(Nguồn: tài liệu nội bộ phịng hành chính - nhân sự của cơng ty năm 2019)
Trong đó,
Giám đốc: Là người đại diện pháp lý của cơng ty, có quyền hành cao nhất
tồn quyền quyết định mọi vấn đề của cơng ty. Giám đốc (GĐ) điều hành hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao. GĐ quyết định việc xây dựng chiến lược phát triển, phương án kinh doanh và chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh cũng như đảm bảo thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước.
Phó Giám đốc: Là người giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực của
công ty theo sự phân công của Giám đốc công ty, chịu trách nhiệm trước GĐ, trước pháp luật về những công việc được phân cơng hoặc ủy quyền. Phó giám đốc cơng ty do GĐ trực tiếp bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật.
Phòng kinh doanh: Là một bộ phận tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc về
công tác bán và tiếp thị các sản phẩm, dịch vụ của công ty. Phịng kinh doanh có các nhiệm vụ gồm: Nghiên cứu thị trường, nhu cầu cũng như thị hiếu của khách hàng từ đó xây dựng kế hoạch kinh doanh; Ký kết hợp đồng và thực hiện các giao dịch buôn bán với khách hàng; Đại diện cho công ty làm việc với khách hàng, các nhà cung cấp đầu vào về chi tiết các điều khoản trong hợp đồng, từ đó kết hợp với “phịng kế hoạch - quản lý kho” để lên phương án nhập hàng, lưu kho và giao hàng cho khách.
Phịng tài chính - kế tốn: Là phịng ban có chức năng tham mưu và giúp
việc cho Ban giám đốc trong việc tổ chức cơng tác kế tốn, tài chính. Các hoạt động G i á m đ ố c P h ó g i á m đ ố c P h ị n g k i n h d o a n h P h ị n g t à i c h í n h - k ế t o á n P h ị n g h à n h c h í n h - n h â n s ự P h ò n g k ế h o ạ c h - q u ả n l ý k h o
38
tại đây bao gồm: Giám sát mọi hoạt động kinh doanh dưới hình thái tiền tệ, hạch tốn các khoản chi phí để xác định kết quả kinh doanh; Tổ chức, theo dõi chặt chẽ chính xác tài sản và nguồn vốn của công ty; Theo dõi công nợ và thường xuyên đôn đốc để thanh tốn cơng nợ; Cung cấp thơng tin kịp thời và chính xác về sản xuất, kinh doanh cho Ban giám đốc.
Bên cạnh đó phịng tài chính - kế tốn cũng phải thực hiện các nghiệp vụ kế tốn khác như: Thanh tốn các chi phí hoạt động, chi phí phục vụ SXKD và chi phí đầu tư các dự án quy định; Quyết toán các hợp đồng kinh tế; Thực hiện và theo dõi công tác tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ đối với công nhân viên trong công ty; Bảo quản và lữu trữ các tài liệu kế tốn, tài chính, chứng từ có giá, giữ bí mật các tài liệu và số liệu này, cung cấp khi có yêu cầu của Giám đốc.
Phịng hành chính - nhân sự: Là bộ phận thực hiện các công tác tổ chức,
nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thơng và quan hệ cơng chúng (PR) của Cơng ty. Phịng hành chính - nhân sự thực hiên các nhiệm vụ tổng hợp về hành chính, văn thư, tiếp nhận, phân loại và lưu trữ văn bản đi và đến, tham mưu cho BGĐ xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời; Cấp phát văn phịng phẩm cho các phịng ban
trong cơng ty; Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định; Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, sao lưu các văn bản do công ty ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định của Ban giám đốc.
Ngồi ra phịng hành chính - nhân sự cịn chịu trách nhiệm tổ chức tuyển dụng nhân viên theo nhu cầu của công ty tuân theo quy định pháp luật; Tiến hành kiểm tra, nhận xét và đánh giá năng lực cán bộ nhân viên định kỳ thường xuyên từ đó đề xuất ý kiến chính xác, kịp thời, khách quan trong việc quản lý sử dụng, khen thưởng, kỷ luật nhân viên cơng ty.
Phịng kế hoạch - quản lý kho: Chịu trách nhiệm tổng hợp và nghiên cứu
hồ sơ, các điều khoản trong mỗi hợp đồng để tham mưu cho BGĐ về kế hoạch xuất, nhập hàng hóa, lưu kho; Xây dựng, phân b nguồn vốn đầu tư cho các kế hoạch kinh doanh; Quản lý vật tư, hàng hóa qua hệ thống kho VLXD, xuất nhập vật tư bất kể từ nguồn nào đều phải lập hóa đơn chứng từ xuất nhập có đủ chữ ký ghi trên hóa đơn.
