STT Câu hỏi khảo sát
Số khảo
sát
Tỷ lệ đối tượng khảo sát chọn mức độ đánh giá 1. Rất khơn g đồng ý 2. Khơn g đồng ý 3. Đồng ý 4. Rất đồng ý 5. Hồn tồn đồng ý 1
Cơng ty có đánh giá rủi ro để thiết lập mục tiêu mà công ty phải đạt được trong năm nay và các chỉ tiêu kế hoạch trong các năm tiếp theo.
30 50% 20% 30%
2
Cơng ty có cập nhật thông tin mới về điều kiện kinh doanh, đối thủ cạnh tranh, luật pháp…
30 53% 20% 23%
3
Ban lãnh đạo thường xuyên nhận dạng và phân tích rủi ro bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
30 43% 27% 30%
4 Công ty thiết lập các biệnpháp cụ thể để đối phó với từng rủi ro.
30 55% 34% 10%
5
Ban lãnh đạo có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ về tác hại của các rủi ro cũng như giới hạn của rủi ro cũng như giới hạn của rủi ro có thể chấp nhận được.
30 50% 27% 23%
STT Câu hỏi khảo sát khảoSố sát
Tỷ lệ đối tượng khảo sát chọn mức độ đánh giá 1. Rất khơn g đồng ý 2. Khơn g đồng ý 3. Đồng ý 4. Rất đồng ý 5. Hồn tồn đồng ý thể nhằm giảm thiểu tác hại của rủi ro, bất lợi.
Qua kết quả khảo sát cho thấy, Công ty đã thực hiện tốt việc đánh rủi ro để thiết lập mục tiêu mà Công ty phải đạt được trong năm kế hoạch và các năm tiếp theo. Công ty luôn cập nhật thông tin mới về điều kiện kinh doanh, đối thủ cạnh tranh, luật pháp. Ban lãnh đạo Công ty cũng thường xuyên nhận dạng và phân tích rủi ro bên trong và bên ngồi ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty, đồng thời thiết lập các biện pháp cụ thể để ứng phó với từng rủi ro. Ban lãnh đạo Cơng ty có biện pháp để tồn thể nhân viên nhận thức rõ về tác hại của các rủi ro cũng như giới hạn của rủi ro có thể chấp nhận được.
3.3.3. Hoạt động kiểm sốt
Nhìn chung hoạt động kiểm sốt của Cơng ty TNHH Một thành viên Thuốc lá Thăng Long duy trì tương đối tốt, đảm bảo các nguyên tắc trong hoạt động kiểm sốt. Hiện tại, Cơng ty đã xây dựng khá đầy đủ các quy chế bao gồm: Quy chế quản lý tài chính, quản lý tài sản, quản lý nợ phải thu, quy chế tiền lương, tiền thưởng, quy chế chi tiêu nội bộ, dân chủ cơ sở, quy chế văn hóa doanh nghiệp và các quy trình, quy định như quy trình mua hàng, bán hàng, nhập kho, quy trình tuyển dụng và đào tạo lao động cũng như các quy định trong sản xuất kinh doanh làm cơ sở cho hoạt động kiểm tra, kiểm sốt của Cơng ty phát huy được hiệu quả.
Đồng thời kiểm soát nội bộ của Cơng ty cũng đã hình thành hệ thống triển khai đồng bộ từ Tổng cơng ty đến các Cơng ty và nhóm Cơng ty. Hoạt động KSNB của Cơng ty được triển khai có kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, kết hợp với thủ tục kiểm soát rõ ràng nên hoạt động kiểm sốt nội bộ của Cơng ty ngày càng phát huy được hiệu quả, giảm bớt rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
Ban KSNB Cơng ty có kế hoạch kiểm sốt chun đề hàng năm sẽ được Hội đồng thành viên Cơng ty phê duyệt nhằm kiểm sốt lại các chu trình hoạt động của Cơng ty. Ngồi ra cũng có việc kiểm sốt thường xun về việc thực hiện nhiệm vụ của các phịng ban, phân xưởng và kiểm sốt đột suất theo yêu cầu của Hội đồng thành viên.
