8. Cấu trúc luận văn
2.2. Tổ chức khảo sát thực trạng
2.2.3. Đối tượng khảo sát và địa bàn khảo sát
Tác giả phát 315 phiếu khảo sát đến 03 đối tượng: 04 ban giám hiệu, 125 cán bộ quản lý CBQL, 186 viên chức hành chính của nhà trường.
Ngồi ra, tác giả trao đổi trực tiếp Lãnh đạo, CBQL, viên chức hành chính để làm rõ thêm một số nội dung về thực trạng phát triển đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm ở Trường Đại học Y Hà Nội
2.2.4. Phương pháp và cách thức xử lý số liệu
2.2.4.1. Phương pháp
Đối với việc khảo sát thực trạng đội ngũ đội ngũ viên chức khối hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm ở trường đại học Y (Phiếu khảo sát phụ lục 1)
Bên cạnh đó, sử dụng phương pháp: NC hồ sơ, phỏng vấn trực tiếp
2.2.4.2. Cách thức xử lý số liệu
Đối với khảo sát bằng phiếu hỏi, tác giả sử dụng 5 mức đánh giá: Rất tốt, Tốt, Khá, Trung bình, Yếu tương ứng với các mức điểm:
- Tốt: 5 điểm - Khá: 4 điểm - TB: 3 điểm - Yếu: 2 điểm - Kém: 1 điểm
Điểm trung bình được tính theo cơng thức: ĐTB =1 × = ∑m i i i x n n Trong đó:
+ m là số mức đánh giá + n là tổng số người đánh giá Mức 1 (thấp nhất) 1,0 ≤ĐTB≤ 1,8 Mức 2 1,8 ≤ĐTB≤ 2,6 Mức 3 2,61 ≤ĐTB≤ 3,4 Mức 4 3,41 ≤ĐTB≤ 4,2 Mức 5 (cao nhất) 4,21 ≤ĐTB≤ 5
2.3. Thực trạng xây dựng đề án vị trí việc làm cho đội ngũ viên chức hành chính ở Trường Đại học Y Hà Nội
2.3.1. Thực trạng xác định vị trí việc làm theo chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị ở Trường Đại học Y Hà Nội (số lượng, cơ cấu, chất lượng)
Để tìm hiểu thực trạng xác định vị trí việc làm theo chức năng nhiệm vụ ở các đơn vị Trường Đại học Y Hà Nội, tác giả đã tiến hành khảo sát 315 người gồm lãnh đạo, cán bộ quản lý, viên chức hành chính. Kết quả thể hiện dưới bảng sau:
Bảng 2.7. Kết quả khảo sát thực trạng xác định vị trí việc làm theo chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị ở Trường Đại học Y Hà Nội
TT Nội dung Mức độ thực hiện Điểm TB Điểm TB Tốt Khá Trung bình Yếu Kém 1 Thực hiện đề án VTVL 167 105 43 0 0 4,39 1 2 VTVL phù hợp với CN, NV, cấu tổ
chức của đơn vị sự nghiệp công lập 139 90 65 21 0 4,10 2 3 BĐ tính KH, KQ, cơng khai, minh
bạch 5 103 89 78 40 2,86 4
4 Giao đủ khối lượng công việc đối
với một người theo định mức LĐ 69 114 76 56 0 3,62 3 5 Cơ cấu hợp lý, trong đó SL người
làm việc tại các VTVL, CDNN 0 77 112 81 45 2,70 5
Qua bảng 2.7 cho thấy, đa số các nội dung: xác định vị trí việc làm theo chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị ở Trường Đại học Y Hà Nội được đánh giá ở mức khá trở lên. Với nội dung: “Thực hiện đề án VTVL”, có điểm 4,39 đạt mức tốt, đây là nội dung có điểm trung bình tốt nhất trong số các nội dung cịn lại.
Hai nội dung có điểm trung bình là: VTVL phù hợp với CN, NV, cấu tổ chức của đơn vị sự nghiệp công lập; Giao đủ khối lượng công việc đối với một người theo định mức LĐ, có điểm trung bình từ 2,7 đến 2,86 đạt mức trung bình.