Bên cạnh đó, phịng kế hoạch - quản lý kho cịn có nhiệm vụ kết hợp với phòng kinh doanh tiến hành gặp gỡ và đàm phán với khách hàng về kế hoạch giao hàng cũng như thời gian, số lượng và phương tiện vận tải hàng hóa, phương thức xử lý khi có sự cố xảy ra.
3.1.3. Đặc điểm tổ chức hệ thống kế tốn tại Cơng ty
(1) Tổ chức cơng tác kế tốn
Niên độ kế tốn của cơng ty TNHH Sơn Tazaki bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; Đồng Việt Nam (VND) được sử dụng làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán
Chuẩn mực và chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam theo hướng dẫn tại Thơng tư 200/2014/TT-BTC được Bộ tài chính Việt Nam ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014, cùng các Thông tư hướng dẫn thực hiện Chuẩn mực và Chế độ kế tốn của Bộ Tài chính. Hình thức kế tốn mà Cơng ty sử dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên.
(2) Tổ chức bộ máy kế toán
Cơ cấu tổ chức phịng kế tốn – tài chính gồm: kế tốn trưởng, kế tốn tổng hợp, kế toán thuế - NVL, kế tốn cơng nợ và thủ quỹ. Theo đó,
Kế toán trưởng: Là người điều hành các hoạt động trong phịng kế tốn, thực hiện tồn bộ cơng tác của công ty, đồng thời kiểm tra, chỉ đạo cơng tác kế tốn, tài chính tại cơng ty. Kế tốn trưởng ký duyệt các chứng từ, phân tích kết quả hoạt động của cơng ty.
Kế tốn tổng hợp: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu, có nhiệm vụ quyết tốn hàng tháng và lập báo cáo trình kế tốn trưởng.
Kế toán thuế – NVL: Chịu trách nhiệm cập nhật số liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thu, chi tiền mặt, nguyên vật liệu, doanh thu theo hóa đơn, thuế VAT hàng tháng. Đồng thời tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu tính tốn các chỉ
40
tiêu về thuế VAT, quyết toán thuế VAT theo chế độ.
Kế tốn cơng nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình cơng nợ, các khoản nợ phải thu của các đội thi công, các khoản phải thu của khách hàng, phải thu, phải trả khác.
Thủ quỹ: Thu, chi tiền mặt, ghi chép vào sổ quỹ và báo cáo quỹ hàng tháng
3.2. Dữ liệu và phương pháp phân tích
3.2.1. Dữ liệu sử dụng cho phân tích
Để có được kết quả phân tích chính xác và hữu ích, các nguồn tài liệu được sử dụng trong cơng tác phân tích cần đảm bảo được tính trung thực và khách quan. Đây sẽ là cơ sở giúp ban giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn, mang lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh và sự phát triển của công ty. Các số liệu được sử dụng trong q trình phân tích chủ yếu dựa vào bảng CĐKT, báo cáo KQ HĐKD, báo cáo LCTT và các thông tin bổ xung trong thuyết minh BCTC.
3.2.2. Phương pháp sử dụng cho phân tích
Với quy mơ doanh nghiệp vừa và nhỏ, tác giả chủ yếu sử dụng phương pháp so sánh và phương pháp phân tích tỷ lệ để phục vụ cho hoạt động phân tích BCTC của mình. Cụ thể, phương pháp so sánh được dùng khi thực hiện phân tích cơ cấu tài sản, nguồn vốn dựa trên bảng CĐKT. Qua đó nhận biết được hiện trạng và các đặc điểm trong việc phân bổ tài sản, nguồn vốn công ty đồng thời cũng thấy được sự tăng trưởng qua các năm, mức độ hoàn thành các chỉ tiêu đã đề ra từ đó xác định được phương hướng kinh doanh hiệu quả trong tương lai. Phương pháp phân tích tỷ lệ được tác giả thực hiện khi tiến hành phân tích các chỉ tiêu tài chính quan trọng nhằm đánh giá khả năng thanh toán, khả năng quản lý cũng như khả năng sinh lời của cơng ty.
3.3. Phân tích báo cáo tài chính cơng ty TNHH Sơn Tazaki
3.3.1. Phân tích cấu trúc tài chính Cơng ty TNHH Sơn Tazaki
3.3.1.1. Phân tích cơ cấu tài sản
Phân tích sự biến động và tình hình phân bổ tài sản là biết tình hình tăng giảm tài sản, tình hình phân bổ tài sản, từ đó đánh giá việc sử dụng vốn có hợp lý hay khơng. Chính vì thế điểm đầu tiên là phân tích cơ cấu tài sản.
