Hàng năm, căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ và nhu cầu phát triển SXKD của Công ty, phòng TCHC sẽ lập kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực theo quy trình như sau:
Kế hoạch nhu cầu đào tạo năm:
- Trước ngày 20/12 hàng năm, Phụ trách đơn vị chịu trách nhiệm lập kế hoạch nhu cầu đào tạo nhân sự dự tính cho cả năm sau gửi cho phòng TCHC theo biểu mẫu “Kế hoạch đào tạo năm” BM.12-QT.01/TDĐTTV.
- Phòng TCHC căn cứ vào kế hoạch của Phụ trách đơn vị lập kế hoạch đào tạo nhân lực tổng thể cho toàn Công ty.
- Trưởng phòng TCHC chịu trách nhiệm đề xuất bổ sung kế hoạch đào tạo nhân lực tổng thể cho toàn Công ty và trình Ban Giám đốc phê duyệt trước ngày 31/12 của năm trước.
Yêu cầu đào tạo:
- Phụ trách đơn vị căn cứ vào yêu cầu công việc và năng lực thực tế của nhân viên để xác định nhu cầu đào tạo.
- Đối với những nội dung đào tạo đơn vị tự tổ chức được thì Phụ trách đơn vị tổ chức lập chương trình đào tạo, biên soạn bài giảng và báo cáo cho phòng TCHC chấp thuận cho đơn vị tự tiến hành đào tạo.
- Đối với những nội dung đào tạo đơn vị không tự tổ chức được thì Phụ trách đơn vị ghi thông tin yêu cầu Công ty tổ chức đào tạo hỗ trợ vào biểu mẫu “Phiếu yêu cầu đào tạo” theo BM.13-QT.01/TDĐTTV và chuyển cho Phòng TCHC.
Xem xét:
- Phòng TCHC xem xét và trình Ban Giám đốc phê duyệt yêu cầu đào tạo của Phụ trách đơn vị để lập kế hoạch tổ chức đào tạo.
Lập kế hoạch tổ chức đào tạo:
- Phòng TCHC lập kế hoạch tổ chức đào tạo theo biểu mẫu “Kế hoạch đào tạo”
BM.14-QT.01/TDĐTTV và trình Ban Giám đốc để được phê duyệt trước khi thực hiện.
Phê duyệt:
- Ban Giám đốc xem xét và trong trường hợp chấp thuận Ban Giám đốc ký phê duyệt kế hoạch tổ chức đào tạo.
Tổ chức thực hiện:
- Đào tạo nhân viên mới trong quá trình làm việc:
+ Trong quá trình làm việc, nhân viên mới tuyển tiếp tục tham gia Chương trình đào tạo cơ bản của Công ty theo mô hình vừa học-vừa làm.
+ Trưởng phòng TCHC chịu trách nhiệm phối hợp với Phụ trách các đơn vị xây dựng Chương trình đào tạo cơ bản cho nhân viên mới tuyển trình Ban Giám đốc phê duyệt.
+ Phòng TCHC chịu trách nhiệm chuẩn bị đề thi và tổ chức sát hạch nhận thức về những nội dung đào tạo. Đề thi và kết quả sát hạch phải trình Ban Giám đốc phê duyệt.
- Đào tạo bổ sung và sát hạch định kỳ trong quá trình làm việc:
+ Trong quá trình làm việc, nhân viên có trách nhiệm tham gia các đợt sát hạch định kỳ về từng nội dung nghiệp vụ được quy định trong Chương trình đào tạo do Công ty ban hành. Khi xét thấy cần thiết phải soát xét lại kiến thức nghiệp vụ của nhân viên thuộc một hay một số nhóm nghề nhằm phục vụ cho công tác quy hoạch tài nguyên nhân sự của Công ty, Trưởng phòng TCHC có quyền quyết định tổ chức các cuộc kiểm tra, sát hạch bất thường.
+ Phòng TCHC chịu trách nhiệm chuẩn bị đề thi và tổ chức sát hạch lại theo định kỳ các nội dung nghiệp vụ mà Công ty đã đào tạo cho nhân viên. Đề thi và kết quả sát hạch phải trình Ban Giám đốc phê duyệt.
+ Những nhân viên không vượt qua được kỳ sát hạch hoặc trong quá trình làm việc mắc nhiều lỗi nghiệp vụ sẽ bị tạm thời đình chỉ công việc để tham gia đào tạo lại. Trong thời gian nhân viên bị tạm thời đình chỉ công việc để tham gia đào tạo lại sẽ không được hưởng các chế độ đãi ngộ của Công ty.
- Đào tạo kèm cặp tại chỗ:
+ Phụ trách đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức đào tạo kèm cặp nhân viên tại nơi làm việc, hướng dẫn, phổ biến và giám sát nhân viên. Kết quả được ghi nhận vào biểu mẫu BM.17-QT.01/TDĐTTV.
- Đào tạo bên ngoài:
+ Nếu do yêu cầu công việc phải nâng cao kiến thức cho nhân viên bằng cách gửi đi đào tạo bên ngoài, Phụ trách đơn vị có nhu cầu đào tạo phỉ ghi rõ nội dung đào tạo và kết quả đào tạo vào biểu mẫu BM.17-QT.01/TDĐTTV.
+ Bằng cấp, chứng chỉ hoặc văn bản xác nhận kết quả thu được sau các khóa đào tạo được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự.
+ Phòng TCHC chịu trách nhiệm lập và xin đầy đủ chữ ký xác nhận danh sách nhân viên đã tham gia các khóa đào tạo vào biểu mẫu BM.16-QT.01/TDĐTTV và lưu trong hồ sơ đào tạo.
* Nhận xét:
Công ty VINACAP đã đề ra mục tiêu và kế hoạch đào tạo đúng đắn và phù hợp, trên cơ sở đó xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực rất rõ ràng. Tuy nhiên, hiện tại Công ty chủ yếu áp dụng hình thức đào tạo bên trong là chủ yếu như phổ biến về các vấn đề nội quy quy chế, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ. Công ty chưa có kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực dài hạn, mới chỉ thực hiện theo kế hoạch ngắn hạn và còn mang tính tự phát, bị động nguyên nhân chính là do việc không xây dựng các bản mô tả công việc, phân tích công việc, và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể cho từng vị trí trong Công ty.
Công ty không có sự hỗ trợ về thời gian, kinh phí cho CBCNV viên đi học để nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, kể cả không có chế độ khen thưởng khi họ đạt được thành tích cao trong học tập. Điều này không khuyến khích được nhân viên trong việc tự học để nâng cao kiến thức.