Chương 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.2.3. Đặc điểm cơ cấu tổ chức của Công ty
Sơ đồ tổ chức công ty TNHH MV Thuốc Lá Thăng long
Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức của Cơng ty TNHH Một thành viên Thuốc lá Thăng Long
Ban Kiểm soát nội bộ
Chức năng của Ban Kiểm soát nội bộ
- Ban kiểm soát nội bộ do Hội đồng thành viên Công ty thành lập để giúp Hội đồng thành viên kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản lý điều hành trong Công ty theo thẩm quyền của Hội đồng thành viên được quy định trong Điều lệ Công ty bao gồm:
- Kiểm tra và đánh giá tính trung thực của các báo cáo và thơng tin tài chính trước khi trình Hội đồng thành viên Cơng ty phê duyệt và cơng bố.
- Đánh giá tính đầy đủ, tính thích hợp và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đã được Công ty ban hành; đề xuất các cải tiến, sửa đổi, bổ sung nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ.
- Kiểm tra tính tn thủ trong hoạt động của Công ty đối với các quy định của pháp luật có liên quan.
- Kiểm tra việc thực hiện của Công ty đối với các quy định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng nhằm phòng ngừa, phát hiện các hành vi tham nhũng và kịp thời tham mưu cho Lãnh đạo Cơng ty có hành động ngăn chặn, xử lý theo quy định pháp luật và Điều lệ Công ty.
Nhiệm vụ của Ban Kiểm soát nội bộ
- Tổ chức kiểm tra, giám sát tại Cơng ty, Văn phịng đại diện và các đơn vị trực thuộc về tính hợp pháp, chính xác trong quản lý, điều hành hoạt động SXKD, ĐTXD; việc chấp hành Điều lệ, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên; việc tuân thủ các quy định kiểm soát nội bộ đang áp dụng tại Công ty. Việc kiểm tra, giám sát được thực hiện theo kế hoạch kiểm tra, kiểm soát hàng năm đã được Hội đồng thành viên phê duyệt và các văn bản chỉ đạo trực tiếp của Hội đồng thành viên.
- Kiểm tra việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các Kiểm sốt viên tại các Cơng ty con và người được Công ty cử làm thành viên của Ban Kiểm sốt tại các cơng ty cổ phần. Việc kiểm tra, giám sát được thực hiện theo kế hoạch và các văn bản chỉ đạo của Hội đồng thành viên.
- Báo cáo Hội đồng thành viên theo định kỳ và theo vụ việc về kết quả hoạt động kiểm tra, giám sát đã thực hiện. Theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện kết quả kiểm soát tại các đơn vị được kiểm soát.
- Trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, tiến hành đánh giá, tổng kết cơng tác kiểm sốt trong năm và xây dựng kế hoạch kiểm sốt năm tiếp theo trình Hội đồng thành viên phê duyệt.
- Là đầu mối trả lời các văn bản, kiến nghị của người được Công ty cử làm Kiểm soát viên và thành viên Ban Kiểm soát tại các doanh nghiệp khác.
- Là đầu mối liên hệ và làm việc với Kiểm sốt viên Cơng ty theo quy định. - Có ý kiến đối với đề nghị của Phịng Tài chính kế tốn trước khi đề xuất lên Hội đồng thành viên lực chọn cơng ty kiểm tốn độc lập để kiểm tốn báo cáo tài chính hàng năm, tham gia đề xuất nội dung và các điều khoản của hợp đồng kiểm tốn báo cáo tài chính và các dịch vụ phi kiểm toán khác được cung cấp bởi cơng ty kiểm tốn; tham dự các cuộc họp và trao đổi với kiểm tốn viên độc lập của Cơng ty về kết quả cơng việc kiểm tốn báo cáo tài chính, nội dung thư quản lý.
- Thực hiện công tác kiểm tra, giám sát việc tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng, Quy chế dân chủ ở cơ sở và Quy chế chi tiêu nội bộ trong Công ty và các Công ty con nhằm đảm bảo công khai minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng của Công ty, các Công ty con và đơn vị trực thuộc Công ty.
- Thực hiện các công việc khác do HĐTV giao theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty và Quy chế hoạt động của Hội đồng thành viên Công ty.
