Chính sách tuyển dụng, thu hút nhân lực của Công ty được thực hiện dựa trên cơ sở kế hoạch chỉ tiêu lao động hàng năm. Các chức danh cần tuyển dụng sẽ căn cứ vào nhu cầu thực tế từng công việc, vị trí. Việc tuyển dụng lao động được thực hiện theo quy định của Bộ luật lao động, Luật doanh nghiệp Nhà nước và quy chế tuyển dụng của Công ty. Quy trình tuyển dụng cụ thể như sau:
Lập và trình kế hoạch tuyển dụng:
- Trước ngày 20/12 hàng năm, phụ trách đơn vị chịu trách nhiệm lập kế hoạch nhu cầu sử dụng nhân sự, dự tính nhu cầu tuyển dụng cho cả năm sau đó gửi cho phòng TCHC theo biểu mẫu quy định của Công ty.
- Phòng TCHC căn cứ vào kế hoạch của các phụ trách đơn vị lập kế hoạch nhu cầu tuyển dụng tổng thể cho toàn Công ty.
- Trước ngày 31/12 hàng năm, Trưởng phòng TCHC trình kế hoạch nhu cầu tuyển dụng năm của toàn Công ty cho Ban Giám đốc phê duyệt.
Yêu cầu tuyển dụng:
- Đối với nhu cầu tuyển dụng theo kế hoạch, trước ngày 25 hàng tháng phụ trách đơn vị phải khẳng định lại bằng văn bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự của tháng tiếp theo.
- Đối với nhu cầu tuyển dụng chưa có trong kế hoạch, trừ trường hợp khẩn cấp theo yêu cầu của công việc, phụ trách đơn vị phải gửi đề nghị bằng văn bản cho phòng TCHC trước 01 tháng. Phụ trách đơn vị phải ghi thông tin yêu cầu vào biểu mẫu “Phiếu yêu cầu tuyển dụng” và chuyển cho phòng TCHC. Trong đó phải mô tả rõ những yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm chuyên môn….Đồng thời giải trình rõ mức độ cần thiết, công việc sẽ giao và dự kiến những thay đổi trong kết quả công tác của đơn vị sẽ thu được khi bổ sung lao động.
- Dựa trên những tiêu chí cụ thể và áp dụng những phương pháp phân tích có căn cứ. Phòng TCHC xem xét tính hợp lý của yêu cầu tuyển dụng căn cứ vào nhu cầu kinh doanh, định biên lao động và số lượng nhân viên hiện có của bộ phận đó. Các nội dung cần xem xét:
+ Số lượng nhân viên cần tuyển. + Ngành nghề.
+ Trình độ đào tạo
+ Kinh nghiệm chuyên môn
+ Những yêu cầu khác cần có đối với ứng cử viên…
- Nếu phòng TCHC không đồng ý với yêu cầu tuyển dụng sẽ chuyển “Phiếu yêu cầu tuyển dụng” trả lại cho đơn vị đăng ký và giải thích lý do từ chối với Phụ trách đơn vị. Nếu phụ trách đơn vị vẫn giữ nguyên yêu cầu tuyển dụng thì “Phiếu yêu cầu tuyển dụng” được trình Ban Giám đốc xem xét và ra quyết định cuối cùng đối với yêu cầu tuyển dụng của Phụ trách đơn vị.
- Nếu phòng TCHC đồng ý với yêu cầu tuyển dụng, phòng TCHC trình Ban Giám đốc phê duyệt về yêu cầu tuyển dụng từ các phụ trách đơn vị để lập kế hoạch tổ chức tuyển dụng.
Lập phương án tổ chức tuyển dụng:
- Phòng TCHC lập phương án tổ chức tuyển dụng theo biểu mẫu trong đó phải giải trình rõ các kênh tuyển dụng và dự kiến kinh phí phục vụ tuyển dụng (nếu có) trình Ban Giám đốc phê duyệt.
