1
4.1.Định hƣớng chung cho việc hoàn thiện quá trình quản lý của Xí nghiệp Xăng
4.1. Định hƣớng chung cho việc hoàn thiện quá trình quản lý của Xí nghiệp Xăng dầu Quảng Ninh Xăng dầu Quảng Ninh
Hình 4.1. Slogan biểu tượng tầm nhìn của Petrolimex 4.1.1. Tầm nhìn của Petrolimex
Petrolimex cam kết không ngừng nỗ lực để tiến xa hơn trên con đƣờng phát triển và đƣa cuộc sống của ngƣời Việt Nam cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên Petrolimex đến một tầm cao mới trong tƣơng lai mà tất cả mọi ngƣời đều mong muốn - Đó là văn hóa Petrolimex, văn hóa "Để tiến xa hơn", đồng thời là tài sản thƣơng hiệu Petrolimex mà tất cả chúng ta cùng có trách nhiệm bảo vệ và phát triển. Bộ quy tắc ứng xử là những quy tắc quan trọng mà tất cả chúng ta nên biết và gắn kết để thể hiện văn hóa Petrolimex - văn hóa "Để tiến xa hơn" nhằm nêu cao giá trị thƣơng hiệu của chúng ta tại Việt Nam và thế giới.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Trên cơ sở mục tiêu phát triển của Công ty Xăng dầu B12 - Tập đoàn xăng dầu Việt Nam, các tác động của môi trƣờng vĩ mô và vi mô đối với doanh nghiệp; Xí nghiệp Xăng dầu Quảng Ninh đã thiết lập định hƣớng phát triển cho mình trong thời gian tiếp theo nhƣ:
Phƣơng châm “Chất lượng - Uy tín - Thương hiệu - Phát triển”
Mục tiêu chiến lƣợc là “Giữ vững vị trí hàng đầu về kinh doanh xăng dầu, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, mang lại một môi trường xanh, sạch, đẹp cho người lao động và dân cư trên địa bàn hoạt động của Xí nghiệp”.
Định hƣớng hoạt động của Xí nghiệp vận hành theo 6 chƣơng trình:
(1). Phát triển kinh doanh với nhịp độ tăng trƣởng hàng năm (4-5%/năm), nâng cao tỉ trọng bán lẻ trực tiếp và giữ vững thị phần xăng dầu tại địa bàn tỉnh Quảng Ninh luôn chiếm từ 60% trở lên.
(2). Đẩy mạnh đầu tƣ xây dựng, nâng cấp mở rộng và phát triển mạng lƣới cửa hàng tại các trục đƣờng chính và các cụm dân cƣ, đô thị có lợi thế thƣơng mại theo hƣớng: quy mô lớn, công nghệ hiện đại tiên tiến, văn minh; ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và điều hành doanh nghiệp.
(3). Đổi mới và nâng cao chất lƣợng bộ máy quản lý điều hành doanh nghiệp có đủ khả năng thích ứng với sự biến động phức tạp của nền kinh tế thị trƣờng. Tăng cƣờng cũng cố và hoàn thiện các cơ chế quản lý nội bộ chặt chẽ đăm bảo an toàn, hiệu quả cao trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
(4). Chú trọng nhân tố con ngƣời, trƣớc hết là đội cán bộ quản lý điều hành. Mạnh dạn đổi mới lực lƣợng, đầu tƣ thỏa đáng cho công tác đào tạo và bồi dƣỡng nguồn nhân lực gắn với bố trí sử dụng hợp lý các chức danh công việc trong đơn vị.
(5). Xây dựng và tôn tạo văn hóa doanh nghiệp theo xu hƣớng tiến bộ và văn minh, hoàn thiện hình mẫu ngƣời lao động Petrolimex: “Trách nhiệm - Tri thức - Văn minh”. Tạo lập môi trƣờng hợp tác lành mạnh, khích lệ và tạo điều kiện cho ngƣời lao động phát huy khả năng sáng tạo và gắn bó với doanh nghiệp.
(6). Chú trọng công tác an toàn trên mọi lĩnh vực: PCCC, môi trƣờng, tài chính.