Đánh giá tổng quan, nhìn chung trong giai đoạn từ 2017 đến 2019 giá trị tổng tài sản của cơng ty đã có sự gia tăng đáng kể. Điều này chứng tỏ quy mô của công ty ngày càng được mở rộng và phát triển hơn trước. Cụ thể, năm 2017 tổng tài sản của công ty là 15.849 triệu đồng, trong đó bao gồm 152 triệu đồng tài sản dài hạn ứng với tỷ trọng 0,96% và 15.697 triệu đồng tài sản ngắn hạn tương ứng 99,04%. Sang đến năm 2018 tổng tài sản đã tăng 27,81% lên mức 20.256 triệu
đồng, đồng thời tỷ trọng tài sản dài hạn cũng có sự gia tăng cao, chiếm 3,49% tổng tài sản, đạt 706 triệu đồng. Tuy nhiên sau đó tổng tài sản của cơng ty giảm nhẹ 0,07% trong năm 2019 và hiện chỉ còn 20.242 triệu đồng, trong đó tài sản ngắn hạn vẫn chiếm mức tỷ trọng rất cao với 97,08%. Điều này được thể hiện ở Biểu sau:
CN2017 CN2018 CN2019 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Biểu 3.1: Biểu đồ cơ cấu tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn 2017-2019
(Nguồn: Tổng hợp từ BCTC công ty Tazaki giai đoạn 2017 - 2019)
Để tìm hiểu rõ hơn về nguyên nhân, cơ cấu và sự biến động tài sản trong giai đoạn trên, ta tiến hành phân tích các khoản mục chi tiết sau:
42
Bảng 3.1. Bảng phân tích cơ cấu tài sản Cơng ty Tazaki qua các năm 2017 – 2019
Đơn vị: nghìn đồng, %
Chỉ tiêu
31/12/2017 31/12/2018 31/12/2019 Chênh lệch
Số tiền trọngTỉ Số tiền trọngTỉ Số tiền trọngTỉ CN2018 - CN 2017 CN2019 - CN 2018 Số tiền Tỉ lệ Số tiền Tỉ lệ A/ TÀI SẢN NGẮN HẠN 15.697.759 99,04 19.550.172 96,51 19.650.785 97,08 3.852.413 24,54 100.613 0,51
1. Tiền và các khoản tương
đương tiền 6.472.358 40,84 6.510.864 32,14 5.246.114 25,92 38.506 0,59 (1.264.750) (19,43)
2. Đầu tư tài chính ngắn hạn - - - - - - - - - -
3. Các khoản phải thu ngắn
hạn 333.097 2,10 445.880 2,20 1.195.063 5,90 112.783 33,86 749.183 168,02 4. Hàng tồn kho 8.803.957 55,55 12.531.472 61,86 13.209.367 65,26 3.727.515 42,34 677.895 5,41 5. Tài sản ngắn hạn khác 88.346 0,56 61.956 0,31 240 0,00 (26.390) (29,87) (61.716) (99,61) Chỉ tiêu 31/12/2017 31/12/2018 31/12/2019 Chênh lệch Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng CN2018 - CN 2017 CN2019 - CN 2018 Số tiền Tỉ lệ Số tiền Tỉ lệ B/ TÀI SẢN DÀI HẠN 152.000 0,96 706.720 3,49 591.278 2,92 554.720 364,95 (115.442) (16,33) 1. Tài sản cố định 136.000 0,86 694.720 3,43 583.278 2,88 558.720 410,82 (111.442) (16,04) 2. Bất động sản đầu tư - - - - - - - - - -
3. Đầu tư tài chính dài hạn - - - - - - - - - -
4. Tài sản dài hạn khác 16.000 0,10 12.000 0,06 8.000 0,04 (4.000) (25,00) (4.000) (33,33)
TỔNG CỘNG TÀI SẢN 15.849.759 100,00 20.256.892 100,00 20.242.062 100,00 4.407.133 27,81 (14.830) (0,07)
Về tài sản ngắn hạn:
Tài sản ngắn hạn của cơng ty có sự gia tăng liên tục qua 3 năm, cụ thể là đã tăng từ 15.697.759 nghìn đồng cuối năm 2017 lên 19.550.172 nghìn đồng cuối năm 2018 tương ứng mức tăng tương đối 24,54%. Tiếp theo đó, cuối năm 2019, giá trị tài sản ngắn hạn của công ty là 19.650.785 nghìn đồng, tăng nhẹ thêm ở mức 0,51% so với thời điểm cuối năm 2018 và hiện chiếm tỷ trọng rất cao 97,08% trên giá trị tổng tài sản. Lý do để giải thích cho việc tài sản ngắn hạn chiếm tỉ trọng rất cao trong cơ cấu tổng tài sản, là do bản thân đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Là một doanh nghiệp mới thành lập và hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng - lĩnh vực cần đầu tư lớn cho hệ thống kho bãi và hàng hóa, có thể thấy sự gia tăng mạnh của giá trị tài sản ngắn hạn trong thời gian qua của công ty là hợp lý và rất cần thiết. Để tìm hiểu rõ hơn về cơ cấu cũng như nguyên nhân của sự biến động này, ta tiến hành một số phân tích chi tiết cho các khoản mục dưới đây:
Về tiền mặt và các khoản tương đương tiền: Lượng tiền mặt của cơng ty có sự biến động không đều trong giai đoạn 2017 – 2019. Theo đó tại ngày 31/12/2017 cơng ty có lượng tiền và các khoản tương đương tiền là 6.472.358 nghìn đồng, sau đó một năm đã tăng rất nhẹ lên mức 6.510.864 nghìn đồng ứng với mức tăng tương đối 0,59%. Tuy đã có sự gia tăng về giá trị nhưng tỷ trọng của khoản mục này trên giá trị tổng tài sản ngắn hạn lại có sự suy giảm từ 40,84% xuống cịn 32,14%. Sang đến năm 2019, tỷ trọng của tiền tiếp tục giảm xuống chỉ còn 25,92% tại ngày 31/12/2019, đồng thời giá trị của khoản tiền và tương đương tiền cũng chỉ cịn lại 5.246.114 nghìn đồng, ứng với tốc độ giảm là 19,43%. Nguyên nhân là do trong thời gian qua, Ban giám đốc cơng ty đã thực hiện tốt chính sách cắt giảm và hạn chế việc dự trữ tiền mặt cũng như tiền gửi thanh tốn, tăng cường dịng tiền vào đầu tư kinh doanh dự trữ hàng hóa và mua sắm thiết bị, qua đó giúp tránh tình trạng bị ứ động vốn, lãng phí giá trị thời gian của tiền. Thế nhưng điều này có thể ảnh hưởng tới khả năng thanh toán các khoản phải trả tức thời cho nhà cung cấp, gây nguy cơ nợ đọng kéo dài, giảm sút hình ảnh và uy tín với các đối tác. Đặc điểm kinh doanh của công ty Sơn là mua hàng từ nhà cung cấp và bán hàng cho các cơng trình xây dựng, với thời gian tín dụng vốn ngắn, do vậy luồng tiền và luồng hàng
44
vận động liên tục, công ty cần một trữ lượng tiền có sẵn để có thể đáp ứng thanh tốn tiền hàng cho nhà cung cấp. Vì vậy trong thời gian tới, ban giám đốc nên cân nhắc đến việc tăng lượng tiền dự trữ để đảm bảo tính an tồn trong thanh tốn cho cơng ty.
Đầu tư tài chính ngắn hạn: Là một doanh nghiệp nhỏ mới được thành lập với quy mơ nguồn vốn cịn hạn chế, cơng ty TNHH sơn Tazaki chỉ tập chung vào các hoạt động sản xuất kinh doanh chính của mình mà khơng tham gia các hoạt động tài chính ngắn hạn. Vì thế giá trị các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn của cơng ty bằng 0 đồng.
Các khoản phải thu ngắn hạn: Tại ngày 31/12/2019, tổng giá trị của các khoản phải thu ngắn hạn của cơng ty là 1.195.063 nghìn đồng, tăng 749.183 nghìn đồng tương đương mức tăng rất cao 168,02% so với ngày 31/12/2018. Trước đó, thời năm 2018 khoản mục này cũng tăng đến 33,86% so với cuối năm 2017, đạt mức 445.880 nghìn đồng. Trong cả 3 năm, toàn bộ khoản phải thu ngắn hạn của công ty đều đến từ khoản phải thu khách hàng. Đồng thời các khoản trả trước cho người bán, phải thu khác và dự phịng phải thu khó địi đều khơng phát sinh suốt giai đoạn trên. Sở dĩ khoản phải thu khách hàng tăng cao như vậy là do trong giai đoạn này cơng ty áp dụng chính sách nới lỏng tín dụng, chấp nhận để khách hàng của mình thực hiện việc thanh tốn muộn hơn so với trước, nhằm đẩy mạnh doanh thu của cơng ty. Theo đó, thời gian thu nợ trung bình của cơng ty đã tăng từ 16,9 ngày năm 2018 lên 27,12 ngày vào năm 2019. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dành