- Phòng TCHC kết hợp với Phụ trách đơn vị có liên quan tổ chức tuyển dụng theo phương án đã được Ban Giám đốc phê duyệt.
- Nhu cầu tuyển dụng được thông báo rộng rãi trên hệ thống E-mail của Công ty, trong mục tuyển dụng trên website của Công ty và các phương tiện thông tin đại chúng. Mọi thành viên trong Công ty có quyền và có nghĩa vụ giới thiệu những ứng viên phù hợp đến dự tuyển.
- Thông tin về các ứng viên được tập trung thông báo cho phòng TCHC chịu trách nhiệm sàng lọc, tập hợp thông tin và lập danh sách các ứng viên dự tuyển.
- Người lao động ứng tuyển vào làm việc tại Công ty có trách nhiệm nộp Hồ sơ xin việc cho phòng TCHC.
+ Hồ sơ xin việc bao gồm: + Đơn xin việc làm.
+ 02 ảnh chân dung kiểu chứng minh nhân dân 3x4 màu chụp trong vòng 6 tháng kể từ ngày nộp.
+ 01 Sơ yếu lý lịch có dấu xác nhận của chính quyền địa phương nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc cơ quan công tác cũ. Trong Sơ yếu lý lịch phải nêu rõ hoàn cảnh gia đình và quá trình công tác được cập nhật không quá 30 ngày kể từ thời điểm nộp.
+ 01 Giấy khám sức khoẻ trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp do Trung tâm Y tế cấp quận, huyện trở lên cấp.
+ 01 Bản sao Giấy khai sinh (không cần công chứng).
+ 01 Bản sao Đăng ký hộ khẩu thường trú (không cần công chứng). + 01 Bản sao Giấy chứng minh nhân dân (không cần công chứng). + Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ (nếu có) (có công chứng).
- Những vị trí công tác có liên quan trực tiếp đến tài sản có giá trị lớn như Lái xe, Thủ kho, Thủ quỹ, Thu ngân, Giao hàng… ứng viên trước khi được giao đảm nhiệm công việc phải làm Bản cam kết trách nhiệm dân sự theo mẫu BM.11- QT.01/TDĐTTV.
- Những vị trí công tác nắm giữ nhiều bí quyết kinh doanh như Kinh doanh, Kỹ thuật, Kế toán, Nhân sự... ứng viên trước khi được giao đảm nhiệm công việc phải cam kết trong thời hạn ít nhất 02 năm kể từ khi thôi đảm nhiệm vị trí đó không được làm việc cho bất kỳ một công ty nào khác trong cùng lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm kỹ thuật số, điện, điện tử của Công ty với bất kỳ hoàn cảnh và lý do nào.
- Tùy vào tính chất công việc và từng tình huống cụ thể, trong trường hợp cần thiết, Công ty có thể yêu cầu ứng viên nộp thêm những giấy tờ khác trong Hồ sơ xin việc.
Những ứng viên tham gia tuyển dụng phải điền đầy đủ thông tin vào bản đăng ký tuyển dụng theo biểu mẫu BM.03-QT.01/TDĐTTV do phòng TCHC cung cấp.
Tổ chức thi tuyển hoặc phỏng vấn tuyển dụng:
- Phòng TCHC kiểm tra, chọn lọc những hồ sơ ứng tuyển, lập danh sách để phỏng vấn những ứng viên có đủ tiêu chuẩn gửi kèm hồ sơ ứng viên trình Ban Giám đốc phê duyệt và chuẩn bị tổ chức phỏng vấn.
- Phòng TCHC phối hợp với Phụ trách đơn vị chuẩn bị câu hỏi và tình huống trắc nghiệm hoặc yêu cầu ứng viên trực tiếp giải quyết những nội dung công việc cụ thể để đánh giá trình độ chuyên môn và kinh nghiệm nghề nghiệp. Trưởng phòng TCHC và Phụ trách đơn vị phải chịu trách nhiệm về sự phù hợp của nội dung phỏng vấn và kết quả của cuộc phỏng vấn.
