STT Câu hỏi khảo sát
Số khảo
sát
Tỷ lệ đối tượng khảo sát chọn mức độ đánh giá 1. Rất khơn g đồng ý 2. Khơn g đồng ý 3. Đồng ý 4. Rất đồng ý 5. Hồn tồn đồng ý 1 Cơng ty ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý tài sản công ty.
30 47% 23% 30%
2
Chứng từ kế toán được ghi chép trung thực, kịp thời ngay từ lúc phát sinh và có được ký duyệt bởi người có trách nhiệm.
30 52% 20% 28%
3
Định kỳ có tiến hành đối chiếu chứng từ sổ sách với thực tế như: kiểm kê kho, tiền mặt…
30 52% 17% 31%
4
Khi người có thẩm quyền khơng có tại đơn vị thì ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện nhiệm vụ của mình.
30 40% 20% 40%
5
Các nghiệp vụ phát sinh đều được xét duyệt đầy đủ từ cấp có thẩm quyền.
30 47% 23% 30%
6
Cơng ty có quy định về quy trình luân chuyển chứng từ và các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục
30 55% 17% 28%
7 Có việc kiêm nhiệm giữa các chức năng như: mua
STT Câu hỏi khảo sát
Số khảo
sát
Tỷ lệ đối tượng khảo sát chọn mức độ đánh giá 1. Rất khơn g đồng ý 2. Khơn g đồng ý 3. Đồng ý 4. Rất đồng ý 5. Hồn tồn đồng ý
hàng, duyệt mua và duyệt chi.
8
Công ty quản lý tốt hàng tồn kho, xử lý hàng tồn kho theo đúng quy định.
30 3% 43% 20% 34%
9
Các chứng từ phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ xảy ra.
30 3% 43% 20% 34%
10
Cơng ty có sử dụng phần mềm ngăn ngừa virus tự động.
30 48% 21% 31%
11
Hệ thống máy tính theo dõi q trình sử dụng của từng người sử dụng thông qua nhật ký tự động.
29 10% 45% 24% 21%
12
Cơng ty kiểm sốt tốt các thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phịng dữ liệu.
30 62% 17% 21%
13
Cơng ty có lập chương trình phân quyền truy cập (xem, thêm, sửa, xóa) đối với từng người sử dụng theo chức năng quản lý và thực hiện riêng.
Qua bảng khảo sát cho thấy, Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản của cơng ty, chứng từ kế tốn được ghi chép trung thực, kịp thời ngay từ lúc phát sinh và có được ký duyệt bởi người có trách nhiệm. Định kỳ có tiến hành đối chiếu chứng từ sổ sách với thực tế như: Kiểm kê kho, tiền mặt…. Công ty đã thực hiện ủy quyền bằng văn bản khi người có thẩm quyền khơng có tại đơn vị, các nghiệp vụ phát sinh đều được xét duyệt đầy đủ, có quy định về quy trình luân chuyển chứng từ và các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục. Công ty đã sử dụng tốt phần mềm ngăn ngừa virus, kiểm sốt tốt các thiết bị sao lưu dự phịng dữ liệu cũng như lập chương trình phân quyền truy cập với từng người sử dụng theo chức năng và thực hiện riêng.
Tuy nhiên, có việc kiêm nhiệm các chức năng như: mua hàng, duyệt mua và duyệt chi, việc quản lý hàng tồn kho và phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ xảy ra vẫn còn 3% đánh giá là chưa tốt. Hệ thống máy tính theo dõi của từng người sử dụng thông qua nhật ký tự động vẫn cịn đánh giá chưa hồn thiện.
3.3.4. Thơng tin và truyền thông
Trao đổi thông tin trong nội bộ công ty
Để thơng tin hữu ích cho Cơng ty trong việc quản lý rủi ro thì thơng tin phải được hai yêu cầu cơ bản: chất lượng của thông tin và cách thức truyền đạt phù hợp. Tại Công ty TNHH Một thành viên Thuốc lá Thăng Long, hệ thống thông tin được xây dựng khá đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời và có chất lượng để truyền tải thơng tin từ lãnh đạo Công ty như HĐTV, BGĐ xuống đến người lao động và thông tin từ dưới lên. Thông tin được truyền đạt thông qua các cán bộ cấp trung, hệ thống các báo cáo và hệ thống văn phòng điện tử.
Thơng qua văn phịng điện tử, lịch cơng tác tuần được triển khai trên văn phịng điện tử đến mọi người trong cơng ty theo từng mã riêng của từng cá nhân. Mọi người có thể biết kế hoạch hoạt động trong tuần: các cuộc hội họp, cuộc hội thảo, lịch tiếp các đồn cơng tác, thơng báo về việc bố trí sản xuất…. Các văn bản từ bên ngồi gửi vào Cơng ty và các văn bản cơng ty phát hành ra bên ngồi đều được bộ phận văn thư Công ty cập nhật đến từng người theo chức năng, nhiệm vụ. Ngoài ra, các nghị quyết, quyết định và các thông báo đều được cập nhật trên văn phịng điện tử của Cơng ty.
