua hàng (Giao diện 2.3)

Bước 3: Chọn phân hệ Phiếu nhập mua – xuất thẳng trong phân hệ Nhập mua hàng

Bước 4: Nhập và in phiếu nhập mua – xuất thẳng liên quan đến ví dụ 4 như sau: Mã khách hàng vào dòng mã khách hàng (NCC248)), địa chỉ của khách hàng (Tổ 2, Phường Phúc Lợi, Quận Long Biên, TP Hà Nội), nội dung mua hàng vào dòng diễn giải (Nhập gạch đặc theo hóa đơn số 0000773 ngày 27/04/2019 cty Ngọc Khánh-Ng Sơn), tài khoản ghi có (331), ngày hạch toán (27-04-2019), ngày lập phiếu nhập mua – xuất thẳng (27-04-2019), quyển số (PN016), số phiếu nhập (NK104) lần lượt vào dịng tương ứng. Sau đó nhập tài khoản nghi nợ, số tiền phát sinh vào các cột tương ứng. Sau đó lưu và in chứng từ (Giao

diện 2.6)

Sau khi nhập liệu vào phần mềm và “lưu” chứng từ, số liệu sẽ tự động vào sổ chi tiết, sổ cái và sổ nhật ký chung tài khoản 152.

Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế tốn được kế tốn lưu trữ tại phịng kế toán.

- Để xem các sổ sách trên máy tính kế tốn tiến hành các thao tác như sau:

Bước 1: Vào phần mềm kế toán Fast Accounting , khi đó màn hình hiện lên

phần hành của phần mềm.

Bước 2: Chọn phần hành “Sổ kế tốn” màn hình sẽ hiện lên danh mục các sổ

- Để xem sổ nhật ký chung

+ Chọn “Nhật ký chung” trong phân hệ “ Báo cáo tài chính”.

+ Màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết tài thời gian để tập hợp số liệu: Chọn chi tiết thời gian: từ ngày 01/04/2019 đến ngày 30/04/2019.

Sau đó “Xem”, để máy tính tổng hợp số liệu, màn hình sẽ hiện đúng loại bảng sổ cần xem theo yêu cầu. (Phụ lục 8)

Để xem sổ cái tài khoản 152 – Nguyên vật liệu

+ Chọn “Sổ cái tài khoản” trong phân hệ “ Báo cáo tài chính”.

+ Màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết tài khoản và thời gian để tập hợp số liệu:

Chọn TK 152: từ ngày 01/04/2019 đến ngày 3/04/2019”

Sau đó “Xác nhận”, để máy tính tổng hợp số liệu, màn hình sẽ hiện đúng loại bảng sổ cần xem theo yêu cầu. (Phụ lục 9)

2.2.4. Kiểm kê nguyên vật liệu

Công ty không thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Kiểm kê nguyên vật liệu