2.2.2.1. Đối tƣợng khảo sát
Với sứ mạng là nơi tập trung giảng viên, sinh viên tài năng, đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, tạo ra những cơng trình nghiên cứu khoa học quan trọng; là nơi đi đầu trong đổi mới, đóng góp quan trọng trong cơng cuộc phát triển đất nước, thúc đẩy tiến bộ xã hội, các ĐVSN thuộc ĐHQG-HCM hoạt động trong lĩnh vực GDĐH là những đơn vị chính, cùng với những đơn vị khác đang ngày càng góp phần đưa ĐHQG-HCM trở thành hệ thống đại học hàng đầu châu Á, là nơi hội tụ của khoa học, cơng nghệ, văn hóa và tri thức Việt Nam. Đó cũng là lý do tác giả chọn các ĐVSN hoạt
động trong lĩnh vực GDĐH thuộc ĐHQG-HCM làm đối tượng khảo sát để hoàn thành mục tiêu nghiên cứu của đề tài là thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại các ĐVSN GDĐH thuộc ĐHQG-HCM.
Có 09 ĐVSN hoạt động trong lĩnh vực GDĐH thuộc ĐHQG-HCM, trong đó có: - 06 đơn vị thành viên:
o Trường Đại học Bách khoa
o Trường Đại học Khoa học tự nhiên
o Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
o Trường Đại học Quốc tế
o Trường Đại học Công nghệ thông tin
o Trường Đại học Kinh tế – Luật
- 03 đơn vị trực thuộc:
o Khoa Y
o Viện Đào tạo Quốc tế
o Trung tâm Đại học Pháp
2.2.2.2. Nội dung khảo sát
Nội dung khảo sát của đề tài là một danh sách những câu hỏi gồm hai phần: Phần 1 bao gồm 05 câu hỏi liên quan đến thông tin chung về cá nhân và đơn vị được khảo sát, Phần 2 bao gồm 57 câu hỏi, trong đó có 44 câu hỏi liên quan trực tiếp và 13 câu hỏi liên quan gián tiếp đến nội dung đề tài. Phiếu khảo sát được đính kèm trong phần Phụ lục 2 của luận văn.
Liên quan đến thông tin chung về cá nhân và đơn vị được khảo sát, tác giả muốn tìm hiểu thơng tin về loại hình đơn vị, số lượng phịng ban quản lý và số lượng nhân viên tương ứng hiện có, số lượng giảng viên và số lượng sinh viên bình quân mỗi năm tại đơn vị. Các nội dung này được thể hiện lần lượt trong 05 câu hỏi tại phần 1 của bảng khảo sát.
Trong 44 câu hỏi liên quan trực tiếp đến đề tài nghiên cứu, tác giả chia ra thành 07 mục (từ Mục 1 đến Mục 7), cuối mỗi mục đều là câu hỏi về ý kiến khác của cá nhân được khảo sát nhằm góp ý thêm về nội dung chính của mục đó. Nội dung tìm hiểu của 07 mục như sau:
- Mục 1 – Tổ chức vận dụng chứng từ kế tốn: bao gồm 08 câu hỏi tìm hiểu về việc
tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại đơn vị, từ việc áp dụng các biểu mẫu chứng từ kế toán theo quy định, đến những việc lập chứng từ kế toán, mở sổ đăng ký mẫu chữ ký, sử dụng chứng từ điện tử, dịch chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngồi, sử dụng hóa đơn và biên lai thu tiền.
- Mục 2 – Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: cũng bao gồm 08 câu hỏi
về việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn, đó là việc thỏa mãn 3 mục tiêu đặt ra cho hệ thống tài khoản kế toán theo Mục I Phần thứ hai Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, về danh mục hệ thống tài khoản, việc xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán áp dụng chung cho kế toán doanh nghiệp và kế toán HCSN, và khó khăn trong vấn đề hạch tốn.
- Mục 3 – Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán: bao gồm 09 câu hỏi về việc tổ chức
vận dụng chế độ sổ kế tốn, tìm hiểu về việc sử dụng các mẫu sổ kế toán theo quy định, việc bàn giao khi thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ kế toán, tuân thủ quy định mở sổ kế tốn, hình thức kế tốn đơn vị đang áp dụng và hình thức kế tốn nào phục vụ tốt cho công tác quản lý.
