Trình tự dự thầu xây lắp các doanh nghiệp xây dựng được tiến hành theo các bước sau:
25
Bước 1: Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu
Đây được coi là bước đầu tiên của quy trình dự thầu trong các doanh nghiệp xây dựng bởi lẽ nó chính là bước để người bán (các doanh nghiệp xây dựng) tiếp cận được với người mua (chủ dự án) từ đó mới dẫn đến quan hệ giao dịch, mua bán thông qua phương thức đấu thầu. Các nhà đầu tư (các đơn vị xây lắp) có thể tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu dựa trên các luồng thông tin chủ yếu sau:
- Thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng.
- Thư mời thầu do bên mời thầu gửi tới.
- Thông qua giới thiệu của đối tác trung gian: Đối tác trung gian ở đây có thể là cá nhân hoặc tổ chức thậm chí là cán bộ công nhân viên của nhà thầu.
Tóm lại, thông qua các luồng tin kể trên nhà thầu sẽ nắm bắt được những thông tin cần thiết ban đầu về công trình cần đấu thầu, lấy đó làm cơ sở phân tích để đưa ra quyết định có hay không dự thầu. Việc làm này sẽ giúp cho nhà thầu tránh được việc phải bỏ ra những chi phí tiếp theo mà không đem lại cơ hội tranh thầu thực tế.
Bước 2: Tham gia sơ tuyển (nếu có)
Trong trường hợp công trình cần đấu thầu được bên mời thầu tiến hành sơ tuyển thì nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một bộ hồ sơ dự sơ tuyển.
Nếu hồ sơ dự sơ tuyển đạt yêu cầu của bên mời thầu sẽ được tiếp tục tham gia dự thầu ở bước tiếp theo.
Nhiệm vụ đặt ra với nhà thầu ở bước này là vượt qua giai đoạn sơ tuyển đồng thời nắm bắt được các đối thủ cùng vượt qua vòng sơ tuyển và tiến hành tìm kiếm thông tin về họ làm căn cứ để đưa ra được chiến lược tranh thầu thích hợp trong bước tiếp theo.
26
Sau khi nhận được 1 bộ hồ sơ mời thầu do bên mời thầu cung cấp. Công việc đầu tiên của nhà thầu là tiến hành nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu. Đây là công việc rất quan trọng vì nó là xuất phát điểm để nhà thầu lập hồ sơ dự thầu và xác định xem khả năng của mình có thể đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu hay không.
Tiếp theo, nhà thầu tuỳ thuộc trách nhiệm và rủi ro của chính mình, được khuyến cáo đến thăm và xem xét hiện trường, các khu vực xung quanh để có tất cả các thông tin cần thiết cho việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng thi công công trình. Nhà thầu phải chịu các chi phí cho việc đến thăm hiện trường. Trong bước này, nhà thầu nên cử những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm về cả mặt kỹ thuật cũng như kinh tế đi khảo sát hiện trường. Điều này sẽ giúp cho nhà thầu nắm được thực địa làm cơ sở xây dựng giải pháp kỹ thuật thi công hợp lý cũng như nắm được tình hình thị trường nơi đặt thi công, đặc biệt là thị trường các yếu tố đầu vào cần cung cấp cho thi công công trình để có cơ sở thực tế cho việc lập giá dự thầu.
Sau khi nắm chắc các thông tin về các phương diện, nhà thầu mới tiến hành công việc quan trọng nhất của quá trình dự thầu và quyết định khả năng thắng thầu đó là lập hồ sơ dự thầu.
Nội dung của hồ sơ dự thầu xây lắp bao gồm: Các nội dung về hành chính, pháp lý
Đơn dự thầu hợp lệ (Phải có chữ ký của người có thẩm quyền) Bản sao giấy đăng ký kinh doanh.
Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu kể cả phần phụ (nếu có).
Văn bản thoả thuận liên doanh (trường hợp liên doanh dự thầu). Bảo lãnh dự thầu.
27
Biện pháp và tổ chức thi công đối với gói thầu. Tiến bộ thực hiện hợp đồng.
Đặc tính kỹ thuật, nguồn cung cấp vật tư, vật liệu xây dựng. Các biện pháp đảm bảo chất lượng.
Các nội dung về thương mại, tài chính
Giá dự thầu kèm theo thuyết minh và biểu giá chi tiết Điều kiện tài chính(nếu có)
Điều kiện thanh toán.
Bước 4: Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia dự thầu
Việc nộp hồ sơ dự thầu sẽ diễn ra theo đúng thời gian và địa điểm đã quy định trong hồ sơ mời thầu. Các nhà thầu phải niêm phong bản gốc và tất cả các bản sao của hồ sơ dự thầu vào phong bì bên trong và một phong bì bên ngoài, ghi rõ ràng các phong bì bên trong là "bản gốc" và "bản sao".
Cùng với việc nộp hồ sơ dự thầu, nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một số tiền bảo lãnh thống nhất để đảm bảo bí mật về mức giá dự thầu cho các nhà thầu do bên mời thầu quy định.
Bước 5: Ký kết hợp đồng (nếu trúng thầu)
Sau khi nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho bên mời thầu thông báo chấp nhận đàm phán hợp đồng. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo trúng thầu. Sau đó theo lịch biểu đã thống nhất, hai bên tiến hành thương thảo hoàn thiện và ký hợp đồng. Nhà thầu trúng thầu cũng sẽ phải nộp cho bên mời thầu khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng không quá 10% giá trị hợp đồng tuỳ theo loại hình và quy mô của hợp đồng và được nhận lại bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi chuyển sang thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh hoặc bảo trì.