Chương 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
4.1. Đánh giá, nhận xét thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Một thành viên
viên Thuốc lá Thăng Long
4.1.1. Ưu điểm
Môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt của Cơng ty có rất nhiều yếu tố thuận lợi để KSNB hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Cơng tác lãnh đạo, quản lý và văn hóa doanh nghiệp
- Một là, Cơng ty có một đội ngũ lãnh đạo trẻ, có kiến thức cơ bản nhất là
về tài chính kế tốn, có phong cách quản lý nhất quán cùng với những nguyên tắc quản lý được xuyên suốt là kim chỉ nam cho Công ty trong việc phát triển hồn thành mục tiêu đề ra.
- Hai là, Cơng ty đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực
đạo đức như quy chế văn hóa, nội quy lao động…bao gồm cả việc ban hành các quy định xử phạt đối với các hành vi vi phạm các chuẩn mực này. Công ty đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực này tới toàn thể nhân viên.
- Ba là, Ban lãnh đạo luôn giữ vững quan điểm hoạt động sản xuất kinh
doanh lành mạnh, đề cao tính trung thực của các báo cáo, đặc biệt là BCTC.
- Bốn là, HĐTV và Ban kiểm sốt có phân cơng trách nhiệm rõ ràng trong
điều lệ công ty, hoạt động độc lập với BGĐ.
Công tác tổ chức và nhân sự
- Một là, cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ, hợp lý đảm bảo có sự chun mơn
hóa cao, tuy nhiên vẫn bảo đảm điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp và kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau.
- Hai là, phân công quyền hạn và trách nhiệm thực hiện rõ ràng, đúng vai
trị vị trí và năng lực của cán bộ. Cán bộ phát huy được hết vai trò quản lý, điều hành, nhất là đội ngũ quản lý cấp trung.
- Ba là, có qui trình đào tạo, tuyển dụng và cơng tác cán bộ chặt chẽ thể
hiện sự công khai, minh bạch trong công tác nhân sự lựa chọn đúng người, đúng việc. Thu nhập bình quân của người lao động tương đối cao (trên 20 triệu đồng/người/tháng) tạo điều kiện thuận lợi trong công tác tuyển dụng nhân sự cũng
như khuyến khích người lao động gắn bó lâu dài với Cơng ty.
- Bốn là, Cơng ty có đội ngũ lao động có tay nghề cao trong ngành, có
nhiều kinh nghiệp được truyền dạy qua nhiều thế hệ.
- Năm là, Công tác xây dựng đội ngũ cánh bộ kế nhiệm của Công ty đã và
đang thực hiện khá tốt, lực lượng cán bộ trẻ được đề bạt có khả năng đáp ứng được với yêu cầu nhiệm vụ.
Ban kiểm soát nội bộ
- Một là, Ban KSNB được thiết lập với chức năng nhiệm vụ rõ ràng, giúp
việc cho HĐTV trong việc giám sát hoạt động SXKD, giám sát thực hiện các nghị quyết của HĐTV, tham mưu trong việc quản lý tài chính cũng như đánh giá các rủi ro và đưa ra các biện pháp khắc phục để giảm thiểu thiệt hại.
- Hai là, thông qua việc kiểm sốt các chu trình hoạt động Ban KSNB đã tư
vấn cho lãnh đạo công ty trong việc bổ sung, điều chỉnh các quy chế, quy định cho phù hợp với điều lệ của Công ty và đúng qui định của pháp luật.
Đánh giá rủi ro
- Một là, Công ty đã xây dựng được mục tiêu kinh doanh trong dài hạn,
trung hạn và ngắn hạn và hành động để đạt được mục tiêu kinh doanh.
- Hai là, Ban lãnh đạo luôn thận trọng các quyết định SXKD, xác định
ngành nghề kinh doanh thuốc là ngành nghề chịu nhiều rủi ro bởi môi trường kinh doanh nên công ty thường xuyên cập nhật các thông tin mới về điều kiện kinh doanh, đối thủ cạnh tranh và luật pháp để nhận diện, phân tích và đưa ra biện pháp kịp thời hạn chế rủi ro.