4.1.3. Mục tiêu cụ thể của Xí nghiệp Xăng dầu Quảng Ninh
Triển khai kinh doanh theo cơ chế thị trƣờng, đòi hỏi XN phải phân tích kỹ khách hàng, có đối sách thích ứng từng vùng thị trƣờng, từng kênh bán hàng nhằm
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
phản ánh xác thực mức độ cạnh tranh. Tổ chức tìm hiểu và nghiên cứu, phát triển thị trƣờng để: Củng cố thị trƣờng mục tiêu, nhằm tăng thị phần trên thị trƣờng mục tiêu; Tập trung đẩy mạnh sản lƣợng bán lẻ trực tiếp theo hƣớng:
- Nâng cao năng suất lao động của hệ thống cửa hàng hiện tại (bằng các giải pháp cải tạo, mở rộng, đầu tƣ nâng cấp, nâng cao chất lƣợng dịch vụ..);
- Tiếp tục phát triển mạng lƣới cửa hàng (đầu tƣ mới, mua lại các Cửa hàng xăng dầu từ các đối tác khác, hợp tác đầu tƣ,…) xây dựng hệ thống cửa hàng bán lẻ xăng dầu Petrolimex hiện đại, đảm bảo uy tín và chất lƣợng;
Tăng cƣờng công tác bán hàng, rà soát và thực hiện tiết giảm chi phí để tăng cƣờng năng lực cạnh tranh trong cơ chế thị trƣờng; phấn đấu lợi nhuận bình quân hàng năm đạt 30 tỷ đồng;
Bố trí sử dụng hợp lý nguồn nhân lực, tổ chức sắp xếp lại bộ máy tại các Cửa hàng trực thuộc; Tiếp tục thực hiện chủ trƣơng tạm dừng tiếp nhận lao động trực tiếp để cơ cấu lại lao động hiện có; từng bƣớc chuyển đổi việc trả lƣơng theo cơ chế thị trƣờng, thu hút nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao.
Đảm bảo đời sống thu nhập của ngƣời lao động đƣợc cải thiện và đảm bảo an toàn tuyệt đối về mọi mặt trong đơn vị
* Định hƣớng phát triển hệ thống quản lý chất lƣợng của Xí Nghiệp
Nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ chung của XN và thực thi những cam kết về chất lƣợng với khách hàng, Ban lãnh đạo đã xác định phát triển và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008 theo hƣớng tin học hóa hệ thống quản lý:
- Ứng dụng sâu rộng hệ thống Công nghệ thông tin vào công tác quản lý, áp dụng triệt để các phân hệ của hệ thống ERP (SAP - ERP, EGAS).
- Duy trì và nâng cao chất lƣợng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008: triển khai áp dụng quản lý mục tiêu cho từng phòng ban, cửa hàng, hoàn thiện quy chế tài chính, định mức chi phí cho từng hoạt động nhằm hƣớng tới tối ƣu hóa các chi phí chất lƣợng.
Trƣớc thực tiễn áp dụng các hệ thống quản lý chất lƣợng, có thể thấy điều quan trọng là các công ty, tổ chức áp dụng phải nhận thức và thực sự phát huy đƣợc hiệu quả của hệ thống này. Làm đƣợc việc đó XN cần sự cam kết hết lòng của lãnh
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
đạo; có các hình thức khuyến khích mọi thành viên tham gia xây dựng, không ngừng cải tiến, cập nhật hệ thống. Đồng thời, cần chú trọng đào tạo nhân viên, tạo môi trƣờng chia sẻ tri thức. Điều cốt lõi là xây dựng một hệ thống linh hoạt, năng động, có cơ chế mở để các thành viên dễ dàng đóng góp ý tƣởng sáng tạo. Chỉ khi đó, hệ thống chất lƣợng mới không là gánh nặng mà thực sự trở thành nền tảng vững chắc cho sự phát triển của tổ chức.
Để hoàn thiện quá trình quản lý của XN cần thực hiện nhƣ sau: - Tập trung tốt hơn vào khách hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nâng cao vị thế cạnh tranh thông qua chất lƣợng và dịch vụ
- Có đƣợc hiểu biết sâu sắc bằng cách phát hiện ra những sai sót phát sinh trong quá trình kinh doanh, từ đó đƣa ra các biện pháp cải thiện phòng ngừa và loại bỏ các sai sót.
