TT Năm Độ tuổi Dưới 30 30-40 40-50 Trên 50 SL % SL % SL % SL % 1 2019-2020 13 6% 109 48% 69 31% 35 15% 2 2020-2021 18 8% 109 47% 69 30% 35 15% 3 2021-2022 20 9% 109 47% 69 30% 35 15%
Qua bảng 2.4 cho thấy, cơ cấu độ tuổi của viên chức khối hành chính chưa được phù hợp, tỉ lệ viên chức hành chính dưới 30 tuổi chiếm 9%. Với ưu điểm dễ tiếp thu ứng dụng CNTT vào thực hiện các nhiệm vụ được giao như: Triển khai soạn thảo văn bản, ứng dụng phầm mềm vào thực hiện quy trình làm việc, đây là ưu thế ở độ tuổi trẻ dưới 30.
Ở Trường Đại học Y Hà Nội hiện nay, viên chức hành chính trong độ tuổi từ 40 đến 50 chiếm tỉ lệ cao nhất. Điều đó cho thấy thuận lợi trong phát triển đội ngũ này, với 47% cao nhất so các độ tuổi khác. Độ tuổi 40 đến 50 có tỉ lệ cao thứ hai trong đội ngũ viên chức hành chính của nhà trường chiếm 30%, với kĩ năng, kinh nghiệm ở độ tuổi này nhà trường cần phát huy điểm mạnh đội ngũ để phát triển hiệu quả nhà trưởng.
Bên cạnh viên chức có độ tuổi dưới 50, Trường Đại học Y Hà Nội hiện nay chiếm 15%. Với kinh nghiệm lâu năm, đây là đội ngũ viên chức hành chính có kĩ năng giải quyết tình huống xảy ra trong hành chính, hỗ trợ đào tạo. Nhưng với hạn chế trình độ tin học là điểm trừ đội ngũ cán bộ quản lý quan tâm để cử đi học tập nâng cao năng lực đội ngũ VCHV đáp ứng VTVL.
Bảng 2.5. Tổng hợp chức danh nghề nghiệp của đội ngũ viên chức khối hành chính Năm Tổng số GV Chức danh nghề nghiệp CV cao cấp hạng I CV chính hạng II CV hạng III Cán sự Đã có chứng chỉ chức danh NN Chưa có chứng chỉ NN SL SL % SL % SL % SL % SL % SL % 2019-2020 226 0 0% 12 5% 194 86% 20 9% 206 91% 20 9% 2020-2021 231 0 0% 17 7% 194 84% 20 9% 211 91% 20 9% 2021-2022 233 0 0% 17 7% 196 84% 20 9% 213 91% 20 9%
Qua bảng 2.5 cho thấy, đa số đội ngũ viên chức hành chính đang ở chức danh nghề nghiệp hạng III và tương đương, đây là đội ngũ viên chức cơ bản thực hiện các nhiệm vụ theo quy định. Trong giai đoạn 2019-2022, tỉ lệ chun viên chính (hạng II) khơng có nhiều thay đổi và chiếm 7%, đây là tỉ lệ thấp, cần tiếp tục có kế hoạch bồi dưỡng nhằm nâng cao hạng chức danh nghề nghiệp viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu được giao. Đội ngũ chuyên viên chiếm 84%, đây là đội ngũ viên chức hành chính đóng vai trị quan trong trong triển khai thực hiện các nhiệm vụ. Tuy nhiên, cần khuyến khích viên chức nâng cao chức danh nghề nghiệp đáp ứng vị trí việc làm của nhà trường hiện nay. Đây là hạn chế, bất cập đội ngũ cán bộ quản lý cần quan tâm nhằm có kế hoạch chiến lược phát triển đội ngũ giảng viên đặc biệt có kế hoạch bồi dưỡng đội ngũ giảng viên theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp phù hợp thực tiễn
HTNV
SL % SL % SL % SL %
1 2019-2020 67 30% 153 68% 6 3% 0 0%
2 2020-2021 72 31% 153 66% 6 3% 0 0%
3 2021-2022 72 31% 155 67% 6 3% 0 0%
Theo số liệu bảng 2.6 thấy rằng: đội ngũ viên chức hành chính của nhà trường đa số được đánh giá phân loại ở mức hoàn thành tốt trở lên. Trong 3 năm gần đây kết quả đánh giá viên chức đa số ổn định. Năm học 2021-2022 tỉ lệ viên chức hành chính được đánh giá hồn thành xuất sắc nhiệm vụ chiếm tỉ lệ 31%, tỉ lệ hoàn thành tốt nhiệm vụ chiếm tỉ lệ 67%, điều này cho thấy đội ngũ viên chức có trách nhiệm cơng việc. Tuy nhiên, vẫn cịn 3% đánh giá hoàn thành nhiệm vụ, đội ngũ cán bộ quản lý cần tiếp tục quan tâm nâng cao thực hiện chức trách nhiệm vụ của mình.