- Tham gia phỏng vấn vòng 1 có Đại diện phòng TCHC, Đại diện đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động và những nhân viên do Phụ trách đơn vị đề cử. Kết quả phỏng vấn được lập thành văn bản theo mẫu trình Phụ trách đơn vị và Trưởng phòng TCHC chấp thuận.
- Tham gia phỏng vấn vòng 2 có Trưởng phòng, phòng TCHC và Phụ trách đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động. Chỉ có Trưởng phòng, phòng TCHC và Phụ trách đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động được biết mức lương thỏa thuận với ứng viên. Kết quả phỏng vấn được lập thành văn bản theo mẫu trình Ban Giám đốc phê duyệt. - Những người tham gia phỏng vấn phải đưa ra đánh giá riêng về sự phù hợp của ứng viên và có quyền bảo lưu ý kiến riêng.
- Những người được giao nhiệm vụ kiểm tra, phỏng vấn phải ghi nhận và ký vào biểu mẫu “Phiếu đánh giá phỏng vấn” theo BM.04-QT.01/TDĐTTV. Kết quả bài thi sẽ được lưu vào Hồ sơ nhân sự để bảo quản. Kết quả phỏng vấn được trình Ban Giám đốc phê chuẩn.
- Ban Giám đốc có thể phỏng vấn, sát hạch bổ sung đối với ứng viên trước khi quyết định phê chuẩn hay không phê chuẩn kết quả tuyển dụng.
- Việc phỏng vấn những người lao động có trình độ cao hoặc những ứng viên dự kiến bố trí đảm nhiệm những vị trí quan trọng trong Công ty sẽ do các thành viên trong Ban Giám đốc, Trưởng phòng TCHC và những nhân viên khác do Ban Giám đốc chỉ định thực hiện.
- Phụ trách đơn vị có quyền từ chối tiếp nhận những nhân viên mới tuyển không phù hợp với nhu cầu sử dụng của đơn vị, phải báo cáo ngay cho Ban Giám đốc nhưng phải tuân thủ quyết định cuối cùng của Ban Giám đốc.
Thử việc:
- Phòng TCHC soạn thảo “Quyết định tuyển dụng vào thử việc” BN. 08- QT.01/TDĐTTV và “Hợp đồng thử việc” theo biểu mẫu BM.07-QT.01/TDĐTTV
trình Ban Giám đốc. Hồ sơ kèm theo bao gồm: Hồ sơ xin việc của ứng viên, Bản đăng ký tuyển dụng của ứng viên, Phiếu đánh giá phỏng vấn và bài thi (nếu có), Xác nhận hoàn thành hoặc được miễn chương trình đào tạo ban đầu.
- Ban Giám đốc nếu phê duyệt kết quả tuyển dụng sẽ ký một Quyết định tuyển dụng và thử việc và Hợp đồng thử việc được sao thành 02 bản:
+ 01 bản giao cho nhân viên mới được tuyển dụng. + 01 bản lưu trong hồ sơ nhân sự của nhân viên.
Trong thời gian thử việc, người lao động được hưởng 80% mức lương của vị trí ứng tuyển. Nếu phải học nghề thì trong thời gian học nghề có tham gia làm việc, người lao động được hưởng 80% mức lương bậc I của thang bảng lương lao động phổ thông.
- Thời gian thử việc của người lao động không bao gồm thời gian học nghề và/hoặc thời gian đào tạo ban đầu. Chỉ sau khi người lao động hoàn thành chương
trình học nghề và/hoặc chương trình đào tạo ban đầu thì mới bắt đầu tính thời gian thử việc.
Thời gian thử việc đối với nhân viên mới tuyển:
+ 60 ngày đối với công việc yêu cầu trình độ đại học hoặc trên đại học.
+ 30 ngày đối với công việc yêu cầu trình độ cao đẳng, trung cấp và công nhân kỹ thuật.