Văn phòng Hội đồng thành viên
Văn phòng Hội đồng thành viên là đơn vị chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng thành viên Công ty trong các lĩnh vực:
- Xây dựng kế hoạch, chương trình làm việc của HĐTV; - Tiếp nhận, kiểm tra các hồ sơ, văn bản trình HĐTV;
- Cơng bố thơng tin doanh nghiệp theo Quy chế công bố thông tin của Công ty;
- Công tác thư ký tổng hợp, lưu trữ văn bản của HĐTV.
Phịng Tài chính kế tốn
Phịng Tài chính Kế tốn là đơn vị chun mơn nghiệp vụ, thực hiện chức năng tham mưu cho HĐTV, BGĐ Cơng ty về các lĩnh vực tài chính, kế tốn.
- Quản lý tài chính, kiểm sốt chặt chẽ dịng tiền (thu, chi), tăng cường tiết giảm chi phí; đảm bảo vốn thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và giải ngân cho hoạt động đầu tư;
- Xây dựng kế hoạch tài chính quý, năm;
- Lập, thẩm định kế hoạch, phương án, tờ trình, hợp đồng về khía cạnh tài chính; Phân tích, đề xuất phương án quản trị rủi ro tài chính (giá nguyên vật tư đầu vào, lãi suất, tỷ giá, dòng tiền …); Quản lý hoạt động đầu tư tài chính; Lựa chọn các nguồn vốn vay tối ưu nhất;
- Tổ chức hạch toán kế toán, thống kê một cách kịp thời, đầy đủ theo đúng các chuẩn mực và chế độ kế toán quy định nhằm phản ánh đúng tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty;
- Bao gồm các phần hành kế toán: Kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế tốn ngun liệu, vật tư, phụ liệu, phụ tùng cơ khí, kế tốn TSCĐ, kế tốn cơng nợ phải thu, phải trả, kế toán giá thành, kế toán tổng hợp, kế toán thuế và các khoản phải nộp NSNN, kế toán tạm ứng, kế toán các khoản đầu tư, kế toán dự án;
- Xử lý các nghiệp vụ phát sinh, hạch toán đúng, đủ theo chứng từ gốc và theo đúng thông tư quy định về chế độ kế toán; Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán;
- Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị phụ thuộc và các Công ty con về việc chấp hành chế độ chính sách kế tốn thống kê theo quy định của Pháp luật;
- Lập BCTC hợp nhất Nhóm Cơng ty.
Phịng Tổ chức nhân sự
Phòng Tổ chức Nhân sự là đơn vị chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho HĐTV, BGĐ Công ty về các lĩnh vực Công tác tổ chức cán bộ, tuyển dụng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, công tác tiền lương và chế độ chính sách, cơng tác an tồn vệ sinh lao động, công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật lao động, công tác giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo.
Phòng Kế hoạch vật tư
Phòng Kế hoạch Vật tư là đơn vị chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho HĐTV, BGĐ Công ty về các lĩnh vực xây dựng và triển khai kế hoạch, mua hàng trong nước đáp ứng kế hoạch sản xuất kinh doanh, cơng tác tiếp nhận hàng hóa và quản lý kho ngun liệu, vật liệu, cơ khí và phế liệu; cơng tác xây dựng và quản lý định mức kinh tế - kỹ thuật; công tác thống kê và tổng hợp.
- Kho Nguyên liệu: Quản lý thuốc lá, thuốc lá sợi.
- Kho Vật liệu: Quản lý các loại vật liệu dùng cho sản xuất thuốc lá. - Kho Sợi Thành phẩm: Quản lý thuốc lá sợi thành phẩm.
- Kho Cơ khí: Quản lý các loại vật tư cơ khí, phụ tùng cơ khí, phụ tùng điện và một số chủng loại hàng hóa khác.
- Kho Phế liệu: Quản lý các mặt hàng, vật tư phụ liệu phế phẩm.