Thực tế kiểm soát dựa trên các nguyên tắc cơ bản: - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
- Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền - Nguyên tắc bất kiểm nhiệm
Các hoạt động kiểm soát trên cơ sở các quy chế, qui định và qui trình đã ban hành, quản lý cấp cơ sở có trách nhiệm kiểm sốt duy trì hoạt động của đơn vị mình chấp hành đúng qui chế, qui trình và qui định của Cơng ty đã đề ra nhằm tuân thủ và hạn chế rủi ro.
3.3.3.1. Kiểm sốt hoạt động, xử lý thơng tin kế tốn:
Cơng tác tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế tốn
Cơng ty TNHH Một thành viên Thuốc lá Thăng Long áp dụng hình thức kế tốn máy sử dụng phần mềm kế tốn IBOSS do Cơng ty tự thiết kế dựa trên hình thức Nhật kí chung. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hệ thống sổ sách kế tốn cuả Cơng ty TNHH Một thành viên Thuốc lá Thăng Long bao gồm các loại số sách kế toán sau:
- Sổ Nhật ký chung.
- Sổ Cái: tất cả các tài khoản của Công ty đều được mở số cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết:
+ Bảng phân bổ nguyên vật liệu
+ Bảng tính và phân bổ tiên lương và các khoản phụ cấp theo lương. + Bảng tính và phân bổ khẩu hao sửa chữa lớn TSCĐ.
+ Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung
- Sổ chi tiết: Để tạo điều kiện cho quá trình vào số kế tốn, từng phần hành kế tốn lại có các số chỉ tiết.
Về cơ bản, các sổ sách kế tốn của Cơng ty đều tn thủ theo quy định thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, hướng dẫn về chế độ kế tốn doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bộ phận kế tốn của Cơng ty đã có những điều chỉnh nhất định để phù hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho q trình hạch tốn kế tốn cụ thể tại Cơng ty. Sự điều chỉnh này được thực hiện theo hướng chỉ tiết hoá các chỉ tiêu trong mẫu sổ hoặc kết hợp các số sách liên quan đến một đối tượng đề có cái nhìn tổng hợp hơn về đối tượng đó.
Cơng tác tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế tốn tại Cơng ty TNHH Một thành viên Thuốc lá Thăng Long được áp dụng theo đúng nội dung, phương pháp lập và ký chứng từ theo quy định của luật kế tốn và thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
Tổng hợp một số loại chứng từ phát sinh
+ Lao động tiền lương: Bảng chấm cơng, Bảng thanh tốn tiền lương, Giấy đi đường, Bảng kê các khoản trích nộp theo lương, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
+ Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Biên bản kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa , Bảng kê mua hàng, Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ.
+ Bán hàng: Hố đơn GTGT, Invoice, Tờ khai hải quan, Hợp đồng xuất khẩu, các chứng từ kiểm nghiệm chất lượng ..
+ Thanh toán: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND), Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi, Séc
+ Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giaoTSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
- Trình tự luân chuyển chứng từ
+ Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
+ Bước 2: Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn và trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
+ Bước 3: Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; + Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn
Cơng tác tổ chức kiểm kê
- Về mục đích tổ chức kiểm kê tài sản tại đơn vị: Công tác kiểm kê tài sản trong cơng ty được thực hiện nhằm mục đích xác thực tài sản trong thực tế mà công ty đang sở hữu với số liệu ghi trên sổ sách kế toán, từ đó phát hiện các khoản chênh lệnh giữa số thực tế so với số liệu trên sổ sách kế toán và xử lý, tránh thất thốt làm mất, thiếu hụt. Ngồi ra, việc thực hiện công tác kiểm kê tài sản tại đơn vị cịn nhằm mục đích quản lý tài sản hiện có, tình hình hiệu quả sử dụng của từng tài sản để đưa ra những quyết định như sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển hay thay thế tài sản phù hợp với năng lực tài chính, chính sách đầu tư của công ty nhằm cải thiện năng suất tạo ra sản phẩm.