- Ba là, Công ty đã xây dựng các kênh thông tin để nhận diện các rủi ro bên
trong và bên ngồi, trên cơ sở đó có phân tích đúng đắn và các biện pháp để giảm thiểu rủi ro xảy ra với Công ty.
Hoạt động kiểm soát
- Một là, thủ tục kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là kiểm
sốt tài chính kế toán được thiết lập khá chặt chẽ tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Các quy chế quản lý tài chính, quản lý nợ, quản lý TSCĐ, các chu trình kiểm sốt… được xây dựng đầy đủ góp phần hoạt động kiểm sốt được thực hiện có cơ sở.
- Hai là, Cơng ty đã có quy trình xây dựng kế hoạch rõ ràng, đã xây dựng
các kế hoạch năm, tháng và kế hoạch tuần với các chỉ tiêu tài chính, hoạt động và các nguồn lực được giao cụ thể cho các phịng ban và phân xưởng. Việc sốt xét thực hiện kế hoạch được thực hiện thường xuyên tại tất cả các cấp để có các giải pháp điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp, kịp thời.
- Ba là, Công ty đã ban hành dưới dạng văn bản quy định quyền và uỷ
quyền phê duyệt các nội dung tài chính, kinh tế. Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong thực hiện, phê duyệt và kiểm tra tại các quy trình nghiệp vụ được quy định cụ thể, rõ ràng, tránh chồng chéo, kiêm nhiệm.
- Bốn là, Các quy định kiểm sốt tài chính được thiết lập đúng nghiệp vụ kế
tốn tài chính và thuế. Việc bảo quản và lưu trữ chứng từ cũng được thực hiện đúng quy định, chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ xảy ra và các thủ tục kiểm sốt cũng được thực hiện tương đối tốt, góp phần hạn chế các sai phạm xảy ra.
- Năm là, hệ thống công nghệ thông tin hiện đại đã và đang được áp dụng
cho hoạt động kiểm sốt tại cơng ty. Thông tin và truyền thông
- Một là, Công ty đã xây dựng và phát huy hiệu quả văn phòng điện tử để
thực hiện truyền đạt thơng tin, trình ký văn bản giảm bớt thủ tục hành chính và tiết kiệm được thời gian.
- Hai là, Công ty đã xây dựng được kênh thông tin riêng biệt để tiếp nhận
thơng tin từ bên ngồi như khách hàng, đối thủ cạnh tranh phục vụ cho việc ra quyết định của người quản lý.
Giám sát
- Một là, Cơng ty đã duy trì được việc thực hiện giám sát thường xuyên và
giám sát chuyên biệt tạo điều kiện cho KSNB phát huy được hiệu quả.
- Hai là, Ban KSNB hoạt động độc lập trực thuộc HĐTV là yếu tố đảm bảo
khách quan trong việc giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 4.1.2. Hạn chế
Môi trường kiểm sốt
Cơng tác lãnh đạo, quản lý và văn hóa doanh nghiệp
- Một là, Nhận thức về KSNB của một số lãnh đạo tại các cơng ty cịn chưa
đầy đủ. Khái niệm, mục tiêu về KSNB và các yếu tố cấu thành KSNB còn là vấn đề rất mới mẻ, mặc dù Công ty vẫn đang ban hành tổ chức thực hiện các quy chế, quy định nhằm nâng cao hiệu quả và kiểm soát chặt chẽ các hoạt động do vậy chưa phát huy được hết hiệu quả của KSNB.
- Hai là, Công ty đã xây dựng được quy chế văn hóa doanh nghiệp nhưng
chưa được phổ biến, triển khai mạnh mẽ. Văn hóa gia đình vẫn cịn tồn tại, chưa tạo được nét đặc trưng riêng có của doanh nghiệp.
- Ba là, Công ty chưa ban hành qui tắc đạo đức liên quan đến việc nhận quà
cáp và các lợi ích khác từ các nhà cung cấp và các đối tác.
Công tác cơ cấu tổ chức và nhân sự
đổi mới, chun nghiệp. Tuy nhiên vẫn ảnh hưởng mơ hình DNNN nên cịn tồn tình trạng thừa nhân sự và thiếu nhân sự tại một số bộ phận.
