Chương 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.2. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp
2.2.2. Đánh giá rủi ro
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với các rủi ro tồn tại bên trong và bên ngoài doanh nghiệp; rủi ro từ việc thực hiện các mục tiêu, chiến lược, kế hoạch và rủi ro có thể xảy ra trong tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp. Theo Báo cáo COSO 2013, rủi ro là khả năng một sự kiện có thể xảy ra có thể ảnh hưởng khơng tốt đến việc thực hiện mục tiêu của
doanh nghiệp. Do vậy, đánh giá rủi ro liên quan đến q trình nhận dạng và phân tích những rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu đề ra, từ đó hình thành nên cơ sở quản trị rủi ro. Các nhà lãnh đạo, quản lý phải luôn quan tâm , xem xét đến các thay đổi bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
Tất cả các đơn vị, bất kể quy mơ, cơ cấu và ngành nghề đều có thể phát sinh rủi ro từ bên trong và bên ngoài. Các rủi ro phát sinh ngoài ý muốn chủ quan của doanh nghiệp, tác động xấu đến việc đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nhưng doanh nghiệp khơng có cách nào để triệt tiêu rủi ro, khi phát sinh một hoạt động là có rủi ro. Do đó, nhà quản lý trong các doanh nghiệp đang có xu hướng tiếp cận rủi ro và việc đánh giá rủi ro là quá trình để nhận diện và ứng phó với rủi ro và tìm mọi biện pháp để hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất có thể.
Theo Báo cáo COSO 13, việc đánh giá rủi ro được thực hiện theo các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận
diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Các mục tiêu đơn vị thường thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngồi và bên trong doanh nghiệp, mục tiêu tuân thủ.
- Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu
của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản trị.
- Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá
rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị.
- Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi
trường ảnh hưởng đến KSNB. Các thay đổi bao gồm thay đổi từ mơi trường bên ngồi (kinh tế, chính trị....), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loại hình kinh doanh mới, kỹ thuật mới....), thay đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ và triết lý của người quản lý về KSNB.
Xác định mục tiêu: Một sự kiện chỉ có thể được đánh giá là rủi ro nếu nó có
ảnh hưởng đến việc hiện thực hóa mục tiêu của doanh nghiệp. Xác định mục tiêu đầy đủ, rõ ràng cần dựa trên 3 mục tiêu chung của KSNB đó là:
- Mục tiêu hoạt động - Mục tiêu báo cáo - Mục tiêu tuân thủ
Nhận diện, phân tích và quản trị rủi ro: Để quản trị doanh nghiệp cần phải
Các rủi ro cần nhận diện bao gồm: - Rủi ro chiến lược - Rủi ro hoạt động - Rủi ro tài chính - Rủi ro thơng tin
Sau khi nhận diện được các rủi ro phải tiến hành phân tích các rủi ro. Q trình phân tích rủi ro thường bắt nguồn từ việc đánh giá khả năng rủi ro xảy ra, ước tính các tác động từ đó được tầm quan trọng và có phương án đối phó.
Quản trị rủi ro được thực hiện sau khi phân tích các rủi ro. Các phương pháp đối phó với rủi ro nhìn chung dựa trên cách tiếp cận, có các cách tiếp cận sau:
- Tránh rủi ro - Giảm thiểu rủi ro - Chia sẻ rủi ro - Chấp nhận rủi ro
Phân tích rủi ro gian lận: Một trong những rủi ro mà doanh nghiệp cần phải
quan tâm đó là rủi ro gian lận hình thành trong nội bộ mỗi doanh nghiệp. Gian lận phát sinh trong phạm vi doanh nghiệp như các gian lận của nhân viên, gian lận của nhà quản lý bằng các hình thức biển thủ tài sản, tham ô.
Nhận diện và đánh giá thay đổi: Các rủi ro mà doanh nghiệp thường gặp
xuất phát từ những thay đổi bên ngoài và bên trong. Các thay đổi bên ngồi như mơi trường hoạt động, biến đổi tự nhiên; Các thay đổi bên trong như cơ sở hạ tầng, cấu trúc quản lý, nhân sự cơ cấu hoạt động, kỹ thuật, cơng nghệ…
2.2.3. Hoạt động kiểm sốt
Theo Báo cáo COSO (2013), hoạt động kiểm soát là các hoạt động được thiết lập bởi các chính sách và thủ tục kiểm soát để bảo đảm các chỉ thị của nhà quản lý trong việc quản trị rủi ro được thực hiện. Đây là yếu tố then chốt trong kiểm soát nội bộ giúp nhà quản lý giảm thiểu rủi ro ảnh hưởng tới quá trình thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát được thực hiện tại mọi cấp độ tổ chức của doanh nghiệp, mọi khâu của q trình kinh doanh và bao gồm cả mơi trường cơng nghệ. Hoạt động kiểm sốt bao gồm cả kiểm sốt thủ cơng và kiểm sốt cơng nghệ. Hoạt động kiểm sốt theo Báo cáo COSO (2013) gồm hai bộ phận: Chính sách kiểm sốt là các nguyên tắc được xây dựng làm cơ sở thực hiện các thủ tục kiểm soát và Thủ tục kiểm soát là các quy định kỹ thuật nghiệp vụ cụ thể để thực hiện Chính sách kiểm sốt.
hiện các thủ tục kiểm sốt. Chính sách kiểm sốt có thể được tài liệu hóa đầy đủ hoặc có thể được lưu hành theo kiểu truyền miệng.
