Quy trình tham gia đấu thầu của công ty là một quy trình làm việc hết sức logic, khoa học có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban bằng sự phân công cụ thể, đảm bảo quá trình dự thầu được tiến hành một cách thông suốt mang lại hiệu quả cao.
a) Giai đoạn lập hồ sơ dự thầu
- Các bước được triển khai như Phụ lục 2.5
- Chi tiết các bước trong Phụ lục 2.5 như sau:
Tiếp nhận thông tin, nghiên cứu, đề xuất
Tất cả các thông tin về các công trình xây lắp từ mọi kênh đều được tiếp nhận tại Ban Giám đốc và phòng Kế hoạch đấu thầu.
Quyết định
Khi được khách hàng mời tham gia dự thầu hay tìm được gói thầu phù hợp trên các kênh thong tin, công ty cử Phòng Kỹ thuật đấu thầu phân công người có
54
kinh nghiệm nghiên cứu thông tin và dữ liệu về công trình. Lúc này cần có đối sách tiếp tục tham gia dự thầu hay từ chối, vì vậy trọng tâm nghiên cứu tập trung vào một số điểm sau:
- Tính phức tạp về kỹ thuật-công nghệ của công trình, các yêu cầu về tính năng kỹ thuật của thiết bị thi công.
- Các yêu cầu về tính năng, nguồn gốc của vật liệu.
- Yêu cầu về thời hạn của từng hạng mục và của toàn dự án. - Các điều khoản chủ yếu trong dự thảo hợp đồng.
Một nhóm kỹ thuật khác sẽ được phân công tiến hành nghiên cứu môi trường đấu thầu và điều kiện tự nhiên, xã hội của gói thầu, trọng điểm nghiên cứu là :
- Nguồn vốn của công trình: nguồn vốn cho xây dựng công trình từ nguồn nào, dựa vào kinh nghiệm thi công các công trình tương tự đánh giá khả năng giải ngân vốn của công trình.
- Điều kiện địa lý của hiện trường thi công bao gồm : vị trí địa lý, giao thông vận tải, cung cấp điện nước, thông tin.
- Điều kiện tự nhiên bao gồm : lượng mưa, cường độ, mùa mưa,gió bão, nhiệt độ không khí, động đất...
- Điều kiện cung ứng vật tư bao gồm các nguồn cung ứng các loại vật tư, giá cả và điều kiện vận chuyển chúng đến công trường.
- Tình hình lao động có thể thuê ở địa phương đó và giá cả tiền công lao động cũng như điều kiện thầu phụ chuyên nghiệp...
- Số lượng các nhà thầu khác cùng tham gia đấu thầu, năng lực và ý đồ tranh thầu của từng nhà thầu.
- Quá trình công tác, năng lực công tác và tác phong làm việc của kỹ sư giám sát công trình.
Tiếp theo công ty sẽ tiến hành so sánh những yêu cầu của gói thầu; những điều kiện tự nhiên, xã hội với năng lực của mình trên một số mặt trọng yếu:
- Năng lực và thiết bị, máy móc, công nghệ có thể đáp ứng không? - Nguồn vật tư, thiết bị cần thiết cho việc thực hiện gói thầu?
55
- Kinh nghiệm thi công và quản lý có tương đối tốt không? - Ảnh hưởng của gói thầu sau khi trúng thầu đến công ty?
- Các lợi ích thu được (lợi nhuận, địa bàn, công ăn việc làm..) sau khi hoàn thành gói thầu?
Lập kế hoạch chi tiết
Khi đã quyết định tham gia dự thầu, Trưởng phòng Kế hoạch đấu thầu chủ trì phân công việc lập kế hoạch đấu thầu chi tiết trong đó nêu rõ:
- Thứ tự các công việc cần thực hiện (chi tiết) - Trách nhiệm thực hiện
- Thời gian bắt đầu và kết thúc - Phương tiện cần có
- Thời hạn hoàn thành và kiểm tra công việc
- Phương pháp trao đổi thông tin/ các chế độ báo cáo trong quá trình nghiên cứu bài thầu và lập hồ sơ dự thầu.
Kế hoạch này được cập nhật trong quá trình thực hiện mỗi khi có sự thay đổi.
Duyệt
Trưởng phòng Kế hoạch đấu thầu phê duyệt kế hoạch chi tiết.
