Thường thì các bài thầu có thời gian làm bài từ 15-30 ngày; đối với các công trình đặc biệt thì thời gian có thể dài hơn. Trong một khoảng thời gian không phải là dài nhưng nhà thầu phải hoàn thành một khối lượng công việc rất lớn : nghiên cứu hồ sơ mời thầu và các bản vẽ thiết kế, khảo sát hiện trường, lập biện pháp thi công, tính giá dự thầu. Do đó hoàn thành hồ sơ dự thầu một cách sớm nhất là một trong những kỹ năng làm hồ sơ dự thầu.
Các biện pháp để rút ngắn thời gian làm hồ sơ :
- Tận dụng các kinh nghiệm, các tài liệu từ các hồ sơ đấu thầu cũ. Việc tận dụng này tiết kiệm thời gian làm bài một cách đáng kể.
- Thành lập các ngân hàng :ngân hàng giá cả; ngân hàng cataloge vật tư; ngân hàng các biện pháp thi công; ngân hàng các định mức, đơn giá, các hồ sơ về tư
103
cách pháp nhân, hồ sơ kinh nghiệm, số liệu tài chính...
- Thiết lập mối quan hệ trao đổi, phối hợp giữa bộ phận lập biện pháp và bộ phận tính giá để thống nhất giữa các biện pháp kinh tế, kỹ thuật, tài chính tránh tình trạng thiếu sự phối hợp từ đầu dẫn đến khi ghép bài thầu mất thời gian sửa chữa.
- Phân công một nhóm kiểm tra khối lượng, một nhóm tính giá riêng vừa tiết kiệm thời gian, vừa tạo điều kịên bộ phận tính giá tập trung chuyên môn để có thể đưa ra giá hợp lý. Biện pháp này hiện nay đã được một số công ty áp dụng mang lại hiệu quả khả quan.