Đơn vị: tỷ đồng Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2016/2015 Năm 2017/2016 +/- % +/- % 44 18.7 41.3 -25.3 -57.5 22.6 120.86
( Nguồn phịng Tài chính- kếtoán)
Qua bảng cho ta nhận thấy, vào năm 2015 tổng quỹtiền lương của công ty là 44 tỷ đồng, tuy nhiên sang năm 2016 giảm mạnh 25,3 tỷ đồng tương ứng với giảm 57,5% từ44 tỷ đồng còn 18,7 tỷ đồng so với năm 2015.Sỡdĩ có sựgiảm mạnh như vậy là do
vào năm 2016, công ty đã bàn giao 164 người lao động cho tập đoàn Đèo Cả để thực hiện các công việc dự án cho tập đồn vì vậy đã làm cho toàn bộ quỹ lương giảm mạnh.
Đến năm 2017, tổng quỹ lương đã tăng trở lại tăng 22,6 tỷ đồng so với năm 2016
tương ứng với 120,86%.
Nhìn chung ta thấy quỹ lương trong doanh nghiệp có xu hướng tiết kiệm hơn qua
các năm, đặc biệt do sựbiến động về nguồn lao động nên quỹ lương có sựgiảm mạnh
như vậy.
2.2.5Cách tính lương cho từng cán bộcơng nhân viên trong công ty
Lương tháng = ươ ả ậ
à ô ẩ x ngày công thực tế làm việc + phụ cấp (nếu có)
Trong đó:
+Ngày công chuẩn của công ty là 26 ngày (nếu chu kỳ lương khơng có ngày 31) hoặc 27 ngày (nếu chu kỳ lương có ngày 31)
+Ngày cơng thực tế: theo bảng chấm công của đơn vị
+ Phụ cấp tuân theo quy chế lương và thỏa thuận của người lao động với công ty trong hợp đồng lao động (phụcấp ăn ca, phụcấp ca 3…)
Sau đây là ví dụ minh họa tính lương chu kỳ lương tháng 10/2018 của Bà Phan Thị Tuyết, chức danh là Thủkho, thủquỹcủa xí nghiệp Sản xuất Dịch vụ thương mại Hải Vân ( Haseco).
Xác định ngày công thực tếlàm việc
Vào ngày 26 hàng tháng, phịng hành chính tại xí nghiệp Haseco sửdụng bảng chấm cơng thu được từ máy chấm công bằng vân tay, xem xét đầy đủ, kĩ lương sự tham gia của các CBCNV. Trong trường hợp nếu không thấy xuất hiện dấu chấm cơng vân tay, cần phải xem xét lí do hoặc xem xét tờ trình lí do khơng bấm vân tay hoặc đã
được điều đi cơng tác,…
Qua đó, tổng hợp lại sốngày công tham gia làm việc của CBCNV để làm cơ sở
cho việc tính lương.
Đối với bà Tuyết, chu kỳ lương tháng 10/2018 bà đi làm đầy đủ hết 26 ngày ( xem sau phụlục có bảng cơng của Xí nghiệp Haseco).
Vậy ngày cơng thực tếlàm việc của Bà Tuyết là : 26 ngày Mức lương và thưởng( dựa trên ngày công thực tế)
Lương cơ bản: Công ty quy định mức lương cơ bảncho người lao động theo quy định của Nhà nướcvà được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Bà Tuyết cólươngthỏa thuận là 7 triệu đồng, được thỏa thuận trong hợp đồng và phụlục hợp đồng lao động
Lương và thưởng ( dựa trên ngày công thực tế) = ươ ỏ ậ
à ô ẩ x Ngày công làm việc thực tế = . . x 26 = 7 triệu đồng Phụcấp
Công ty phụcấp ăn ca cho suất ăn trưa trên mỗi bữa ăn là 20.000 đồng, chỉ tính vào mỗi suất ăn khơng tính bằng tiền mặt.