- Hai là, Chính sách nhân sự của Cơng ty là ưu tiên tuyển dụng con em
người lao động đã gắn bó lâu dài với cơng ty là chính sách nhân văn và tạo nên sự gắn kết nội bộ xây dựng công ty phát triển bền vững, song cũng sẽ tồn tại nhược điểm là không lựa chọn được người giỏi phù hợp cho một số vị trí cần thiết.
- Ba là, Phân công chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, từng vị trí đã
được triển khai nhưng với sự lớn mạnh và phát triển của Cơng ty thì tại một số bộ phận và một số vị trí là chưa phù hợp cần phải rà sốt và bố trí lại để phát huy được hiệu quả việc sử dụng nhân sự.
- Bốn là, Chính sách tiền lương, tiền thưởng của Cơng ty đã được xây dựng
khá chặt chẽ, có tính lâu dài dựa trên mức đóng góp của người lao động cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhưng cần phải rà soát lại để xây dựng quy chế trả lương công bằng hơn, tạo động lực hơn cho người lao động phấn đấu làm việc và đóng góp nhiều hơn cho Cơng ty.
- Năm là, Cơng ty chưa có chính sách ln chuyển nhân sự, đặc biệt là tại
các vị trí có thể xảy ra các gian lận và rủi ro về đạo đức do quản lý về tiền và tài sản.
Đánh giá rủi ro
- Một là, Ban lãnh đạo đề cao việc đánh giá rủi ro trong hoạt động sản xuất
kinh doanh, đặc biệt ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Nhưng hiện nay Cơng ty chưa có phịng ban chun mơn để quản lý công tác đánh giá rủi ro, do vậy sẽ không thể cung cấp thông tin và tư vấn cho lãnh đạo thường xuyên, liên tục ảnh hưởng đến việc ra quyết định hạn chế rủi ro.
- Hai là, Là ngành kinh doanh mà xã hội khơng khuyến khích cho nên trong
kinh doanh tiềm ẩn rất nhiều rủi ro mà doanh nghiệp khó có thể nhận diện được đầy đủ trong q trình xây dựng mục tiêu chiến lược của mình (ví dụ các chính sách thuế, phí, sản lượng được phép sản xuất, tiêu thụ…)
- Ba là, là doanh nghiệp sản xuất và tiêu thụ sản phẩm với khối lượng lớn,
các rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh như mua hàng, bán hàng, tiếp thị và quản trị hàng tồn kho… cũng luôn là những rủi ro có thể nằm ngồi sự kiểm sốt của doanh nghiệp.
- Bốn là, rủi ro tài chính ln thường trực tác động đến hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp (lãi suất tiền vay, tỷ giá, chính sách tiền tệ, quản trị nợ phải thu, ,,,). Các rủi ro này doanh nghiệp rất khó nhận diện, phân tích được để đưa ra các chính sách phù hợp để hạn chế rủi ro.
- Năm là, cùng với sự phát triển của sản xuất, khoa học công nghệ, rủi ro
gian lận ngày càng phát triển tinh vi, khó kiểm sốt. Hoạt động kiểm sốt
- Một là, Cơng ty chưa xây dựng được bộ phận kiểm tốn nội bộ do đó khó
khăn cho Ban KSNB trong việc đi sâu vào kiểm soát hoạt động của bộ phận tài chính kế tốn trong các nghiệp vụ chun mơn như hạch tốn kế toán, lập và thẩm định các BCTC, báo cáo quản trị.
- Hai là, hoạt động kiểm soát thường xuyên, trực tiếp tại các bộ phận đã
được thực hiện chưa được quan tâm, đặc biệt là việc chịu trách nhiệm với sai sót. Trong một số trường hợp sai sót chỉ được phát hiện khi có các hoạt động kiểm sốt từ bên ngoài như việc kiểm tra của các cơ quan nhà nước, kiểm toán nhà nước, thanh tra chính phủ, kiểm tốn độc lập.