- Mục 4 – Tổ chức lập và nộp BCTC: bao gồm 05 câu hỏi về việc tổ chức lập và
nộp BCTC, hỏi về thời hạn nộp BCTC và báo cáo quyết toán ngân sách, mẫu BCTC, và việc đưa thêm mẫu Báo cáo lưu chuyển tiền tệ vào hệ thống mẫu BCTC áp dụng tại các ĐVHCSN.
- Mục 5 – Tổ chức bộ máy kế toán: bao gồm 05 câu hỏi về việc tổ chức bộ máy kế
được công việc của bộ phận kế tốn, và việc phân cơng cơng việc phù hợp với năng lực từng cá nhân của bộ phận kế toán.
- Mục 6 – Tổ chức trang bị các điều kiện vật chất kỹ thuật: bao gồm 03 câu hỏi về
việc tổ chức trang bị các điều kiện vật chất kỹ thuật, hỏi về cơng tác trang bị máy móc, thiết bị cần thiết cũng như việc hỗ trợ nơi lưu trữ và bảo quản tài liệu, chứng từ kế toán của đơn vị.
- Mục 7 – Tổ chức kiểm tra kế toán: bao gồm 06 câu hỏi về việc tổ chức kiểm tra
kế tốn, tìm hiểu về việc có thành lập bộ phận kiểm sốt nội bộ hay kiểm tốn nội bộ khơng, việc tự tổ chức kiểm tra kế toán, việc được kiểm tra kế toán của đơn vị dự toán cấp trên, của các cơ quan nhà nước và hiệu quả của việc kiểm tra đó.
Trong 13 câu hỏi liên quan gián tiếp đến đề tài nghiên cứu, tác giả chia ra thành 03 mục (từ Mục 8 đến Mục 10), cuối mỗi mục vẫn là câu hỏi về ý kiến khác của cá nhân được khảo sát nhằm góp ý thêm về nội dung chính của mục đó. Nội dung tìm hiểu của 03 mục này như sau:
- Mục 8 – Ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn: bao gồm 04 câu hỏi
về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn, tìm hiểu về việc thực hiện cơng tác kế tốn tại đơn vị bằng thủ cơng hay máy vi tính, việc sử dụng phần mềm, và việc có nên quy định tất cả các đơn vị đều áp dụng hình thức kế tốn máy vi tính không.
- Mục 9 – Một số vấn đề khác: bao gồm 08 câu hỏi liên quan chung đến cơng tác
kế tốn, hỏi về việc đáp ứng của các văn bản pháp quy hiện tại cũng như việc cập nhật chúng, về chuẩn mực kế tốn cơng, về mục lục ngân sách và về Luật Giáo dục đại học.
- Mục 10 – Ý kiến gì thêm cho đề tài cũng như bảng câu hỏi của cá nhân được khảo sát: tác giả muốn tham khảo thêm ý kiến của các nhân được khảo sát, vì cũng đang làm cơng tác kế tốn tại các đơn vị được khảo sát nên có thể sẽ đưa ra được những ý kiến hay, mở rộng và bổ sung thêm cho bảng câu hỏi cũng như đề tài của tác giả, giúp tác giả hoàn thiện hơn nội dung đề tài nghiên cứu của mình.
2.2.2.3. Phƣơng pháp khảo sát
Trên cơ sở đã chuẩn bị sẵn phiếu khảo sát với những nội dung như đã liệt kê ở Mục 2.2.2.2., tác giả gửi phiếu khảo sát đến bộ phận kế toán của 09 ĐVSN thuộc ĐHQG-HCM hoạt động trong lĩnh vực GDĐH như đã nêu ở Mục 2.2.2.1. (mỗi đơn vị một người).
Thông qua kết quả thu thập được, tác giả tiến hành tổng hợp ý kiến trả lời của các đơn vị được khảo sát bằng cách thông kê tổng số đơn vị trả lời cho từng câu hỏi và tính tỷ lệ phần trăm các đơn vị tham gia trả lời với sự hỗ trợ của phần mềm Microsoft Excel.
Tác giả phân tích các số liệu tổng hợp theo trình tự các nội dung đã được phân loại trong phiếu khảo sát đã nêu ở Mục 2.2.2.2., từ đó đánh giá thực trạng, ý kiến và quan điểm của các ĐVSN thuộc ĐHQG-HCM hoạt động trong lĩnh vực GDĐH về nội dung tổ chức cơng tác kế tốn như mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
2.2.2.4. Kết quả khảo sát
Sau khi gửi phiếu khảo sát đến bộ phận kế toán của 09 ĐVSN GDĐH thuộc ĐHQG-HCM (gửi đến 08 trưởng/ phó bộ phận kế tốn và 01 chun viên bộ phận kế toán), tác giả thu thập được đủ 09 phiếu khảo sát của 09 đơn vị (gồm 07 trưởng/ phó bộ phận kế tốn và 02 chun viên bộ phận kế toán), chiếm tỷ lệ 100% tổng số phiếu khảo sát gửi đi. Vì số phiếu thu thập được chiếm tỷ lệ đến 100%, lại chủ yếu do trưởng/ phó bộ phận kế tốn của các đơn vị thực hiện (chiếm 77,8%) nên tác giả tin rằng kết quả có độ tin cậy khá cao.
2.2.2.4.1. Kết quả về thông tin chung của đơn vị
Biểu đồ 2.1: Loại hình của các đơn vị được khảo sát
Mặc dù khơng có ĐVSN do NSNN bảo đảm tồn bộ chi phí hoạt động, đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động chiếm tới 66,7% trong tổng số các đơn vị được khảo sát, cho thấy hiện nay mặc dù Nhà nước khuyến khích thực hiện đổi mới cơ chế tài chính đối với nhóm các ĐVSNCL cung cấp các dịch vụ sự nghiệp cơng có khả năng xã hội hóa cao theo hướng giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm đồng bộ theo Nghị quyết số 40/NQ-CP ngày 09/8/2012 ban hành Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Thơng báo kết luận của Bộ Chính trị về Đề án “Đổi mới cơ chế hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập, đẩy mạnh xã hội hóa một số loại hình dịch vụ sự nghiệp cơng” của Chính phủ, các ĐVSN GDĐH thuộc ĐHQG-HCM vẫn còn phụ thuộc vào NSNN khá nhiều.
Kết quả cũng cho thấy số lượng phòng ban quản lý cũng như số lượng nhân viên tại các phòng ban quản lý của các đơn vị, và số lượng giảng viên phù hợp với quy mơ sinh viên, học viên bình qn mỗi năm mà các đơn vị GDĐH (chỉ có 01 đơn vị có số lượng nhân viên tại các phịng ban quản lý khơng tương thích với quy mơ sinh viên của đơn vị đó), chứng tỏ các đơn vị thành cơng trong việc quản lý về nguồn lực lao động.
2.2.2.4.2. Kết quả về tổ chức cơng tác kế tốn
33.3%
66.7%
BIỂU ĐỒ CÁC ĐVSN ĐƢỢC KHẢO SÁT
Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động
Các đơn vị hiện đang áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, gồm 04 chỉ tiêu: chỉ tiêu tiền lương, chỉ tiêu vật tư, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu TSCĐ và các chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác. Tại Khoản 7 Mục I Phần thứ nhất của Quyết định này có quy định rõ “Tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong chế độ kế tốn này. Trong q trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.”. Tuy nhiên theo kết quả khảo sát, có 44,4% các đơn vị điều chỉnh biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc cho phù hợp, cho thấy biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc theo quy định chưa thực sự phù hợp và đáp ứng được nhu cầu sử dụng của các đơn vị hiện nay.
Quy trình lập, ký, luân chuyển và kiểm tra chứng từ đều được các đơn vị thực hiện theo đúng nội dung được quy định trong Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC. Việc lập chứng từ kế tốn hầu hết là bằng máy vi tính hoặc vừa bằng máy vi tính vừa bằng tay (chỉ có 01 đơn vị khơng lập chứng từ kế tốn bằng máy vi tính), thể hiện khá rõ nét việc ứng dụng công nghệ thông tin vào mơi trường kế tốn, cũng như tăng tính thẩm mỹ cho chứng từ kế toán của các đơn vị.