Trao đổi với thầy A trưởng phòng Tổ chức cán bộ, thầy cho biết: “Trong
giai đoạn hiện nay nhà trường đã có chiến lược phát triển đội ngũ nguồn nhân lực đáp ứng sự phát triển của nhà trường. Trong đó, có xây dựng đề án vị trí việc làm, tuy nhiên việc xác định vị trí việc làm theo chức năng nhiệm vụ đơi khi cịn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt đội ngũ viên chức khối hành chính, do đặc thù cơng việc hành chính khó đo lường số lượng hiệu quả cơng
trí việc làm của viên chức hành chính Trường Đại học Y Hà Nội
Bảng 2.8. Kết quả khảo sát thực trạng xây dựng bản tiêu chuẩn chức danh
nghề nghiệp theo vị trí việc làm của viên chức hành chính Trường Đại học Y Hà Nội
TT Nội dung Mức độ thực hiện Điểm TB Điểm TB Tốt Khá Trung bình Yếu Kém
1 Tiêu chuẩn chung về phẩm chất 59 124 78 35 0 3,65 2 2 Về năng lực chuyên môn, nghiệp
vụ 0 72 105 77 61 2,60 3
3 Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo bồi
dưỡng 157 116 42 0 0 4,36 1
Qua bảng 2.8 cho thấy, các nội dung xây dựng bản tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp theo vị trí việc làm của viên chức hành chính Trường Đại học Y Hà Nội, được đánh giá ở mức đạt trở lên. Nội dung được đánh giá thực hiện mức tốt nhất là: Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo bồi dưỡng, có điểm 4,36 đạt mức tốt (thứ tự 1/3. Đây là nội dung các quy định đã xác định cụ thể, nhà trường trên cơ sở thực tiễn xác định trình độ đào tạo đáp ứng vị trí việc làm và chiến lược phát triển giai đoạn 2025-2030.
Với 2,60 đạt mức yếu, điểm trung bình thấp nhất là: Về năng lực chuyên mơn, nghiệp vụ. Trao đổi với cơ D Phó Trưởng phịng TCCB cơ cho biết: “Trong nhà trường việc xây dựng năng lực chun mơn, nghiệp vụ cho từng vị trí việc làm gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt lĩnh vực hành chính. Mỗi vị trí ngồi năng lực chung thì năng lực đặc thù cho từng cơng việc khó mơ tả được đầy đủ các nội dung liên quan lĩnh vực các viên chức hành chính đảm nhiệm. Đây là hạn chế đội ngũ cán bộ quản lý cần quan
tâm nhằm xây dựng năng lực chun mơn qua đó là cơ sở tuyển dụng, đánh giá viên chức theo KPI và trả lương theo năng lực làm việc.
2.3.3. Thực trạng xây dựng khung năng lực theo vị trí việc làm của viên chức hành chính Trường Đại học Y Hà Nội
Bảng 2.9. Kết quả khảo sát thực trạng xây dựng khung năng lực theo vị trí việc làm của viên chức hành chính Trường Đại học Y Hà Nội
TT Nội dung Mức độ thực hiện Điểm TB Thứ bậc Tốt Khá Trung bình Yếu Kém
1 Thực hiện NV của VCHC theo quy
định đáp ứng VTVL 138 105 72 0 0 4,21 2
2 Phẩm chất đạo đức, lối sống 162 93 60 0 0 4,32 1
3 Giao tiếp và phục vụ đảm bảo lịch
sự, văn hóa, chuẩn mực 144 89 67 15 0 4,15 3
4 Thực hiện trách nhiệm công việc
được giao 78 105 87 45 0 3,68 6
5
Thực tiễn vận dụng quy trình ISO vào cơng việc của viên chức khối hành chính
14 121 89 67 24 3,10 8
6
Đề xuất cải tiến nghiệp vụ từng vị trí việc làm ở trường Đại học có PPNCTK
5 67 107 82 54 2,64 10
7 NL tổng hợp, GQVĐ phát sinh
trong thực tế của trường đại học 19 102 84 76 34 2,98 9
8 Có khả năng XD và lập KH 136 89 65 25 0 4,06 5
9 Năng lực TCTH công việc được
phân công 103 134 78 0 0 4,07 4
10 Tự kiểm tra đánh giá được hiệu quả
CV nhằm hình thành NL 41 103 92 56 23 3,26 7
Qua bảng 2.9 cho thấy, các ý kiến đều đánh giá thực trạng xây dựng khung năng lực theo vị trí việc làm của viên chức hành chính Trường Đại học Y Hà Nội ở mức đạt trở lên. Trong đó, nội dung có điểm trung bình cao nhất đạt mức 1/10 là: Phẩm chất đạo đức, lối sống, có điểm trung bình là 4,32 đạt
viên chức khối hành chính; Năng lực tổng hợp, giải quyết các vấn đề phát sinh trong thực tế của trường đại học, có điểm trung bình 2,64-2,98 đạt thứ 9/11 và 10/11.
Đây là những nội dung thực hiện chưa có hiệu quả.