2.2. Tổ chức khảo sát thực trạng
2.2.1. Mục đích khảo sát
Phân tích và đánh giá thực trạng đội ngũ và phát triển đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm ở Trường Đại học Y Hà Nội qua Thu thập thông tin, dữ liệu để xử lý số liệu, để đề xuất các biện pháp phát triển đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm ở Trường Đại học Y Hà Nội
2.2.2. Nội dung khảo sát thực trạng
- Thực trạng đội ngũ ĐNVCHC đáp ứng yêu cầu VTVL ở trường Đại học
- Thực trạng phát triển ĐNVCHC đáp ứng yêu cầu VTVL ở Trường Đại học Y Hà Nội
- Đánh giá thực trạng ảnh hưởng của các yếu tố đến phát triển ĐNVCHC đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm ở Trường Đại học Y Hà Nội
2.2.3. Đối tượng khảo sát và địa bàn khảo sát
Tác giả phát 315 phiếu khảo sát đến 03 đối tượng: 04 ban giám hiệu, 125 cán bộ quản lý CBQL, 186 viên chức hành chính của nhà trường.
Ngồi ra, tác giả trao đổi trực tiếp Lãnh đạo, CBQL, viên chức hành chính để làm rõ thêm một số nội dung về thực trạng phát triển đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm ở Trường Đại học Y Hà Nội
2.2.4. Phương pháp và cách thức xử lý số liệu
2.2.4.1. Phương pháp
Đối với việc khảo sát thực trạng đội ngũ đội ngũ viên chức khối hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm ở trường đại học Y (Phiếu khảo sát phụ lục 1)
Bên cạnh đó, sử dụng phương pháp: NC hồ sơ, phỏng vấn trực tiếp
2.2.4.2. Cách thức xử lý số liệu
Đối với khảo sát bằng phiếu hỏi, tác giả sử dụng 5 mức đánh giá: Rất tốt, Tốt, Khá, Trung bình, Yếu tương ứng với các mức điểm:
- Tốt: 5 điểm - Khá: 4 điểm - TB: 3 điểm - Yếu: 2 điểm - Kém: 1 điểm
Điểm trung bình được tính theo cơng thức: ĐTB =1 × = ∑m i i i x n n Trong đó:
+ m là số mức đánh giá + n là tổng số người đánh giá Mức 1 (thấp nhất) 1,0 ≤ĐTB≤ 1,8 Mức 2 1,8 ≤ĐTB≤ 2,6 Mức 3 2,61 ≤ĐTB≤ 3,4 Mức 4 3,41 ≤ĐTB≤ 4,2 Mức 5 (cao nhất) 4,21 ≤ĐTB≤ 5
2.3. Thực trạng xây dựng đề án vị trí việc làm cho đội ngũ viên chức hành chính ở Trường Đại học Y Hà Nội
2.3.1. Thực trạng xác định vị trí việc làm theo chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị ở Trường Đại học Y Hà Nội (số lượng, cơ cấu, chất lượng)
Để tìm hiểu thực trạng xác định vị trí việc làm theo chức năng nhiệm vụ ở các đơn vị Trường Đại học Y Hà Nội, tác giả đã tiến hành khảo sát 315 người gồm lãnh đạo, cán bộ quản lý, viên chức hành chính. Kết quả thể hiện dưới bảng sau:
Bảng 2.7. Kết quả khảo sát thực trạng xác định vị trí việc làm theo chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị ở Trường Đại học Y Hà Nội
TT Nội dung Mức độ thực hiện Điểm TB Điểm TB Tốt Khá Trung bình Yếu Kém 1 Thực hiện đề án VTVL 167 105 43 0 0 4,39 1 2 VTVL phù hợp với CN, NV, cấu tổ
chức của đơn vị sự nghiệp công lập 139 90 65 21 0 4,10 2 3 BĐ tính KH, KQ, công khai, minh
bạch 5 103 89 78 40 2,86 4
4 Giao đủ khối lượng công việc đối
với một người theo định mức LĐ 69 114 76 56 0 3,62 3 5 Cơ cấu hợp lý, trong đó SL người
làm việc tại các VTVL, CDNN 0 77 112 81 45 2,70 5
Qua bảng 2.7 cho thấy, đa số các nội dung: xác định vị trí việc làm theo chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị ở Trường Đại học Y Hà Nội được đánh giá ở mức khá trở lên. Với nội dung: “Thực hiện đề án VTVL”, có điểm 4,39 đạt mức tốt, đây là nội dung có điểm trung bình tốt nhất trong số các nội dung còn lại.
