Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của bên xuất khẩu dựa trên đơn đề nghị bằng văn bản của nhà xuất khẩu hoặc đại diện được ủy quyền hợp pháp của nhà xuất khẩu. Mẫu đơn xin chứng nhận xuất xứ hàng hóa được quy định cụ thể bằng văn bản hướng dẫn của từng quốc gia. Nội dung cơ bản phải được điền đầy đủ và trung thực về thơng tin của hàng hóa. Từng thơng tin được quy định tại từng ô và phải được điền đủ, nếu khơng có thơng tin cần phải được gạch ngang để tránh khai bổ sung dẫn đến gian lận xuất xứ. Mẫu đơn xin cấp chứng nhận phải được kèm cùng với chứng nhận xuất xứ hàng hóa, khơng được gộp hay tách riêng từng phần.
Khi nhà xuất khẩu xin chứng nhận xuất xứ cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ liên quan đến hàng hóa. Tại Việt Nam nhà xuất khẩu cần xuất trình ngay chứng từ bao gồm cả bản điện tử và bản giấy đối với C/O mẫu EUR.1. Thông qqua chứng từ nhà xuất khẩu thể hiện được bản chất và quy trình sản xuất hàng hóa cũng như hợp đồng mua bán, hóa đơn giao dịch quốc tế. Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra trên chứng từ và cấp phép nếu khơng có nghi ngờ gì về tính khơng chính xác. Chứng từ được lưu trữ tại cơ quan cấp phép với mục đích sử trong trong hoạt động hậu kiểm và xác minh sau chứng nhận xuất xứ.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được cấp tại thời điểm xuất khẩu hoặc có thể sớm hơn nhưng khơng quá ba ngày làm việc tính từ ngày vận chuyển thực tế. Trong một số trường hợp cụ thể giấy chứng nhận xuất xứ có thể được cấp sau ngày xuất khẩu. Giấy chứng nhận xuất xứ cấp sau phải ghi rõ nội dung bằng tiếng Anh “ISSUED RETROSPECTIVEY” 37và thể hiện rõ trên ô số 7 trên giấy chứng nhận
37 Khoản 4 Điều 17 Giấy chứng nhận hàng hóa xấp sau, Nghị Định thư I Nghị định thư về Quy định hàng hố
28
xuất xứ hàng hóa. Người lxuất lkhẩu lphải lthể lhiện llý ldo lxin lcấp lgiấy lchứng lnhận lxuất lxứ lsau ltrên lđơn lđề lnghị lcấp lvà lcơ lquan lcó lthẩm lquyền lcó lthể lcấp lphép lnếu lxác lminh lthông ltin ltrên lđơn lxin lcấp lvà llý ldo lphù lhợp lvới lnhững lchứng ltừ ltương lứng lmà lngười lxuất lkhẩu lxuất ltrình.
Những ltrường lhợp lđược lchấp lnhận lkhi lxin lgiấy lchứng lnhận lxuất lxứ lcấp lsau: Do một yếu tố khách quan, do lỗi kỹ thuật và do khi xuất khẩu hàng hóa chưa xác định được điểm đến cuối cùng.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cấp lại được phát hành trong trường hợp giấy chứng nhận hàng hóa bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng 38. Trong trường hợp bất khả kháng xảy ra chứng từ chứng nhận xuất xứ được cấp lại dựa trên cơ sở chứng từ đã được lưu trữ tại cơ quan có thẩm quyền. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được cấp lại sẽ thể hiện tại ô số 7 ghi với nội dung “DUPLICATE” và có hiệu lực tính từ ngày bản gốc được cấp phép.