Phòng Pháp chế
Phòng Pháp chế là đơn vị chuyên mơn nghiệp vụ, có chức năng tham mưu, giúp việc cho HĐTV, BGĐ Công ty về các lĩnh vực xây dựng quy chế, quy định quản lý nội bộ trong Công ty, tư vấn pháp lý, thực hiện đăng ký và quản lý nhãn
hiệu hàng hóa trong nước và quốc tế, Cơng tác rà sốt, hệ thống hóa văn bản, cơng tác phổ biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thực hiện công tác pháp chế và các công tác khác.
Phịng Đầu tư
Phịng Đầu tư là đơn vị có chức năng về cơng tác xây dựng chiến lược, kế hoạch đầu tư phát triển của Công ty. Công tác thực hiện, quản lý thực hiện và lập báo cáo trong lĩnh vực đầu tư. Công tác theo dõi việc đầu tư xây dựng và sử dụng cơ sở hạ tầng, mua sắm máy móc thiết bị tại các Chi nhánh, Cơng ty con theo phân cấp quản lý.
Công tác theo dõi, tham mưu trong việc quy hoạch mặt bằng các Dự án đầu tư và việc sử dụng đất.
Phòng Nghiên cứu phát triển
Phòng Nghiên cứu phát triển là đơn vị nghiên cứu, phân tích các xu hướng mới và xây dựng chiến lược nghiên cứu phát triển;
Xây dựng và thực hiện kế hoạch nghiên cứu phát triển.
Phòng Kỹ thuật cơng nghệ
Phịng Kỹ thuật Cơng nghệ là đơn vị có chức năng về cơng tác nghiên cứu, thiết kế sản phẩm mới, công tác phối chế, công tác hương liệu, công tác kiểm tra sự phù hợp về mặt kỹ thuật của nguyên liệu, vật tư phụ liệu, cơng tác giám sát thực hiện quy trình cơng nghệ trong sản xuất.
Phòng Kỹ thuật cơ điện
Phòng Kỹ thuật Cơ điện là đơn vị có chức năng về cơng tác quản lý thiết bị cơ điện, cơng tác chuyển đổi, lắp đặt các cơng trình cơ điện và thiết bị đo lường thử nghiệm, công tác mua sắm thiết bị, vật tư phụ tùng cơ khí điện chuyên dụng trong nước, công tác quản lý năng lượng, kỹ thuật an tồn và các cơng việc khác.
Phòng Quản lý chất lượng
Phòng Quản lý chất lượng là đơn vị đơn vị có chức năng về cơng tác kiểm sốt chất lượng sản phẩm, công tác xây dựng kế hoạch chất lượng, giám sát việc tuân thủ quy trình, đảm bảo thực hiện mục tiêu chất lượng và công tác xây dựng và cải tiến quy trình; cơng tác giám sát chất lượng trên dây chuyền sản xuất tại Công ty, Công ty con
Phịng Xuất nhập khẩu
Phịng Xuất nhập khẩu có nhiệm vu về cơng tác xuất khẩu, gia công; công tác nhập khẩu, cơng tác hồn thuế, thanh khoản ngun vật liệu nhập phục vụ cho
sản xuất xuất khẩu, gia công xuất khẩu và các cơng việc khác.
Phịng Thị trường
Phịng Thị trường là đơn vị chun mơn nghiệp vụ, có chức năng về các lĩnh vực: Công tác xây dựng, thực chiến lược, kế hoạch thị trường – tiêu thụ, công tác khảo sát, nghiên cứu thị trường, công tác tiếp thị, giới thiệu sản phẩm và phát triển thị trường, cơng tác chăm sóc khách hàng, cơng tác cải tiến, phát triển sản phẩm mới và các cơng việc khác.
Phịng Tiêu thụ
Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong việc lập kế hoạch tiêu thụ hàng năm và từng giai đoạn, tổ chức thực hiện việc bán sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường, nhằm tiêu thụ được nhiều sản phẩm với hiệu quả cao nhất.
+ Kho Thành phẩm: Quản lý thuốc lá bao thành phẩm.
Văn phịng cơng ty
Văn phịng Công ty là đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Công ty trong việc chỉ đạo, tổ chức, quản lý về các lĩnh vực gồm: Công tác văn thư - lưu trữ, cơng tác hành chính quản trị, cơng tác chăm sóc sức khỏe, đời sống, cơng tác vệ sinh, cảnh quan, mơi trường.