- Về thời gian thực hiện cơng tác tổ chức kiểm kê: Ở cơng ty, ngồi công tác tổ chức kiểm kê thường xun, kiểm kê định kỳ thì cơng tác kiểm kê còn được thực hiện ở cuối niên độ, kế tốn trước khi khóa sổ kế tốn thì các đơn vị phải kiểm kê
tài sản, vật tư, hàng hóa, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận cơng nợ hiện có để số liệu trên sổ kế toán khớp với thực tế. Định kỳ 30/6 và 31/12 hàng năm thực hiện kiểm kê toàn bộ tài sản, riêng Tiền mặt và thành phẩm tồn kho thực hiện kiểm kê vào ngày cuối cùng của tất cả các tháng.
- Về báo cáo kết quả công tác tổ chức kiểm kê: Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Việc xử lý chênh lệch thừa, thiếu tài sản do kiểm kê đươc thực hiện theo quy định của chế độ kế toán. Trường hợp thiếu do kiểm kê sẽ quy trách nhiệm cho cá nhân nếu thiếu hụt do cá nhân đó gây ra, nếu thiếu hụt do các ngun nhân khách quan thì xử lý vào chi phí SXKD trong kỳ.
Công tác tổ chức trang bị, ứng dụng các phương tiện tin học vào cơng tác kế tốn tài chính
Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn IBOSS. Đây là một phần mềm được nghiên cứu và phát triển bởi Công ty cổ phần giải pháp IBOSS, được thiết kế riêng cho Công ty TNHH Một thành viên Thuốc lá Thăng Long, bao gồm 2 phần chính là: phần mềm kế tốn (bao gồm phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính) và phần mềm quản trị. Người sử dụng phần mềm sẽ được cấp tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống theo phân quyền của công ty
Phần mềm kế toán sử dụng các dữ liệu đầu vào bao gồm: các kho, phân xưởng sản xuất, bộ phận bán hàng, nhân viên kế toán,…để tổng hợp và lập báo cáo tài chính riêng, báo cáo quản trị. Hiện tại hầu hết các nghiệp vụ của công ty tại tất cả các phòng bạn đều đã được thực hiện trên phần mềm kế toán. Phần mềm hợp nhất sử dụng các báo cáo tài chính riêng từ ba cơng ty con (Cơng ty Thuốc lá Thanh Hóa, Bắc Sơn và Đà Nẵng) để thực hiện các bút toán điều chỉnh bù trừ và lên BCTC hợp nhất.
Phần mềm quản trị bao gồm các báo cáo quản trị nhằm mục tiêu phân tích các dữ liệu quá khứ và đánh giá các kế hoạch trong tương lai. Các tiêu thức sử dụng rất phong phú như theo sản phẩm, theo từng khu vực thị trường, theo từng khách hàng….
Các phần hành kế tốn của cơng ty
- Các phần hành kế tốn đang được áp dụng tại cơng ty: Hiện nay tại công ty đang áp dụng các phần hành kế toán bao gồm:
+ Kế toán tiền mặt, + Kế toán thanh toán, + Kế toán ngân hàng,
+ Kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương, + Kế tốn TSCĐ,
+ Kế toán nợ phải trả,
+ Kế toán bán hàng và nợ phải thu, + Kế toán giá thành.
+ Riêng Kế tốn chi nhánh Hồ Chí Minh hạch tốn phụ thuộc vào công ty mẹ, các chứng từ kế tốn chuyển về cơng ty mẹ thực hiện hạch toán.
- Cách thức tổ chức các phần hành kế tốn tại cơng ty: Các phần hành kế tốn của cơng ty được tổ chức độc lập, mỗi phần hành kế toán sẽ chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động về phần hành kế tốn của mình. Kế tốn viên của mỗi phần hành kế tốn sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lí của chứng từ thì thực hiện hạch tốn kế tốn theo các quy định hiện hành và sử dụng phần mềm IBOSS để thực hiện.