Nội dung có điểm trung bình thấp nhất là: Đề xuất cải tiến nghiệp vụ từng vị trí việc làm ở trường Đại học có PPNCTK, có điểm trung bình 2,64 đạt mức trung bình. Trao đổi thầy T.H.T trưởng phịng nghiên cứu khoa học, thầy cho biết: Trong những năm gần đây, nhà trường áp dụng ISO và q trình làm việc, các hoạt động đã có hiệu quả rõ rết. Đội ngũ viên chức hành chính có cơng cụ giúp cho họ làm đúng quy trình. Tuy nhiên, hạn chế đội ngũ viên chức hành chính đó là có sáng tạo, cải tiến nghiệp vụ khơng có nhiều viên chức quan tâm đến nội dung đó, số lượng sáng kiến kinh nghiệm khơng nhiều, họ khơng có mong muốn nghiên cứu cải tiến quy trình làm việc. Đây là hạn chế mà đội ngũ cán bộ quản lý cần tạo động lực để đội ngũ viên chức hành chính phát huy hơn nữa sáng tạo và có nhiều đổi mới trong thực thi nhiệm vụ được giao.
2.3.4. Thực trạng xây dựng bản mô tả cơng việc đối với từng vị trí việc làm cho đội ngũ viên chức hành chính ở Trường Đại học Y Hà Nội
Bảng 2.10. Kết quả khảo sát thực trạng xây dựng bản mơ tả cơng việc đối với
từng vị trí việc làm cho đội ngũ viên chức hành chính ở Trường Đại học Y Hà Nội
TT Nội dung Mức độ thực hiện Điểm TB Thứ bậc Tốt Khá Trung bình Yếu Kém 1
Mơ tả được các nội dung cơng việc chính phải thực hiện
69 123 78 45 0 3,68 2
2
Mơ tả về quy trình thủ tục tại từng VTVL theo thời gian quy định.
53 117 89 56 0 3,53 3
3 Đảm bảo cơng việc tại từng
vị trí việc làm 96 101 78 40 0 3,80 1
4 Khối lượng cơng việc của
vị trí việc làm đảm bảo KPI 5 97 85 74 54 2,76 5
5 Điều kiện làm việc đáp ứng
VTVL 1 101 86 80 47 2,77 4
Qua bảng 2.10 cho thấy, các nội dung về xây dựng bản mô tả công việc đối với từng vị trí việc làm cho đội ngũ viên chức hành chính ở Trường Đại học Y Hà Nội đạt điểm trung bình từ: 2,76-3,68, ở mức đạt trở lên. Trong đó nội dung có điểm trung bình cao nhất là: Thời gian hồn thành từng cơng việc tại từng vị trí việc làm, có điểm 3,68 (xếp thứ 1/5) đạt mức khá.
Nội dung có điểm trung bình thấp nhất là: Khối lượng cơng việc của vị trí việc làm đảm bảo KPI, có điểm 2,76 đạt mức trung bình. Qua nghiên cứu đề án vị trí việc làm của nhà trường thấy rằng, nhà trường đã xác định được vị trí việc làm, mơ tả các cơng việc chính, và đã có kết quả sản phẩm, tuy nhiên việc xác định sản phẩm cịn chung chung và khó đo lường được.
cầu vị trí việc làm ở trường Đại học
Để tìm hiểu thực trạng quy hoạch đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm ở Trường Đại học Y Hà Nội, tác giả đã khảo sát 415 người gồm 04 lãnh đạo, 178 cán bộ quản lý và 233 viên chức hành chính. Kết quả khảo sát được thể hiện bảng dưới đây:
Bảng 2.11. Tổng hợp ý kiến đánh giá về thực trạng quy hoạch đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm ở
Trường Đại học Y Hà Nội
TT Nội dung Mức độ thực hiện Điểm TB Thứ bậc Tốt Khá Trung bình Yếu Kém
1 Xác định căn cứ để quy hoạch
đội ngũ VCHC 128 135 45 7 0 4,22 1
2 Đánh giá thực trạng đội ngũ
VCHC theo đơn vị 2 137 121 55 0 3,27 2
3 Quy hoạch đội ngũ VCHC
theo đơn vị, vị trí việc làm 8 97 156 54 0 3,19 3
4
Lựa chọn các biện pháp thực hiện quy hoạch đội ngũ VCHC
0 102 117 62 34 2,91 4
5 Xác định các nguồn lực để
phát triển đội ngũ VCHC 0 234 165 70 42 2,76 6
6 XD kế hoạch phát triển đội
ngũ VCHC đáp ứng VTVL 0 65 105 89 56 2,56 7
7
Quy hoạch đảm bảo tính khoa học và thực tiễn có điều chỉnh khi cần thiết
Theo Bảng 2.11, xét trên phương diện ĐTB chung cho thấy, việc quy hoạch đội ngũ viên chức hành chính theo vị trí việc làm được đánh giá cơ bản đạt yêu cầu.