Phịng An ninh bảo vệ
Phịng An ninh - Bảo vệ có nhiệm vụ: Cơng tác đảm bảo an ninh trật tự; an tồn con người, tài sản của Cơng ty, cơng tác quốc phịng qn sự địa phương,cơng tác Phịng chống cháy nổ và cứu nạn, cứu hộ.
Phịng Cơng nghệ thơng tin
Chịu trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu đề xuất và giám sát triển khai ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin, quản trị vận hành và bảo trì, bảo dưỡng, cải tiến cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm, mạng nội bộ, website công ty, nhằm phục vụ hiệu quả tác nghiệp của các đơn vị và công tác quản lý doanh nghiệp phù hợp với định hướng và chiến lược phát triển cơng nghệ thơng tin ứng dụng cho tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Xây dựng kế hoạch chiến lược dài hạn, ngắn hạn về phát triển ứng dụng công nghệ thông tin của công ty.
- Tổ chức quản lý mua sắm và cung cấp thiết bị tin học, các dịch vụ công nghệ thông tin cho các đơn vị.
- Tổ chức triển khai dự án, kế hoạch phát triển và cải tiến hệ thống thông phần mềm ứng dụng cho tồn cơng ty.
Ban thư ký - Trợ lý
Ban thư ký trợ lý có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Công ty trong các lĩnh vực: Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình làm việc của Giám đốc Cơng ty, cơng tác kiểm tra các hồ sơ, tài liệu, văn bản trình Giám đốc Cơng ty và các công việc khác.
3.3. Thực trạng kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty TNHH Một thành viên
Thuốc lá Thăng Long
3.3.1. Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt của Cơng ty được thiết kế, xây dựng, hình thành và phát triển qua nhiều thế hệ cùng với quá trình 65 xây dựng và phát triển của Công ty. Mơi trường kiểm sốt được tập hợp từ các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc tạo nên một sắc thái riêng cho Công ty TNHH Một thành viên Thuốc lá Thăng Long làm nên tảng cho việc thiết kế và vận hành KSNB.
Triết lý quản lý và phong cách hoạt động
Tại Công ty TNHH Một thành viên Thuốc lá Thăng Long, HĐTV, BGĐ bao gồm Giám đốc và các phó Giám đốc đều là những người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực thuốc lá đặc biệt là doanh nghiệp vốn nhà nước vì vậy lối tư duy và phong cách điều hành vẫn giữ nhiều các đặc điểm làm việc cũ là khá khắt khe trong cơng việc, các hoạt động phải có quy trình rõ ràng cụ thể.
Thân thiện với nhân viên cũng là một đặc điểm trong phong cách lãnh đạo của Ban quản lý Công ty TNHH Một thành viên Thuốc lá Thăng Long. Ban lãnh đạo cũng đang được thay thế bởi đội ngũ nhân sự trẻ, có trình độ, năng động và nhiệt huyết với cơng việc đồng thời phát huy truyền thống văn hố của doanh nghiệp từ thế hệ trước đến thế hệ sau nhằm phát triển hoạt động của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo Công ty đã thành công trong việc truyền tải phong cách làm việc quyết liệt, tận tụy đến người lao động tạo điều kiện thúc đẩy hoạt động của KSNB. Tuy nhiên với đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất tiêu thụ trong nền kinh tế thị trường, luôn luôn phải thay đổi, phải năng động bắt kịp xu hướng thị trường, Ban quản lý của Công ty TNHH Một thành viên Thuốc lá Thăng Long cũng luôn không ngừng đổi mới cả về tư duy, đường lối lẫn phong cách lãnh đạo.
HĐTV, BGĐ luôn giữ vững quan điểm hoạt động sản xuất kinh doanh lành mạnh, đề cao tính trung thực của các báo cáo, đặc biệt là báo cáo tài chính, ln hướng các nhân viên thực hiện đúng theo quy định về hệ thống sổ sách chứng từ về thuế và chế độ kế toán giúp cung cấp BCTC đáng tin cậy nhất cho
các đối tượng sử dụng. Công ty luôn thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ nộp ngân sách đối với nhà nước. Bên cạnh đó, việc xây dựng các chương trình và phổ biến