3.2. Giải pháp
3.2.2.1. Về chuẩn mực kế tốn cơng
Hiện nay các đơn vị kế toán nhà nước Việt Nam đang áp dụng các cơ sở kế toán khác nhau. Đơn vị thu, chi ngân sách áp dụng cơ sở kế toán tiền mặt (cash basis) có điều chỉnh (đã theo dõi tạm ứng, nợ phải thu, nợ phải trả), ĐVHCSN áp dụng cơ sở kế tốn dồn tích (accrual basis) có điều chỉnh (đã hạch tốn đầy đủ nợ phải thu, nợ phải
trả, tính hao mịn của TSCĐ nhưng chưa tính vào chi phí hoạt động trong kỳ kế tốn). Cịn chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế phân định rõ ràng 02 cơ sở kế toán: kế toán trên cơ sở tiền mặt, kế tốn trên cơ sở dồn tích.
Do đó Bộ Tài chính cần sớm ban hành chuẩn mực kế tốn cơng trên cơ sở tham khảo chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế và phù hợp với thể chế chính trị, tính chất nhà nước, đặc điểm và yêu cầu quản lý kinh tế của Việt Nam nhằm đổi mới cách thức về quản lý kế tốn, tài chính và ngân sách trong lĩnh vực cơng theo cơ sở dồn tích để tạo lập một hệ thống thông tin thống nhất và phù hợp với xu hướng chung của các nước tiên tiến trên thế giới.
3.2.2.2. Về chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp
Chế độ kế tốn HCSN cần được xem xét và hồn thiện thêm ở các khía cạnh sau: - Chế độ chứng từ kế toán: điều chỉnh một số biểu mẫu bắt buộc chưa được phù hợp (ví dụ: mẫu Phiếu thu (mẫu số C30-BB) và mẫu Phiếu chi (mẫu số C31-BB) bỏ dòng “Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): …”, trong thực tế trước khi nhận tiền hoặc chi tiền, cả người nhận tiền lẫn người chi tiền đều đã kiểm tra số tiền bằng số và số tiền bằng chữ trên nội dung Phiếu thu và Phiếu chi trước khi ký nhận hay ký chi, và phải có trách nhiệm với chữ ký của mình, nên khơng cần u cầu phải viết lại số tiền bằng chữ lần nữa).
- Hệ thống tài khoản kế toán:
o Hiện tại đã có tài khoản “Chi phí trả trước” thì cũng cẩn bổ sung tài khoản “Doanh thu chưa thực hiện”. Các ĐVSN hiện nay hầu hết đều có phát sinh lãi tiền gửi ngân hàng, một số đơn vị cũng có đi vay vốn để phục vụ cho hoạt động tại đơn vị, và một số hoạt động tài chính khác, vì thế nên bổ sung thêm tài khoản “Doanh thu hoạt động tài chính”, và tương ứng là tài khoản “Chi phí tài chính”. Tác giả thiển nghĩ, hiện nay hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp của Việt Nam đã khá hồn thiện, vậy ta có thể kết hợp hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp và kế toán HCSN thành 01 hệ thống tài khoản thống nhất, bằng cách giữ nguyên hệ thống tài khoản kế toán doanh
nghiệp và bổ sung thêm một số tài khoản kế toán HCSN (như các tài khoản chi tiết về nguồn kinh phí…) là được, vì vốn dĩ bản chất các tài khoản là giống nhau, chỉ có cách đặt ký hiệu tài khoản là khác nhau;
o Việc áp dụng hạch toán hệ thống mục lục ngân sách tại các đơn vị hiện nay vẫn thực hiện theo cảm tính là chủ yếu (ví dụ: đối với khoản chi phí thuê sinh viên phát thư mời tuyển sinh chọn tiểu mục 6757 “Thuê lao động trong nước” hay tiểu mục 6607 “Quảng cáo” tùy thuộc vào chủ quan của kế tốn hạch tốn). Vì vậy tác giả kiến nghị Bộ Tài chính nên sớm ban hành hướng dẫn áp dụng hệ thống mục lục ngân sách để việc áp dụng mục lục ngân sách được thống nhất nhằm đáp ứng được yêu cầu phân tích số liệu phục vụ cho quản lý, điều hành NSNN.
- Chế độ sổ kế tốn: Nhìn chung chế độ sổ kế toán theo Quyết định số
19/2006/QĐ-BTC và Thơng tư số 185/2010/TT-BTC khá hồn thiện, tác giả chỉ kiến nghị về mẫu sổ Tài sản cố định (mẫu số S31-H). Mẫu sổ này cần bổ sung thêm cột số lượng. Sổ này mở cho từng loại TSCĐ, đến cuối kỳ khi đóng sổ, các đơn vị sẽ đóng chung sổ của tất cả các loại TSCĐ, sắp xếp theo thứ tự tại Phụ lục 1 Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý, tính hao mịn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp cơng lập và các tổ chức có sử dụng Ngân sách Nhà nước. Như vậy, sổ TSCĐ chỉ thể hiện số chi tiết và tổng cộng cho từng loại tài sản, không thể hiện được số tổng cộng nguyên giá, hao mòn trong năm cũng như lũy kế hao mịn đến khi chuyển sổ. Vì vậy, tác giả kiến nghị nên có thêm một trang sổ tổng hợp tất cả các loại TSCĐ để tiện cho việc theo dõi, quản lý cũng như phục vụ công tác kiểm tra được dễ dàng hơn.
- BCTC: Chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế quy định lập 06 BCTC trên cơ sở kế tốn dồn tích (trừ báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập trên cơ sở tiền) là phù hợp với chuẩn mực lập BCTC quốc tế. Chế độ kế toán HCSN về cơ bản đã thực hiện trên cơ sở dồn tích, trừ hạch tốn ghi nhận TSCĐ, nguồn kinh phí (thực hiện trên cơ sở tiền). 06 báo cáo và 04 phụ biểu được lập hàng năm chủ yếu phục vụ công tác quản lý và điều
hành NSNN nên đều được thực hiện trên cơ sở dồn tích có điều chỉnh, là chưa phù hợp với kế tốn quốc tế, cũng chưa phản ánh được tình hình tài chính cũng như hiệu quả hoạt động thật sự của các đơn vị. Bộ Tài chính cần thiết kế lại hệ thống BCTC và báo cáo quyết tốn, vừa phản ánh được tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị, vừa tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí NSNN, áp dụng phân định rõ ràng 02 cơ sở kế toán: kế toán trên cơ sở tiền mặt và kế tốn trên cơ sở dồn tích như chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế, như sau:
o Bảng cân đối tài khoản (mẫu số B01-H) thực chất là một phương pháp kiểm tra
của kế tốn. Bảng cân đối tài khoản khơng phản ánh tình hình tài chính, thực trạng, tài sản, nguồn vốn của đơn vị như Bảng cân đối kế toán. Do vậy người sử dụng thông tin không thấy được tài sản và nợ phải trả theo hai loại ngắn hạn và dài hạn cũng như cơ cấu tài sản, nguồn vốn (phân theo hai loại nợ phải trả và vốn chủ sở hữu) của đơn vị. Vai trò, mức độ cung cấp thông tin của Bảng cân đối tài khoản do đó khơng thể thay thế cho Bảng cân đối kế tốn. Vì vậy, Bộ Tài chính nên quy định mẫu Bảng cân đối kế toán bắt buộc phải lập tại các đơn vị.
o Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đã sử dụng (mẫu số
B02-H) và báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang (mẫu số B05-H) giữ nguyên.
o Chi tiết hơn nội dung của báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh (mẫu số B03-H) để từ đó đánh giá hiệu quả của từng hoạt động của đơn vị. Các nội dung được chi tiết như doanh thu theo từng mảng cơng việc, theo tính chất thường xuyên hay không thường xuyên của nghiệp vụ…
o Chi tiết hơn báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định (mẫu số B04-H): chi
tiết rõ TSCĐ nào hình thành từ nguồn NSNN cấp, TSCĐ nào hình thành từ nguồn thu của đơn vị…
o Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B06-H) ngồi phần quy định bắt buộc theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, kế tốn đơn vị có thể cơng bố thêm những nội dung quy định trong chuẩn mực kế toán Việt Nam áp dụng cho doanh nghiệp hiện nay.
o Bổ sung Báo cáo lưu chuyển tiền tệ để biết được tình hình tiền tệ của đơn vị,
đánh giá được những thay đổi trong tài sản thuần, cơ cấu tài chính, khả năng chuyển đổi của tài sản thành tiền, khả năng thanh toán và khả năng của doanh nghiệp trong việc tạo ra các luồng tiền trong quá trình hoạt động.
Như vậy theo đề xuất của tác giả, bộ BCTC và báo cáo quyết toán áp dụng cho các đơn vị cấp cơ sở gồm 07 biểu mẫu báo cáo và 04 phụ biểu, trong đó chỉ giữ nguyên các mẫu báo cáo số B02-H (bao gồm cả 04 phụ biểu của báo cáo này) và B05-H, các báo cáo B03-H, B04-H, B06-H cần điều chỉnh chi tiết hơn, thay đổi mẫu và tên của báo cáo số B01-H và bổ sung thêm mẫu báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
3.2.3. Giải pháp về bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán ở các ĐVSN GDĐH thuộc ĐHQG-HCM hiện nay còn đơn giản, việc phân công công việc và chi trả thu nhập chưa được xét theo năng lực của từng cá nhân, chưa có định hướng phát triển cũng như chưa gắn việc tổ chức nhân sự với đặc điểm của mơi trường GDĐH. Do đó việc tổ chức bộ máy kế tốn hiện nay cần có quy trình tuyển dụng nhân sự rõ ràng, công bằng và dựa trên năng lực thực sự của từng ứng viên. Quán triệt tuyệt đối việc tuyển dụng do quen biết hay do các mối quan hệ với lãnh đạo đơn vị, cán bộ quản lý hay nhân viên trong đơn vị. Nhân sự bộ phận kế tốn cần có những hiểu biết nhất định về đạo đức nghề nghiệp kế toán và đáp ứng u cầu về trình độ chun mơn nghiệp vụ. Bên cạnh đó, khả năng ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn cũng là yếu tố quan trọng để xem xét.
Nhà nước khuyến khích các ĐVSN thực hiện tinh giản biên chế, tăng thu nhập cho người lao động trên cơ sở hoàn thành nhiệm vụ được giao, sau khi thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với NSNN. Việc chi trả thu nhập cho người lao động thực hiện theo nguyên tắc: người nào có hiệu suất cơng tác cao, đóng góp nhiều cho việc tăng thu, tiết
kiệm chi sẽ được trả nhiều hơn. Bên cạnh đó, việc chi trả thu nhập cho người lao động cũng nên xét tới yếu tố trách nhiệm do tính chất cơng việc của họ. Ngồi các vị trí quản lý, lãnh đạo, trách nhiệm của bộ phận kế toán thường cao hơn trách nhiệm các bộ phận, phịng ban khác vì họ phải giải trình về tài chính, hoạt động kế tốn của đơn vị trước các cơ quan quản lý nhà nước nên các đơn vị cần xét đến khía cạnh này khi xây dựng chính sách chi trả thu nhập cho người lao động.
Các đơn vị nên tạo điều kiện cả về thời gian lẫn kinh phí cho nhân sự bộ phận kế toán thường xuyên tham gia các khóa học, các lớp tập huấn về thuế (khai báo thuế giá trị gia tăng, cách tính thuế thu nhập cá nhân, phân biệt và áp dụng đúng các mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp…), nghiệp vụ kế tốn (quy trình đấu thầu TSCĐ, cách tính hao mịn, khấu hao, theo dõi và hạch tốn TSCĐ, nghiệp vụ xử lý chênh lệch tỷ giá hối đối…), và một số hỗ trợ có liên quan khác (mua các tài liệu về thuế, kế toán, bảo hiểm, tham gia các lớp nâng cao kỹ năng mềm…) nhằm mở rộng hiểu biết, nâng cao trình độ và năng lực của nhân sự kế toán, giúp họ trau dồi kiến thức, ngày càng thực hiện công tác chuyên môn vững hơn, làm đúng và làm tốt chức năng, vai trị của người kế tốn, theo quan điểm kế toán, đồng thời hiểu rõ quan điểm của thuế và nguyên nhân chênh lệch thuế để giải trình khi có u cầu.
3.2.4. Giải pháp về công nghệ thông tin
Trong xu thế hiện nay hầu như tất cả mọi hoạt động trong các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau đều chịu sự tác động của việc ứng dụng công nghệ thông tin. Việc ứng dụng công nghệ đã làm thay đổi mọi mặt trong việc quản lý, hoạt động của các tổ chức khác nhau. Đơn vị nào có tầm nhìn, chiến lược đúng đắn, xem việc ứng dụng công nghệ vừa là yêu cầu, vừa là mục tiêu cho quá trình phát triển thì đơn vị đó sẽ có nhiều lợi thế hơn so với các đơn vị khác. Và trong hệ thống kế toán hiện nay ở các ĐVSN GDĐH thuộc ĐHQG-HCM, việc ứng dụng công nghệ cũng được xem như mục tiêu chiến lược phát triển của hệ thống thơng tin kế tốn.
Trong khi chờ đợi phần mềm kế toán được viết riêng nhằm đáp ứng cho nhu cầu sử dụng và quản lý của đơn vị, nhân viên kế toán tiếp tục sử dụng phần mềm kế tốn viết sẵn, cần ln tiến hành xem xét, đánh giá quá trình sử dụng phần mềm, phản ánh với đơn vị cung cấp phần mềm để có thể khắc phục các hạn chế và cải thiện phần mềm tốt hơn, qua đó cung cấp ngày càng nhiều thơng tin hữu ích cho ban lãnh đạo.
Song song với việc sử dụng phần mềm kế toán là việc ứng dụng phần mềm Microsoft Excel có hiệu quả hơn, bằng cách mở rộng phát triển thêm các chức năng hiện có của Excel trong việc thu thập và xử lý số liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Đơn vị có thể hỗ trợ cho nhân viên kế tốn tham gia các khóa học Excel – Kế tốn nhằm bồi dưỡng thêm kiến thức về ứng dụng Excel cũng như nâng cao kỹ năng ứng dụng Excel vào cơng tác kế tốn tại đơn vị.
Nếu trong tương lai các đơn vị có định hướng ứng dụng công nghệ thông tin ở mức độ cao hơn thì nên vận dụng Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp tổng thể (ERP – Enterprise Resource Planning) vào đơn vị. Mặc dù ERP được ứng dụng và thành công nhiều trong lĩnh vực doanh nghiệp, nhưng nếu xây dựng ERP phù hợp và linh hoạt trong các ĐVHCSN sẽ giúp cho thông tin kế tốn và thơng tin tồn bộ các phịng ban khác được xuyên suốt, thống nhất, ban lãnh đạo cũng dễ quản lý thông tin của đơn vị hơn rất nhiều. KBNN là ĐVHCSN tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ ERP vào quản lý, và đã công bố triển khai thành công giải pháp phần mềm Hệ thống quản lý tài chính – kế toán nội bộ cho gần 800 đơn vị thuộc KBNN vào ngày 26/4/2012.
Việc nhanh chóng hồn thiện Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản nhà nước theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước là hết sức quan trọng. Vì vậy, Bộ Tài chính cần gấp rút hơn nữa trong việc hoàn chỉnh phần mềm quản lý đăng ký tài sản nhà nước, song song với việc ban hành các văn bản pháp quy hướng dẫn chi tiết hơn công tác quản lý, khai thác Phần mềm Quản lý đăng ký tài sản nhà nước cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị có sử dụng tài sản nhà nước.
3.2.5. Giải pháp về kiểm tra kế toán, kiểm soát nội bộ
Bên cạnh yếu tố công nghệ, một yếu tố khác cũng không kém phần quan trọng, đó là tuân thủ theo các quy định về kiểm soát chi nhằm quản lý tốt các nghiệp vụ về thu, chi ngân sách và thu, chi các hoạt động sự nghiệp. Tất cả các khoản chi đều phải được kiểm tra, kiểm sốt trong q trình thanh tốn, qua đó có thể cung cấp thơng tin đáng tin cậy về thu, chi của đơn vị. Ngoài ra, tất cả các hoạt động phát sinh trong đơn vị đều được thực hiện trên cơ sở các quy trình cụ thể, rõ ràng, quy định rõ trách nhiệm của bộ phận, cá nhân tham gia xử lý, các chứng từ phản ánh nghiệp vụ cần có sự tham chiếu thơng tin một cách đầy đủ.
Hàng năm, các đơn vị nên tổ chức thực hiện cơng tác kiểm tốn nội bộ nhằm giúp ban lãnh đạo nắm rõ hơn tình hình tài chính của đơn vị cũng như giúp đơn vị phát hiện được những thiếu sót, kịp thời thực hiện chấn chỉnh lại những sai sót nếu có trong cơng tác quản lý tài chính.
Các đơn vị hiện nay đều có Ban thanh tra nhân dân do tồn thể cán bộ viên chức các đơn vị tín nhiệm và bầu ra vào Đại hội cán bộ viên chức hàng năm. Tuy nhiên, Ban này sau khi được bầu ra thì sẽ nhanh chóng bị chìm vào qn lãng, cho đến kỳ Đại hội cán bộ viên chức năm tiếp theo được tổ chức thì Ban thanh tra nhân dân sẽ mới được bầu lại. Điều này cho thấy công tác tự kiểm tra của các đơn vị hiện nay cịn mang tính