3.3.3.2. Kiểm sốt chu trình mua hàng
Mua hàng là hoạt động khởi đầu và chiếm vai trị quan trọng quyết định sự thành cơng của Cơng ty. Việc lựa chọn mua được các loại nguyên liệu, vật tư phụ liệu và vật tư cơ khí có chất lượng sẽ sản xuất ra được các thành phẩm chất lượng và dễ tiêu thụ, làm hài lòng khách hàng. Với một lượng hàng hóa mua vào hàng năm rất lớn khoảng trên 2.000 tỷ đồng/năm, KSNB chu trình mua hàng là một việc làm mà người quản lý Công ty TNHH Một thành viên Thuốc lá Thăng Long rất quan tâm.
Để theo dõi kiểm sốt và thực hiện việc mua sắm hàng hóa và thanh tốn, Cơng ty đã ban hành QT07 – Quy trình mua hàng gồm 11 bước làm cơ sở cho toàn bộ CNV thực hiện, bảo đảm việc mua sắm hàng hóa được thống nhất có trình tự, có kiểm sốt, đảm bảo mua đúng, mua đủ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đặc thù về việc quản lý nguyên liệu vật tư phụ liệu và vật tư cơ khí đầu vào, nên Cơng ty đã có 02 quy trình cụ thể về nhập kho là QT22 - Quy trình nhập kho nguyên liệu, vật tư, phụ liệu và QT25 - Quy trình nhập kho sử dụng vật tư cơ khí.
KSNB khâu đặt hàng
Khâu đặt hàng là điểm bắt đầu của Chu trình mua hàng và được phê duyệt bởi người đứng đầu Công ty. Theo qui định của Công ty, Chủ tịch HĐTV là người phê duyệt yêu cầu đặt hàng và ký hợp đồng với nguyên liệu thuốc lá (lá và cọng
thuốc lá), Giám đốc Công ty là người xem xét, phê duyệt yêu cầu đặt hàng và ký hợp đồng với vật tư, phụ liệu và các vật tư cơ khí khác.
Cơng ty dự trữ lượng nguyên liệu thuốc lá vào khoảng 17-28 nghìn tấn trong kho (giá trị vào khoảng trên 2.000 tỷ đồng) cho 01 năm sản xuất thuốc lá thành phẩm. Vật tư phụ liệu và vật tư cơ khí có kế hoạch phê duyệt hàng năm và chia ra các lần nhập hàng theo nhu cầu sản xuất tháng, quí, năm.
Sau khi có sự phê duyệt, ký hơp đồng (với những hàng hóa có giá trị trên 30 triệu đồng), gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp nguyên liệu, vật tư, phụ tùng cơ khí nó được coi là chứng từ hợp pháp, đơn đề nghị mua hàng chính thức.
Mục tiêu của khâu đặt hàng
- Mua hàng đúng nhu cầu sử dụng.
- Mua hàng đúng chủng loại, qui cách, số lượng tối ưu, chất lượng đạt yêu cầu, giá cả hợp lý tối ưu.
Khi mua hàng tránh mua dư thừa, không phục vụ nhu cầu sử dụng, mua không đúng chất lượng hàng chào mẫu, giá cả không hợp lý, mất chiết khấu và tránh mua khống.
Hoạt động kiểm sốt khâu đặt hàng của Cơng ty
Chu trình mua hàng của Cơng ty được thực hiện theo lưu đồ trang 138.
KSNB khâu nhận hàng, nhập kho
Nhận hàng hóa hay dịch vụ từ người bán là điểm then chốt trong chu trình mua hàng và thanh toán. Lúc này bên mua sẽ nhận được hàng và thanh toán hay phải ghi nhận một khoản nợ tương ứng đối với người bán. Do đó, việc nhận hàng hóa phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau: Căn cứ và đơn đặt hàng tiến hành kiểm tra hàng, tính tốn số tiền,…và các điều kiện khác xem có đúng như hợp đồng mua bán giữa hai bên hay khơng. Sau đó tiến hành làm thủ tục nhập kho và thủ tục thanh