Xếp thứ nhất trong các nội dung này là: “Xác định căn cứ để quy hoạch đội ngũ VCHC” là một việc làm khá cần thiết, điểm 4,22 đạt mức tốt. Muốn quy hoạch đảm bảo thực tế của nhà trường, cần xác định căn cứ về VTVL, yêu cầu thực tiễn để quy hoạch đúng số lượng, chất lượng và hiệu quả.
Kết quả trên cho thấy, với 2,56 là điểm trung bình thấp nhất từ đó khẳng định vấn đề: “Lập các loại kế hoạch phát triển đội ngũ VCHC theo số lượng và chất lượng” Trao đổi với thầy Hiệu trưởng nhà trường, thầy cho biết: “nhà trường đã có kế hoạch chiến lược phát triển nguồn nhân lực trong đó có đội ngũ viên chức hành chính, trong q trình xây dựng kế hoạch chưa phân tích đánh giá thực trạng đội ngũ viên chức hành chính theo đơn vị. Việc lựa chọn các biện pháp thực hiện quy hoạch chưa khả thi”.
2.4.2. Thực trạng tuyển dụng, sử dụng đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm ở Trường Đại học Y Hà Nội
2.4.2.1. Thực trạng tuyển dụng đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm
TT Nội dung
TB bậc
Tốt Khá Trung
bình Yếu Kém
1 Xác định các vị trí việc làm cần bổ
sung của đơn vị 90 105 75 45 0 3,76 5
2 Khảo sát nhu cầu về SL, CL VCHC đối
với từng vị trí theo ĐAVTVL 9 108 89 67 54 2,80 6
3 Xác định Khung NL đối với VCHC
cho từng vị trí 0 63 108 87 57 2,56 7
5 Thông báo tuyển dụng VCHC công
khai, rõ ràng 152 98 65 0 0 4,27 3
6 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng viên
chức đáp ứng vị trí việc làm 125 120 70 0 0 4,17 4
7 Tiến hành thi tuyển, xét tuyển đối với
VCHC theo đúng quy trình tuyển dụng 158 103 54 0 0 4,33 1 8 Công khai minh bạch kết quả tuyển
dụng 155 100 60 0 0 4,30 2
Theo bảng 2.12, thấy rằng đa số các nội dung tuyển dụng đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm ở trường Đại học được đánh giá thực hiện mức độ trung bình trở lên. 4,33 là điểm trung bình cho nội dung: “Tiến hành thi tuyển, xét tuyển đối với VCHC theo đúng quy trình tuyển dụng” (xếp thứ 1/8).
Trao đổi với cơ Phó Trưởng TCCB, cơ cho biết: “Nhà trường quan tâm đến nội dung này, đã triển khai và xây dựng thành cơng quy trình ISO trong đó có quy trình tuyển dụng”
Nội dung có điểm trung bình là: Xác định nhu cầu về số lượng, chất lượng VCHC đối với từng vị trí cơng việc, có điểm trung bình 2,80 đạt mức trung bình.
Bên cạnh các nội dung được đánh giá thực hiện mức độ khá, tốt cao, cịn nội dung có điểm trung bình thấp là: Xây dựng các tiêu chuẩn về trình độ, năng lực đối với VCHC cho từng vị trí là 2,56 đạt mức yếu. Trao đổi với thầy phó Hiệu trưởng 2 phụ trách xây dựng đề án việc làm, thầy cho biết: Việc xây dựng vị trí đã được quan tâm, tuy nhiên việc đưa ra các năng lực đối với từng vị trí việc làm vẫn là khó khăn trong q trình triển khai. Đây là hạn chế mà đội ngũ cán bộ quản lý cần tập trung xây dựng tiêu chuẩn về năng lực góp phần tuyển dụng ứng viên đáp ứng yêu cầu phát triển của nhà trường.
2.4.2.2. Thực trạng sử dụng đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm
Bảng 2.13. Kết quả khảo sát thực trạng sử dụng đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm ở trường Đại học
TT Nội dung Mức độ thực hiện Điểm TB Thứ bậc Tốt Khá Trung bình Yếu Kém 1
Tổ chức quán triệt đề án vị trí việc làm cho đội ngũ viên chức khối hành chính
160 74 56 25 0 4,17 1
2 Dựa trên bản mô tả VTVL để phân
công phù hợp năng lực của VCHC 129 89 65 32 0 4,0 2 3 Cử chuyên viên có kinh nghiệm, năng
lực hướng dẫn tập sự cho VCHC 72 80 78 50 35 3,33 4