Chuẩn bị hồ sơ thầu
Tất cả các bộ phận được giao nhiệm vụ nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu và các dữ liệu liên quan, thực hiện công việc được phân công với mức độ chính xác nhất và trong thời gian đã qui định.
Các bộ phận thực hiện các công việc như sau:
+ Bộ phận lập hồ sơ năng lực, pháp lý: trình bày năng lực tài chính, năng lực kỹ thuật, công nghệ và nhân lực thông qua bảng cân đối tài chính qua một số năm, các bảng kê máy móc thiết bị, nhân lực của công ty theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
+ Bộ phận lập biện pháp thi công: Dựa vào hồ sơ mời thầu và các tài liệu kèm theo, các thông tin qua điều tra vùng dự án để lập biện pháp thi công phù hợp đồng thời kết hợp với bộ phận lập giá để tìm ra một biện pháp tối ưu nhất.
56
+ Bộ phận lập giá dự thầu: giá dự thầu là chỉ tiêu quan trọng nhất quyết định khả năng thắng thầu của doanh nghiệp.Dựa vào hồ sơ mời thầu, biện pháp thi công đã lựa chọn, định mức đơn giá nội bộ của doanh nghiệp, giá cả thị trường, các điều khoản của hợp đồng, chiến lược tranh thầu, ý đồ tranh thầu cụ thể của doanh nghiệp để đưa ra giá dự thầu cạnh tranh nhất.
Kiểm tra từng phần
Dự thảo hồ sơ thầu sau khi được người lập tự kiểm tra sẽ được gửi tới cho người được phân công kiểm tra
Người kiểm tra có trách nhiệm đảm bảo phần hồ sơ này phù hợp với yêu cầu kỹ thuật và trình bày đã qui định
Kiểm tra tổng thể
Tất cả các phần hồ sơ dự thầu được tập trung tại Phòng Kế hoạch đấu thầu, Trưởng phòng có trách nhiệm chủ trì công tác nghiệm thu chất lượng toàn bộ hồ sơ dự thầu nhằm đảm bảo tất cả các yêu cầu của Chủ đầu tư và các bên liên quan đã được xem xét đầy đủ và công ty có đủ năng lực để đáp ứng các yêu cầu đó.
Duyệt
Tổng giám đốc quyết định cuối cùng thông qua việc phê duyệt hồ sơ dự thầu.
Nộp hồ sơ thầu
Hồ sơ dự thầu được nhân bản, đóng gói theo đúng yêu cầu. Vận chuyển và bàn giao cho Chủ đầu tư, ký biên bản giao nhận hồ sơ với đại diện Chủ đầu tư.
Phòng Kế hoạch – Dự thầu và Ban Giám đốc tiếp tục theo dõi các thông tin trong quá trình chấm thầu. Mọi sự thay đổi/ bổ sung/ điều chỉnh đều được báo cáo cho Lãnh đạo công ty và các đơn vị liên quan để giải quyết.
b) Giai đoạn xem xét và ký hợp đồng
- Các bước được triển khai như Phụ lục 2.6
- Diễn giải các bước trong Sơđồ 2.2 :
Bước 1: Tiếp nhận thông báo trúng thầu
57
đốc và phổ biến cho tất cả các đơn vị liên quan để chuẩn bị các nguồn lực cần thiết.
Bước 2: Chuẩn bị dự thảo hợp đồng
Dự thảo này do Phòng Kế hoạch dự thầu lập căn cứ trên hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu và các yêu cầu của Chủ đầu tư.
Bước 3: Xem xét
Ban Lãnh đạo công ty thương thảo hợp đồng với chủ đầu tư, ghi nhận tất cả các yêu cầu bổ sung. Xem xét nhằm đảm bảo tất cả những gì khác với những điều đã nêu trước đây đều được giải quyết và công ty đã thực sự thấu hiểu các yêu cầu do Chủ đầu tư đặt ra và có đầy đủ khả năng đáp ứng.
Bước 4: Ký hợp đồng
Giám đốc ký hợp đồng với Chủ đầu tư
Bước 5: Phân phối hợp đồng
Phòng Kế hoạch dự thầu có trách nhiệm chuyển giao hợp đồng và các thông tin liên quan tới Phòng Quản lý thi công, phòng này sẽ phân công các đơn vị có trách nhiệm để thực hiện.
Sau mỗi lần tham dự một gói thầu, công ty đều tổ chức những cuộc họp nhằm tổng kết, đúc rút kinh nghiệm cho những lần sau.