- Ba là, Cơng ty vẫn cịn tình trạng nhân viên có thể chỉnh sửa hoặc xóa số
liệu trên hệ thống máy tính, do đó dễ dẫn đến sai sót hoặc gian lận BCTC trong Công ty. Nếu Cơng ty khơng cho phép nhân viên chỉnh sửa, xóa số liệu khi đã nhập vào máy tính thì nhân viên sẽ càng thận trọng và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập số liệu, việc này vừa hạn chế được sai sót trong q trình nhập liệu, vừa khơng có tình trạng cố ý điều chỉnh lại số liệu sau khi đã nhập vào máy tính.
- Bốn là, Công ty đã xây dựng thiết kế đầy đủ các quy chế, quy trình, quy
định để cho mọi người thực hiện. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện, còn nhiều CBCNV chưa nắm được hết được các quy chế, quy định và có những quy định cịn chưa được phù hợp phải bổ sung chỉnh sửa cho đúng với điều kiện thực tế.
Thông tin và truyền thông
- Một là, phần mềm IBOSS sử dụng tại công ty mới chỉ dùng cho việc lập
BCTC, tính giá thành sản phẩm. Chưa được dùng trong quản trị sản xuất, luân chuyển hàng tồn kho để tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kiểm tra, kiểm soát.
- Hai là, kênh thu thập thơng tin từ bên ngồi vào chưa được áp dụng cơng
nghệ thơng tin để sử lý, phân tích và tổng hợp một cách nhanh nhất mà mới chỉ thực hiện thông qua các báo cáo được gửi từ bộ phận thị trường.
Giám sát
- Một là, Ban KSNB chưa có đủ kiến thức chun mơn nghiệp vụ về các
lĩnh vực giám sát để đạt được hiệu quả cao nhất (giám sát trình trự thủ tục cơng tác đầu tư, đấu thầu lựa chọn nhà thầu, công nghệ phối chế….)
- Hai là, nhân lực của Ban KSNB còn hạn chế nên việc giám sát chuyên
4.2. Giải pháp hồn thiện KSNB tại Cơng ty TNHH Một thành viên
Thuốc lá Thăng Long
4.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Cơng tác lãnh đạo, quản lý và văn hóa doanh nghiệp
Một là, nâng cao nhận thức, quan điểm của Ban lãnh đạo, các nhà quản lý và nhân viên về KSNB.
Ban lãnh đạo, các nhà quản lý và các nhân viên trong công ty cần phải được tuyên truyền thấy được bản chất của KSNB là một quá trình bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm sốt hiện diện ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất; KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người và KSNB giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Các yếu tố cấu thành của KSNB bao gồm: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng, giám sát. Ngồi ra, người quản lý và nhân viên phải thấy được khi KSNB được thiết kế và vận hành tốt sẽ giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, bảo vệ tài sản, đảm bảo tính liên hồn, chính xác của các số liệu tài chính, kế tốn và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp. KSNB còn đảm bảo mọi người tuân thủ các nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của doanh nghiệp cũng như các quy định của pháp luật, đảm báo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tốt các nguồn lực và đạt mục tiêu đề ra.
Để nâng cao nhận thức, quan điểm về KSNB cần tổ chức các lớp học để trang bị những kiến thức cơ bản về vai trò, các yếu tố cấu thành của KSNB cho các nhà quản lý và nhân viên trong Cơng ty. Có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên mơn về quản lý tài chính cũng như những hoạt động khác tại Cơng ty. Ngồi ra, bản thân các cá nhân lãnh đạo quản lý cũng phải chủ động nghiên cứu, tìm hiểu về KSNB để hiểu và áp dụng sao cho có hiệu quả nhất cho hoạt động quản lý của đơn vị mình.
Hai là, nâng cao nhận thức và quan điểm của Ban lãnh đạo, các nhà quản lý và nhân viên về xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp
Một cơng ty xây dựng thiết lập được nét văn hóa tích cực sẽ mang lại cho một lợi thế cạnh tranh rất lớn, nhất là việc thu hút nhân tài và sự tin tưởng của người lao động trong doanh nghiệp.Văn hóa doanh nghiệp giúp nhân viên thấy rõ được mục tiêu, định hướng và bản chất của cơng việc mình làm, tạo ra mối quan hệ tốt