+ 05 ngày đối với các công việc giản đơn không đòi hỏi phải đào tạo nghề. - Thời gian thử việc đối với những trường hợp đặc biệt do Ban Giám đốc quyết định. Những nhân viên mới tuyển có trình độ cao hoặc có nhiều kinh nghiệm có thể được xem xét miễn thử việc.
- Phòng TCHC bàn giao nhân viên thử việc cho Phụ trách đơn vị liên quan. - Phụ trách đơn vị chịu trách nhiệm giao nhiệm vụ cụ thể, cung cấp những phương tiện làm việc cần thiết phù hợp với nhu cầu của công việc và điều kiện chung của Công ty, tổ chức kèm cặp, hướng dẫn nghiệp vụ, tay nghề, tạo điều kiện làm việc thuận lợi và cử nhân viên cũ đã có kinh nghiệm theo dõi, giúp đỡ nhân viên mới làm quen với công việc, nhanh chóng hội nhập với môi trường làm việc trong thời gian thử việc.
- Phòng TCHC phải đặc biệt quan tâm theo dõi, giám sát quá trình thử việc của nhân viên mới và sẵn sàng áp dụng những biện pháp giúp đỡ, hỗ trợ khi cần thiết.
- Nhân viên thử việc thực hiện xuất sắc công việc có thể được xem xét rút ngắn thời gian thử việc và được tuyển dụng chính thức trước thời hạn.
- Trong thời gian thử việc, trừ trường hợp có thỏa thuận riêng về bảo mật, hai bên có quyền đề nghị chấm dứt Hợp đồng thử việc nếu nhận thấy không phù hợp mà không cần phải tuân thủ quy định về thời gian báo trước.
Đánh giá thử việc:
- Hết thời gian thử việc, chậm nhất sau 03 ngày làm việc, Phụ trách đơn vị phải tổ chức đánh giá kết quả thử việc theo biểu mẫu BM.05-QT.01/TDĐTTV và cho người lao động làm bài kiểm tra kết thúc thử việc. Trong đó, căn cứ vào kết quả thử
việc ghi ý kiến đề nghị tuyển dụng chính thức, kéo dài thời gian thử việc hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động thử việc gửi về phòng TCHC.
- Trưởng Phòng TCHC căn cứ vào kết quả thử việc ghi ý kiến nhận xét, đánh giá kết quả thử việc trình Ban Giám đốc.
- Phòng TCHC soạn thảo Quyết định tiếp nhận chính thức theo mẫu BM.09- QT.01/TDĐTTV và Hợp đồng lao động theo mẫu BM.10-QT.01/TDĐTTV và kèm theo Phiếu đánh giá kết quả thử việc, bài kiểm tra kết thúc thử việc trình Ban Giám đốc.
- Ban Giám đốc nếu phê duyệt kết quả thử việc sẽ ký một Quyết định tương ứng và Hợp đồng lao động trong trường hợp tuyển dụng chính thức được sao thành 02 bản: 01 bản giao cho nhân viên mới được tuyển dụng và 01 bản lưu trong hồ sơ nhân sự của nhân viên.
- Phòng TCHC thông báo cho các bộ phận có liên quan và tiến hành thực hiện những nghiệp vụ cần thiết.
* Nhận xét:
Công ty đã xây dựng được quy trình tuyển dụng lao động chi tiết và rõ ràng, tiêu chuẩn tuyển chọn cho từng loại đối tượng, mẫu hồ sơ tuyển dụng lao động. Quy trình này giúp cho công tác tuyển dụng lao động của Công ty thực hiện trên cơ sở chuẩn mực thống nhất. Tuy nhiên công tác tuyển dụng của Công ty chưa đề cập đến vấn đề tuyển dụng đối với các vị trí lãnh đạo của Công ty, các bước trong quy trình tuyển dụng cần sắp xếp cho phù hợp và logíc hơn.