Để ứng dụng cơng nghệ thơng tin giải quyết các thủ tục hành chính, Cơng ty đã và đang thực hiện việc trình ký điện tử, nhằm giảm thời gian trình ký và tiết kiệm văn phịng phẩm. Người trình ký có thể lập tờ trình gửi qua văn phịng điện tử
đến các người tiếp nhận ký phê duyệt từ trưởng phó các bộ phận, đến BGĐ và HĐTV. Tất cả người quản lý cơng ty đều cài đặt văn phịng điện tử và chữ ký số trên tất cả các điện thoại cá nhân có thể tiếp nhận và giải quyết công việc ở mọi, nơi, mọi lúc.
Hệ thống thơng tin kế tốn của Cơng ty được thiết kế khá khoa học và chặt chẽ, chứng từ sổ sách được lưu trữ đầy đủ, tạo thuận lợi cho bộ máy kế tốn trong việc thu thập, cung cấp thơng tin đầy đủ, kịp thời khi có yêu cầu, đồng thời cũng giúp hoạt động kiểm tra, giám sát trong việc thực hiện mục tiêu KSNB được tốt hơn. Sơ đồ mô tả phương pháp xử lý nghiệp vụ và sổ tay hướng dẫn chính sách, thủ tục kế tốn giúp nhân viên hiểu rõ hơn vai trị và nhiệm vụ của mình trong cơng tác kế tốn, một cơng cụ quan trọng cho việc truyền thông hiệu quả trong Công ty. Các chứng từ sổ sách cung cấp dịch vụ, thu tiền đều được lưu giữ đầy đủ. Các báo cáo bán hàng, thu tiền, công nợ, … cũng được cung cấp cho quản lý theo định kỳ quý và đột xuất để có thể đánh giá kịp thời những rủi ro có thể xảy ra với Cơng ty.
Gần đây, Công ty đang triển khai Dự án phần mềm quản trị sản xuất ERP để quản lý tồn bộ các nguồn lực trong Cơng ty nhằm tăng được tốc độ luân chuyển hàng tồn kho, tăng hiệu quả sử dụng vốn, quản trị chặt chẽ các chi phí trong q trình sản xuất, là cơng cụ đưa số liệu tham mưu tốt hơn nữa cho công tác quản trị. Nếu triển khai thành công, Công ty TNHH Một thành viên Thuốc lá Thăng Long sẽ là đơn vị đầu tiên trong Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam triển khai thành công công cụ quản trị hữu hiệu này.
Trao đổi thông tin với bên ngồi cơng ty
Trao đổi thơng tin với bên ngồi Cơng ty bao gồm trao đổi thơng tin ra bên ngồi và tiếp nhận thơng tin từ bên ngồi.
Trao đổi thơng tin ra bên ngồi Cơng ty được thực hiện theo qui chế công bố thông tin của Công ty ngày 13/8/2021. Việc cơng bố thơng tin ra bên ngồi bảo đảm yêu cầu công khai, minh bạch các hoạt động của Công ty, bảo đảm hiệu quả, hiệu lực trong hoạt động quản lý và giám sát của Tổng công ty với Cơng ty. Việc cơng bố thơng tin phải đầy đủ, chính xác và kịp thời theo qui định của pháp luật. Việc công bố thông tin do Chủ tịch HĐTV hoặc người đươc ủy quyền công bố thông tin thực hiện. Chủ tịch HĐTV và người được ủy quyền chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, kịp thời, trung thực và chính xác của thơng tin được công bố. Người được ủy quyền tại Cơng ty có thể là thành viên HĐTV, giám đốc, các phó giám đốc Cơng ty và kế tốn trưởng. Trường hợp thực hiện công bố thông tin qua người được ủy quyền Công ty
phải thực hiện thông báo với Tổng công ty và Bộ Kế hoạch và đầu tư, đồng thời công khai trên thông tin điện tử vè người được ủy quyền công khai.
Trao đổi thơng tin từ chủ thể bên ngồi công ty đến HĐTV và Ban giám đốc công ty. Như việc đánh giá của Kiểm toán viên độc lập về KSNB đối với qui trình lập BCTC và báo cáo nội bộ, công ty thường tiếp nhận qua báo cáo kiểm tốn.
Cơng ty cũng thiết lập kênh truyền thông riêng chuyên biệt để tiếp nhận các phản hồi từ khách hàng, nhà cung cấp thơng qua các trưởng nhóm thị trường, phòng thị trường và phòng tiêu thụ phản ánh công ty. Đây được xem là kên truyền thông hết sức quan trọng đối với Công ty. Việc nắm bắt kịp thời, chính xác thơng tin từ khách hàng, đối thủ cạnh tranh sẽ giúp người quản lý Công ty đưa ra nhưng quyết định, chiến lược kinh doanh phù hợp, hạn chế tối đa các rủi ro để thực hiện hiệu quả các mục tiêu của Công ty.
Kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông của công ty như sau: