ST T
Câu hỏi khảo sát
Số khảo
sát
Tỷ lệ đối tượng khảo sát chọn mức độ đánh giá 1. Rất khơn g đồng ý 2. Khơng đồng ý 3. Đồn g ý 4. Rất đồng ý 5. Hồn tồn đồng ý 1
Thơng tin được cung cấp đầy đủ, kịp thời liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của từng nhân viên.
30 57% 23% 20%
2
Cơng ty có thiết lập những kênh truyền thơng để tiếp nhận ý kiến từ khách hàng.
30 3% 60% 20% 7%
3
Thơng tin giữa các phịng ban có liên quan được cung cấp qua lại đầy đủ và kịp thời.
30 63% 20% 17%
4 Cơng ty có thiết lập những kênh truyền thơng để nhân viên có thể báo cáo sai
ST T
Câu hỏi khảo sát
Số khảo
sát
Tỷ lệ đối tượng khảo sát chọn mức độ đánh giá 1. Rất khơn g đồng ý 2. Khơng đồng ý 3. Đồn g ý 4. Rất đồng ý 5. Hồn tồn đồng ý
phạm khi được phát hiện.
Qua kết quả khảo sát cho thấy mọi nhân viên trong công ty đánh giá cao về hệ thống thông tin và truyền thông tại Công ty. Thơng tin được cung cấp nhanh chóng, kịp thời và rõ ràng đến từng người trong công ty để hiểu và thực hiện nhiệm vụ, chức trách được giao. Kênh truyền thông để tiếp nhận ý kiến của khách sẽ có nhân viên khơng được biết cho nên khảo sát vẫn có tỷ lệ nhất định đánh giá cơng ty chưa có kênh truyền thơng này. Hạn chế là kênh truyền thơng để nhân viên có thể báo cáo sai phạm khi được phát hiện.
3.3.5. Giám sát
Một doanh nghiệp dù có cố gắng thiết lập đầy đủ các quy chế, quy trình, quy định để thực hiện KSNB nhưng nếu khơng có sự giám sát đánh giá kiểm tra thì các quy chế, quy trình và quy định đó khó phát huy được hiệu quả. Giám sát hoạt động sản xuất là quá trình đánh giá chất lượng của KSNB, phát hiện những khuyết điểm cần được báo cáo lên cấp trên và điều chỉnh lại khi cần thiết. Tại Công ty TNHH Một thành viên Thuốc lá Thăng Long giám sát là nhiệm vụ chính của Ban KSNB. Thường xuyên tiến hành giám sát việc triển khai thực hiện các Nghị quyết và Quyết định của Hội đồng thành viên ngay khi các quyết định này được thơng qua chính thức. Ngồi ra việc giám sát thường xuyên vẫn phải được duy trì của người quản lý trực tiếp của các bộ phận, phịng ban, phân xưởng.
Giám sát của Cơng ty được thực hiện thông qua hai hoạt động: Giám sát thường xuyên và giám sát chuyên biệt.
Giám sát thường xuyên
Giám sát thường xuyên là hoạt động giám sát hàng ngày, thường xuyên liên tục theo phân cấp quản lý. Ban kiểm soát sẽ giám sát việc thực hiện quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư và sử dụng vốn của Chủ sở hữu tại Công ty, giám sát hoạt động của HĐTV và Ban giám đốc trong công tác điều hành sản xuất kinh doanh. HĐTV sẽ giám sát Ban điều hành công ty trong việc thực hiện
các Nghị quyết, quyết định của HĐTV. Ban giám đốc, trực tiếp là các phó giám đốc sẽ giám sát việc thực hiện điều hành của người quản lý các bộ phận theo phân cơng của Giám đốc Cơng ty. Lãnh đạo các phịng ban phân xưởng sẽ giám sát đánh giá đến từng tổ, đội sản xuất và các nhân viên. Việc giám sát thực hiện cơng việc hàng ngày và cuối tháng có tổng hợp nhận xét đánh giá xếp loại theo KPI và kết hợp ngày cơng lao động để tính trả lương năng suất cho người lao động.
Bên cạnh đó Ban KSNB cũng phân cơng cho từng cá nhân phụ trách nhiệm việc giám sát hoạt động kế tốn tài chính, giám sát việc ghi chép, lập sổ sách kế tốn đảm bảo tính chính xác, kịp thời tại Cơng ty; cá nhân theo dõi kiểm tra, giám sát các hoạt động đầu tư, giám sát tình hình triển khai thực hiện kế hoạch, các dự án đầu tư, phương án huy động và sử dụng vốn của các dự án; cá nhân theo dõi về tiêu hao nguyên liệu vật tư dùng cho sản xuất và gia công; cá nhân giám sát thực hiện quy định vê phịng chống tham nhũng. Ngồi ra, Ban thư ký trợ lý và Văn phòng HĐTV sẽ giám sát về các thủ tục hành chính, các báo cáo, tờ trình.. thực hiện theo đúng quy trình, quy định của Cơng ty.
Thơng qua hoạt động giám sát thường xuyên, các điểm yếu của KSNB thường được phát hiện và kịp thời nắm bắt và rà soát các quy chế, quy đinh của công ty ban hành để khuyến nghị với HĐTV, BGĐ để đảm bảo các quy định phù hợp với tổ chức hoạt động của đơn vị.
Để phát huy hiệu quả việc thực hiện cơng tác giám sát địi hỏi người giám sát phải có chun mơn để hiểu rõ nội dung được giám sát, các chuyên viên của Ban KSNB có thể có kiến thức và tài chính kế tốn nhưng lại chưa chuyên sâu về quản lý dự án đầu tư. Có kiến thức về tài chính nhưng cũng chưa nắm được hết quy trình sản xuất sản phẩm nên làm giảm hiệu quả giám sát, phụ thuộc nhiều vào việc giám của quản lý từng bộ phận, đây là điểm yếu của KSNB Công ty.
Giám sát chuyên biệt
Giám sát chuyên biệt của Cơng ty được thực hiện bởi Kiểm tốn độc lập và Ban kiểm soát nội bộ. Kiểm toán độc lập thực hiện giám sát định kỳ theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty về từng lĩnh vực như hoạt động đầu tư, hoạt đơng tài chính kế tốn. Ban KSNB công ty thực hiện việc giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh theo chuyên đề. Vào đầu năm, căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của năm trước, Ban KSNB trình HĐTV phê duyệt kế hoạch kiểm sốt chun đề như kiểm sốt chu trình động mua hàng, chu kỳ phân phối sản phẩm, chi tiêu nội bộ tại cơng ty và chi nhánh, kiếm sốt trình tự thủ tục đầu tư, kiêm tra trình tự
mua bán, quản lý TSCĐ, chu trình kiểm sốt hàng tồn kho…vào từng thời điểm trong năm. Kết thúc chuyên đề sẽ lập báo cáo gửi HĐTV để sửa chữa các sai sót của các bộ phận cũng như chỉnh sửa bổ sung các quy chế, quy định của Công ty cho phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh.