3.2. Giải pháp
3.2.4. Giải pháp về công nghệ thông tin
Trong xu thế hiện nay hầu như tất cả mọi hoạt động trong các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau đều chịu sự tác động của việc ứng dụng công nghệ thông tin. Việc ứng dụng công nghệ đã làm thay đổi mọi mặt trong việc quản lý, hoạt động của các tổ chức khác nhau. Đơn vị nào có tầm nhìn, chiến lược đúng đắn, xem việc ứng dụng công nghệ vừa là yêu cầu, vừa là mục tiêu cho quá trình phát triển thì đơn vị đó sẽ có nhiều lợi thế hơn so với các đơn vị khác. Và trong hệ thống kế toán hiện nay ở các ĐVSN GDĐH thuộc ĐHQG-HCM, việc ứng dụng công nghệ cũng được xem như mục tiêu chiến lược phát triển của hệ thống thơng tin kế tốn.
Trong khi chờ đợi phần mềm kế toán được viết riêng nhằm đáp ứng cho nhu cầu sử dụng và quản lý của đơn vị, nhân viên kế toán tiếp tục sử dụng phần mềm kế toán viết sẵn, cần ln tiến hành xem xét, đánh giá q trình sử dụng phần mềm, phản ánh với đơn vị cung cấp phần mềm để có thể khắc phục các hạn chế và cải thiện phần mềm tốt hơn, qua đó cung cấp ngày càng nhiều thơng tin hữu ích cho ban lãnh đạo.
Song song với việc sử dụng phần mềm kế toán là việc ứng dụng phần mềm Microsoft Excel có hiệu quả hơn, bằng cách mở rộng phát triển thêm các chức năng hiện có của Excel trong việc thu thập và xử lý số liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Đơn vị có thể hỗ trợ cho nhân viên kế tốn tham gia các khóa học Excel – Kế tốn nhằm bồi dưỡng thêm kiến thức về ứng dụng Excel cũng như nâng cao kỹ năng ứng dụng Excel vào cơng tác kế tốn tại đơn vị.
Nếu trong tương lai các đơn vị có định hướng ứng dụng công nghệ thông tin ở mức độ cao hơn thì nên vận dụng Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp tổng thể (ERP – Enterprise Resource Planning) vào đơn vị. Mặc dù ERP được ứng dụng và thành công nhiều trong lĩnh vực doanh nghiệp, nhưng nếu xây dựng ERP phù hợp và linh hoạt trong các ĐVHCSN sẽ giúp cho thông tin kế tốn và thơng tin tồn bộ các phịng ban khác được xuyên suốt, thống nhất, ban lãnh đạo cũng dễ quản lý thông tin của đơn vị hơn rất nhiều. KBNN là ĐVHCSN tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ ERP vào quản lý, và đã công bố triển khai thành công giải pháp phần mềm Hệ thống quản lý tài chính – kế toán nội bộ cho gần 800 đơn vị thuộc KBNN vào ngày 26/4/2012.
Việc nhanh chóng hồn thiện Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản nhà nước theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước là hết sức quan trọng. Vì vậy, Bộ Tài chính cần gấp rút hơn nữa trong việc hoàn chỉnh phần mềm quản lý đăng ký tài sản nhà nước, song song với việc ban hành các văn bản pháp quy hướng dẫn chi tiết hơn công tác quản lý, khai thác Phần mềm Quản lý đăng ký tài sản nhà nước cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị có sử dụng tài sản nhà nước.