Thủ tục kiểm soát: Là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm
sốt. Một thủ tục sẽ khơng có tác dụng nếu áp dụng một cách máy móc mà khơng tập trung vào những yêu cầu nhà quản lý đã đề ra thơng qua các chính sách. Việc thiết lập các thủ tục kiểm sốt cần phải cân đối mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, cân đối giữa hoạt động kiểm sốt và rủi ro phát sinh. Trên thực tế khơng thể có tập hợp thủ tục kiểm soát chuẩn áp dụng cho mọi tổ chức khác nhau và cho mọi hoạt động. Một số thủ tục kiểm soát chủ yếu như: Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin và các nghiệp vụ; Kiểm sốt vật chất; Phân tích, rà sốt hay sốt xét lại việc thực hiện.
Để bảo đảm KSNB hiệu quả, việc xây dựng các thủ tục kiểm soát cần đạt được các nguyên tắc: Phân công, phân nhiệm; Bất kiêm nhiệm; Phê chuẩn, ủy quyền.
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Là nguyên tắc phân chia các cơng việc
thực hiện một chu trình thành nhiều bước khác nhau và giao trách nhiệm thực hiện cho nhiều bộ phận và nhiều người trong bộ phận thực hiện, khơng để một bộ phận, một người phụ trách tồn bộ nghiệp vụ của một quy trình cũng như khơng để nhiều người phụ trách một nhiệm vụ trong khi nhiệm vụ khác khơng có người phụ trách. Khi thực hiện theo nguyên tắc phân cơng, phân nhiệm tạo ra sự chun mơn hóa, kết quả cơng việc của người này sẽ thuộc nhiệm vụ kiểm sốt của người kia, theo đó góp phần giảm thiểu rủi ro và sai sót trong thực hiện.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Là nguyên tắc bảo đảm sự phân tách hợp lý về
trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ có liên quan với nhau, khơng để một người đồng thời phụ trách nhiều cơng việc có mối quan hệ lẫn nhau, nhằm giảm thiểu rủi ro xảy ra các sai phạm, đặc biệt là các sai phạm do cố ý và lạm quyền.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Ủy quyền là việc người quản lý giao cấp
dưới được quyết định và thực hiện một số công việc trong phạm vi nhất định. Ủy quyền thường được thực hiện bằng văn bản ủy quyền theo chính sách của doanh nghiệp. Phê chuẩn là biểu hiện của việc phê duyệt và quyết định công việc trong phạm vi quyền hạn được giao theo điều lệ của doanh nghiệp. Phê chuẩn phải bảo đảm tính đúng đắn, thường được phân làm 2 loại là phê chuẩn chung là việc chấp thuận, thơng qua các chính sách chung của doanh nghiệp và phê chuẩn cụ thể là việc chấp thuận thực hiện một nghiệp vụ cụ thể.
- Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để
giảm thiểu rủi ro (đe dọa việc đạt được các mục tiêu của đơn vị) đến mức thấp có thể chấp nhận được.
- Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm sốt
chung đối với cơng nghệ để hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
- Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm sốt thơng qua chính
sách và các thủ tục kiểm sốt.
2.2.4. Thơng tin và truyền thông
Theo Báo cáo COSO (2013), thông tin và truyền thông là yếu tố không thể thiếu của KSNB trong doanh nghiệp. Thơng tin chính xác, đầy đủ và truyền thông kịp thời là điều kiện cần thiết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị thơng qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thơng tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp.
Theo Báo cáo COSO (2013), truyền thơng là một q trình cung cấp, chia sẻ và trao đổi thơng tin một cách liên tục và lặp đi lặp lại. Truyền thông bao gồm truyền thông nội bộ và truyền thơng bên ngồi đơn vị. Truyền thông nội bộ cần truyền tải thông tin thông suốt tới mọi bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp theo chiều từ trên xuống, từ dưới lên và giữa các bộ phận, cá nhân: Thông tin từ dưới lên bảo đảm thông tin được báo cáo tới lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp để họ nhận biết, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh đồng thời có biện pháp ứng xử phù hợp với các rủi ro kinh doanh được phát hiện; Thông tin từ trên xuống bảo đảm các mục tiêu, chiến lược, chính sách, quy định của doanh nghiệp được truyền đến các cấp thấp hơn và các cá nhân liên quan; Thông tin giữa các bộ phận giúp các bộ phận phối hợp thực hiện thống nhất, hiệu quả.. Truyền thơng bên ngồi giúp truyền tải thơng tin thích hợp từ bên ngoài vào doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thơng tin cho các đối tượng bên ngồi theo u cầu.
Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thơng tin về tài chính, phi tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp. Hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm các phương pháp ghi chép được thiết lập để tập hợp từ dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế thể hiện thơng qua các chứng từ kế tốn, phân loại theo các tài khoản kế toán, ghi chép, xử lý và tổng hợp tại các hệ thống sổ sách kế toán để cho kết quả đầu ra là các báo cáo kế toán. Hệ thống thông tin bao gồm phần cứng và phần mềm,
con người, thủ tục và dữ liệu của đơn vị.
Theo COSO (2013), Thông tin và truyền thông là một cấu phần của KSNB và bao gồm ba nguyên tắc:
- Nguyên tắc 13: Đơn vị sử dụng thơng tin thích hợp và chất lượng để hỗ trợ
các hoạt động của KSNB.
- Nguyên tắc 14: Đơn vị trao đổi những thông tin cần thiết trong nội bộ bao
gồm mục tiêu và trách nhiệm của KSNB nhằm hỗ trợ các hoạt động của KSNB. - Nguyên tắc 15: Đơn vị trao đổi thông tin với các đối tượng bên ngoài liên
quan vấn đề ảnh hưởng tới chức năng hoạt động của KSNB như cổ đông, chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp.
2.2.5. Giám sát
Giám sát là yếu tố cuối cùng của KSNB nhằm xác định KSNB có vận hành như đúng thiết kế hay không, cần phải sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế và mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Theo Báo cáo COSO (2013) giám sát là một hoạt động được thiết lập để đảm bảo quy trình KSNB tiếp tục hoạt động hiệu quả. Giám sát giúp cho KSNB duy trì sự hữu hiệu của mình qua các thời kỳ khác nhau nên ln đóng vai trị quan trọng trong KSNB.
Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Thông thường, cần kết hợp cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ mới đảm bảo tính hữu hiệu của KSNB.
Theo COSO (2013), giám sát hữu hiệu thỏa mãn hai nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, xây dựng và thực hiện việc giám sát
thường xuyên và chuyên biệt để bảo đảm rằng các bộ phận của KSNB hiện hữu và hoạt động hữu hiệu.
- Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và thông tin về các điểm yếu của KSNB
kịp thời cho các cá nhân có liên quan bao gồm các nhà quản lý cấp cao và hội đồng quản trị có các hành động sửa chữa.
2.3. Đặc điểm của doanh nghiệp nhà nước ảnh hưởng đến KSNB2.3.1. Đặc điểm của doanh nghiệp nhà nước 2.3.1. Đặc điểm của doanh nghiệp nhà nước
Chủ đầu tư: Là Nhà nước hoặc Nhà nước cùng với các tổ chức, cá nhân khác. Với tư cách là chủ đầu tư duy nhất vào doanh nghiệp, nhà nước có tồn quyền quyết định các vấn đề liên quan đến sự tồn tại và hoạt động của từng doanh nghiệp nhà nước. Trong đó, Nhà nước có quyền quyết định về hình thành, tổ chức lại và định đoạt; quyết định mục tiêu, chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu
tư tài chính; quyết định mơ hình tổ chức quản lý, quyết định giải thể; kiểm tra, giám sát thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp…..
Sở hữu vốn: Nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ (100%) hoặc sở hữu phần vốn góp chi phối (trên 50% nhưng dưới 100% vốn điều lệ).
Hình thức tồn tại: Doanh nghiệp nhà nước có nhiều hình thức tồn tại. Nếu doanh nghiệp nhà nước do nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ thì có các loại hình doanh nghiệp như: Công ty nhà nước, công ty cổ phần nhà nước, công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước. Nếu doanh nghiệp do nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ thì có thể tồn tại dưới các loại hình doanh nghiệp sau: cơng ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn.
Trách nhiệm tài sản: doanh nghiệp nhà nước chịu trách nhiệm trong phạm vi tài sản của doanh nghiệp. Nhà nước chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi tài sản góp vốn vào doanh nghiệp.
Tư cách pháp lý: Doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân.
Luật áp dụng: Các công ty Nhà nước đã thực hiện chuyển đổi thành công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn sẽ tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp. Các loại DNNN khác tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp.
2.3.2. Đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh thuốc lá điếuảnh hưởng đến KSNB ảnh hưởng đến KSNB
Đặc điểm của ngành nghề kinh doanh sẽ ảnh hưởng rất lớn đến KSNB, các qui chế qui định của nhà nước về kinh doanh làm cơ sở cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát. Đặc điểm về kinh doanh thuốc lá được qui định chi tiết tại Nghị định số 67/2013/NĐ-CP ngày 27/6/2013 của Thủ tướng chính Chính phủ:
Nguyên tắc quản lý kinh doanh thuốc lá
- Nhà nước thống nhất quản lý đối với các hoạt động đầu tư, sản xuất, mua bán, xuất khẩu, nhập khẩu thuốc lá và các hoạt động khác liên quan đến kinh doanh thuốc lá và nguyên liệu thuốc lá.
- Thuốc lá thuộc nhóm hàng hóa nhà nước hạn chế kinh doanh. Tổ chức, cá