1
4.3.4. Với Công ty Xăng dầu B12
Nhanh chóng triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9000 và đánh giá chứng nhận tại tất cả các chi nhánh xí nghiệp đồng thời tích hợp với hệ thống quản lý chất lƣợng của Công ty Xăng dầu B12 nhằm khai thác
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
những lợi thế từ Công ty, sử dụng các nguồn lực chung một cách hiệu quả trong quá trình cung cấp sản phẩm/ dịch vụ cho khách hàng.
Có chính sách khuyến khích, động viên đối với những nhân viên trực tiếp làm công tác chất lƣợng để thu hút và giữ đƣợc những cán bộ có năng lực.
Tiết kiệm triệt để trong sản xuất kinh doanh, đặc biệt chi phí về hao hụt xăng dầu, chi phí về đầu tƣ xây dựng cơ bản. Bảo toàn và phát triển vốn, kinh doanh đạt lợi nhuận cao.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Kết luận chƣơng 4
Xăng dầu vẫn là lĩnh vực thiết yếu đối với sự phát triển kinh tế xã hội của Việt Nam. Với điều kiện ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, Xí nghiệp Xăng dầu Quảng Ninh cần có một hệ thống các quá trình quản lý nhằm tận dụng tốt cơ hội mới đồng thời cũng giảm bớt những rủi ro do toàn cầu hoá mang lại với việc phát triển ngành kinh doanh xăng dầu lành mạnh và hiệu quả.
Để xây dựng đƣợc Xí nghiệp Xăng dầu Quảng Ninh lớn mạnh, đáp ứng nhu cầu cho phát triển sản xuất, chƣơng 4 đã xác định rõ điều kiện thực tiễn và kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh, đƣa ra một số quan điểm lớn đề xuất một số giải pháp trong việc hoàn thiện quá trình quản lý của Xí nghiệp Xăng dầu Quảng Ninh đối với các cửa hàng xăng dầu trực thuộc.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
KẾT LUẬN
Thế kỷ XXI không chỉ đƣợc coi là thế kỷ của điện tử tin học mà còn là một kỷ nguyên mới về chất lƣợng quản lý. Các phƣơng thức cạnh tranh về số lƣợng và giá cả không còn đƣợc coi là điều kiện tiên quyết trong việc mua bán hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ. Thay vào đó là “chất lƣợng” - chất lƣợng tuyệt hảo, chất lƣợng là chìa khoá của sự thành công trong kinh doanh trên thƣơng trƣờng. Vì vậy, cần coi chất lƣợng là phƣơng thức cạnh tranh mới tạo cơ hội kinh doanh, giữ vững và chiếm lĩnh thị trƣờng.
Tuy nhiên, không phải bất cứ một tổ chức, doanh nghiệp nào khi nói đến chất lƣợng là có thể làm đƣợc ngay. Bởi lẽ từ nhận thức đƣợc đến thành công là cả một nghệ thuật hành động, nghệ thuật quản lý. Quản lý chất lƣợng không chỉ dừng lại ở quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý các nguồn lực trong toàn công ty mà nó còn là khoa học quản lý nắm bắt xu thế thị trƣờng, phối hợp các đầu mối chỉ đạo, thực hiện trong toàn tổ chức, doanh nghiệp. Và sự phối hợp nhịp nhàng hoạt động của các nguồn lực một cách khoa học để đạt đƣợc hiệu quả kinh tế cao nhất. Ban lãnh đạo Xí nghiệp Xăng dầu Quảng Ninh đã nhận thức điều này và quyết tâm xây dựng - duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng của XN theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 từ năm 2005 cho đến nay. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai áp dụng, đến nay hệ thống quản lý chất lƣợng của XN vẫn còn những điểm tồn tại.
Qua phân tích thực trạng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Xí nghiệp Xăng dầu Quảng Ninh, luận văn đã xác định đƣợc những tồn tại trong hệ thống quản lý chất lƣợng của XN đó là cách xây dựng mục tiêu chƣa hiệu quả, tính hiệu lực thấp; tính hiệu lực của hệ thống tài liệu chƣa cao; quản lý các nguồn lực còn lỏng lẻo, nhất là nguồn lực tài chính; Công tác theo dõi – đo lƣờng – cải tiến hệ thống chƣa đƣợc triển khai triệt để và đi tìm nguyên nhân của những tồn tại này.