Quản lý một quy trình bắt đầu với sự hiểu biết rất chi tiết quy trình này vận hành nhƣ thế nào. Điều này có thể yêu cầu cấu trúc XN để hoàn thiện quy trình - bổ nhiệm các cửa hàng trƣởng, đầu tƣ vào đào tạo, và chạy các chƣơng trình thí điểm đối với các quy trình quan trọng. Cách đơn giản để hiểu một quy trình là vẽ lại bản đồ quy trình để thấy những gì diễn ra trong quy trình. Khi nhân viên đã hiểu quy trình vận hành nhƣ thế nào, bƣớc tiếp theo là làm cho nó có hiệu suất. Điều này thƣờng đòi hỏi sự chú trọng giảm các sai sót và khiếm khuyết xảy ra trong quy trình. Ngoài ra, loại bỏ các rào cản trong quy trình là một cách trao quyền cho các cửa hàng trƣởng và cải tiến quy trình rất phổ biến.
Tóm lại, thay vì buộc con ngƣời phải phù hợp với quy trình, hãy cố gắng thiết kế lại quy trình cho phù hợp với điều kiện của con ngƣời để kiểm soát đƣợc sự biến động trong quy trình và đảm bảo đƣợc chất lƣợng.
4.2. Các giải pháp hoàn thiện quá trình quản lý của Xí nghiệp Xăng dầu Quảng Ninh
Trên cơ sở phân tích nguyên nhân của những tồn tại trong hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008 tại XN trong thời gian qua và định hƣớng phát hệ thống quản lý chất lƣợng của XN trong thời gian tới, tác giả đề nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008 tại XN nhƣ sau:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Nhằm đảm bảo các cam kết trong chính sách chất lƣợng của XN đƣợc thực thi đồng thời tăng cƣờng tính hiệu lực và hiệu quả của các mục tiêu chất lƣợng, quá trình xây dựng và triển khai thực hiện các mục tiêu đƣợc thực hiện theo quy trình Hình 4.2:
Hình 4.2. Quy trình xây dựng và triển khai mục tiêu
Từ quy trình trên có thể nhận thấy mục tiêu chất lƣợng Xí nghiệp đƣợc xác định hàng năm dựa vào nhiệm vụ từng giai đoạn và kết quả hoạt động thực tế. Và
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
dựa trên mục tiêu này các bộ phận sẽ xây dựng mục tiêu cho bộ phận mình và đƣa ra kế hoạch thực hiện hàng tháng/ quý của mỗi bộ phận.
Quá trình triển khai mục tiêu thực hiện phải tuân thủ theo chu trình Deming (Hình 4.2)
Hình 4.3. Chu trình Deming
(Nguồn: Quản lý chất lượng trong các tổ chức)
* P- Plan: lập kế hoạch và phƣơng hƣớng đạt đƣợc mục tiêu, bao gồm: - Xây dựng kế hoạch hành động: xác định các công việc cần thực hiện và nguồn lực để tiến hành nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã nêu
- Xác định các điểm kiểm soát: xác định vị trí, cách thực hiện, tần số kiểm tra để đảm bảo kiểm soát đƣợc quá trình với chi phí hiệu quả nhất.
* D-Do: thực hiện theo kế hoạch đã lập:
- Đào tạo - huấn luyện: giúp cho các thành viên có đủ nhận thức, khả năng tự đảm đƣơng công việc của mình.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
* C-Check: Kiểm tra kết quả thực hiện để phát hiện những sai lệch trong quá trình thực hiện để có thể điều chỉnh kịp thời và ngăn ngừa sự sai lệch đó.
* A-Action: hành động sửa chữa và loại bỏ các nguyên nhân gây ra sai lệch. Ngoài việc tuân thủ quy trình trên XN cần xem xét đến việc xây dựng chính sách khen thƣởng, chế tài gắn liền với việc thực hiện mục tiêu chất lƣợng hàng năm: - Một trong những lý do dẫn đến không đạt mục tiêu chất lƣợng đƣa ra, đó là thiếu biện pháp thúc đẩy, động viên, chế tài. Nhƣ hiện nay, dù đạt mục tiêu hay không đạt mục tiêu thì chuyên viên các phòng ban vẫn đƣợc hƣởng đủ lƣơng, sẽ không tạo đƣợc động lực, sự cố gắng để đạt mục tiêu đề ra.