Đối với bà Tuyết, đi làm 26 ngày nên bà sẽ được ứng trước 30 công tương ứng
với 600.000 đồng tiền hỗtrợ ăn trưa(tiền này tính theo sốcông thực tếvà sẽkhấu trừ số công không đi làm vào tháng sau)..
Vậy khoản thu nhập thêm của bà Tuyết là 600.000 đồng.
Các khoản khấu trừ : Bảo hiểm, cơng đồn, khác ( thực hiện theo quy
định hiện hành của Nhà nước)
Bảo hiểm
BHXH = Lương cơ bản x 8% = 3.955.000 x 8%= 316.400 đồng.
BHYT = 3.955.000 x 1,5% = 59.325 đồng. BHTN = 3.955.000 x 1% = 39.550 đồng
Tổng Bảo hiểm = BHXH + BHYT + BHTN = 3.16400 + 59.325 + 39.550 = 415.275 đồng Cơng đồn CĐ = Lương cơ bản x 1% = 3.955.000 x 1% = 39.550 đồng
Vậy Lương thực nhận của Bà Tuyết trong 1 tháng sẽlà:
Lương tháng = Lương và thưởng ( dựa trên ngày công thực tế) + Thu nhập (khác) –( Bảo hiểm + Cơng đồn+ Tiền ăn)
= 7.000.000 + 600.000–(415.275 + 39.550 + 600.000) = 6.545.175 đồng.
2.2.6 Quy trình thanh tốn lương
2.2.6.1 Quy định vềthời gian thanh toán lương cho CBCNV
Lương sẽ được chuyển trước ngày 02 tháng kếtiếp.
2.2.6.2Quy định về các điều kiện CBNV được chi trả lương trong tháng
CBNV phải nộp hồ sơ nhân sựcho phòng HCNS đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định.
Phải có mã sốtrên hệthống phần mềm Cơng ty theo dõi.
Khơng cịn vướng mắc vềcác vấn đềcông nợ đối với công ty. (đúng, đầy đủ các
quy định của Công ty)
Khơng cịn vướng mắc vềcác thủtục hành chính đối với Cơng ty. Hồn thành các thủtục nghỉviệctheo đúng Quy định của Công ty.
Đối với phịng ban khơng cung cấp được các thông tin/ số liệu/ chứng từ liên
quan đến việc tính lương cho bộphận tính lương theo quy định hoặc các phịng ban có
nhân sự cịn vướng mắc vềcác thủtục hành chánh nhân sự, chưa kịp hoàn thành vào thời gian quy định thì lương của nhân sự đó sẽ chuyển vào kỳ lương tiếp theo (với điều kiện đã tuân thủcác yêu cầu liên quan theo quy định hiện hành).
2.2.6.3Quy định vềtrách nhiệm các phịng ban trong việc tính tốn/kiểm tra và thanh tốn
lương
STT Phịng ban/cá nhân Trách nhiệm
1 Đối với bộphận cung cấp sốliệu liên quan đến cơng tác tính lương
1.1 Bộphận HCNS Có trách nhiệm cung cấp Bảng danh sách giảm trừ gia cảnh của CBNV (tăng/giảm) vào ngày cuối cùng của tháng
tính lương.
1.2 Trưởng các bộ
phận/phịng ban
Có trách nhiệm cung cấp các văn bản sau vào ngày cuối cùng của thángtính lươngcho phịng HCNS.
Danh sách đềnghịgiữ lương (nếu có) Bảng chấm cơng của đơn vịmình
Bảng xác nhận thời gian công tác, chấm công, nghỉ phép, kếhoạch/xác nhận làm thêm giờ(nếu có)
2 Đối với bộphận làm lương
2.1 Phịng HCNS Tính tốn và lập bảng lương cơ bản (lương thời gian) cho toàn bộ CBNV Công ty theo đúng thời gian quy định Cung cấp tồn bộchứng từ, sốliệu liên quan đến việc tính
lương chophịng kếtốn và kiểm sốt khi có u cầu. Cung cấp về thông tin liên quan đến nhân sựvà ngày công
cho CBNV khi được yêu cầu
Giải trình mọi thắc mắc liên quan đến việc tính lương cho bộphận kiểm tra lương khi có yêu cầu.