Để góp phần nâng cao hiệu quả khi áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 tại Xí nghiệp Xăng dầu Quảng Ninh, luận văn đã chỉ ra các điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội, nguy cơ từ đó xây dựng quá trình quản lý với công cụ ma trận SWOT đã đƣa ra và lựa chọn 6 giải pháp hoàn thiện quá trình quản lý của Xí nghiệp đối với các cửa hàng xăng dầu trực thuộc: Cải tiến quy trình
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
nghiệp vụ và triển khai thực hiện mục tiêu; Hoàn thiện hệ thống tài liệu; Hoàn thiện nguồn nhân lực cho hệ thống quản lý; Xây dựng các chỉ tiêu theo dõi và đo lƣờng các quá trình; Tổ chức áp dụng kỹ thuật thống kê và thành lập nhóm chất lƣợng để thực hiện các mục tiêu phát triển của Xí nghiệp trên cơ sở hợp lý hóa các nguồn lực sẵn có giúp cho XN khai thác tốt các cơ hội bên ngoài, hạn chế rủi ro, phát huy những điểm mạnh, khắc phục dần những điểm yếu kém mới có thể đảm bảo cho XN nâng cao khả năng cạnh tranh, đứng vững và phát triển trong điểu kiện mới, với sự quyết tâm đồng lòng của Ban lãnh đạo, chắc chắn Xí nghiệp Xăng dầu Quảng Ninh sẽ thực hiện đƣợc mục tiêu đã đề ra, tạo nền tảng cho việc cải tiến liên tục và không ngừng nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý theo quá trình của Xí nghiệp, góp phần đảm bảo sự tồn tại và phát triển của Xí nghiệp trong môi trƣờng cạnh tranh.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tạ Thị Kiều An (2004), Quản lý chất lượng trong các tổ chức, Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội.
2. Bộ khoa học và công nghệ (2007), TCVN ISO 9000:2007 Hệ thống quản lý chất lượng - cơ sở và từ vựng, Hà Nội.
3. Bộ khoa học và công nghệ (2008), TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu, Hà Nội.
4. Bộ khoa học và công nghệ (2000), TCVN ISO 9004:2000 Hệ thống quản lý chất lượng - hướng dẫn cải tiến, Hà Nội.
5. Bộ khoa học và công nghệ (2002), TCVN ISO 19011:2002 Hệ thống quản lý chất lượng- hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường, Hà Nội.
6. Chính phủ (2007), Nghị định số 55/2007/NĐ-CP về kinh doanh xăng dầu, ngày 06 tháng 4 năm 2007.
7. Chính phủ (2007), Nghị định số 84/2009/NĐ-CP về kinh doanh xăng dầu, ngày 15 tháng 10 năm 2009.
8. Công ty Xăng dầu B12 (2009-2013), Báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty Xăng dầu B12 năm 2009, 2010, 2011 và 2012, 2013 .
9. Công ty Xăng dầu B12(2003), Quy chế quản lý Cửa hàng Xăng dầu năm 2013. 10. Công ty Xăng dầu B12, Sổ tay chất lượng, hệ thống tài liệu nội bộ và hồ sơ
chất lượng của Công ty, Quảng Ninh.
11. Công ty Xăng dầu B12(2009), Định hướng phát triển sản xuất kinh doanh giai đoạn từ năm 2010-2015.
12. Jeanne W. Ross, peter Weill và David C. Robertson(2010), Chiến lược kiến
trúc doanh nghiệp, Nhà xuất bản ĐH Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
13. MASAAKI IMAI (1992), Kaizen - chìa khoá của sự thành công về quản lý
của Nhật Bản, Nhà xuất bản TPHCM.
14. Muy-lơ Đvanh-xi (1965), Những dấu hiệu kỳ lạ trong thế giới chúng ta, Nhà xuất bản Khoa học, Hà Nội
15. Nguyễn Quang Toản(2001), ISO 9000 & TQM (Dưới dạng sơ đồ), Nhà xuất bản Đại học Quốc gia TP HCM, TPHCM.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
16. Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam (1994), Báo cáo khảo sát về hao hụt kinh doanh năm 1994.
