CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KÊNH PHÂN PHỐI VÀ QUẢN TRỊ KÊNH
2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KÊNH PHÂN PHỐI CỦA CÔNG TY
2.2.3. Các hoạt động phân phối sản phẩm trong kênh
* Hoạt động mua và bán hàng hóa
Cơng ty TNHH SXTMTH Phước Minh quy định việc mua và bán sản phẩm phải theo đúng quy định mà cơng ty đưa ra. Cơng ty đặt ra chính sách giá đối với từng cấp trong kênh. Các đại lý II đặt hàng trực tiếp qua phịng kinh doanh của cơng ty thì vẫn thanh tốn theo chính sách giá như của đại lý cấp II và không được cơng ty hỗ trợ chi phí vận chuyển và doanh số này được tính cho các đại lý cấp I quản lý khu vực thị trường đó. Phương pháp này vừa tzaoj nên tính hệ thống trong kênh, các dịng chảy của sản phẩm đơn giản hơn, công tác quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn.
Quy trình mua hàng như sau:
- Khi ký hợp đồng là các đại lý độc quyền cấp I hay nhân viên bán hàng tại vùng ký kết với công ty hợp đồng mua bán hàng hóa. Hợp đồng này quy định trách nhiệm của mỗi bên trong dịng di chuyển của hàng hóa.
- Nhận đặt hàng: Nhân viên phụ trách bán hàng tại phịng kinh doanh của cơng ty sẽ
tiếp
nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng từ đó những nhân viên này sẽ ghi nhận thông tin đơn đặt hàng về chủng loại, số lượng, thời gian và địa điểm giao hàng, phương thức vận chuyển, hình thức thanh tốn.
- Kiểm tra thông tin: Kiểm tra thơng tin về đối tác như tình hình khoản nợ, năng lực hoạt động dựa vào các tiêu chuẩn sẵn và đồng thời nhân viên phòng kinh doanh sẽ kiểm tra khả năng đáp ứng của công ty về nguồn hàng, lượng tồn kho…để có dự kiến sản xuất thêm nếu như thiếu hàng.
- Xác nhận đơn hàng: Xác nhận lại với đối tác về các thông tin đã được thu thập,
xem họ có ý định thay đổi về số lượng, mẫu mã hay thời gian khơng. Ngồi ra xem họ có muốn thanh tốn bằng hình thức khác hay muốn tỷ lệ chiết khấu là bao nhiêu..
- Lập phiếu đặt hàng, chuyển đến kho để giao hàng: Trong trường hợp đối tác đổi
hàng, trả hàng, hủy hàng khi cơng ty đã xuất hóa đơn và chuẩn bị giao hàng hóa thì bộ phận bán hàng của công ty sẽ xem xét nguyên nhân, nếu là nguyên nhân khách quan do lỗi từ phía cơng ty về q trình vận chuyển bị hư hỏng, vỡ hay kém chất lượng thì cơng ty sẽ chịu hồn tồn chi phí. Nếu là nguyên nhân do lỗi của đối tác thì mọi phí tổn sẽ do đối tác chịu.
Có thể nhận thấy rằng, quy trình mua và bán hàng hóa của cơng ty cịn nhiều giai đoạn, nhiều thủ tục nên chưa tạo được nhiều thuận lợi trong hoạt động giao dịch và xử lý đơn đặt hàng. Điều này có thể làm cho q trình cung ứng sản phẩm bị chậm trễ, gây tác động xấu tới hiệu quả kinh doanh. Công ty cần nghiên cứu cải thiện hoạt động này để kích thích phân phối.
* Hoạt động vận chuyển
Hoạt động vận chuyển thể hiện luồng di chuyển của hàng hóa trên thị trường. Việc vận tải không đúng cách, thời gian, khối lượng, địa điểm, không đảm bảo chất lượng của
31
hàng hóa khi tới nơi, sẽ gây nhiêu tác động xấu tới sự hài lòng của khách hàng, ảnh hưởng tới luồng lưu chuyển hàng hóa trong kênh và mức độ tiêu thụ sản phẩm.
Hiện tại sản phẩm của công ty được phân phối qua hệ thống các đại lý, các cửa hàng bán lẻ và các cơ sở chính và chi nhánh của công ty.
Khi chọn phương tiện vận tải công ty xem xét kỹ trên cả 6 yếu tố: + Tốc độ vận chuyển
+ Tần suất giao hàng + Độ tin cậy
+ Khả năng vận chuyển các loại hàng hóa khác nhau + Khả vận vận chuyển tới các địa điểm theo yêu cầu + Chi phí vận chuyển
Những đơn hàng trong khu vực tỉnh Kon Tum, công ty sẽ sử dụng xe tải cỡ trung bình và lớn để vận chuyển, những đơn hàng ở xa như ở Đà Nẵng, Quảng Nam cơng ty sẽ khuyến khích các đại lý tự vận chuyển và có hỗ trợ chi phí hay th các doanh nghiệp vận tải. Sắp tới cơng ty sẽ mở rộng kênh phân phối của mình đến các khu vực như Miền Nam và Miền Trung đây đều là những khu vực thị trường xa với công ty nên công ty đã lên phương án mở thêm 2 kho hàng ở TP. Hồ Chí Minh và Hà Nội để tiện cho công tác phân phối sản phẩm được nhanh chóng hơn, giúp giảm thiểu chi phí và thời gian vận chuyển cũng như là giảm hư tổn, hao hụt.
* Hoạt động dự trữ hàng hóa
Để hoạt động dự trữ thực sự có thể thúc đẩy hệ thống phân phối hoạt động hiệu quả, cơng ty phải ln tìm cách xác định lượng hàng hố dự trữ đủ lớn để đáp ứng các đơn đặt hàng ngay lâp tức nhưng phải giảm thiểu tối đa mức chi phí tồn kho. Hoạt động dự trữ này sẽ đảm bảo sản phẩm của công ty luôn sẵn sàng ở một mức độ nào đó, nó có thể đáp ứng được các yêu cầu mang tính cấp thiết của khách hàng.
Thực tế, công ty đưa ra định mức tồn kho cho các đại lý, các đại lý phải thường xuyên báo cáo tình hình tồn kho để cơng ty có biện pháp phân phối thích hợp. Như vậy, việc dữ trữ hàng tồn kho khơng chỉ có tác dụng đảm bảo tính kịp thời đáp ứng nhu cầu thị trường, để phịng rủi ro thị trường mà cịn góp phần điều hịa thị trường, hạn chế những tiêu cực có khả năng phát sinh trong kênh phân phối.
* Hoạt động kho bãi dự trữ
Để đảm bảo cung cấp hàng hóa đẩy đủ, nhanh chóng và kịp thời cho khách hàng. Công ty đặc biệt quan tâm tới việc xây dựng các kho bãi dự trữ hàng hóa để đề phịng, khắc phục những chệnh lệch giữa sản xuất và tiêu thụ, giải quyết những mâu thuẫn giữa thời gian, địa điểm sản xuất với thời gian và địa điểm tiêu dùng.