Ghi nhận giải quyết thắc mắc về lương và các khoản chuyển lương cho NLĐ về lương cơ bản.
LÊ THỊ KIM LINH – K49C QTKD 56
3 Đối với bộphận kiểm tra, kiểm sốt bảng lương
3.1 Phịng kếtốn. Thực hiện công việc kiểm tra lương theo đúng thời gian
quy định
2.2.6.4 Quy trình tính tốn, kiểm tra và thanh tốn lương
Lưu đồ 2.1 Tính lương - Kiểm tra - Trình duyệt – Thanh tốn lương
STT Tiến trình Nội dung cơng việc Người chịu trách nhiệm Tần suất Thời gian thực hiện 1
Cung cấp chứng từ/sốliệu liên quan đến việc tính lương (bảng chấm công, xác nhận giờ công, ngày phép, công tác, thủ tục nghỉviệc,…), đềnghịgiữ lương, hồ sơ nhân sựcủa CBNV vềphòng HCNS
PBCN Hàng tháng Vào ngày 26 hàng tháng
2
Kiểm tra số liệu, thông tin và lập Bảng lương cơ bản cho tồn bộCBNV Cơng ty theo quy định hiện hành.
Gửi bảng cứng và file mềm bảng lương cho các phòng ban liên quan kiểm tra và phản hồi.
PBCN
HCNS Hàng tháng
Hoàn thành bảng lương vào ngày28 Nhận phản hồi của PBCN vào ngày 29
3
Tiếp nhận và kiểm tra bảng lương HCNS chuyển đến.
Nếu đúng, ký xác nhận, chuyển trả lại bảng lương cho HCNS.
Nếu sai: chuyển trả lại bảng lương cho HCNS. Đồng thời có trách nhiệm giải thích/ hướng dẫn nguyên nhân sai phạm.
KT Hàng tháng Hoàn thành kiểm tra bảng lương từ HCNS vào ngày 30 4 Nhận bảng lương từKếtoán.
Tiến hành lập bảng chi tiết chuyển khoản lương cho CBNV (Tiền gửi) hoặc bảng chi tiết lương (tiền mặt)
TrìnhTGĐ bảng lương và bảng thanh tốn tiền lương HCNS Hàng tháng Hồn thành vào ngày 01 của tháng kếtiếp 5 TGĐnhận bảng lương từHCNS
Nếu đúng: Phê duyệt và chuyển trả cho HCNS.
Nếu sai: Chuyển trả lại bảng lương cho HCNS đểxửlý lại.
Chuyển bảng lương & Bảng thanh toán lương đãđượcTGĐphê duyệt cho phịng kế tốn làm căn cứ để thanh tốn lương cho CBNV TGĐ Hàng tháng Hồn thành vào ngày 01 của tháng kếtiếp 6 Tiếp nhận bảng lương từphịng HCNS. Kế tốn lương lập UNC/ Phiếu chi lương bằng tiền mặt trìnhTGĐphê duyệt. Thanh tốn lương cho CBNV
KT Hàng tháng
Hoàn thành vào ngày 02 của tháng kếtiếpe
Cung cấp chứng từ số liệu liên quan tới lương
Sai Kiểm tra và tính lương Đúng Kiểm tra bảng Trình duyệt bảng lương Sai Phê Chuyển Kế tốn Sai
7
HCNS gửi phiếu lương cho từng CBCNV qua email hoặc in file cứng gửi cho từng người HCNS Hàng tháng Hoàn thành vào ngày 02của tháng kếtiếp 8 KT: Lưu bản gốc HCNS: Lưu bản sao HCNS KT Hàng tháng
Sau khi hoàn tất quy trình
2.2.6.5 Hiệu lực
- Quy trình này có hiệu lực kể từngày ký . Các văn bản trước đây trái với Quy trình nàyđều được bãi bỏ.