17. Nguyễn Minh Trí (2008), Quản trị doanh nghiệp - những kỹ năng cơ bản để
thành công, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
18. Nguyễn Cao Vãng (1995), Kinh doanh xăng dầu theo cơ chế thị trường ở nước ta hiện nay, Luận án tiến sỹ kinh tế, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, Hà Nội.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
PHỤ LỤC
CÔNG TY XĂNG DẦU B12 XN XĂNG DẦU QUẢNG NINH
PHỤ LỤC I BẢNG KHẢO SÁT
TÌNH HÌNH ÁP DỤNG VÀ VẬN HÀNH HTQLCL
Để góp phần nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng của Xí nghiệp Xăng dầu Quảng Ninh, kính đề nghị các Anh/chị CBCNV trong Xí nghiệp đóng góp ý kiến về việc vận hành Hệ thống quản lý chất lượng bằng cách đánh dấu (v) vào những ô trống tương ứng () trong bảng câu hỏi dưới đây.
Mức đánh giá:1: Không thực hiện; 2: Thực hiện một cách bị động
3: Đƣợc thực hiện; 4: Đƣợc thực hiện và đem lại kết quả tốt 5: Thƣờng xuyên cải tiến và đem lại kết quả tốt.
Câu
hỏi Nội dung 1 2 3 4 5
1 Quản lý hệ thống và các quá trình:
- - Các hoạt động cần thiết có đƣợc chuẩn hóa thành các quy trình làm việc (xác định đầu vào, đầu ra, các chuẩn mực thực hiện và mối tƣơng tác giữa các hoạt động).
- Các quy trình đã ban hành đƣợc áp dụng nhƣ thế nào - - Hoạt động phân tích hiệu quả và cải tiến các quá trình đƣợc triển khai nhƣ thế nào.
2 Hệ thống tài liệu
- Tính đầy đủ, sẳn sàng và phù hợp với hoạt động thực tế của hệ thống tài liệu đƣợc đáp ứng nhƣ thế nào
- Việc soạn thảo/ sửa đổi /bổ sung/ cải tiến tài liệu đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
3 Trách nhiệm của lãnh đạo
- Hoạch định, điều chỉnh và truyền đạt định hƣớng hoạt động của Xí nghiệp đƣợc lãnh đạo cao nhất thực hiện nhƣ thế nào
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
- Chiến lƣợc và mục tiêu hoạt động nhằm đạt đƣợc sứ mệnh đã nêu đƣợc lãnh đạo cao nhất triển khai nhƣ thế nào
- Đảm bảo sẳn có các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu, chiến lƣợc
- Sự tham gia của lãnh đạo trong quá trình xây dựng - duy trì và cải tiến HTQLCL đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
4 Nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
- Hoạt động nghiên cứu thị trƣờng để xác định nhu cầu và mong đợi của khách hàng đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
- Hoạt động xác định nhu cầu của mọi ngƣời về sự thừa nhận, thỏa mãn trong công việc, phát triển năng lực và cá nhân nhƣ thế nào
- Việc triển khai thực hiện những yêu cầu và cập nhật những thay đổi của pháp luật và chế định đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
5 Chính sách chất lƣợng (CSCL)
- Những nhu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm đã đƣợc nêu rõ trong CSCL
- Việc truyền đạt và triển khai thực hiện các cam kết đã nêu trong CSCL
6 Hoạch định
- Các cam kết của Xí nghiệp đã nêu ở CSCL đƣợc chuyển hóa thành các mục tiêu của từng phòng ban, đơn vị
- Lãnh đạo triển khai mục tiêu đến từng thành viên Xí nghiệp - Xem xét tính khả thi - đo lƣờng kết quả của việc hoàn thành mục tiêu đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
7 Trách nhiệm – quyền hạn và thông tin
- Thiết lập chức năng - nhiệm vụ của từng phòng ban rõ ràng, cụ thể để đảm bảo công việc không bị chồng chéo, không bỏ sót công việc.