Rủi ro của việc giả mạo chữ ký bộ phận kế toán và thủ trưởng đơn vị dẫn đến sai sót trong việc kiểm tra, kiểm soát kế toán cũng như tổn thất về tài sản còn tồn tại ở một số đơn vị, khi vẫn có 33,3% các đơn vị khơng mở sổ đăng ký mẫu chữ ký, và 11,1% các đơn vị có mở sổ đăng ký mẫu chữ ký nhưng khơng cập nhật khi thay đổi nhân sự bộ phận kế toán theo quy định.
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài hầu hết đều được các đơn vị thực hiện nghiêm theo quy định tại Khoản 6 Mục I Phần thứ nhất của Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC là dịch ra tiếng Việt (chỉ có 01 đơn vị có dịch nhưng khơng đầy đủ).
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán tại Mục II Phần thứ hai Quyết định 19/2006/QĐ-BTC được các đơn vị đánh giá là đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và kiểm soát; phản ánh
đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh; cũng như đáp ứng yêu cầu xử lý thơng tin bằng các phương tiện tính tốn thủ cơng (hoặc bằng máy vi tính…) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý nhà nước, do đó khơng cần bổ sung thêm tài khoản kế tốn vào hệ thống tài khoản kế toán hiện tại. Tuy nhiên hầu hết các đơn vị đều có bổ sung thêm các tài khoản chi tiết, chủ yếu tập trung ở các tài khoản doanh thu và chi phí (112, 331, 461, 511, 531, 611, 631, 643, 661) để phục vụ u cầu quản lý của đơn vị mình.
Có 44,4% các đơn vị cho rằng nên xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán áp dụng chung cho kế toán doanh nghiệp và kế toán HCSN. Và 88,9% các đơn vị đều gặp khó khăn trong vấn đề hạch toán đối với một số nghiệp vụ như hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái, hạch toán khấu hao TSCĐ đưa vào chi phí trong khi đã tính hao mòn hàng năm…
Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán
Các đơn vị sử dụng hầu như tồn bộ các mẫu sổ kế tốn trong danh mục sổ kế toán tại Mục III Phần thứ ba Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và Điều 13 Thông tư số 185/2010/TT-BTC và hầu hết đều có điều chỉnh cho phù hợp với đơn vị mình, nhưng 55,5% đơn vị cảm thấy có những mẫu sổ khơng cần thiết cho việc quản lý nhưng vẫn phải sử dụng. 100% các đơn vị đều cho rằng không cần thiết kế thêm mẫu sổ kế tốn mới.
Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế tốn đơn vị có tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới, tuy vậy vẫn cịn 02 đơn vị khơng lập biên bản bàn giao theo đúng quy định. Nếu căn cứ theo quy định tại Khoản 5.1 Mục III Phần thứ ba Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC thì sổ kế tốn của 77,8% các ĐVSN GDĐH thuộc ĐHQG-HCM đều không được coi là hợp pháp, vì các trang sổ của các đơn vị hoặc đánh số trang hoặc đóng dấu giáp lai chứ không được thực hiện cả hai công việc này.
Có 03 đơn vị đang áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung, 02 đơn vị áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái và 04 đơn vị áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ, và 100% các đơn vị đều cho rằng hình thức kế tốn mà đơn vị mình đang áp dụng là phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý tại đơn vị.
Tổ chức lập và nộp báo cáo tài chính
Hầu hết các đơn vị đều đánh giá thời hạn nộp BCTC quý, năm và báo cáo quyết toán ngân sách năm hiện nay là phù hợp (77,8% đơn vị).
Mẫu BCTC theo Mục II Phần thứ tư Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và Điều 14 Thông tư số 185/2010/TT-BTC được 07 đơn vị đánh giá là phục vụ tốt và rất tốt cho công tác quản lý tài chính, tuy nhiên cũng có đến 07 đơn vị sử dụng thêm mẫu báo cáo