Hai nội dung có điểm trung bình là: VTVL phù hợp với CN, NV, cấu tổ chức của đơn vị sự nghiệp công lập; Giao đủ khối lượng công việc đối với một người theo định mức LĐ, có điểm trung bình từ 2,7 đến 2,86 đạt mức trung bình.
Trao đổi với thầy A trưởng phòng Tổ chức cán bộ, thầy cho biết: “Trong
giai đoạn hiện nay nhà trường đã có chiến lược phát triển đội ngũ nguồn nhân lực đáp ứng sự phát triển của nhà trường. Trong đó, có xây dựng đề án vị trí việc làm, tuy nhiên việc xác định vị trí việc làm theo chức năng nhiệm vụ đôi khi cịn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt đội ngũ viên chức khối hành chính, do đặc thù cơng việc hành chính khó đo lường số lượng hiệu quả cơng
trí việc làm của viên chức hành chính Trường Đại học Y Hà Nội
Bảng 2.8. Kết quả khảo sát thực trạng xây dựng bản tiêu chuẩn chức danh
nghề nghiệp theo vị trí việc làm của viên chức hành chính Trường Đại học Y Hà Nội
TT Nội dung Mức độ thực hiện Điểm TB Điểm TB Tốt Khá Trung bình Yếu Kém
1 Tiêu chuẩn chung về phẩm chất 59 124 78 35 0 3,65 2 2 Về năng lực chuyên môn, nghiệp
vụ 0 72 105 77 61 2,60 3
3 Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo bồi
dưỡng 157 116 42 0 0 4,36 1
Qua bảng 2.8 cho thấy, các nội dung xây dựng bản tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp theo vị trí việc làm của viên chức hành chính Trường Đại học Y Hà Nội, được đánh giá ở mức đạt trở lên. Nội dung được đánh giá thực hiện mức tốt nhất là: Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo bồi dưỡng, có điểm 4,36 đạt mức tốt (thứ tự 1/3. Đây là nội dung các quy định đã xác định cụ thể, nhà trường trên cơ sở thực tiễn xác định trình độ đào tạo đáp ứng vị trí việc làm và chiến lược phát triển giai đoạn 2025-2030.
Với 2,60 đạt mức yếu, điểm trung bình thấp nhất là: Về năng lực chun mơn, nghiệp vụ. Trao đổi với cơ D Phó Trưởng phịng TCCB cơ cho biết: “Trong nhà trường việc xây dựng năng lực chuyên mơn, nghiệp vụ cho từng vị trí việc làm gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt lĩnh vực hành chính. Mỗi vị trí ngồi năng lực chung thì năng lực đặc thù cho từng cơng việc khó mơ tả được đầy đủ các nội dung liên quan lĩnh vực các viên chức hành chính đảm nhiệm. Đây là hạn chế đội ngũ cán bộ quản lý cần quan
tâm nhằm xây dựng năng lực chuyên mơn qua đó là cơ sở tuyển dụng, đánh giá viên chức theo KPI và trả lương theo năng lực làm việc.
2.3.3. Thực trạng xây dựng khung năng lực theo vị trí việc làm của viên chức hành chính Trường Đại học Y Hà Nội
Bảng 2.9. Kết quả khảo sát thực trạng xây dựng khung năng lực theo vị trí việc làm của viên chức hành chính Trường Đại học Y Hà Nội
TT Nội dung Mức độ thực hiện Điểm TB Thứ bậc Tốt Khá Trung bình Yếu Kém
1 Thực hiện NV của VCHC theo quy
định đáp ứng VTVL 138 105 72 0 0 4,21 2
2 Phẩm chất đạo đức, lối sống 162 93 60 0 0 4,32 1
3 Giao tiếp và phục vụ đảm bảo lịch
sự, văn hóa, chuẩn mực 144 89 67 15 0 4,15 3
4 Thực hiện trách nhiệm công việc
được giao 78 105 87 45 0 3,68 6
5
Thực tiễn vận dụng quy trình ISO vào cơng việc của viên chức khối hành chính
14 121 89 67 24 3,10 8
6
Đề xuất cải tiến nghiệp vụ từng vị trí việc làm ở trường Đại học có PPNCTK
5 67 107 82 54 2,64 10
7 NL tổng hợp, GQVĐ phát sinh
trong thực tế của trường đại học 19 102 84 76 34 2,98 9
8 Có khả năng XD và lập KH 136 89 65 25 0 4,06 5
9 Năng lực TCTH công việc được
phân công 103 134 78 0 0 4,07 4
10 Tự kiểm tra đánh giá được hiệu quả
CV nhằm hình thành NL 41 103 92 56 23 3,26 7
Qua bảng 2.9 cho thấy, các ý kiến đều đánh giá thực trạng xây dựng khung năng lực theo vị trí việc làm của viên chức hành chính Trường Đại học Y Hà Nội ở mức đạt trở lên. Trong đó, nội dung có điểm trung bình cao nhất đạt mức 1/10 là: Phẩm chất đạo đức, lối sống, có điểm trung bình là 4,32 đạt
viên chức khối hành chính; Năng lực tổng hợp, giải quyết các vấn đề phát sinh trong thực tế của trường đại học, có điểm trung bình 2,64-2,98 đạt thứ 9/11 và 10/11.