- Phịng HCNS, Trưởng các phòng/ban, bộ phận có trách nhiệm phổ biến Quy trình nàyđến tồn thểnhân viên trực thuộc.
Trong q trình thực hiện, Quy trình sẽ được xem xét sửa đổi, bổ sung khi có những thay đổi về chế độ, chính sách của Nhà nước hoặc theo tình hình thực tế của Cơng ty hoặc khi phát sinh những bất hợp lý.
Mọi bổ sung sửa đổi quy định phải được Tổng giám đốc Công ty hoặc người
đượcủy quyền phê duyệt, quyết định mới có hiệu lực thi hành.
2.2.7Điều chỉnhlương
2.2.7.1 Thẩm quyền và chế độ xét điều chỉnh lương
Thẩm quyền:
-HĐQTquyết định việc điều chỉnh lương của Tổng Giám đốc
- Hội đồng lương Công ty quyết định việc điều chỉnh lương của CBCNV Công
ty.
- Thành phần Hội đồng lương Công ty bao gồm các ông/bà: + Tổng Giám đốc–Chủtịch hội đồng lương
+Trưởng phòng HCNS -Ủy viên
+ Kế tốn trưởng Cơng ty - Ủy viên
+ Chủtịch cơng đồn – Ủy viên
+ Phó phịng Hành chính nhân sựphụtrách nhân sự- Ủy viên thường trực.
Chế độ xét điều chỉnh
- Thời điểm điều chỉnh lương của Tổng Giám đốc doHĐQTquyết định.
- Hội đồng lương Công ty họp mỗi năm một lần vào tháng thứ 12 của năm hoặc theo yêu cầu của Tổng giám đốc để xem xét điều chỉnh lương cho CBCNV.
2.2.7.2Điều kiện để xét điều chỉnh lương
Điều kiện xét điều chỉnh nâng lương
- Hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao
- Không vi phạm cam kết theo hợp đồng lao động, nội quy, quy định của Công ty
và quy định của pháp luật liên quan đến công việc.
- Có thời gian làm việc tại Cơng ty ít nhất 10 tháng trở lên, trừ trường hợp nâng
lương đột xuất.
Các trường hợp không xét nâng lương
-Người lao động đang trong thời gian chấp hành kỷluật lao động của Công ty -Người lao động có đủthời gian làm việc cho Cơng ty nhưng năng suất lao động, trìnhđộ, tay nghề khơng tăng hoặc tăng không đáng kể, hiệu quảcông việc không cao.
- Cơng ty khơng có nhu cầu sử dụng lao động ở bậc lương cao hơn hoặc đã hết bậc lương.
Điều kiện xét điều chỉnh hạ lương: Thực hiện theo thỏa thuận tại hợp đồng lao động và quy định của pháp luật.
2.2.7.3 Việc điều chỉnh lương đột xuất đối với CBCNV
- CBCNV được điều chỉnh lương đột xuất phải có thời gian làm việc thực tế tại Cơng ty ít nhất 06 tháng
- Hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao và/ hoặc mang lại hiệu quảkinh tế/quản lý cao cho Công ty
- Không vi phạm hợp đồng lao động, nội quy, quy định của Công ty và quyđịnh
của pháp luật liên quan đến công việc.
- Việc điều chỉnh lương đột xuất đối với CBCNV do Chủ tịch Hội đồng lương quyết định.
2.2.7.4 Thủtục xét điều chỉnh lương
- Các phòng/ban/bộphận trên cơ sở đánh giá CBCNV thuộc phòng gửi đánh giá
và đềxuất điều chỉnh của các phòng ban cho phòng HCNS.
- Phịng HCNS chịu trách nhiệm kiểm tra, rà sốt và tổng hợp danh sách CBCNV
được đềnghị điều chỉnh trình Hội đồng lương xem xétvà quyết định.
2.2.8 Các khoản trích theo lương