1
4.2.1. Cải tiến quá trình xây dựng và triển khai thực hiện mục tiêu
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Nhằm đảm bảo các cam kết trong chính sách chất lƣợng của XN đƣợc thực thi đồng thời tăng cƣờng tính hiệu lực và hiệu quả của các mục tiêu chất lƣợng, quá trình xây dựng và triển khai thực hiện các mục tiêu đƣợc thực hiện theo quy trình Hình 4.2:
Hình 4.2. Quy trình xây dựng và triển khai mục tiêu
Từ quy trình trên có thể nhận thấy mục tiêu chất lƣợng Xí nghiệp đƣợc xác định hàng năm dựa vào nhiệm vụ từng giai đoạn và kết quả hoạt động thực tế. Và
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
dựa trên mục tiêu này các bộ phận sẽ xây dựng mục tiêu cho bộ phận mình và đƣa ra kế hoạch thực hiện hàng tháng/ quý của mỗi bộ phận.
Quá trình triển khai mục tiêu thực hiện phải tuân thủ theo chu trình Deming (Hình 4.2)
Hình 4.3. Chu trình Deming
(Nguồn: Quản lý chất lượng trong các tổ chức)
* P- Plan: lập kế hoạch và phƣơng hƣớng đạt đƣợc mục tiêu, bao gồm: - Xây dựng kế hoạch hành động: xác định các công việc cần thực hiện và nguồn lực để tiến hành nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã nêu
- Xác định các điểm kiểm soát: xác định vị trí, cách thực hiện, tần số kiểm tra để đảm bảo kiểm soát đƣợc quá trình với chi phí hiệu quả nhất.
* D-Do: thực hiện theo kế hoạch đã lập:
- Đào tạo - huấn luyện: giúp cho các thành viên có đủ nhận thức, khả năng tự đảm đƣơng công việc của mình.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
* C-Check: Kiểm tra kết quả thực hiện để phát hiện những sai lệch trong quá trình thực hiện để có thể điều chỉnh kịp thời và ngăn ngừa sự sai lệch đó.
* A-Action: hành động sửa chữa và loại bỏ các nguyên nhân gây ra sai lệch. Ngoài việc tuân thủ quy trình trên XN cần xem xét đến việc xây dựng chính sách khen thƣởng, chế tài gắn liền với việc thực hiện mục tiêu chất lƣợng hàng năm: - Một trong những lý do dẫn đến không đạt mục tiêu chất lƣợng đƣa ra, đó là thiếu biện pháp thúc đẩy, động viên, chế tài. Nhƣ hiện nay, dù đạt mục tiêu hay không đạt mục tiêu thì chuyên viên các phòng ban vẫn đƣợc hƣởng đủ lƣơng, sẽ không tạo đƣợc động lực, sự cố gắng để đạt mục tiêu đề ra.
- Vì vậy XN cần bổ sung chỉ tiêu hoàn thành mục tiêu chất lƣợng nói riêng và hoàn thành công việc vào hệ thống các chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc hàng tháng để xác định hệ số hoàn thành công việc cho từng nhân viên. Ngoài ra, XN cần đƣa ra một chính sách khen thƣởng theo định kỳ. Hàng năm, XN sẽ đƣa ra một quỹ thƣởng cho từng bộ phận. Tỉ lệ đạt mục tiêu chất lƣợng hệ số hoàn thành công việc nhƣ thế nào thì các bộ phận sẽ nhận đƣợc mức thƣởng với tỉ lệ tƣơng đƣơng. Nhƣ vậy sẽ tạo đƣợc động lực thúc đẩy mọi thành viên cố gắng hoàn thành nhiệm vụ, cũng nhƣ sự gắn kết giữa các thành viên để hoàn thành mục tiêu của bộ phận đồng thời tạo ra sự thách thức cho thành viên trong việc tìm ra các giải pháp, biện pháp phù hợp để đạt mục tiêu.