- Việc xác định và truyền đạt trách nhiệm đến từng thành viên trong tổ chức đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
- Quy định trao đổi thông tin trong quá trình giải quyết các yêu cầu khách hàng trong nội bộ Xí nghiệp đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
- Các báo cáo về quá trình làm việc đƣợc chuyển đến lãnh đạo đúng lúc, đầy đủ để lãnh đạo đƣa ra các quyết định chính xác kịp thời
8 Xem xét của lãnh đạo
- Hoạt động xem xét của lãnh đạo đƣợc thực hiện nhƣ thế nào - Thu thập và tổng hợp thông tin cho việc xem xét của lãnh đạo - Triển khai thực hiện các kết luận sau khi họp
9 Quản lý nguồn lực – Hƣớng dẫn chung
- Xác định các nguồn lực (nhân sự, thiết bị, môi trƣờng,…) cho việc thực hiện các mục tiêu, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. - Đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
10 Con ngƣời
- Kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân viên để đảm bảo tính sẳn sàng và kịp thời nguồn nhân lực cho sự phát triển của Xí nghiệp đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
- Các biện pháp khuyến khích sự tham gia và hỗ trợ mọi ngƣời trong việc cải tiến hiệu lực và hiệu quả của tổ chức nhƣ thế nào
11 Cơ sở hạ tầng
- Việc quản lý và cung cấp trang thiết bị cho hoạt động thi công đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
- Hoạt động bảo hành - bảo trì - sửa chữa trang thiết bị tại Xí nghiệp đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
- Cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của Xí nghiệp đƣợc cung cấp và duy trì nhƣ thế nào
12 Môi trƣờng làm việc
- Các hoạt động nhằm xây dựng một môi trƣờng làm việc hiệu quả, tăng cƣờng sự gắn bó giữa các thành viên và với Xí nghiệp đƣợc Lãnh đạo quan tâm nhƣ thế nào
- Hoạt động kiểm soát an toàn và sức khỏe cho ngƣời lao động làm việc tại cửa hàng đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
13 Thông tin
- Hoạt động thu thập, xử lý và sử dụng các thông tin để đáp ứng các chiến lƣợc, mục tiêu và công tác cải tiến đƣợc thực hiện nhƣ thế nào.
14 Các nguồn lực tài chính
- Hoạt động kiểm soát nguồn lực tài chính (lập kế hoạch thu - chi, cung cấp, đánh giá hiệu quả sử dụng) cho hoạt động của Xí nghiệp đƣợc thực hiện nhƣ thế nào.
- Các hoạt động theo dõi và phân tích các chi phí sai hỏng, sự lãng phí trong sử dụng vật tƣ - nhân công, tổn thất tài chính qua các khiếu nại khách hàng đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
- Lãnh đạo đảm bảo sự nhận thức của nhân viên về mối liên kết giữa chất lƣợng sản phẩm và chi phí nhƣ thế nào
15 Tạo sản phẩm – Hƣớng dẫn chung
- Việc xác định mục tiêu, yêu cầu kỹ thuật, các tiêu chuẩn đối với từng công trình đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
- Kế hoạch về nhu cầu nguồn lực (nhân công, máy móc thiết bị, vật tƣ, tài chính) cho từng cửa hàng đƣợc xác định nhƣ thế nào
- Hồ sơ kỹ thuật của cửa hàng, các quy trình thực hiện, các tài liệu hƣớng dẫn, các tiêu chuẩn ngành liên quan đến hoạt động bán hàng tại cửa hàng đƣợc kiểm soát nhƣ thế nào
16 Các quá trình liên quan đến các bên quan tâm
- Các yêu cầu của khách hàng đƣợc ghi nhận và giải quyết nhƣ thế nào
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
- Các ý kiến và khiếu nại của khách hàng, đƣợc giải quyết nhƣ thế nào
- Hoạt động xem xét và đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
17 Mua hàng
- Xây dựng các chuẩn mực, tiến hành phân tích đánh giá kết quả thực hiện để lập kế hoạch mua hàng đƣợc thực hiện thế nào - Việc kiểm soát quá trình mua hàng (số lƣợng, chất lƣợng, thời gian cung ứng, giá cả,…) đƣợc thực hiện nhƣ thế nào - Kế hoạch cung cấp hàng hóa cho hoạt động bán hàng tại cửa hàng đƣợc thực hiện nhƣ thế nào
18 Kiểm soát thiết bị đo lƣờng và theo dõi
- Đảm bảo đầy đủ các thiết bị đo lƣờng cho hoạt động bán hàng - Hoạt động kiểm soát (bảo quản, hiệu chuẩn, kiểm định,…) nhằm đảm bảo tính chính xác của kết quả đo lƣờng