CHƯƠNG 1 .CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VẤN ĐỀ DU LỊCH
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNGTY DU LỊCH HỘI ANEXPRESS
2.1.3 Sơ đồ cơ cấu bộ phận và chức năng nhiệm vụ từng bộ phận
*Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các phòng ban
➢ Giám đốc ( Bà Phạm Quế Anh) • Chức năng, nhiệm vụ
- Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao;
Giám Đốc Phòng Nhân Sự Trưởng Nhân Sự Nhân
Viên Nhân Viên
Phịng Kế Tốn Trưởng Kế Tốn Nhân
Viên Nhân Viên
Phịng Kinh Doanh Trưởng Kinh
Doanh Nhân
Viên Nhân Viên
Phòng Điều Hành Trưởng Điều Hành Nhân
Viên Nhân Viên
Phịng Sales&Maketin g Trưởng Sales&Maketing Nhân
Viên Nhân Viên
Hình 2.2.. Đội ngũ năng động và chuyên nghiệp của Hội An Express Sơ đồ 2.1. cơ cấu bộ phận và chức năng nhiệm vụ từng bộ phận
33
- Giám đốc phải điều hành công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ của công ty, hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của Hội đồng quản trị. Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho cơng ty thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho cơng ty;
• Quyền hạn và nhiệm vụ của Giám đốc theo Điều lệ tổ chức và hoạt động
- Thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty đã được Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông thông qua;
- Quyết định tất cả các vấn đề khơng cần phải có Nghị quyết của Hội đồng quản trị, bao gồm việc thay mặt cơng ty ký kết các hợp đồng tài chính và thương mại, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của Công ty theo những thông lệ quản lý tốt nhất;
- Soạn thảo các quy chế hoạt động, quy chế quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ của Cơng ty trình Hội đồng quản trị phê duyệt. Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các chức danh quản lý Công ty từ Phó Giám đốc trở xuống;
- Tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị để quyết định số lượng người lao động, mức lương, trợ cấp, lợi ích, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm và các điều khoản khác liên quan đến hợp đồng lao động của họ;
- Vào ngày 20 tháng 12 hàng năm, Giám đốc phải trình Hội đồng quản trị phê chuẩn kế hoạch kinh doanh chi tiết cho năm tài chính tiếp theo trên cơ sở đáp ứng các yêu cầu của ngân sách phù hợp cũng như kế hoạch tài chính 05 (năm) năm;
- Thực thi kế hoạch kinh doanh hàng năm được Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị thông qua;
- Đề xuất những biện pháp nâng cao hoạt động và quản lý của Công ty;
- Chuẩn bị các bản dự toán dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty (sau đây gọi là bản dự toán) phục vụ hoạt động quản lý dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty theo kế hoạch kinh doanh. Bản dự toán hàng năm (bao gồm cả bảng cân đối kế toán, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự kiến) cho từng năm tài chính sẽ phải được trình để Hội đồng quản trị thơng qua và phải bao gồm những thông tin quy định tại các quy chế của Cơng ty.
➢ Phịng nhân sự • Chức năng
Tham mưu và giúp Giám đốc về công tác tổ chức và nhân sự, công tác lao động, tiền lương, thi đua khen thưởng, thanh kiểm tra, an ninh quốc phịng, pháp chế.
• Nhiệm vụ
- Xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất của công ty.
- Xây dựng cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vị trong công ty - Tổ chức thực hiện công tác quy hoạch cán bộ; công tác đánh giá cán bộ quản lý theo nhiệm kỳ; thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, tái bổ nhiệm trong công ty.
34
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ, nhân viên nghiệp vụ. Làm đầu mối xây dựng tiêu chuẩn và đánh giá cán bộ, nhân viên của công ty.
- Tổ chức thực hiện cơng tác tuyển dụng lao động, bố trí sử dụng, điều động nhân viên theo kế hoạch nhu cầu nguồn nhân lực của công ty.
- Lập kế hoạch lao động hàng năm đáp ứng nhu cầu phát triển, báo cáo duyệt định biên lao động cho các đơn vị trong công ty.
- Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ và quyết tốn quỹ tiền lương các đơn vị trong cơng ty.
- Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính sách khác cho cán bộ, nhân viên, người lao động trong công ty.
- Thực hiện các thủ tục cử cán bộ, nhân viên, người lao động đi học, đi cơng tác, tham quan trong và ngồi nước, gia hạn thời gian học tập và công tác, tiếp nhận cán bộ ở nước ngồi về nước.
- Quản lý cơng tác thi đua khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên và người lao động trong công ty.
- Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, người lao động theo quy định hiện hành. ➢ Phòng kinh doanh
- Xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh cho năm và từng giai đoạn trong năm, các kỳ nghỉ, dịp lễ tết, nghỉ hè…
- Lên kế hoạch gom KDL tháng, hàng năm biết kết hợp với các công ty du lịch khác để cùng tổ chức gom khách.
- Có mối quan hệ tốt với các cơng ty du lịch, có quan hệ tốt với KDL
- Xây dựng các tour: Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Úc, nội địa Việt Nam - Xây dựng và chịu trách nhiệm doanh số mục tiêu (ví dụ bao nhiêu khách đi Thái / năm, bao nhiêu khách đi Singapore - Malaysia / năm, bao nhiêu khách đi Hàn Quốc, Châu Âu/năm….)