- Vì vậy XN cần bổ sung chỉ tiêu hoàn thành mục tiêu chất lƣợng nói riêng và hoàn thành công việc vào hệ thống các chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc hàng tháng để xác định hệ số hoàn thành công việc cho từng nhân viên. Ngoài ra, XN cần đƣa ra một chính sách khen thƣởng theo định kỳ. Hàng năm, XN sẽ đƣa ra một quỹ thƣởng cho từng bộ phận. Tỉ lệ đạt mục tiêu chất lƣợng hệ số hoàn thành công việc nhƣ thế nào thì các bộ phận sẽ nhận đƣợc mức thƣởng với tỉ lệ tƣơng đƣơng. Nhƣ vậy sẽ tạo đƣợc động lực thúc đẩy mọi thành viên cố gắng hoàn thành nhiệm vụ, cũng nhƣ sự gắn kết giữa các thành viên để hoàn thành mục tiêu của bộ phận đồng thời tạo ra sự thách thức cho thành viên trong việc tìm ra các giải pháp, biện pháp phù hợp để đạt mục tiêu.
4.2.2. Hoàn thiện quá trình quản lý hệ thống tài liệu
Hệ thống tài liệu là tấm gƣơng của hệ thống quản lý chất lƣợng, nhằm thông báo các ý định và tạo ra sự nhất quán trong hành động. Số lƣợng tài liệu phụ thuộc vào quy mô, loại hình tổ chức, sự phức tạp và tƣơng tác các quá trình, sự phức tạp của quá trình tạo sản phẩm, năng lực của nhân viên,…Hệ thống tài liệu là cơ sở cho đảm bảo và cải tiến chất lƣợng. Do vậy, nội dung tài liệu phải phù hợp với hoạt động thực tế và tuân thủ nguyên tắc “Viết ra những gì đang làm”
Để giải quyết triệt để những tồn tại trong hệ thống tài liệu, Bộ phận xây dựng quy trình quản lý phải đảm bảo nguyên tắc sau trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
- Trƣởng các bộ phận, các Cửa hàng trƣởng phải xem xét, hoàn thiện các tài liệu liên quan đến hoạt động của đơn vị.
- Tất cả các tài liệu sau khi ban hành phải đƣợc triển khai áp dụng vào hoạt động thực tế để đánh giá tính phù hợp và hiệu quả.
- Các thành viên tham gia vào quá trình soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn và hoạt động của XN (ví dụ nhƣ Quy chế quản lý cửa hàng…). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đề xuất một số nội dung để hoàn thiện hệ thống tài liệu sau * Về nội dung:
- Rà soát và điều chỉnh một số quy trình để tránh trùng lắp về nội dung hoặc không cần thiết: Quy định an toàn vệ sinh lao động và Quy trình sức khỏe và an toàn; quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng; các quy trình kế toán tài chính.
- Cùng với sự hoàn thiện về cơ cấu tổ chức và nhằm nâng cao vai trò quản lý cửa hàng xăng dầu. Ngoài ra, nên tách cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, mô tả công việc ra khỏi sổ tay chất lƣợng và lập thành một quy định riêng để dễ dàng tra cứu và điều chỉnh.
- Nên gộp chung các hƣớng dẫn kiểm tra công việc (thực chất là các biểu mẫu kiểm tra và ghi nhận kết quả thực hiện công việc) và hƣớng dẫn thực hiện công việc để tăng tính logic cho tài liệu.
- Cần bổ sung nội dung về trách nhiệm thu thập, phân tích và kiểm soát thông tin, các chỉ tiêu kiểm soát hiệu quả công việc vào hệ thống tài liệu.
- Bổ sung lƣu đồ quy trình bán hàng tại cửa hàng (phụ lục V). * Về công tác cập nhật và quản lý:
- Xây dựng đội ngũ nhân viên phụ trách chất lƣợng trong từng phòng ban, cửa hàng để cập nhật, quản lý tài liệu và kiểm soát tình hình áp dụng.
- Phòng Tổ chức hành chính cần lập kế hoạch để hỗ trợ và giám sát tình hình áp dụng tài liệu ở từng đơn vị đặc biệt là khối cửa hàng.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
* Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình thực tế và định hƣớng phát triển của XN:
- Hoàn thiện mô tả công việc cho từng chức danh tại cửa hàng dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, cửa hàng xăng dầu và các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc dựa trên các mục tiêu của đơn vị (Phụ lục IV).
- Thông qua cơ cấu tổ chức, xác định trách nhiệm về thu thập, xử lý và quản lý thông tin trong nội bộ, nhằm đảm bảo tính thông suốt, hiệu quả và bảo mật.
* Tổ chức các hoạt động đánh giá hiệu quả công việc, làm cơ sở cho các hoạt động đào tạo, tuyển dụng, khen thƣởng, kỷ luật.