Đây là những nội dung thực hiện chưa có hiệu quả.
Nội dung có điểm trung bình thấp nhất là: Đề xuất cải tiến nghiệp vụ từng vị trí việc làm ở trường Đại học có PPNCTK, có điểm trung bình 2,64 đạt mức trung bình. Trao đổi thầy T.H.T trưởng phịng nghiên cứu khoa học, thầy cho biết: Trong những năm gần đây, nhà trường áp dụng ISO và quá trình làm việc, các hoạt động đã có hiệu quả rõ rết. Đội ngũ viên chức hành chính có cơng cụ giúp cho họ làm đúng quy trình. Tuy nhiên, hạn chế đội ngũ viên chức hành chính đó là có sáng tạo, cải tiến nghiệp vụ khơng có nhiều viên chức quan tâm đến nội dung đó, số lượng sáng kiến kinh nghiệm khơng nhiều, họ khơng có mong muốn nghiên cứu cải tiến quy trình làm việc. Đây là hạn chế mà đội ngũ cán bộ quản lý cần tạo động lực để đội ngũ viên chức hành chính phát huy hơn nữa sáng tạo và có nhiều đổi mới trong thực thi nhiệm vụ được giao.
2.3.4. Thực trạng xây dựng bản mô tả cơng việc đối với từng vị trí việc làm cho đội ngũ viên chức hành chính ở Trường Đại học Y Hà Nội
Bảng 2.10. Kết quả khảo sát thực trạng xây dựng bản mô tả cơng việc đối với
từng vị trí việc làm cho đội ngũ viên chức hành chính ở Trường Đại học Y Hà Nội
TT Nội dung Mức độ thực hiện Điểm TB Thứ bậc Tốt Khá Trung bình Yếu Kém 1
Mô tả được các nội dung cơng việc chính phải thực hiện
69 123 78 45 0 3,68 2
2
Mơ tả về quy trình thủ tục tại từng VTVL theo thời gian quy định.
53 117 89 56 0 3,53 3
3 Đảm bảo cơng việc tại từng
vị trí việc làm 96 101 78 40 0 3,80 1
4 Khối lượng công việc của
vị trí việc làm đảm bảo KPI 5 97 85 74 54 2,76 5
5 Điều kiện làm việc đáp ứng
VTVL 1 101 86 80 47 2,77 4
Qua bảng 2.10 cho thấy, các nội dung về xây dựng bản mơ tả cơng việc đối với từng vị trí việc làm cho đội ngũ viên chức hành chính ở Trường Đại học Y Hà Nội đạt điểm trung bình từ: 2,76-3,68, ở mức đạt trở lên. Trong đó nội dung có điểm trung bình cao nhất là: Thời gian hồn thành từng cơng việc tại từng vị trí việc làm, có điểm 3,68 (xếp thứ 1/5) đạt mức khá.
Nội dung có điểm trung bình thấp nhất là: Khối lượng cơng việc của vị trí việc làm đảm bảo KPI, có điểm 2,76 đạt mức trung bình. Qua nghiên cứu đề án vị trí việc làm của nhà trường thấy rằng, nhà trường đã xác định được vị trí việc làm, mơ tả các cơng việc chính, và đã có kết quả sản phẩm, tuy nhiên việc xác định sản phẩm cịn chung chung và khó đo lường được.
cầu vị trí việc làm ở trường Đại học
Để tìm hiểu thực trạng quy hoạch đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm ở Trường Đại học Y Hà Nội, tác giả đã khảo sát 415 người gồm 04 lãnh đạo, 178 cán bộ quản lý và 233 viên chức hành chính. Kết quả khảo sát được thể hiện bảng dưới đây:
Bảng 2.11. Tổng hợp ý kiến đánh giá về thực trạng quy hoạch đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm ở
Trường Đại học Y Hà Nội
TT Nội dung Mức độ thực hiện Điểm