- Quản lý và giám sát nhân viên kinh doanh
- Cùng phòng điều hành thiết lập hệ thống các đối tác cung cấp dịch vụ land tour nước ngoài tại các thị trường trên toàn thế giới.
- Tham mưu cho ban giám đốc các chiến lược kinh doanh của công ty
- Xây dựng dữ liệu, hồ sơ KDL và các chiến dịch quảng bá hình ảnh cơng ty. Khi có khuyến mại hay có tour mới thì những KDL quen đều phải nhận được thông tin
- Khảo sát và phân tích thị trường
- Xây dựng chính sách chăm sóc và duy trì mối quan hệ với KDL
- Lương thỏa thuận + thưởng + hoa hồng doanh số + phụ cấp công tác, tiếp khách - Được hưởng đầy đủ các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của nhà nước và các chế độ đãi ngộ theo qui định của Công ty.
➢ Phịng Marketing
35
Thu thập thông tin thị trường để xác định nhu cầu thị trường, thị trường mục tiêu, thị
trường mới. Xác định phạm vi thị trường cho những sản phẩm hiện tại và dự báo nhu cầu của sản phẩm hàng hóa mới, hướng tiêu thụ sản phẩm, bán hàng, nghiên cứu xu hướng phát triển của khối lượng và cơ cấu nhu cầu, xác định những đặc thù của các khu vực và các đoạn của thị trường.
• Tổ chức triển khai chương trình phát triển sản phẩm mới
- Xác định thị trường mục tiêu: KDL là ai? Đặc điểm của họ như thế nào? (vị trí địa lý, tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp, thu nhập, tính cách, lối sống…)
- Xây dựng kế hoạch trong chiến lược Marketing Mix: giá cả, hệ thống phân phối, Promotion…
- Xây dựng kế hoạch bán hàng, mục tiêu lợi nhuận dài hạn cho cơng ty.
- Phân tích mức độ chấp nhận của thị trường đối với sản phẩm hiện tại của cơng ty từ đó lập chương trình nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, cản tiến, hoàn thiện sản phẩm hiện tại, vạch ra hướng phát triển sản phẩm trong tương lai, xác định khả năng tiêu thụ sản phẩm mới cũng như đề xuất về chế tạo sản xuất các sản phẩm mới, nghiên cứu để có kế hoạch Marketing tương ứng phù hợp.
➢ Phòng kế tốn: Các cơng việc của Phịng kế tốn tại Cơng ty Du lịch Hội An Express:
❖ Lập danh sách khách du lịch
❖ Lập dự chi ngân sách, kiểm duyệt các khoản tri cho tour ❖ Kết nối các nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến tour ❖ Thực hiện cơng tác theo dõi và quản lý chi phí tour ❖ Thu nhập chi phí đầu vào của tour du lịch
❖ Ghi nhận và theo dõi các khoản chi phí theo từng đối tượng tour ❖ Phân loại tour du lịch trong nước và tour du lịch nước ngoài ❖ Xác định thuế GTGT cho các tour du lịch nước ngồi có thuế suất ❖ Cân đối chi phí thuế: cân đối chi phí hóa đơn và doanh thu bán ra ❖ Quyết tốn tồn bộ tour du lịch sau khi tour kết thúc
❖ Lập báo cáo chi phí trong tour du lịch
❖ Lập báo cáo kết quả/hiệu quả của tour du lịch ❖ Lập báo cáo tài chính
❖ Quyết tốn thuế TNDN, thuế TNCN
❖ Lập báo cáo tổng hợp doanh thu theo tour nào cao, tour nào thấp và hiệu quả của tour
➢ Phịng điều hành:
- Gồm 1 trưởng phịng, 2 phó phịng và 5 nhân viên . - Các cơng việc của Phịng điều hành tour của cơng ty:
+ Điều hành tour đảm nhiệm thiết kế mang đến cho KDL những dịch vụ và trải nghiệm du lịch đặc sắc và nổi bật tại mỗi địa điểm đặt chân đến.
36
+ Trực tiếp thực hiện các giao dịch, giới thiệu và đàm phán, đưa ra những thỏa thuận với du khách về dịch vụ và thuyết phục KDL ký kết hợp đồng du lịch.
+ Trực tiếp làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ đàm phán mức giá và chất lượng các dịch vụ hoàn chỉnh để có lợi cho cơng ty.
+ Trực tiếp phân công công việc và giao trách nhiệm cho người hướng dẫn viên du lịch thực hiện theo đúng kế hoạch chương trình.
+ Quan sát, đơn đốc kiểm tra với các hướng dẫn viên để phối hợp giải quyết với các công ty liên quan giải quyết những thay đổi, những tình huống và sự cố bất ngờ xảy ra trong quá trình di chuyển hay sử dụng dịch vụ.
+ Khảo sát thị trường các công ty đối thủ để khai thác giá trị.
+ Tích lũy thêm kiến thức chun mơn cũng như kinh nghiệm thực tế để xây dựng chiến lược phát triển công ty. Thúc đẩy quá trình hoạt động tạo dựng thương hiệu.
+ Lập báo cáo chi tiết hàng ngày để trình với ban lãnh đạo thơng báo tình hình hoạt động và rút ra những cơng việc cịn chưa thực hiện và thiếu sót đề xuất những phương hướng để cải thiện kịp thời.